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文档简介

离职人员信息处理制度1.定义本制度是为了保障离职人员的个人信息安全，合理处理离职人员信息，在企业生产管理中的实际要求下，规范离职人员信息的手记、存储、使用和销毁等相关流程，并明确相关责任人。2.适用范围本制度适用于公司内全部离职人员的信息处理工作。3.离职人员信息手记3.1人力资源部门职责人力资源部门负责收集、记录和存储离职人员的信息并建立离职人员档案。离职人员信息包含但不限于以下内容：姓名身份证号码联系方式（电话、邮件等）担负的职位和职责离职原因最终工作日期工作表现评价任职期间涉及到的机密信息、知识产权等3.2离职人员搭配离职人员应搭配人力资源部门的工作，供应真实、准确、完整的个人信息，如有更改应及时通知人力资源部门。3.3离职交接离职人员在离职之前应与接任者进行工作交接。交接过程中，离职人员应将相关工作内容、文件、资料如实和完整地交接给接任者，并帮助填写交接报告。4.离职人员信息存储和保密4.1信息存储离职人员的信息将存储在公司的信息系统中，采取严格的访问掌控和加密措施，确保信息的安全性和保密性。4.2信息保密全部企业员工都必需遵守信息保密制度，离职人员的信息仅在必需的情况下，由授权人员进行访问和使用，禁止泄露、传播或擅自使用离职人员的信息。5.离职人员信息的使用5.1内部使用离职人员的信息仅限于用于内部管理和相关业务需要，在使用离职人员的信息时，必需遵守相关法律法规，不得超出必需的范围。5.2外部披露离职人员的信息在未经离职人员明确授权的情况下，禁止向外部披露。如有需要，必需经过严格审批程序，并由授权人员进行批准后方可披露。6.离职人员信息销毁6.1销毁时机离职人员的信息在满足存储、备份和使用需求之后，应及时销毁。销毁时机一般为离职人员离职满5年后。6.2销毁方式离职人员的信息应采用安全、可靠的方式进行销毁，包含但不限于以下方式：电子信息：通过数据清除软件进行彻底擦除；纸质信息：通过机密文件碎纸机进行碎纸处理；其他存储媒介：采用专业的设备进行物理破坏。6.3销毁记录离职人员信息销毁后，应做好相关销毁记录，并保存备份。7.违规处理7.1违规行为离职人员信息处理中的违规行为包含但不限于以下行为：未经授权擅自访问、使用离职人员的信息；泄露、传播离职人员的信息给未经授权的人员或机构；未按要求进行离职交接，导致信息泄露或遗失。7.2处理措施对于违反离职人员信息处理制度的行为，将依据公司相关制度进行处理，包含但不限于以下措施：违规人员的违规行为将被记录在案；依据实际情况，可采取警告、记过、降职、解雇等相应的纪律处分；如造成损失，将依法追究相应的法律责任。8.相关责任人8.1人力资源部门人力资源部门负责离职人员信息的手记、存储和处理工作，并负责监督和管理相关人员的行为。8.2相关部门负责人相关部门负责人应确保本部门员工严格遵守离职人员信息处理制度，并对本部门员工的相关行为负责。8.3全体员工全体员工应严格遵守离职人员信息处理制度，保护离职人员的个人信息安全。9.附则本制度自发布之日起生效，

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