档案信息化建设投标方案

档案信息化建设投标方案目录TOC\o"1-3"\h\u12353第一章项目整体服务方案 912554第一节项目整体服务需求 918912一、项目概况 92686二、技术标准与要求 920783第二节项目整体服务设想 139645一、项目整体要求 1310226二、方案设计原则 1830096三、项目整体实施策划 2021601四、项目进度计划 2121023五、项目难点分析及解决方案 3230403第二章项目组织机构及人员配备 3710730第一节项目组织机构设置 3732045一、组织机构设置原则 373440二、项目组织机构 403569三、项目架构图 4219011第二节人员配置计划 429914一、人员配置原则 4215421二、人员配置的方法 447539三、拟配置人员情况 4527972四、项目人员履历表 4622882五、岗位职责 488323第三节人员管理及人员培训 503617一、人员人事管理 503061二、人员培训管理 8220315第三章项目拟投入设备 9223476第一节项目硬件配置标准 9219319一、工作站配置 9213430二、扫描仪配置 9211415三、服务器和存储设备配置 9323190第二节高端扫描设备 9321743一、高速批量扫描仪 9328136二、平板扫描仪 991565三、彩色图纸扫描仪 10025227第三节项目主要硬件列表 10113001第四章项目管理制度 10521352第一节公司内部管理制度 10514258一、经营管理制度 1052516二、财务管理制度 10925119三、物资管理制度 11018968第二节常规管理制度 11326834一、文档管理制度 11319744二、公章管理制度 11920847三、项目协调制度 1216343四、办公用品使用制度 12220003第三节人员管理制度 12613143一、员工管理制度 12615766二、员工聘用制度 13921558三、劳动合同管理制度 1411906四、员工考勤管理制度 146730五、员工教育培训制度 1518699六、人事考核管理制度 15824185七、员工奖惩制度 16412687八、员工礼仪守则 16823564第四节项目实施管理制度 17330986一、工作区域管理 17319038二、实际操作管理 17423825三、通讯及存储设备管理 17424804四、工作日志管理 1745527五、出入证使用管理 1746955六、请销假制度管理 17513014七、项目设备管理制度 17530804八、档案实物管理制度 17612619九、档案库房管理制度 1777486十、档案统计制度 17815185十一、档案交接管理 1792054十二、原档案保护措施 1791806十三、档案安全存放 1793247十四、操作安全管理 1797434十五、防火安全管理 17919443第五章档案管理信息系统建设 1805181第一节电子文件归档系统建设 1807548一、系统建设的主要技术知识 18030682二、系统建设的条件与准备 18328960三、系统建设的思路与方法 18627680四、系统建设的任务和要点 1901753五、系统的运行与维护 2174850第二节信息化加工系统建设 2177048一、应用系统平台 21730225二、档案加工系统 22111296第六章项目实施方案 2322134第一节档案整理 23222241一、档案交接 23220456二、档案整理 23819534三、案卷填写 2468280四、装订装盒 2472423第二节档案信息化处理方案 2527058一、档案信息化前拆装整理 25217740二、档案信息化数据处理 2573761三、档案信息化数据存储 26127322四、档案信息化后处理 26618978第三节档案保护技术 27715567一、安全保管工作设施设备 27812238二、胶片、照片及霉变档案的保管 28415538三、磁性载体及光盘载体档案的保护 29920371四、档案有害微生物的预防 30926809五、档案害虫的预防及灭杀 31627803第七章服务质量保证 33525833第一节服务保障措施 33623119一、思想保证措施 33624730二、组织保证措施 33622006三、现场督查保证措施 33627160四、经济保证措施 33627204五、项目激励机制 33710359第二节系统质量管理控制 3395220一、设计符合国家质量抽样检验标准的验收模块 34029951二、验证“问题记录”并发现“问题”点 34024123三、对不合格生产任务的“回滚”机制 34022731四、可配置的抽检比例 3412第八章应急预案 34122677第一节档案室安全应急管理 34227493—、应急预案 3421996二、应急准备 34329887三、应急响应 34425953第二节受灾档案的抢救 34713111一、抢救原则 34722511二、抢救流程 34814025三、抢救方法 3493112四、具体抢救措施 351温馨提示：本方案目录中的内容在word文档内均有详细阐述，如需查阅，请购买后下载。