用印管理制度

用印管理制度1.前言为规范企业日常工作流程，保障信息安全和文档管理的合规性，订立本《用印管理制度》（以下简称“本制度”）。本制度适用于企业全部部门和员工，并对用印行为进行明确管理，提高用印效率，减少用印风险。2.定义2.1用印用印是教唆用印章或其他可证明企业身份的物品对文件、合同、证明料子等进行标识、验证、认可和确立的行为。2.2印章印章是指由企业特别制作，代表企业身份和授权的印刷物品。包含公章、法定代表人私章、财务专用章、合同章等。2.3用印人员用印人员是指企业授权的具有相应职务和权限的员工，可以代表企业进行文件用印的人员。3.用印流程3.1用印申请任何部门或员工在需要使用印章进行文件用印时，应依照规定的用印事项填写《用印申请单》，并注明具体用途、用印数量、印章种类、用印文件等必需信息。申请人应依据用印情况选择相应的印章种类。3.2用印审批3.2.1用印申请单提交后，需经相关部门负责人审批确认，确保用印申请符合相关政策和规定。3.2.2对于特殊情况或紧要文件的用印申请，应提交给高级管理层审批，确保用印决策的合理性和风险有限。3.3用印操作3.3.1审批通过的用印申请，由申请人将相关文件带至授权人员面前，并在授权人员的见证下进行用印操作。3.3.2用印人员应认真核对文件内容与申请单信息的全都性，确认无误后，将印章依照相应规定对文件进行盖章。3.3.3用印人员应妥当保管使用的印章，并确保仅在规定情况下使用，禁止将印章交付给未经授权的人员使用。3.4用印登记与归档3.4.1完成用印操作后，用印人员应填写《用印登记表》，包含用印日期、印章种类、用印目的、用印人员、文件数量等信息，并由用印人员和授权人员签字确认。3.4.2用印文件应依照文件管理规定进行归档，并保存相应的备份和电子文档，以备日后的审计和查阅。4.用印管理责任4.1部门负责人4.1.1部门负责人应指定专职人员负责用印管理工作，确保用印流程规范、透亮。4.1.2部门负责人对本部门用印工作的合规性和风险承当相应责任，需定期进行用印情况的检查和评估，及时发现问题并进行整改。4.2用印人员4.2.1用印人员必需具备相应的岗位资质和权限，严格依照用印流程操作，确保用印的规范性和有效性。4.2.2用印人员需妥当保管和使用印章，严禁私自外借、转让或滥用印章。4.2.3用印人员应及时填写用印登记表，并妥当保管用印文件，确保文件的安全和完整，搭配归档管理工作。4.3监督部门监督部门负责对各部门的用印管理进行监督和引导，及时发现问题，并提出整改要求。监督部门可定期抽查和审计用印流程和用印文件，确保用印管理的有效性和合规性。5.惩罚与矫正5.1违反用印规定的行为5.1.1对于未经审批使用印章、乱用印章或超出权限进行用印的行为，将视情节轻重，依照企业相关纪律和行为准则进行惩罚，包含但不限于口头警告、书面警告、扣减绩效、降职等。5.1.2对于有意伪造、窜改用印文件或印章，进行违法犯罪行为的，将移交司法机关处理，并承当相应法律责任。5.2整改要求5.2.1对于违反用印管理制度的行为，监督部门或管理层将提出整改要求，并设定整改期限。5.2.2未定时整改或整改后再次发生同类问题的，将依照企业相关纪律和行为准则进行惩罚。6.附则6.1本制度的解释权和修订权归企业管理层全部。6.2本制度自发布之日起生效，废止以前相关规章制度的相关规定。6.3如本制度与其他规章制度存在冲突，以本制度为准。6.4本制度未尽事宜，可由企业管理层依据实际情况进行增补和修改。以上为《用印管理制度》的编写内容，旨在规范企业