建筑公司内部审计档案管理制度

建筑公司内部审计档案管理制度第一章总则为加强建筑公司内部审计档案的管理，保障档案安全、完整、有效的利用，根据国家法律法规及公司相关规章制度，特制定本制度。内部审计档案是记录审计活动、审计结果及相关信息的重要文件，是公司治理、风险管理和内部控制的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司内部审计部及其他相关部门在开展审计工作中所形成的各类档案，包括但不限于审计计划、审计工作底稿、审计报告、审计整改记录及相关沟通文件等。所有参与审计工作的人员均应遵守本制度。第三章档案分类与收集内部审计档案按照不同类型进行分类，主要包括：1.审计计划档案：包括审计方案、审计时间安排、审计人员分工等。2.审计工作底稿：包括审计过程中的数据收集、分析记录、访谈记录等。3.审计报告档案：包括最终审核的审计报告及相关附件。4.整改记录档案：包括对审计发现问题的整改措施、整改落实情况及跟踪审计记录。所有档案材料的收集由内部审计部负责，相关部门应及时提供所需资料，确保档案内容的完整性和准确性。第四章档案的整理与归档档案整理工作应按照统一标准进行，确保档案的规范性和可追溯性。档案的整理包括：1.材料的整理：将审计过程中产生的文件、记录等进行分类、编号，确保每份档案能方便检索。2.归档的要求：所有档案在审计工作完成后应于规定时间内进行归档，归档时需填写《审计档案归档清单》，并由审计负责人签字确认。归档后的档案应存放在专门的档案柜中，确保档案的安全性和保密性。第五章档案的保管与安全档案的保管由内部审计部指定专人负责，需采取以下安全措施：1.存放要求：档案柜应具备防火、防潮、防盗等功能，确保档案不受到外界环境的影响。2.访问控制：档案的查阅须经审计部负责人批准，仅限于相关审计人员及管理层人员，非相关人员不得随意查阅。3.定期检查：每季度应对档案进行一次安全检查，确保档案的完整性和安全性，如发现问题应及时采取措施整改。第六章档案的查阅与借用内部审计档案的查阅和借用应遵循以下流程：1.查阅申请：需要查阅档案的人员需填写《审计档案查阅申请表》，并说明查阅目的。2.审批流程：申请表须经审计部负责人审核批准后方可进行查阅。3.借用管理：如需借用档案，须经公司高层领导批准，借用期间应妥善保管，并在归还时完成《档案借用登记表》的填写。查阅期间，禁止对档案进行涂改、撕毁、损坏等行为，确保档案的原始状态不受破坏。第七章档案的转递与销毁档案的转递与销毁应遵循以下原则：1.转递管理：审计档案在部门间转递时，需填写《档案转递通知单》，确保档案在转递过程中的安全。2.销毁流程：达到保存期限的档案需进行销毁，销毁前应由审计部进行审核，确保销毁的档案不再需要保存，并填写《档案销毁登记表》。档案销毁时应采取安全措施，确保销毁过程中的信息不被泄露。第八章监督机制为确保本制度的有效实施，建立监督机制：1.定期审核：内部审计部应定期对档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并记录整改情况。2.反馈机制：各部门在审计档案管理过程中如有建议或意见，需及时向审计部反馈，促进制度的完善与优化。3.考核评估：公司将对审计档案管理工作进行年度考核，考核结果纳入相关人员的绩效评估。