说明一、如招标文件要求“项目整体服务方案”，详情见本方案的第一章；二、如招标文件要求“项目组织机构及人员配备”，详情见本方案的第二章；三、如招标文件要求“项目拟投入设备”，详情见本方案的第三章；四、如招标文件要求“项目管理制度”，详情见本方案的第四章；五、如招标文件要求“档案管理信息系统建设”，详情见本方案的第五章；六、如招标文件要求“项目实施方案”，详情见本方案的第六章；七、如招标文件要求“服务质量保证”，详情见本方案的第七章；八、如招标文件要求“应急预案”，详情见本方案的第八章；编制依据一、项目招标文件、补遗及设计文件等相关资料。二、国家现行技术规范、标准及有关的技术资料、规范、规程及技术标准。三、依照有关主要法律、法规：（一）《中华人民共和国政府采购法》（二）其他法律法规。四、行业规范、标准（以下内容根据招标文件及项目实际情况进行修改）第一章项目整体服务方案第一节项目整体服务需求一、项目概况档案信息化建设；其中设各股室文书档案XX个年度，业务（专门）类档案约X盒，会计档案编页整理约X本，会计档案扫描约X页，档案盒约X个，档案管理软件网络版一套。二、技术标准与要求序号具体技术（参数）要求1质量依据为《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》其他要求、档案服务外包工作规范、档案著录规则、档案分类标引规则等现行技术规范，确保加工的信息化档案信息的真实、完整、可用、保密，符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求。2提档：从档案库提档案，与采购方负责人对接，认真清点、核对出库档案，有效确保档案的完整性、安全性。3拆卷：档案扫描前，对纸质档案进行拆卷，拆除装订不能损害档案原件。拆卷时首先去掉金属物，不允许裁切档案纸张，拆卷时遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装的档案，应采用不拆卷扫描设备（零边距扫描仪）的方式进行扫描。4著录：机读目录录入：按照《纸质档案著录规则》要求。对现有目录数据按照要求核对、规范目录内容。5规范档案中的目录内容。如有错误或不规范的题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。6扫描前，应对档案页号进行清点，页号不正确的要重新编制页号。7应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受人为损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订的档案拆除装订后需恢复原貌。已装订成书的档案不得进行拆分扫描。8破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。9褶皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。10乙方扫描文件时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落文件资料，严禁未经允许将档案资料带离现场。档案资料扫描结束后必须核对该档案资料中的扫描文件页数是否与档案资料的原件一致。如果出现因档案原件字迹退化不清而导致扫描不清的，乙方在退还档案时应加以说明。11超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，幅面大且材质差的档案也可采用分幅扫描后进行图像拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。12页面为黑白两色，字迹清晰的、不带插图的档案，可采用黑白二值模式；页面为黑白两色，清晰度较差或者带有插图的档案，可采用灰度模式；页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。13扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密级、清晰度差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。14对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭曲、版面无暗影、无干扰信息，图像处理包括旋转、纠偏、裁边、去污点等，其中去污处理是指去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点等痕迹。15图像储存格式JPG或PDF或TIFF（压缩）格式，应以档号命名16档案信息化过程中形成的图像数据库，与目录数据库进行挂接，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等，确保图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性。通过项目领导小组验收确认合格后，中标方把扫描件备份在移动介质中的电子化成果移交甲方，移动介质由甲方提供。17过程管理：在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在信息化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；必须严格遵守采购人的相关档案管理制度，必须保守采购人档案的秘密，不得向任何其它公司或人员泄露档案信息。