合同签订管理规定及流程

合同签订管理规定及流程一、制定目的及范围为了规范合同签订管理，提高合同管理的效率，减少法律风险，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门的合同签订工作，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同和合作协议。二、合同签订原则1.合同签订应遵循法律法规，确保合同的合法性和有效性。2.合同内容应明确、具体，避免模糊不清的条款。3.所有合同需经过相应的审批流程，确保各方权益得到保障。4.合同的签署人应具备相应的权限，未经授权的人员不得签署合同。三、合同签订流程1.合同起草1.1需求确认：相关部门根据实际需求，明确合同内容和条款。1.2合同模板选择：根据合同类型选择相应的合同模板，确保符合公司政策和法律要求。1.3内容撰写：起草人员将需求与法律条款结合，撰写合同初稿，确保条款清晰、合理。2.合同审核2.1内部审核：合同初稿完成后，需提交部门负责人审核，确保内容符合部门需求。2.2法律审核：部门负责人审核通过后，合同需提交法务部门进行合法性审核。2.3修改与确认：法务部门提出修改意见后，起草人员需进行相应调整，并再次提交审核，直至合同文本确定无误。3.合同审批3.1审批流程：合同文本确认后，需按照公司规定的审批流程逐级签字，确保每个审批环节都得到重视。3.2审批记录：所有审批环节需做好记录，确保后续查阅时有据可依。4.合同签署4.1签署准备：合同审批通过后，需准备合同签署材料，包括但不限于公司章、签字人的身份证明等。4.2合同签署：由具备签署权的人员进行合同签字，确保合同的有效性。4.3合同盖章：合同签署后，必须加盖公司章，确保合同的正式性。5.合同存档5.1归档要求：所有签署完成的合同需存档，归档资料包括合同正本、审批记录、法律审核意见等。5.2电子存档：建议将合同的电子版保存于公司合同管理系统中，方便查阅与管理。5.3保密措施：合同存档需采取相应的保密措施，确保合同内容不被泄露。6.合同履行与变更6.1履行管理：合同签署后，相关部门需按照合同约定积极履行，确保各项条款得到落实。6.2变更处理：如需对合同进行变更或补充，需按照合同变更流程进行，确保变更的合法性与合规性。6.3争议处理：如出现合同争议，需及时向法务部门报告，并按照公司规定处理。四、合同管理与监督1.合同管理责任：各部门应指定合同管理负责人，负责合同的起草、审核、签署及履行情况的跟踪。2.定期检查：公司可定期对合同履行情况进行检查，确保合同执行的合规性与有效性。3.绩效评估：对于合同履行不力的部门或个人，需进行绩效评估，确保合同管理制度的有效落实。五、合同签署纪律1.签署权限：合同的签署人应根据公司规定的权限进行签署，未经授权的人员不得签署合同。2.信息保密：合同内容应严格保密，未经授权不得向外部透露合同信息。3.责任追究：如因签署不当或合同履行不力导致损失，相关责任人应承担相应责任。六、流程反馈与改进1.反馈机制：各部门应定期对合同签署流程进行反馈，提出改进建议。2.流程优化：根据反馈情况，适时对合同签署流程进行优化，提高工作效率。3.培训与宣传：定期对员工进行合同管理培训，提高员工对合同管理重要性的认识，确保合同管理规定的有效执行。通过以上制度与流程的制定与实施