建筑工程公司行政管理规章制度范本

行政治理制度修改记录表

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序号修改内容修改人审批人日期备注

编号改变码

索引

•目的.............................................3

•范围..............................................3

•参考资料.............................................3

•定义.............................................3

・内容

1资质治理.........................................4

2公文治理.........................................5

3印章治理........................................11

4会议治理........................................12

5写字楼治理......................................15

6地盘/项目部治理.................................16

7自有物资治理....................................17

8通讯设备治理....................................19

9复印机及打印机治理..............................21

10电脑及网络治理..................................22

11办公用品治理....................................27

12车辆治理........................................29

13交通治理........................................31

14食堂和伙食费用治理..............................32

15新闻、广告公布治理..............................35

16公关活动治理....................................36

・附件

XZ-FJ01文件样式.................................39

XZ-FJ02拟稿纸...................................40

・附表

XZ-FB01借用证件、资料及书籍记录表................38

XZ-FB02会议签到表................................41

XZ-FB03固定资产/耐用品使用登记表.................42

XZ-FB04固定资产配置申请表........................43

XZ-FB05固定资产治理卡片..........................44

XZ-FB06资产调拨表................................45

XZ-FBO7固定资产/耐用品清理申请表.................46

XZ-FB08职员移动通讯补贴审批表....................47

XZ-FB09电脑设备询价单............................48

XZ-FB1O设备维修单................................49

XZ-FB11电脑应用检查记录表........................50

XZ-FB12电脑消耗用品汇总表........................51

XZ-FB13用车申清表..................................52

XZ-FB14车辆维修申请表.............................53

•目的：为适应公司业务进展需要，使公司的办公系统更加规范

化、制度化、科学化。

・范围：适用于深圳市中海建筑工程公司各部门、各地盘。

•定义：行政治理是公司办公承上启下、/内协调、对外联络的

纽带与桥梁，是为领导决策提供可靠依据，发挥参谋与助

手作用和后勤保障服务的重要手段。

L资质治理

1.1公司执业资质治理

1.1.1深圳市中海建筑工程公司的执业许可证及资质等级证书由行政

公关部负责保管。

1.1.2行政公关部和市场经营部负责办理公司有关经营资质的申报、

定级、年审、变更等有关事宜，并负责保存有关文件。

1.1.3公司其他人员因公务须借用公司资质证书或其它有关文件，须

经主管副总经理、行政公关部经理批准后，办理借用手续（见

附表XZ-FBOl）c

2.公文治理

2.1公文种类：

2.1.1决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

2.1.2通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

2.1.3通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级和天相隶属单位的公文;

公布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行

的事项；职员职务任免和聘用。

2.1.4通报

适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者情况。

2.1.5报告

适用于向匕级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答

复上级机关的询问。

2.1.6请不

适用于向上级机关请求指示、批准。

2.1.7批复

适用于答复下级单位请示事项。

2.1.8函

使用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

2.1.9会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

2.2公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、

正文、附件、印章、成文时刻、抄报抄送些位等部分组成。

2.2.1文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以“深圳中海建”名

义制发的公文，其发文号统一由行政公关部编排C

2.2.2文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”,其中“绝

密”、“机密”、“秘密”公文应标明份数、序号。

2.2.3紧急文件应当标明"特急”、“急件”。

2.2.4标题应准确简要地概括文件的要紧内容，一般应当标明发文机

关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号

外，一般不用标点符号。

2.2.5公文如有附件，应当在正文之后，成文时刻之前注明附件顺序

和名称。

2.2.6公文除会议纪要外，应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

2.2.7公文的成文时刻，以领导人签发的日期为准。

2.2.8文字从左至右横写、横排。发文统一用简体字。

2.2.9公文用纸统一采纳国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧

装订。以深圳市中海建筑工程公司名义发文，要采纳相应的公

司信笺纸，并加盖相应的印章（见附件XZ-FJOl"

2.3行文规则

2.3.1单位的行文关系，应依照相互间的隶属关系和职权范围确定。

2.3.2下级单位的重要行文，应当同时抄报直接主管领导。

2.3.3“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，切勿多头主

送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。除领导直接交办

的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

2.3.4“报告”中不得夹带请示事项。

2.3.5受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送

机关，由主送机关负责答复。

2.3.6向上级机关的行文，一般应士报一个上级机关，如需报送其他

相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下,

下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因专

门情况必须越级行文时，应抄报被越级的上级机关C

2.3.7草拟公文应当做到：

A.情况属实，观点明确，条理清晰，文字精练，书写工整，标点准

确，篇幅力求简短；

B.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发

文字号。日期应当写具体的年、月、日；

C.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层

为“L”，第四层为“（1）”,第五层为“①”；

D.用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注

明简称；

E.草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名。草拟、修改和

签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔。不得在文稿装订线外书写；

F.公文中的数字，除成文时刻、部分结构层次序数和词、词组、惯

用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉

字外，应当使用阿拉伯数码；

G.属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文。部门的发文，

一般只需报送分管领导和有关行政部门，亘免滥送；

H.各平行公司和不相隶属公司之间告知事项、联系工作、商洽业务,

使用函件相互行文。

2.4公文办理

2.4.1公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登

记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程

序。

2.4.2收到上级机关及深圳市政府各部门及有关单位的公文后，均

应由行政公关部进行编号登记并及时送阅处理。原件存行政

公关部。

2.4.3凡以公司名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经拟稿

部门经理核签，并交行政公关部复核（如与其他部门业务有关

文件，还应进行会签）c行政公关部负责确定发文范围、印发

份数和缓急程度，呈公司主管总经理签发。

2.4.4经公司总经理或分管领导签发的文件底稿，应退回行政公关

部进行登记、编号、打印、用印和发出。

2.4.5凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：深中海建（直属部

门）代字（年份）第（序号）号。

直属部门代字：

人力资源部“人”

行政公关部“行”