18安全要求：中标人及其工作人员不得遗失、涂改、损坏档案，须自备工作服，工作人员所携挂包、钱包、手机等个人物品应放在指定位置，不得带入工作区域，不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备、移动存储介质和手提电脑等；对数据分批进行移交验收时，工作站上的数据必须在采购方的信息化管理人员的现场监督下销毁。19档案盒：尺寸：3CM，符合国家档案局相关规定。20档案管理软件：中标方应具有国产化网络版扫描加工管理软件，软件具有全套档案信息化加工流程及影像检查等管理功能。第二节项目整体服务设想一、项目整体要求（一）高安全1.要求高安全就是指要在整个档案整理项目实施过程中，对档案资料进行全方面的保护，以确保档案资料的安全。其中主要包括以下几个方面：（1）确保实体档案资料的安全，保证原始纸质资料不丢失、不损坏；（2）确保实体资料内容不泄露；（3）确保加工所得资料影像数据不损坏、不扩散，内容不外泄。2.应对方案贯穿在我司为XX市档案信息化建设项目提供的服务方案中的每一个细小的环节，我们都有严密的管理监督机制确保，我们将高安全作为档案信息化建设服务的基本前提。我们通过以下手段来确保档案资料和影像数据的安全：（1）在档案整理加工场地的布局上充分考虑了如何保障实体档案材料的安全性，我们根据“实体档案材料路径最短原则”，将临时库房和所有有纸操作岗位合理布局，将需要使用实体资料的岗位和纯电脑操作的岗位在布局上隔开，以最大程度保证实体档案的安全；（2）在整个信息化建设中设立档案材料跟踪子系统，确保任何一张纸质档案材料在信息化加工的过程中被哪些人在什么时间接触过都有详细的记录，结合档案材料流转单上档案材料接触者的签名，保证档案材料安全性方面具有可回溯性；（3）设置专职的档案材料交接组以及建立完备交接操作流程，在管理上通过专职管理员和单位单线沟通，通过密封流转箱等方式保障档案流转和交接过程中的安全可靠；（4）制定了多项异常情况处理方法使得发生任何情况第一位保护的是纸质档案材料；（5）在加工场所将安装无盲点摄像头保证任何纸质档案材料的操作都在监控中，将摄像视频结合档案材料跟踪子系统，任何一张档案材料在加工中心的接触人和接触时间可以通过档案材料跟踪子系统调出，并能调阅对该张档案材料所有接触过程的视频。（二）高质量1.要求高质量就是指要在整个档案整理项目实施过程中，要确保档案整理和信息化加工的质量，使其达到XX市档案信息化管理和应用的要求。其中主要包括以下几个方面：（1）确保档案整理的质量，包括：档案分类组卷、页码的编写、目录的打印等，使整理后的档案符合归档管理的要求；（2）确保档案加工的质量，包括：资料影像的质量、索引数据的质量和系统数据挂接的质量，确保可以对加工后的档案进行信息化的应用（如：资料影像的查询等）。2.应对方案我司的档案整理加工服务已通过参加ISO9001—2000的质量体系认证，我们的加工中心在每一个细节上融入了严密的质量控制手段，采用目前国际上主流的全过程质量控制方法，通过对质量造成隐患的人（人员）、机（设备）、料（原材料）、法（工作方法）、环（工作环境）5方面进行有效控制，以预防为主，实现全过程质量控制，在软件系统中配置了符合相关标准的抽检规则，正确率能达到99.99%。具体我们采用了以下手段来确保档案整理和加工的质量：（1）完备的质量控制流程（质量控制子系统）实现了任何一个操作工序都是对前面所有工序的质量检查和复核，最大限度保证了所加工的影像和相关数据的高质量；（2）我们可以对每一页档案材料扫描一次同时提供彩色和黑白两种格式的影像，对于档案材料的特点，有些类型档案材料纸张比较薄，需要加膜处理后扫描，防止扫描对纸质档案材料的损坏，同时按照档案影像质量验收标准，我们将采取“不同类型，不同扫描模式”的方式进行扫描，这样解决了用户对影像质量和查询响应速度（存储量降低）兼备而产生的矛盾；（3）我们把这个项目理解为并不是简单的档案整理、信息化加工，而为客户今后如何更好地使用这些成果提供全面的解决方案；（4）我们对帮助客户信息化加工影像和数据的质量非常看重，不仅提供了检验验收的方案，更是提供了事后发现问题——反馈问题——更正问题的有效处理方案，为产品的任何可能存在的问题提供最好的解决途径；（5）结合档案的实际情况，我们将为该项目配备：普通A3纸张高速扫描、厚纸、黏附纸A3平板扫描仪相结合的完美模式，并针对纸质状况不佳的档案材料配备平板扫描仪，将不同类型扫描仪的优势相互补充，把该项目扫描的影像质量处理到最佳状态；（6）我们作为档案电子档案查询系统的提供商，我们能确保档案信息化后的索引数据和影像能准确顺利地导入电子档案管理系统中，能够保证今后两个系统间无缝连接，使信息化建设的成果充分被利用，不仅如此我们还会将匹配有错误的数据与纸质档案材料进行确认，对于档案材料不全或者可能有误差的数据列表反馈给客户，在信息化的过程中增加了数据导入的检查手段。（三）高效率1.要求所谓高效率，就是通过各种手段来确保档案整理加工的速度，保证档案整理加工队伍的产能，以便可以在要求的时间内完成对所有档案的整理加工。2.应对方案在确保质量的情况下，我司建设了大规模的信息化加工队伍和建立了其他竞争对手无法相比的基于目前最先进高效服务器存储设备架构和自主知识产权信息化工作流的软硬件信息化加工平台，来帮助用户将纸质档案材料以最快的速度进行信息化扫描工作。