教学教育培训机构中心财务总则

中心财务制度总则

一、执行人：中心全体员工

生效日期：2011年6月

二、财务制度制订的宗旨及目的：

为加强各中心的财务管理工作，促进中心经营业务的发展，提高中心的经济效益。

根据国家有关财政法规及财务管理制度，结合中心实际情况，特此制订本制度。

三、总则包括的其他内容：

1、各中心财务制度

2、各中心付款及报销审批流程

3、各中心申请单填写制度

中心财务制度

一、预算审批制度：

*每月各中心预算提交时间：每月最后一周的第一个工作日；

*审批期限：三至四个工作日；

*审批流程：各中心出纳将预算表交给总部财务部审核。由总部财务部审核

后交由总部授权人审批，审批无误后执行。

注：预算项目外支出及项目内额度超支必须先由总部授权人审批后方可执行°

*审批方式：邮件。

*总部授权人签字时间：每月两次（第二周及第四周）

二、采购制度及流程：

采购的原则：凡属于总部物流部统一制作及采购物品，各中心必须在总部采购,

不能私自对外采购。

（一）办公用品使用及采购：

1、工作人员在办公期间要贯彻勤俭节约的优良作风，严禁铺张浪费；

2、每月最后一周前半周，各部门主管向客服（或行政）部门申报下月办公用

品用量（原则上其他时间不申报办公用品）；

3、每月最后一周后半周，客服（或行政）部门根据库存量列出购买清单，填

制《借款单》及《采购申请单》，预算内已审批的采购支出发生时直接由中心

主任签字，经批准后于月底前安排购买办公用品。

预算外的采购支出必须由总部授权人批准后，方可执行。

4、购买时应在保证质量和功能的前提下选择价钱适宜的办公用品；

5、购买办公用品报销时需填写《费用报销单》。同时附上发票、购物清单及

原《采购申请单》，咕贴在《报销单据粘帖单》，冲销原借款单。

6、各部门人员每月初第一周之内到客服（或行政）部门领取办公用品（原则

上其他时间不办理办公用品领取）；

7、中心工作人员需妥善保管领用的办公用品，不允许私拿办公用品。

（二）食品使用及采购：

1、幼儿食品与员工食品严格分开，幼儿接待不拿员工食品，员工更不允许食

用幼儿食品，违者一次罚款20-50元；

2、客户接待原则上饮用咖啡，茶，不拿幼儿和员工食品；

3、活动用食品单独存放，员工在活动结束后经中心主任批准可以食用；

4、市场部兼职饮用水可在中心领取，市场专员也可根据实际情况在现场购买

后回中心报销（参见报销制度及流程），但需提供购物小票及发票；

5、每月最后一周，财务与客服（或行政）部门根据本月食品用量申请食品预

算，填制《借款单》及《采购申请单》，预算内已审批的食品支出发生时直接

由中心主任签字，经批准后于月底前添置食品。预算外的食品支出必须由总

部授权人批准后，方可执行。

6、购买时应注意食品质量和生产日期，并选择价钱适宜的食品；过期或质量

有问题的食品一经发现，对经办人处以罚款（罚款金额为购买食品价格的三

倍）。以此造成的事故或引起的诉讼应承担事故全部责任。

仪、教具、白板、DYD机、空调、数码相机、电暖气等；

2、预先审批制度：各部门主管汇总本部门采购申请，填写《借款单》及《采

购申请单》，并附上采购合同。预算内已审批的采购支出发生时直接由中心主

任签字，经批准后财务在付款期限内直接支付给供应商；固定资产采购不允

许员工自己支付后报销；预算外的采购支出必须由总部授权人批准后，方可

执行。

3、询价制度：客服（或行政）部门收到已批准的《采购申请单》，询价（至

少两家供应商比价）后签订采购合同；

4、验收制度：客服（或行政）部门负责验收固定资产并填写《入库登记表》,

财务登记《固定资产实物台账》并贴标签；

5、报销制度：客服（或行政）部门报销时，需填写《费用报销单》，同时附

上发票、购物清单及原《采购申请单》，粘贴在《报销单据粘帖单》，冲销原

借款单。

6、领用制度：申请部门主管领用本部门所需固定资产并在《出库登记表》上

“领用人”处签字，参照物品管理制度管理固定资产。

三、借款制度

（一）申请时间：

借款金额RMBl,000元以下（含）提前一个工作日提交《借款申请单》给财务;