市场经营部“经”

工程治理部“工”

合约商务部“合”

财务资金部“财”

编号中“序号，，为部门发文的流水号，以三位数表示，例如财

务资金部2003年所发第一份文，编号为“深中海建财字（2003）

第001号”

需要办理的公文，行政公关部应及时送公司领导批示或者交有

关部门办理。

2.4.6审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时刻。

其他人圈阅，应当视为同意。

2.4.7公文送公司领导签发之前，应当由行政公关部（文秘部门）进

行审核。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有

关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度

等。

2.4.8传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、

传真机等传输秘密公文，必须采纳加密装置。绝密级公文不得

利用计算机、传真机传输。

2.5发文范围

下行文主送：各部门、各项目部

下行文抄送：公司领导传阅、行政公关部、行文部门存档

2.6公文立卷、归档和销毁

2.6.1公文办完后，应当依照有关规定，及时将公文定稿、正本和有

关材料整理立卷。

2.6.2各部门对本机构发出或签收的各类公文要有专人负责公共场所,

实施分类治理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。

2.6.3公文归档应当依照其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，

要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。

2.6.4没有归档和存查价值的公文，通过鉴不知主管领导批准，能够

定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证

不丢失、不漏销。

2.7项目文件资料治理

为了统一公司项目文件编号，便于文件资料的分类及检索工作，

也便于今后进行计算机治理，对公司项目范围内的发文编号及治

理详见IS09000质量体系文件。

2.8保密治理规定

2.8.1目的

为增强企业在行业中的竞争力，防止公司商业机密的泄密，使公

司每位职员在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的

保密适应。

2.8.2保密范围

A.人事资源部的人事档案和不宜公开的人事资料；

B.市场经营部的投标、报价分析表和投标会议纪要;

C.合约商务部的投标、报价数据资料；

D.财务资金部的财务报表及财务保密资料；

E.工程治理部的技术标书方案及相关资料；

F.其他。

2.8.3保密纪律

A.不该讲的机密，绝对不讲；

B.不该问的机密，绝对不问；

C.不该看的机密，绝对不看；

D.不该记录的机密，绝对不记录；

E.不在不利于保密的地点存放机密资料；

F.撰制机密文件过程中，对涉密事项应严格保密，不得扩散;

G.电脑中的机密资粕，应该妥善保存，以免泄密；拷贝涉及机密的

资料应当事先报告部门负责人；未经他人同意，不得擅自打开不

人电脑，扫瞄他人电脑储存的资料；

H.不得向外泄露公司内部重要业务活动和技术、经济指标；

I.不得向外泄露秘密、内部信息和资料；

J.坚持会议保密制度，不准在会外随便讨论会议内容；禁止随意携

带秘密文件资料外出。

2.8.4机密文件的制定

有关部门在制订机密文件时，撰稿人要严格按照保密纪律办事，

不得随意谈论机密内容。各部门应指定一人负责机密文件的起草

和保管工作。机密文件经领导审定后，经办人应在文件的右上角

盖上阅后退回、阅后销毁等字样或注明秘密等级，以便确定机密

文件的传阅范围。

2.8.5机密文件的传递

各部门收到机密文件后，应作详细的登记和借阅记录。机密文件

传递均按照秘密、机密、绝密等三个密级，由公司指定专人传送

相关领导传阅。领导传阅毕，应及时交还保管部门保存，确保机

密文件不发生丢失和泄密。

2.8.6机密文件的保存和销毁

部门领导对部门保密文件负有保管领导责任c各部门应指定专人

保存机密资料，橱柜应加锁，收发、借阅应建立严格的收发记录。

假如外单位借阅或复印公司机密资料，一定要通过公司主管领导

签署批准意见。当机密资料因时刻或其他缘故，差不多失去了保

存价值的，在经公司主管领导同意后，能够进行销毁，销毁机密

文件资料时应有两人在场。销毁方法一般使用写字楼的废纸处理

机。

2.8.7违反保密纪律的处理

如发生机密文件丢失或出现泄密事件，首先将追究部门负责人的

责任，同时追究有关当事人的责任。并依照泄密严峻程度和对公

司经济利益阻碍情况，按照公司人事制度n的惩处规定，作出相

应的处罚。

2.8.8其他

公司行政公关部负责全公司保密工作的指导和解释工作。

3.印章治理

3.1印章制发

3.1.1中国海外建筑有限公司、深圳市中海建筑工程公司、各部门、

各地盘印章由行政公关部统一制发。

3.1.2有关公司的法人印章由行政公关部按照市政府职能部门规定

制作C

3.1.3公司所有印章在使用前，应在行政公关部登记备案，并由使

用部门专人负责签收、保管。

3.2印章规格（略）

3.3印章的使用及治理

3.3.1使用中国海外建筑有限公司、中国海外建筑有限公司国内部、

深圳市中海建筑工程公司公章要进行印章使用登记。使用印

章应经相关部门负责人和行政公关部负责人签字许可，方可

使用。

3.3.2凡经公司领导签署的文件、合约、标书等，可直接到行政

公关部办理印章使用手续。

3.3.3如遇专门情况用印，将印章借出，需经公司总经理批准，并

办理借章手续，借条须经借用部门负责人签名，行政公关部

要做好专项记录。

3.3.4因公务需要，持空白介绍信或空白纸11加盖公司公章时，

必须经公司领导批准，登记签收，如未使用，应及时交回行

政公关部。

3.3.5凡授权有关部门治理使用的公章要严格用印制度，认真履行

有关登记签批手续，不得擅自扩大使用范围。公章要有专人

保管，不得随意转交他人。

3.4印章的销毁

3.4.1因部门、项目部更名或印章缺损等缘故需刻制新印章时，应

按治理权限，由使用部门或地盘将旧印章交回行政公关部。

3.4.2如因业务需要接着使用旧印章时，须经印章治理部门同意，

暂缓销毁，但使用时，仍然按印章批准权限办理。

3.4.3需销毁的印章应交回行政公关部，并由二人办理销毁手续。

4.会议治理

4.1例会

4.1.1公司董事会

A.会议时刻：每半年进行一次，一般安排在六月中旬和十二月中旬,

具体时刻提早一周通知；

B.参加人员：公司全体董事；

C.会议主持人：董事长；

D.会议记录人：会议指定记录人员；

E.会议内容：

①审议公司进展规划与经营策略，并上报中国海外建筑有限公司

审批;

