大型活动策划与管理第四章 大型活动策划

第四章大型活动筹划本章系统介绍了活动筹划的含义、根本原那么以及活动筹划的关键环节。一、活动筹划的涵义活动筹划是指活动主办方依据活动举办的目标而对整个活动的主题、环节、创意等内容进行精心设计的行为过程，旨在保证活动的顺利进行、提高活动的效益、满足活动各利益相关者的需求。活动筹划就是要保障活动在预算、资源、时间、目标等限制范围内得以顺利进行，并最大程度地实现其传播效果。二、大型活动筹划的根本原那么活动筹划要答复为谁筹划、活动目标是什么、拥有哪些资源、如何突出特色等根本问题。要权衡活动目标、创新意识与可行性的关系。首先，活动筹划要具有目的性。其次，活动筹划要具有可行性。第三，活动筹划要具有创新性。效益性原那么、标准性原那么。。。。。。目的性原那么CASE高端客户答谢活动的主要目标：1、加强与客户之间的联系沟通，表达以客户为中心的效劳宗旨；2、提高主办方的知名度和社会影响力，树立了良好的公众形象，在高端客户群中形成良好口碑。三、大型活动筹划的关键环节调研与立项明确方向目标、构思活动形式和主题、拟定调研方案、收集相关信息、得出结论、撰写调研报告、可行性研究、撰写立项筹划书、完成报批手续。运作与实施设立组织机构、制定工作方案、细分任务、安排进度、管理和监控活动过程、编制预算、筹集和整合资源、制定营销方案、确定媒体策略、现场效劳管理、组织配套效劳、发布对外宣传、制定应急预案。总结与评估主要总结提纲、评估指标体系、数据收集渠道、评估执行单位、后续效劳方案、媒体衔接联系、活动结果宣传、内部效益评价。〔一〕活动主办方的目标分析活动的主办方是谁？主办方品牌的定位是什么？它的文化和内涵如何描述？主办方举办此次活动的主要诉求是什么，背景是什么？主办方希望通过这个活动到达什么样的目标？是为了文化交流、合作、营销、树立品牌形象、公益还是其他目标。案例：澳大利亚玛乐尼稻草人狂欢节案例：吉拉赖布尔体育节〔二〕活动参与者的需求调查活动的主要目标群体是谁？次要目标群体是谁？他们为什么要参与这个活动？他们的期待、需求、兴趣、习惯、喜好是什么？他们最容易接受什么信息？〔三〕活动的可行性研究这个活动的社会需求和社会环境因素怎样？主办方所提出的活动设想是否能获得目标市场群体足够的支持？是否能吸引群众？否能获得媒体支持？活动能否获得有关部门的批准？时间上是否来得及？是否能在既定日期以力所能及的价格获得活动场地？为什么选择这9首曲目？这9首名曲既凸显中国元素，又在世界范围内认知度高，能表达人类共通的感受。事例3.节目最后燃放烟花的最初设想是无人机载着烟花在空中燃放出“G20〞字样，但因信号干扰最终放弃。〔四〕活动主题确实定主题应紧扣目的，并能调动参与者的触觉、嗅觉、味觉、视觉和听觉。主题应与客人的需要保持一致，贯穿于活动始终。识别和突出主题：为此，许多活开工程的入场券、节目单、制服、装饰、广告海报和相关产品都采取同一色调。