借款金额RMB1,000元以上提前两个工作日提交《借款申请单》给财务。

（二）审批权限:

借款金额RMB1,000元以下（含）须部门主管及中心主任审批；借款金额

RMB1,000元以上须部门主管、中心主任及总部授权人审批。

（三）申请内容及流程：

1、备用金借款

（1）市场部门可以申请RMB500备用金用于日常市场活动经费，其它部门不

能申请备用金；

（2）市场部门需指定一名员工负责借支、保管、归还备用金；该员工离职

时，需向财务办理还款手续，市场部需重新指定其它员工借支备用金；

（3）申请备用金的员工需填写《借款单》,按照上述借款审批权限获得批准,

在规定的申请时间内提交给财务；

（4）财务支付备用金；

（5）备用金于每年年度终了时需归还结清，下一年度如果需要可以再次申

请；

（6）用备用金支付的各项费用，应按照报销制度及流程及时报销以补足备

用金。

2、采购借款：

（1）预算内已审批的采购借款发生时直接由中心主任签字，预算外的采购

借款必须由总部授权人批准后，方可执行。

（2）申请人需填写《借款单》并附上已批准的《采购申请单》，相关采购合

同，按照上述借款审批权限获得批准，在规定的申请时间内提交给财务；

（3）财务支付备用金；

3、日常费用借款：

（1）申请人需填写《借款申请单》（需要事先批准的费用，如招待费，需附

上已批准的证明），按照上述借款审批权限获得批准，在规定的申请时间

内提交给财务；

（2）财务支付备用金；

4、其它借款：需总部授权人特别批准.

（四）还款时间及其它规定

1、借款人应在借款费用事项发生之后一个星期内按照报销制度却程序提交

报销归还借款；

2、上月借款无故不归还，中心有权利在本月工资中扣除；

3、借款申请人与收款人及还款人应为同一人；

4、所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则。

四、报销及费用支付制度：

（一）报销及费用审批、支付流程：预算内己审批的报销费用直接由中心主任签字

报销；预算外的未审批的报销必须由总部授权人审批后，方可报绡。

（二）报销及费用支付要求：

1、报销人购买物品或者支出费用时，必须要求对方提供其真实物品或真实费

用支出的合法有效的发票，对于提供虚假发票或无发票的支出不予报销；无

税务部门或财政部门印章的收款收据、白条一概不予报销

2、报销人提供的发票要具备以下内容，不符合其中任何一项均不能报销，要

及时返回原单位重新开具；如以后月份审计人员认为此票据不能报销的，报

销人有将此发票重新开具的义务：

（1）发票抬头名称必须是公司名称，不允许有任何涂改。抬头是“个人”

的发票不允许报销。

（2）当月申请付款的业务，请及时开具发票。一般情况发票日期不得跨月。

（3）大小写金额必须一致，不能涂改；

（4）开具的金额大于实际发生的金额，以实际发生的金额入账；

（5）开具的发票必须加盖收款单位的发票专用章。

（6）每年2月份开始不允许报销日期为上一年度的发票。

3、费用报销人与领款人应为同一人。报销费用应当按照费用性质归类汇总，

分别填列在单据上，并在发票上注明具体用途。

4、支付给外单位人员的劳务费，应取得收款人的真实姓名及合法的身份证

号，应由外单位人员签字收款；

5、中心应减少直接支付现金，超过RMB1,000元的采购必须支付支票或汇款;