②分析市场和竞争对手，检讨公司总体的业务拓展、班子和队伍

建设及经营治理情况，并提出对策；

③研讨内部重大事项。

4.1.2公司总经理办公会

A.会议时刻：每月召开一次，定在每月最后一个周六上午9:00时，

每次会议时刻半天；如需临时召开会议，另行通知：

B.参加人员：副总经理、总会计师，其他列席人员另行通知；

C.会议主持人：总经理；

D.会议记录人：会议指定记录人员；

E.会议内容：

①研究制订公司进展规划与经营策略；

②研究公司经营治理等重要问题；

③研究公司人事、福利政策和职务任免等工作；

④通报各业务口要紧工作情况。

4.1.3公司工程月例会

A.会议时刻：每月一次或依照工作情况另定，每次会议时刻约半天,

具体时刻及议程

提早三天通知；

B.参加人员：公司各部门、地盘或项目负责人；

C.会议主持人：总经理；

D.会议记录人：工程治理部指定人员；

E.会议内容：

①公司重大业务情况通报；

②部门、地盘工作情况通报。

4.1.4其他会议

各部门、各地盘的其他会议，应本着提高效率、节约时刻、多办

实事的原则，做到少开会，多办事，既通报情况和交换意见，又

能提高治理水平和工作水准，具体安排由各部门和地盘依照工作

需要及自身情况自行确定。

4.2会议治理

4.2.1会议功能

会议是各级领导制订方针政策、决定重要事项、贯彻上级指示、

检查布置工作的一种方式。开好会议有利二集思广益，有利于统

一思想，协调一致，有利于沟通信息和经验交流。

4.2.2会议通知下发及其他事项

A.公司主持召开的有关会议由行政公关部通知。部门主持召开的各

种会议由部门自行下发通知，送行政公关部备案；

B.会议通知至少要提早两天下发，并将有关会议资料一并发出。会

议通知应列明会议时刻、地点、会议内容或议题、主持人、参加

人、列席人、记录人等。重要会议要发会议纪要，并指定专人起

草；

C.与会人员要准时参加会议，如因故不能参加的，要提早向会议主

持人请假。会后主持人应向缺席者转达会议决定、决议或要紧议

定事项；

D.要精简会议。可开可不开的会议，坚决不开，必须召开的会议，

要组织好，确保达到预期效果。会议应做到会前有通知，会后工

作到人并有落实、有检查、有结果，真正提高会议效率。

4.3会议要求及纪律

4.3.1与会人员接到会议通知后，应预先安排好工作，依照会议内容

要求预先做好资料、文件及发言预备，按会议要求、时刻、地

点准时出席会议并签到（见附表XZ-FB02）；

4.3.2与会人员如因其他公务不能出席会议或迟到，应事先向会议

主持人请假；

4.3.3会议进行时，与会人员手提电话应拨在振动档，如需处理紧急

事务，应向会议主持人请假；

4.3.4公司董事会、总经理办公会等重要会议在进行中不同意任何

人打搅，如有紧急工作，需经行政公关部经理通知；

4.3.5其他会议进行时，一般不得擅入会场，若有必要，应通过会

议承办部门联络；

4.3.6参加重要会议人员，要严守会议秘密，不准向无关人员随意

谈论会议内容。

4.4会议室治理

4.4.1会议室由行政公关部负责治理和调配使用。

4.4.2部门需使用会议室，要提早一天或半天将会议时刻、人数、

参加人员通知行政公关部，以便提早作相应的安排。

4.4.3各部门、地盘未经同意，不得随意使用会议室。会议室内电视、

投影仪等电器需经行政公关部同意，并指定专人负责操作，其

他人员不得擅自动用。

4.4.4与会人员应当注意会议室内整洁，爱护公司财产，各会议室禁

止吸烟。

5・写字楼治理

行政公关部负责对公司写字楼的治理

5.1行为规范

5.1.1职员上班时须提早十分钟到达工作岗位，做好办公预备；不

准迟到早退，专门情况不能按时上下班，必须事先向部门经

理请假。

5.1.3男士着装整洁，不准留长发、穿短裤；女士着装整洁大方、

得体，不准穿拖鞋，不准留长指甲。

5.1.4职员在工作时刻不准擅离工作岗位，需要离开时，须向部门

经理讲明，如有急办私事要处理，必须通过批准方可离开。

5.1.5工作时刻应保持办公室安静，不得大声喧哗，需与不人研究

商量问题，请不要阻碍他人，使用电话要简明扼要，不准“煲

电话”。

5.1.6办公室应保持整洁，写字台上的办公用品要摆放整齐有序。

5.1.7职员遇有客户及来访人士，须起身并在指定地点热情接待，

来客告辞，应起步相送，若为私人会客，时刻不超过十五分

钟。

5.1.8在办公室内，职员严禁吸烟，接待客人敬茶不敬烟，不准同

意客人敬烟。午休时要保持安静，不准在办公室玩棋类及扑

克；报纸阅后放回报架上。

5.1.9工作时刻不准带小孩进办公室。不准在办公室吃零食。

5.1.10职员必须坚持勤俭办企业的精神，做到凡起草、打印、复印

文稿及内部资料等要一张纸两面用，发至内部信封要重复使

用。

5.1.11职员每天下班前，要检查门窗和空调开关、电脑等电源是否

美好C

5.2写字楼卫生

5.2.1办公场所卫生自觉维护，由行政公关部负责写字楼卫生的日

常治理；

5.2.2写字楼卫生由行政公关部联系服务好、可信赖的清洁公司承

担；

5.2.3办公室不准随地乱倒污物；严禁吸烟和用餐；在公用走道吸

烟的将烟头丢在垃圾箱内；

5.2.4在写字楼上班的职员自备饮水杯，尽量减少使用一次性水杯;