通过以下手段可以确保我们档案整理加工的效率：（1）我公司具拥有X名熟练的信息化流水线操作员，每天能实现X万张以上纸质档案材料的信息化扫描，具有成熟充分的生产资源储备，能快速组建项目服务队伍，大大缩短了项目团队筹备周期；（2）整个信息化加工流水线使用高效的工作流平台，任何异常情况都有应急处理分支确保整体加工进度；（3）为了保证生产的顺利进行，生产现场所有的设备均采用“N+1”的备份方式，并对损坏机器及时进行修理（所供设备维修时间均低于1周）。注重设备的日常保养，每天都由专人进行设备维护工作。生产现场配备必要的不间断电源、防火等设施。（4）整个信息化加工现场将配备具有XTB在线高速存储能力的设备，近X台高性能服务器以满足X小时不间断信息化加工。二、方案设计原则根据本项目的特点，我们在设计档案信息化建设方案时，我们坚持贯彻了如下的原则：（一）严格的质量控制我们公司的项目管理工作，一直严格遵循ISO9001—2000质量体系标准要求，项目组织架构、项目工作运行机制、生产软件开发编制、工作流程设计，都应用了ISO9001—2000质量体系标准。对ISO9001—2000质量体系标准的执行与落实，是解决方案设计的主线和最高原则。（二）计算机高效管理将质量控制方法、项目管理方案、生产工艺流程、安全方案、质量验收方案与计算机生产系统和管理系统，紧密有机地结合在一起。在软件的开发和配置中，全面体现各个方面、各个层次的管理思想。形成计算机数据化的，而不是人为概念化的综合管理机制。将计算机的管理方式，渗透到各个管理和生产环节。将各类管理理念和方法，集中体现在计算机软件系统中。（三）简单合理的原则在生产软件开发上、硬件设备的选型上和工作任务的设计上，务求使各项操作尽量地简单化。在流动生产中，将人员变动造成的影响，降到最低。使员工经过简单的培训，即能上岗操作。（四）高效率与低成本在设备和耗材的选型上，要选择高配置、耐用性好、可扩展性强、安全高速的优质生产设备，保证生产的高效率、高质量和档案原件的安全性。在各项工作方案的设计和调整中，集中集体的智慧和以往工作经验，寻求最佳的人员组成、设备配置、工序安排，实现高效率的生产，降低生产成本。（五）统一管理与配置以一个工作区域为整体，实现统一的项目管理。在区域内，基于项目试点工作经验，通过灵活、合理的生产设备和人员的调动、拆分与组合，以最优化的配置，适应不同的信息化加工量的需求。使项目得以按计划、循序渐进地进行。（六）安全保密的原则在档案整理和扫描加工方案的设计和实施中，要将保证档案的安全、完整和保密放在首位。通过在扫描现场安装监控设备、使用资料暂存管理等手段，保证档案原件不丢失、不损毁、不混乱、不混淆；保证档案电子化数据不外流、不遗失、不失真、不失效；保证档案内容、双方工作等信息不外传、不泄露。（七）紧密的客户沟通在整个项目中我们将与客户保持紧密沟通，通过各个层面的交流和对话，形成共识，解决问题。（八）优秀的管理团队项目经理和生产主管的个人素质和能力，是项目成败的关键因素之一。通过上岗竞争，选择在以往工作中，有良好表现，有强烈责任感和事业心，具备管理工作能力和经验的管理人员，担当此类工作。（九）完全的项目响应在所有工作方案的设计中，完全响应项目所提出的各项需求和要求。以我公司“满足顾客的需求、完善对顾客的服务、实现对顾客的承诺、超越顾客的期望”的方针为一切工作的指导思想。三、项目整体实施策划（一）项目实施总体思路实现档案信息管理项目档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有X年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现边整理边鉴定，保护好纸质档案原件；其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全；再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。（二）项目实施服务原则按照要求，档案信息管理项目工作需遵循如下原则：1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系；2.依照档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系；3.结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用；4.充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。（三）项目依据及参考标准1.档案管理主要法律法规《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》2.业务标准与技术规范《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。四、项目进度计划（一）总体工期计划为保障档案信息化建设服务项目能够如期按照X个月（稍提前完成），我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。项目总体周期按X个月，每个月按X个工作日计算，完成本项目所有工作日为：X天。