主题的选择是无穷尽的，需要拓宽思路。专享活动正在逐渐成为创造令人难忘的客户体验的绝佳选择，比方邀请各界名人助阵的营销活动。名人之旅可以教育、时尚、品酒、赛车、网球、高尔夫等各种元素为主题，或是上述所有元素的融合。房地产公司可能会精选一批有意购房的客户，邀请他们参加有名人参与的活动，如名厨相伴的意大利之旅，在采购蔬菜、集体准备晚餐的过程中有名厨相伴，让客人学到健康膳食的制作方法。CASE专享活动活动气氛庄严肃穆、轻松愉快、温馨感人。对于特大活动而言，活动气氛的塑造会触及整个城市，需要进行城市环境整治，以净化、绿化、硬化、亮化、美化、畅通、有序、整洁为标准，努力营造文明、卫生、和谐、舒适、生态的人居环境，提升城市品位，树立良好的城市形象。〔七〕活动的财务方案和资金额度财务方案包括测定本钱、制定预算、确定资金来源、现金流和会计安排。财务考虑要有整体观，初始的财务预测很容易失去控制。如果某些经营理念缺乏财政上的操作性，就应在早期加以制止。〔七〕活动的财务方案和资金额度资金额度“以最少的钱，做最出彩的事情！〞公司要参加一个商贸会，究竟该以何种身份介入？参展方？参观者？筹办者？某公司打算举办员工奖励活动，去外地度假七天，在预算中，机票占去了大局部费用。那么如何在有限的预算内搞好活动呢？〔八〕活开工程举办的时机和时间管理活开工程的时机选择应考虑天气、季节、每周中的日期、每天的时间段、持续时间等具体因素。活开工程举办时机的选择看似简单，但令人惊讶的是众多活动都选在不合时宜的日子来举办。对大型活动而言，未雨绸缪是制胜先机。〔九〕活动场地的选择1、活动场地的类型常规地点：本身即为大型活动而兴建，具有用于活动的专属性，如：会展中心、展览场馆、酒店。常规地点被稍加装饰就能满足活动主题的需求；特殊地点：其本身的功能并不是单纯为了举办活动提供场所，但是其也可以用于举办活动，如：废旧建筑地、停车场、隧道、娱乐公园、果园、水族馆。特殊地点需要灯光、音响、餐饮、天气等方面的特殊安排。常规地点的优点是具有比较高的稳定性、本钱低、风险小，其缺点是形式单一，较难创新。特殊地点的优点是更富新意，更能够创造出独特的气氛和体验，弥补常规地点的缺乏，增加活动场地的选择时机，但特殊地点也有缺乏，其风险较大，本钱不可小觑。室内场地：会议中心、酒店、俱乐部等；室外场地：草坪、广场、公园等。室内场地的选择主要考虑：场地的容纳人数、使用面积、动力的提供、收费标准、会场层高、场地价格、效劳收费、餐饮〔茶歇、茶点、鸡尾酒会、中西式自助餐、食品样式〕价格、摆台形式、贵宾间硬件提供〔投影仪、麦克风、音响、舞台拼接地块、主席台、桌椅〕、物品提供〔信纸、笔、饮用水、指引水牌、桌卡〕和停车场数量和收费等。室外场地的选择需要考虑：场地根本情况〔是否平整以及现场施工问题〕、场地是否提供电力支持〔还是要自带发电设备〕、场地是否有洗手间等。