6,地盘、项目部的治理

6.1行为规范参照写字楼规范，由地盘/项目负责人或地盘/项目

负责人授权人负责治理；

6.2办公室卫生

地盘/项目办公室卫生要组织人员打扫。地盘/项目负责人安排

打扫人员及检查卫生状况；

6.3地盘职员进入施工现场，应注意如下事项：

6.3.1佩戴职职员作证；佩戴贴有公司标志的安全帽，并系好安全

扣带；穿着安全鞋。如需进入采光条件不行、作业环境黑暗

的施工现场，须带手电筒，注意安全；

6.3.2言语简洁文明，行为干炼得体，注意体现公司良好的精神面

貌。不得在施工现场游手好闲，谈论与工作无关话题。

7,自有物资治理

7.1自有物资包括固定资产及耐用品。固定资产范围详见《财务治理

制度》界定范围C

7.2物资的使用单位为直接治理单位，行政公关部为最终治理单

位。行政公关部分不填写《固定资产及耐用品治理登记表》

（见附表XZ-FB03）,负责固定资产及耐用品的调配、治理工作。

使用部门/地盘、项目部向行政公关部办理自有物资领用手

续，并落实到具体人员保管。

7.3购置

自有物资的购置由使用单位提出申请，行政公关部依照现有物

资进行调配，如调配不出，经批准后可新购。办理程序按《固

定资产配置申请表》规定（见附表XZ-FB04）。写字楼新购资产由

行政公关部统一购置；专门情况地盘/项目经行政公关部同意后

可自行采购，行政公关部、地盘/项目均需填写《固定资产及耐

用品治理登记表》，是固定资产的需填写《固定资产治理卡片》

（见附表XZ-FB05）。

7.4维修及赔偿

自有物资的使用、保管及维修责任在签名领用的个人。正常情况

下的耗损由公司负担维修费用，人为缘故的损坏由责任个人负担

维修费用；人为缘故的丢失由责任个人负责赔偿，赔偿金额为：

（自有物资原值/规定使用年限）*剩余使用年限（固定资产使用年

限按公司财务规定执行）。

7.5移交

7.5.1耐用品使用责任人更换时，须在使用单位负责或行政公关部有

关负责人见证下办理物品移交及签收手续，需填写《资产调

拨表》（见附表XZ-FB06）。

7.5.2地盘/项目完工时，由地盘/项目负责人依照本单位登记的《固

定资产及耐用品治理登记表》将所有耐用品移交行政公关部,

行政公关部对比自有记录对相关物品进行整理、入库，以备

其他单位使用C

7.6清理报废

7.6.1固定资产或耐用品因正常和非正常（发生不可抗力灾难、被盗

等）缘故不能接着使用时，使用单位应查明缘故，办理耐用品

报废手续；

7.6.2使用单位填写《固定资产/耐用品处置申请表》（见附表XZ-FB07）

一式两份，详细讲明处置缘故及处理意见，经使用责任人及

单位负责人签名证实后交行政公关部；

7.6.3行政公关部查明事实后报公司领导审批，审批后的《固定资

产/耐用品处置申请表》返回使用单位一份，由使用单位按批

文依照处理情况，填写处理结果栏，交行政公关部，若有收

入，交财务资金部处理，同时到行政公关部办理注销手续。

8.通讯设备治理

8.1电话治理

8.1.1写字楼电话有关申办手续和治理由行政公关部负责，日常治理

和使用由各部门负责。

8.1.2各地盘市内电话单机由地盘负责申办，须报行政公关部审批，

使用和治理由地盘负责。

8.1.3要严格操纵使用IDD电话。因工作需要使用IDD电话的，要做到

长话短讲，能够用E-mail或传真办理的情况尽量使用电子邮件

或传真。

8.1.4公司申装电话因工作缘故需移动的，由行政公关部负责办理移

机手续，个人未经同意，不得擅自移动公司所配电话位置。

8.2传真机治理

8.2.1写字楼传真机必须始终保持良好的工作状态，保证通讯畅通无

阻，由行政公关部安排专人负责治理和操作。

8.2.2严禁使用传真机打市话和IDD,一经查出，费用一律自理。

8.2.3不得利用传真机办理私人事宜。

8.3手机话费治理

8.3.1因工作需要使用个人手机通讯的职员，由部门经理提出申请并

签署意见，报行政公关部审核，经公司主管副总经理审批签字

后，可享受移动通讯费补贴（见附表XZ-FB08）。

8.3.2通讯费补贴随工资一起发放。

8.3.3公司不承担手机的购置、维修等费用。

8.3.4职员因职务或岗位变动，行政公关部应及时调整补贴标准，次

月起按新岗位补贴标准执行。

8.3.5经总经理批准，公司领导因工作需要，能够持有深圳地区、广

州地区、香港特区的通讯卡。每月除规定的限额补贴外，其他因

公通讯费可按话费清单实报实销。

8.3.6通讯月费限额补贴标准如下：

A.公司领导1000元/月；

B.部门、地盘经理每月补贴限额400元；部门、地盘副经理300元；

C.外出开展业务的职员每月补贴限额200〜300元；

D.经批准的其他职员每月补贴限额50〜100元。

8.3.7新开设的地点，在没有接通电话的情况下，由行政公关部制定

临时通讯费开支管

理方法。

8.3.8手提电话使用规定

A.应尽量使用有线电话，少使用手提电话，尤其是要少用手提电话

打长途。在使用手提电话打长途时使用IP电话，以节约话费；

B.公司给予报销手机话费的人员应确保每天7：30——22：30开机;