6、采购物品的报销或是支付除发票、合同外必须附上《采购申请单》；

7、有借款的报销需先还清借款，余额报销给申请人。

8、申请单中所填写“用途”必须与所附发票一致。若无发票，请毙供办公用

品、交通费（餐费发票不得使用）等发票代替，并用“便签纸”注明原因，

由财务做好备查记录。

（二）费用支出标准

1、交通费

（1）中心员工因本人未完成工作而加班，如没有加班审批许可，属于个人

行为，公司不予报销；

（2）中心员工加班超过22:30之后，经中心主任批准后打车回家的车费可

以报销；

（3）中心员工外出办事，到总部开会，只报销公交车费。如果携带大型物

品，经中心主任批准后可以报销打车费；

（4）随客户取款缴费，因携带现金，经中心主任批准后可以报销打车费；

（5）遇到恶劣天气必须外出办事，经中心主任批准后可以报销打车费；

以上报销公交车费后必须有发票及《外出车费明细单》。

2、招待费

中心发生业务招待费，无论金额多少，必须提前以书面形式告知总部

授权人，经审批后方可实施，临时情况需补交申请单，无总部授权人批准申请单中

心不予报销任何形式招待费。

3、电费

中心为商业用电，电费计量高出居民用电儿倍，用电无节制既造成中

心资源浪费，也造成社会资源浪费，希望中心各员工人人树立节约的意识，遇“长

明灯”“长明电”应及时关闭，努力打造“节约型”团队！

（1）各办公室及教室无人时要做到人走灯灭；

（2）各办公室及教室空调有人时需调制常温温度，无人时需及时关闭；

（3）各教室的各个插座接线板在上完课以后，出于对幼儿安全的考虑，

必须及时关闭；各办公室在下班后将插座接线板关闭；

（4）教室（包括DEMO教室）由于教学老师使用较多，灯、空调、插座

接线板的关闭仝部由教学部负责，教学部主管按照教室的使用情况

进行教室划分，并将划分情况告知财务备查；顾问部使用教室也要

协助教室及时关闭；

（5）各办公室灯、空调、插座接线板的关闭由各部门主管负责；

（6）每天工作结束后由前台负责再次检查；

（6）以上用电使用制度，如有违反会根据情节严重给予处罚。

五、工资制度

（一）工资核算及发放流程

（二）每月由中心财务人员根据总部已审核的工资表，填写《支出单》发放工资。

（三）工资预支

原则上严格禁止个人预支工资，特殊情况需要预支，需由中心主任做担

保签字并由总部授权人批准后方可预支。本人最高预支额为本人基本工资的一半。

六、差旅费报销制度:

一、各直营中心参照总部标准:

费用项目各中心全体员工

交通火车

住宿快捷酒店房价标准（如家、7天、汉庭、速8、锦江之

星、格林豪泰、百时.或参照以上快捷酒店价格标准）

市内交通费及

按发票据实报销（不能超出100元/天的标准）

餐费

商务宴请须经中心主任审批

礼品须经中心主任审批

注意事项：

1.出差人员应合理节省开支，住宿时可以同住的，必须同住。

2.住宿天数不得超过出差天数减一。

3.交通及餐费需提供相应发票。

4.出差期间发生因私费用不予报销。

二、个人因工作原因发生的交通费用

员工外出办事应采用公共交通工具，乘车时保留公交和地铁车票，据实报销。

如遇到以下情况，经部门主管批准可以乘坐出租车，乘车人须保留出租车票，据实

报销，报销时需在单据上注明用车时间及事由（必须与报销票据相符）。

1、员工外出办事，携带大型物品，经主管领导批准可以乘坐出租车。

2、员工外出办事，携带大量现金或贵重物品，经主管领导批准可以乘坐

出租车。

3、员工外出办事，时间紧急，经主管领导批准可以乘坐出租车。

4、员工外出办事，陪同重要客户或人员，经主管领导批准可以乘坐出租

车。

5、遇到恶劣天气外出办事，经主管领导批准可以乘坐出租车。

6、其他特殊情况外出办事，经主管领导批准可以乘坐出租车。

七、实物管理制度

（一）固定资产管理制度

1、负责部门：客服部、财务部；所有固定资产由客服部进行实物管理，中心财

务人员负责核算与监查。客服部与财务部每半年盘点一次并编制盘点报告提交中心

主任及总裁；

2、购置的固定资产，一律登记固定资产台帐，建立固定资产登记卡；

3、购入的资产应及时粘贴标签。每台资产标签上应列明：部门、使用人、使用

时间。如有任何事项的变更要依次粘贴新的标签，以保证固定资产使用的连续性,

明确责任；

4、财务应执行严格的领用登记制度，注明领用原因、时间。固定资产调换前应

填制《资产转移单》并及时通知财务，以便做到信息的及时更新。如未通知财务,

在盘点固定资产时，发现资产的毁损，由最近一次签字人员负责承担相应的损失;