2、活动场地选择所应遵循的原那么第一，要考虑选场地实现活动目的的潜力；第二，要考虑待选场地营造的气氛是否契合活动主题；第三，要考虑参与者到达场地的便利性和本钱(大多数嘉宾住哪？会发生哪些交通和食宿费用？)；第四，要考虑活动场地是在室内还是室外〔室外需要帐篷等以防不测天气，安装费时、费〕第五，要考虑待选场其他活动是否会造成干扰；第六，要考虑活动是否同时有好几个场地〔交通花费的时间；迎宾问题〕。第七，要考虑获得场地租用、场地装饰所需的费用及各种附加费用。

3、活动场地选择的过程思考:第一，我们需要一个什么样的场地？〔从活动本身的属性出发〕第二，有哪些可供选择的场地？〔从实际出发〕询价—考察〔siteinspection〕—比较—谈判—签订合同CASE不当的活动地点选择活动场地选择的大胆创新公司筹划庆典活动时如何布置室内外场景？天津夏季达沃斯论坛“文化之夜〞活动的场地选择案例四：不当的活动地点某女士生日聚会，选择举行港湾游艇午餐会。随着活动的展开，一系列问题出现了：下雨了！最有乐趣的游艇顶部甲板不能使用，游艇下层的甲板变得非常拥挤；港湾的水面波动很大，导致有人晕船；小孩子围绕船舷围栏四处跑动，母亲们跟着追，到活动结束时，母亲们看似都要摔出船栏外；水上停留时间太长，有人喝多了，有人那么厌倦了，期盼快点上岸。思考题：1关于如何防止天气问题你有什么建议？2如何使孩子在活动中感觉到乐趣？3如果有客人坐轮椅来又没有上坡道怎么办？4你对于这样一个家庭生日聚会有什么建议？案例五：活动场地选择的大胆创新新奥尔良式野餐被换成新奥尔良爵士乐俱乐部会餐公司预算4500美元为250名客人举办户外午餐活动。预算需要用来支付露营、桌椅、桌布、餐具、食品、酒水、娱乐消遣、小礼物。每个人只有18美元的预算来买单。而单是250名客人露营的费用就远超出预算。新奥尔良主题是公司实现活动目标的核心元素〔公司正推出新奥尔良的奖励方案〕，可创新，包下当地一家爵士乐俱乐部〔爵士乐之冠首推新奥尔良〕，利用该俱乐部自身的设备就可以获得布景、娱乐、佳肴、开放式吧台等一条龙效劳，再加上税费和效劳费也不会超出预算，并能保存活动的核心元素。花费不高的新奥尔良特产果仁糖，可作为送给客人的小礼物。我们从以上案例中可以得到什么启示呢？如果没有将活动从头到尾设想一遍、没有根据客户和活动的根本要求确定活动应包含的重要因素、没有了解经费状况，就匆匆选定活动场地，可能会错过既满足要求又符合预算的绝佳场所。案例六：公司筹划庆典活动时如何布置室内外场景？室外庆典通常在空旷的场所进行，因为空间大包容人数多，可构成气势雄伟场景，方案表现的境地较大。但其凌乱程度远比在室内安排高，因而要通盘思考各种要素的安排。室外方案易受天气、风力、用电的影响，平安性尤为重要，尤其是基地舞台布景受风的冲击最强，嘉宾又首要会合在舞台上，因而舞台必定要设置牢固。另外，还有其他设备的设置也要思考周全，如遮阳避雨的顶棚，演艺人员的换装室，宾客的卫生间、招待休息室等。案例七：天津夏季达沃斯论坛“文化之夜〞活动的场地选择夏季达沃斯文化之夜地点选择：意大利风情街〔2021〕文化广场〔2021〕民园广场〔2021〕天津文化中心〔2021〕天津之夜文化晚宴举行达沃斯陶醉在迷人夜色中2021-09-1609:19来源：北方网

昨晚的意式风情区新意街内，古典与现代交相辉映，欢歌与笑语此起彼伏，参加夏季达沃斯论坛的中外嘉宾在这里欢聚一堂。市长黄兴国、世界经济论坛主席施瓦布在文化晚宴上致辞，市委副书记何立峰出席，副市长任学锋主持。施瓦布在致辞中对天津市给予与会嘉宾的盛情招待表示感谢。他还问台下的嘉宾，天津是不是一座美丽而伟大的城市？你们是不是愿意再次来到天津？嘉宾们以热烈的欢呼给予肯定的答复。

这是一个令人陶醉的夜晚。海河岸边流光溢彩，在音乐与歌声的映衬下，更加显现出迷人的魅力。身着传统盛装的小伙子和姑娘们站列道路两旁，用中国礼仪迎接嘉宾的到来。市规划展览馆的幕墙上，点点灯光宛假设繁星闪烁。主会场的两个大屏幕，不间断播放着展示天津经济社会开展成就的电视短片。整个意式风情区内，处处洋溢着中国风情和天津特色，展示出包容、开放的天津文化神韵。【要点和进一步的思考】1.活动筹划的含义是什么？2.活动筹划的根本原那么是什么？3.如何理解活动筹划的目的性原那么？4.如何理解活动筹划的创新性原那么？5.如何理解活动筹划的可行性原那么？6.活动筹划的关键环节是什么？7.活动主办方在做活动目标分析时，具体要考虑哪些方面？8.不同类型的活动具有不同的具体目标，那么，会议活动、展览活动、答谢活动、筹款活动、奖励活动、社区活动各自的目标是什么？9.活动主办方在做活动参与者的需求调查时，需要做好哪些方面的调查？10.假设想激发和营造活动参与者美好的活动感受和体验，应从哪些方面着手？11.在作活动的可行性分析时，要具体思考哪些问题？12.确定活动主题时，需要注意哪些方面？13.什么是客户专享活动？其有哪些特殊安排？14.如