C.使用手提电话时，注意长话短讲，减少通话时刻；

D.加入深圳移动通信集团用户的，依照移动公司提供的通话优惠条

件采取适当的通话方式。

9.复印机和打印机治理

9.1复印机

9.1.1写字楼复印机由行政公关部指定专人进行治理和清洁，定期联

络保养、维修事宜。地盘的复印机由各地盘指定专人治理和

清洁。复印机更换重要零部件需要通过地盘经理及行政公关部

经理同意后，方可更换及报销有关费用。

9.1.2公司写字楼复印机日常耗用品，由行政公关部统一购买。地

盘复印机日常耗用品由地辖负责购买C

9.1.3在使用复印机时，提倡节约，反对白费。能够双面复印的绝

不单面复印，尽量利用一面已印的单页纸复印，做到物尽其用。

9.1.4在复印时，凡是需要套色、放大、缩小或重新制版的，应在

复印之前考虑周到，幸免屡调屡试，造成纸张白费。

9.1.5公司复印机一概不对外使用，若遇有公司客人确因业务需要

复印材料，请相关部门、地盘安排人员代为办理，严禁外人私

自使用。

9.1.6公司复印机属高档办公用具，使用过程中，严禁用力触动任

何按钮，如发生故障应直接与行政公关部有关人员联系。

9.2打印机

9.2.1激光彩色打印机由行政公关部指定专人进行治理和清洁，定期

联络保养、维修事宜。更换重要零部件和碳粉棒需经行政公关部

经理同意后，方可更换。

9.2.2公司写字楼打印机日常耗用品，由行政公关部统一购买。在深

地盘打印机日常耗用品由行政公关部负责购买，在外地由地盘负

责购买。

9.2.3在使用打印机时，提倡节约，反对白费。能够使用单色打印

的绝不用彩色打印，降低墨盒使用成本。

9.2.4需要打印时，应在打印之前进行预览和认真阅读文本，幸免

打印成稿后发觉错误，造成白费。

9.2.5网络打印机由打印机所在部门的负责人指定专人进行治理；

单独使用的打印机由使用人负责进行治理。

10.电脑及网络的治理

10.1电脑规划和打算治理

有关电脑规划工作由公司主管领导统筹规划，公司内部具体协调

部门为行政公关部C行政公关部能够依照公司的业务拓展情况和

治理工作对电脑应用的需求，对公司的电脑硬件、软件的配置统

筹规划，提出意见和报告报公司领导，批准后实施。

10.2电脑设备的购置程序

10.2.1行政公关部在得到批准后进行新购置时，必须按公司费用的审

定权限办理相关的手续，进行询价，填报电脑设备询价单（见附

表XZ-FB09）和固定资产购置单（见附表XZ-FB05）,经公司主管领

导签字确认后办理采购工作。

10.2.2采购后，由公司行政公关部指定人员负责核实物资是否抵达公

司，办理验收手续，填写《固定资产验收单》，同时在发票背

后签字确认，作为报帐的凭证。

10.2.3行政公关部对每次采购的资产均应建立资产台帐，进行登记。

10.2.4行政公关部应及时向厂家发出保修登记卡或软件注册登记卡，

并留底存档。

10.3电脑设备的日常治理

10.3.1行政公关部为公司每一台电脑硬件设备统一编号、登记注册。

10.3.2针对每一电脑主机及打印机、扫描仪等要紧设备，由行政公关

部填写《固定资产治理卡片》（见附表xz-FB05）,由使用人（或

要紧使用人）签收；关于打印机等外设如是共用时，由部门负

责人或其指定人员签收。

10.3.3行政公关部进行重新配置时，负责对资产统计表重新登记。

10.3.4电脑使用人调离部门或公司由部门经理依照工作需要进行部门

内的调配时，使用人（包括原使用人）必须到行政公关部办理

手续。

10.4电脑的保管及保养

10.4.1使用人对电脑等设施的保管及保养负有全部责任。

10.4.2使用人应保持电脑设备的整洁和完好。

10.4.3未经行政公关部同意，任何人不得拆卸电脑设备和自行安装未

经公司许的软件。

10.4.4使用人应定期每月对重要文件进行备份，删除没用的文件，用

系统软件对硬盘进行检查和整理。

10.4.5除网络服务器及其相关设备外，使用人在不用电脑时应关闭电

源，下班时应关闭总电源。

10.4.6电脑显示器应设置为爱护模式，以节约能源和延长显示器寿命。

10.4.7各地盘要注意电脑的防尘爱护，不用时盖上布套爱护，电脑设

备应尽量安装在通风、清洁、安静的环境中。

10.4.8当使用人调离使用部门时，必须到行政公关部办理电脑设备的

移交手续。

10.4.9各地盘要做好电脑的保管工作，防止电脑设备的丢失。

10.4.10各地盘如工作需要须添置UPS的，必须先提出申请，经公司领

导批准后由行政公关部采购。

10.5电脑的维修

10.5.1使用人发觉电脑有故障时，应及时填报电脑设备维修单（附

表XZ-FB10）,通知行政公关部。

10.5.2行政公关部收到维修通知单后的当天（项目部为三天内）指派

人员进行检查，查明缘故。

10.5.3行政公关部如不能排除故障时，经行政公关部负责人同意后可

送到维修单位进行维修。

10.5.4如没有维修价值或无法维修时，行政公关部应按报废程序办

理相关的报废手续。

10.6电脑设备的调配和治理

10.6.1行政公关部有权依照需要调拨公司各部门、各地盘的电脑设备,

在征得部门、地盘经理同意后，电脑设备调拨手续由行政公关

部统一办理（附表XZ-FB06）o

10.6.2电脑使用人在调离某一个部门时，其使用的电脑设备必须同

时移交给行政公关部。

10.7电脑应用服务和检查

10.7.1行政公关部应及时响应用机单位的服务要求，作出妥善安排。