5、员工因工作需要领取的固定资产，应合理使用，妥善保管。若因没有妥善保

管而丢失或损坏的，责任人要按固定资产净值进行赔偿。（固定资产本月购置还

未提折旧的，要按固定资产购置价赔偿）；

6、固定资产报废报损：对于已到使用年限或虽未到使用年限但因丢失、毁损等

原因需要报废、报损的固定资产，应由使用部门详细填列报废、报损固定资产的

有关情况及原因，有过失人还应列明过失人责任，行政部应确认有无保险赔偿情

况，经所在部门负责人签署意见后上报做进一步处理。

（二）仓库管理制度

1、负责部门：客服、财务人员

2、保管人员对外购的物品应做好物品验收入库、出库工作，按照发票或送货

明细填写入库单，领用时填写《出库登记表》；做好出、入库登记；

3、保管人员对所保管的物品应按照类别分批堆放，以便月底盘查，单位价值

较大还应做好相应的安全措施；

4、保管人员要保持仓库整洁干燥，使物品无积压，不浪费，不重复，物廉价

美，勤俭节约；

5、保管人员每月对仓库库存物品实地盘点，编制物品盘存报告。

（三）办公用品及食品由客服人员保管。

（四）总部采购的物品等由财务人员专门保管及登记备案。

（五）物品保管部门及物品使用人，对物品丢失损坏负全部责任，应照价赔偿。

九、签章使用及管理制度

1、各种签章由专人保管一概不予外借，纸质文件如需加盖章，必须到财务室填

写申请，由总部授权人批准；

2、外出办事需要单位营业执照，税务登记证等复印件，申请程序同公章申请程

序；

3、外出办事需要携带公章，必须到财务室填写中请，由总部授权人批准后可以

办理，并需于借用当日归还（公章外借不过夜）；

4、员工暂时保管公章期间，只能针对申请事项使用公章，其他人员需要加盖公

章，必须经总总部授权人批准方能办理。

卜、报表提交制度：

1、客服主管：员工每月考勤表，每周客源表、每月物品收支结存汇总表

2、顾问部主管：每月第一周提供下月销售计划表

3、教学部主管：每月初第一周提供本部门教室上课记录表。

美孚各中心付款、报销审批流程

各中心付款审批流程图:

1、预算内的审批流程:

各中心财务：提交下月预算表

（每月最后一周的第一工作日）

总部财务部（审核）

总部授权人（审批）

员工填写相关《申请单》在经手

人（或申请人）处签字并粕帖好原

始单据（发票、《采购申请单》等）

及携带相关合同文件

部门主管（审核后签字）

中心财务人员审核并签字：

①《申请单》的填写内容、金额（大小写）

等是否正确。

②各项签字是否齐全。

③所粘帖发票及相关票据是否真实、有

效。

④粘帖发票是否按照正规手续粘贴。

⑤《申请单》用途、金额等内容是否与合

司及相关文件一致。

⑥其他。

（以上任意一条内容不符合，都需重新退

回《申请单》）

中心上任（审核签字并发放）

总部授权人签字

（每月第二周及第四周）

2、预算外的审批流程:

中心财务人员：提交申请预算表

（预算外支出）

总部授权人（审孙匕）

员工填写相关《申请单》在经手人（或

申请人）处签字并粘帖好原始单据（发票、

《采购申请单》等）及携带相关合同文件

部门主管（审核后签字）

中心财务人员审核并签字：

①《申请单》的填写内容、金额（大

小写）等是否正确。

②各项签字是否齐全。

③所粘帖发票及相关票据是否真实、

有效。

④粘帖发票是否按照正规手续粘贴。

⑤《申请单》用途、金额等内容是否

与合同及相关文件一致。

⑥其他。

（以上任意一条内容不符合，都需重新

退回《申请单》）

中心主任（审核签字并发放）

总部授权人签字

（每月第二周及第四周）

各中心申请单填写制度

一、付款及报销申请单填写种类:

业务申请单种类填写人申请单附件备注

用途相符的发票及房租、工资、保险等支出

1、公司口常办公支出《支出单》经办人

清单

《支出单》或《费包括固定资产、低值易耗品、

2、采购支出用报销单》、经办人用途相符的发票办公用品、食品等

《采购申请单》

《入库单》包括固定资产、低值易耗品

3、采购入库、出库经办人/

《山阵登记表》（包括总部采购及其他〉

4、员工借款（本市）《借款单》经办人用途相符的发票/

出差人在《出差申请单》需

《借款单》

5、员工出差出差人用途相符的发票标注出差地点、天数、事宜

《出差申请单》

等

《费用报销单》用途相符的发票（涉及借款业务付款或退款，

6、员工报销支出报销人

或《差旅费报销单》需给报销人开具收据）

《会员申请表》顾问//

、收取学费、定金

7中心财务人

《收款单》相关收据、申请表等/

员

《支出单》

原收据、原《会员申

8、定金、学费退款《退款申请单》顾问定金只填《支出单》