10.7.2公司行政公关部每年安排两次定期的电脑应用全面检查，要紧

检查电脑制度的执行情况，各部门的电脑使用人员要认真配合电

脑检查。检查人员必须详细填写电脑应用检查记录表（见附表

XZ-FB11）,整理出电脑检查处理书面报告，由行政公关部审核后,

报告给公司领导，同时抄送给有关部门/地盘。

10.8电脑开机密码的设置与治理

10.8.1未经部门领导同意，不准电脑使用者在公司的电脑中私自设置

开机密码。

10.8.2如有必要对本单位的电脑设置开机密码时，必须将开机密码登

记存放在部门负责人处，同时将开机密码知相应电脑固定资本编

号报行政公关部留存。

10.9电脑耗材的治理

10.9.1公司各部门及在深地盘的电脑文具及消耗品（电脑打印纸、

电脑软盘、打印机色带、打印墨水、碳粉锡鼓等）由公司行政公

关部依照各部门的使用申请统一订购。如有特不需要必须自行采

购时，应先征得行政公关部同意。

10.9.2行政公关部需每月将电脑消耗品的使用情况进行统计汇总（见

附表XZ-FB12）,通报给有关单位。

10.10电脑软件治理

10.10.1软件的使用许可

A.任何人不得在公司电脑中使用未经行政公关部许可使用的软件。

B.行政公关部视具体情况不定期公布公司许可使用的电脑软件通

知。

C.各电脑使用人如有提高工作效率或质量的软件，要在公司电脑

上使用的，必须书面报告行政公关部，经行政公关部书面同意后

方可使用。

10.10.2软件的购买

A.各部门如需要购买软件提高工作效率和质量时，应向行政公

关部提出书面申请。

B.购买软件后，行政公关部应及时向软件供应商发出注册登记,

尹留底存档。

C.不同意职员以公司名义购买盗版软件，如职员自行购置的盗版

软件并安装在公司的电脑上，所产生的一切后果个人承担。

10.10.3软件的保管、维护及升级

A.公司购买或目行开发的所有软件的正本，均存放在行政公关

部，统一保管。

B.对软盘（钥匙盘除外）软件，设备安装驱动程序，行政公关部

应先做两个备份，采纳备份软盘进行安装使用。

C.条件许可时，所有软件原件应用光盘备份两套保存C

D.各专业类的软件由各使用部门在行政公关部的配合下进行软

件系统的维护。

E.当有升级软件时，各部门视情况如需要，提出购买申请，由

行政公关部办理。

10.10.4电脑软件的开发

由行政公关部统筹安排人员对软件的需求，应用范围进行统一评估

设计。需要软件开发公司合作开发的项目，需通过公司主管领导和

行政部批准实施。

10.10.5软件的版权

A.公司自行开发或托付外单位人员开发的软件，其版权一律归

公司所有。

B.未得行政公关部的书面认可，任何单位和个人，均不得将公司

所有版权的软件扩散到公司范围之外。经查实，追究当事人的

一切后果C

C.如工作需要，为业务相关单位提供公司软件时，有关部门要先

向行政公关部提出书面申请，经公司领导同意后方可。

10.11严防电脑病毒的侵袭

为幸免电脑病毒的侵袭，未经行政公关部同意，任何人都不得在公

司的电脑中安装非正版或非公司购买或非公司开发的软件，绝对不

同意在公司的电脑中安装电脑游戏软件。经查实，追究当事人的一

切后果。

10.12电脑档案（文件）的治理

10.12.1公司内各部门、地盘/项目的电脑处理文件资料，由各单位自

行治理。工程完工后，相关的电脑资料移交公司工程治理部

统一保存治理。

10.12.2各单位应实行电脑文档资料的登记制度，所有软盘形式保存

和备份的文档，需登记其文件名称、建立日期、保存的磁盘

号等资料，以便杳找c

10.12.3职员对公司的电脑文件负有安全保密的责任，重要的文件必须

做好备份。

10.12.4各单位有职员调离或离职时，必须将离职职员所负责的电脑应

用文件交清。

10.13电脑网络的治理

10.13.1公司的电脑网络、网络服务器由行政公关部负责治理。

10.13.2公司所有职员能够上公司的内部网站和局域网；职员不得在

工作时刻上Internet网从事与工作无关的扫瞄和Emai1的收发

等。

10.13.3国际互联网络治理

A.公司的国际互联网使用，由行政公关部按公司领导的批示统一

治理和办理。各地盘/项目因工作需上网手续时，须经行政公

关部批准后自行办理。

B.使用国际互联网络时必须遵守国家的有关法律法规°

10.13.4电子邮件的治理

A.各部门和地盘如需要申请单独的电子邮件地址，可向行政公关

部提出书面申请，由行政公关部统一办理。

B.为确保内部信息的及时传递，各单位应每天上、下午各接

收一次邮件。

C.私人的电子信箱不得在公司的电脑中使用。

10.14电脑培训治理

10.14.1公司内部的电脑培训由行政公关部统一治理，在每年的培训

规划中依照实际情况安排电脑培训打算。

10.14.2电脑操作应作为招聘新职员的条件。特不情况下可由部门负

责人督促其自行学习，或自行参加社会上的培训。

11.办公用品治理

11.1办公费用及用品

11.1.1部门或地盘因工作需要购买的专业工具书、参考书，首先经总

工程师审批，购买书籍交工程治理部登记，然后办理借阅手续。

11.1.2各类专业报刊杂志的订阅由行政公关部统一治理，其他部门不

得擅自订阅。

11.1.3写字楼职员用纸巾由行政公关部安排人员发放。

11.1.4公司写字楼办公用品由行政公关部统一购买和发放，部门急需

且行政公关部仓库没有的文具用品，可及时通知行政公关部有

关人员购买。各部门购买专业办公用具由部门负责，并经部门

经理和行政公关部经理签字后报销。

11.1.5公司职员的办公工具，如订书机、打孔机、计算器、剪刀、签

字笔等以旧换新，尽量减少由于不爱惜而造成的办公费用白

费。

11.1.6各部门、地盘领用公司信封、信笺、文件袋等需经本单位负责

人签字后到行政公关部领取。

11.1.7不在深地盘可依照工作需要自行采购文具用品、电筒、电池、

雨衣、复印纸、墨盒及碳粉等，须经地盘负责人同意，报行政

公关部经理会梦，然后到财务资金部报销，并列入地席行政治

理费开支。地盘关于雨衣、雨鞋、电筒、劳保鞋等耐用品应填

写《固定资产/‘耐用品登记表》，送行政公关部存档。

11.1.8公司人员的名片由行政公关部统一按照有关规定印制，费用经

审批后报销。

11.2耐用品治理

11.2.1耐用品指使用年限在一年以上又不属于固定资产的物品，耐用

品范围详见《财务治理制度》界定范围；

11.2.2耐用品的使用单位为耐用品的直接治理单位，行政公关部为

耐用品的最终治理部门；

11.2.3耐用品可由各单位提出打算，行政公关部办理审批手续后由行

政公关部牵头组织购买。行政公关部负责建立记录，并及时掌

握使用、维护和保管情况；

11.2.4耐用品由使用单位向行政公关部提出申请购买，使用单位及

行政公关部应同时做好相关记录；

11.2.5所有耐用品的使用及保管要求落实责任到个人，建立保管领用

卡，谁签名领用谁负责到底，出现人为缘故损坏或丢失时，由

责任人负责维修或赔偿；

11.2.6耐用品使用责任人更换时，应办好移交手续，重新建立保管领

用卡；

11.2.7工程项目完工时，由地盘负责人依照本项目所登记的《固定资

产/耐用品使用登

记表》将所有耐用品移交行政公关部，行政公关部应对比耐用品

保管领用卡对相关物品进行整理、入库，以备其他单位使用。

12.车辆治理

12.1车辆使用及司机治理

12.1.1公司所辖车辆由行政公关部统一治理、统一调度。其他人员一

般不得随意调动公司车辆。

12.1.2如车辆需借外单位使用，应经公司总经理批准，原则上，应有

司机随车前往。

12.1.3司机须按要求、时刻、地点出车，一般应提早十分钟到达出车

地点，如系接听电话指令，应向对方重复一遍时刻、地点，以

免失误。

12.1.4司机要遵守交通规则，要为客人打开车门。开车要注意精力集

中，礼貌行车，安全驾驶。严禁酒后驾车。

12.1.5要保持车辆清洁，定期保养维修。车辆内部应定期换洗车套，

放置车用香水，保持车内空气清新，并做到常备纸巾和饮用水。

乘车人及司机均不得在车内吸烟。

12.1.6司机手提电话要保持电源充足，不得随意关机，随时保持与外

界的联系，原则上开机时刻为7：00〜22：00o如外出，应随身

携带手提电话，以便安排临时出车任务。

12.1.7公司车辆未经同意，不得擅自将车辆私用，否则将追究当事人

的责任。严禁驾驶

员擅自将车辆借给他人使用，否则，对驾驶员进行经济惩处，每次

罚款500元以上，屡犯者辞聘。项目负责人安排非驾驶员驾驶车辆,

也要承担相应责任。

12.1.8因司机本人驾驶、停靠或看护不周造成车灯、车门、车窗玻

璃、车身油漆等部件、部位的损坏，司机本人应承担部分维修

费用作为赔偿。发生由我方司机占全部或要紧责任的重大交通

事故的处理，当事人应承担保险公司赔付后未能解决的费用。

12.1.9年终考核司机业绩要紧指标是安全公里数、车况、保养情况和

维修费用等。行车公里数是司机的重要考核指标。行政公关部

要建立每部车的行车公里、修车等台帐。

12.1.10公司车辆无专门情况，下班后一律停放在写字楼或项目停车场,

未经同意，不得擅自开回家中。

12.1.n司机应每日坚持行车记录，将出车情况、用车，以及停放地点

明确记录。

12.2车辆调度原则

12.2.1确保公司领导公务用车。

12.2.2在有车的情况下，满足部门经理用车，但需提早一天或半天将

用车单交行政公关部经理（见附表FZ-FB13）。

12.2.3其他职员因公外出在市内联系工作，一律自行解决交通工具。

如遇专门情况，能够填写用车单，并经部门经理签字，行政公

关部能够酌情安排车辆。

12.2.4凡是组织重大活动时，承办部门应提早将车辆使用打算交行政

公关部，以便合理调度车辆。

12.3车辆使用范围

12.3.1公司车辆的最终调配权归行政公关部。

12.4车辆修理

12.4.1车辆修理，由驾驶员填写《车辆维修申请表》（见附表XZ-FB14）,

经行政公关部经理批准后到指定的修理厂维修，统一结算。不

得擅自找修理厂维修车辆，否则，不予报销费用。

12.4.2驾驶员在车辆完成维修后，要在维修结算费用单上签字认可，

否则，该笔修理费用不予结算。

12.5其他

12.5.1考虑到司机休息和不阻碍次日上班，晚上司机出车，原则上23：

00即收车,

用车人应给予理解和支持。

13.交通治理

13.1交通费治理

13.1.1各部门、地盘职员因工作需要乘坐出租车的，事先须征得部门

或地盘经理的许可，如单程出租车费超过50元时须经公司副总经

理审批；当月累计超过200元时，须经公司副总经理、总会计师

审批，财务资金部审核后才能报帐。

13.1.2职员上下班公司不安排班车，每人每月按180元发放公交车费

（包括加班时刻在内），由各部门、地盘按人员实际出勤天数发

放上下班交通费（不包括住公司租用宿舍且不发生上下班交通费

的），经部门、地盘负责人签字，行政公关部审批后随工资发放。

13.2.3享受车改的公司领导，按有关规定，不安排市内交通工具，如

因公出关或离市的可向行政公关部申请用主。

14.食堂和伙食治理

14.1食堂治理

14.1.1食堂治理员为食堂打算治理、安全治理、卫生与质量治理的负

责人，搞好成本核算，帐目治理清晰，并组织炊事员进行业务

学习，总结经验。

14.1.2严格执行《食品卫生法》和食品卫生治理标准。食堂卫生要

求达到“五净”、“四无”。“五净”即食堂炊具、用具净，厨

房门窗玻璃净，桌面地面净，环境卫生净；“五无”即无鼠、蝇、

蚊，饭菜无沙尘，熟食品无腐烂，食用无二毒。

14.1.3接待就餐职工态度和气，热情耐心，善于听取就餐职员的意见,

并能及时拿出整改措施。

14.1.4主食精做，粗食细作。操作按程序，配料适度，主、副食花色

品种多样，各种菜肴应色、香、味、形俱全，讲究营养，食用可

口。

14.1.5物资采购应严格把好采购关，比质量、比价格。腐烂食品拒收,

质量不行拒收。

14.1.6依照就餐人员数量，准确掌握每餐饭菜供应量，杜绝白费，保

证下班晚归的职员能吃上热菜热版。

14.1.7炊具使用前消毒清洗，清除杂物，生熟食品分开合理摆放，工

完时清洁打扫，保证就餐环境洁净。

14.1.8食堂工作人员应注意操作安全，做好消防工作。

14.2伙食费来源及在伙食费标准

14.2.1公司为职员免费提供午餐，按每人每餐16元的标准提取午餐补

贴作为伙食费的差不多来源；不能在食堂就餐的按16元/次给予补

贴。

14.2.2项目食堂本着“以收定支，自求平衡”的原则，自行调剂伙食

品种。

14.2.3食堂工作人员的工资福利、房屋租金、炊具、燃料、水电费、

清洁卫生用品、工作服等由公司负担。

14.2.4午餐费每月报销一次，由负责考勤的专人依照职员实际情况如

实填写，报行政公关部。

14.3伙食费结算方法

14.3.1公司食堂由行政公关部指定人员负责治理和费用的结算。伙食

费用报销时，应提供食堂工作人员签章的相关票据，经行政公关

部主管人员审核，行政公关部经理批准后作为食堂支出的凭证，

行政公关部保存。

14.3.2食堂炊具、燃气、水电费、物业租费、治理费、低值易耗品和

卫生用品的支出凭正式发票由食堂经办人签字验收后，报行政公

关部主管人员审核，行政公关部经理审批后报销。

14.3.3经行政公关部批准，因公在项目食堂就餐的其他职员，食堂工

作人员应记录其就餐次数和餐费标准，由食堂主管填表报行政公

关部审批后，另行补发。

14.3.4经食堂主管批准，职员的同学、朋友、非直系亲属临时在食堂

就餐（原则上不超过三天），其收费标准是：早餐4元，午餐6元,

晚餐6元，由食堂工作人员将记录报行政公关部主管人员审核，从

月薪中扣缴。

14.3.5经食堂主管批准，职员配偶、子女临时在食堂就餐的（原则上

不超过30天）按早餐4元，午餐6元，晚餐6元，由食堂工作人员将

记录报行政公关部主管人员审核，从该职员月薪中扣缴。

14.3.5职员及经批准在食堂搭伙的直系亲属事先未向食堂提出退伙的,

不论本人是否在食堂就餐均按就餐对待。

14.4食堂财务治理

14.4.1食堂工作人员应在主副食采购的支出凭证背面签字验收（食

堂单据应有两人签字），报项目部经理审批后，作为记帐、制

表的原始依据。

14.4.2食堂主管应按月支出的原始凭证按日历顺序整理汇总，装订成

册、妥善保管，以备检查。月末10日内结算上月伙食费用收支

情况，编制食堂伙食费收支报表。

14.4.3食堂主管人员应于每月中旬在食堂公布11月帐目，同意职员监

督。

14.4.4财务资金部应按月伙食费来源情况知会行政公关部经理，共同

研究解决食堂收支中存在的问题。

14.4.5财务资金部须每月审核食堂有关收支凭证和报表。

15.新闻、广告公布治理

15.1信息收集及交流

15.1.1为加强公司信息交流工作，提高对外宣传水平，各部门、地盘

必须及时将本单位发生的重要活动情况知会公司行政公关部，

要紧内容包括：项目签定；工程进展；对外交往；联谊活动；

文化娱乐及其相关数据及资料C

15.1.2行政公关部负责编辑每年一期的《公司大事记》，并负责公司

宣传册的策划工作。

15.2新闻公布

15.2.1公司所有对外发出的新闻稿件，必须通过行政公关部的审核，

报公司领导同意。

15.2.2行政公关部依照各单位提供所需宣传的内容拟定新闻稿，经公

司领导批阅批准后方可发出。

15.2.3行政公关部负责选择确定新闻媒体，报公司领导批准，并登记

备案有关资料，以确保宣传内容的准确无误。

15.2.4同意和邀请记者采访，均必须事先报行政公关部，经公司领导

批准后，具体采访事宜由行政公关部安排。

15.3对外广告的制作及治理

15.3.1对外广告是公司塑造形象、扩大阻碍的重要经营手段，经公司

领导审批，对外广告由公司行政公关部负责策划、联系制作。

15.3.2在广告制作过程中，公司各部门、项目部要积极支持配合广告

的制作工作，广告经办人对图文设计要做到精益求精、一丝不

苟。

15.3.3行政公关部负责审查广告稿样，并报公司领导审定。

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