本项目时间工作时间按X天核算，详细工期计划安排如下：项目阶段工作描述时间天数时间跨度计划完成数量备注项目准备阶段人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等X天合同签订后X个工作日内X不计工作产出项目试运行阶段档案整理、扫描X天合同签订后第X-X个工作日X万卷每日完成X万卷项目正式运行阶段档案整理、扫描X天合同签订后第X-X个工作日X万卷每日完成X万卷项目收尾阶段档案补充整理、补充扫描X天合同签订后第X-X个工作日0主要内部质检项目验收阶段扫描验收X天合同签订后第X-X个工作日0验收总结（二）项目各阶段工作安排1.项目阶段工作安排表项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建X天项目经理合理调配人员项目成员分工X天项目经理人员的分工协作出安排工作场地软、硬件布置X天项目经理场地布置项目人员专业知识培训X天项目经理知识培训保密培训及保密协议签订X天项目专家签订保密协议项目技术人员调研X天项目专家确定工作范围项目人员食宿安排X天项目经理做好食宿准备项目需求再沟通X天项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻X天项目经理X人项目试运行阶段项目试运行（流程优化）X天项目经理包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。项目正式运行阶段项目正式运行（优化人员配置）X天项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾（质量核查）X天项目经理主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收（交接）X天项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结2.详细项目工作计划及部署为保障项目整个过程的顺利进行，项目各阶段的工作安排我司做了详细的部署和计划，主要由以下几点构成：（1）人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。（2）项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。（3）需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（4）实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及信息化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。（5）实施流程设立：项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作30年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。（6）项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。（7）项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。（8）项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。（9）项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。（三）项目启动1.启动程序实施流程设定实施流程设定签订保密协议制定实施计划实施标准确立项目需求调研（1）签订保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与采购单位签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。（2）项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。（3）实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。（4）实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家（从事档案工作X年以上）对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。（5）制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与客户方进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。2.项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立X天项目经理总公司行政项目成员分工X天项目经理总公司行政工作场地软、硬件布置X天项目经理总公司行政项目人员专业知识培训X天项目经理总公司行政保密培训及保密协议签订X天项目经理总公司行政项目技术人员调研X天项目经理总公司行政项目人员食宿安排X天项目经理总公司行政项目需求再沟通X天项目经理总公司行政项目人员及设备进驻X天项目经理总公司行政注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在X个工作日内完成各项项目进场准备工作。3.项目启动会议（1）召集项目有关人员开会，正式宣布项目正式开始；（2）介绍项目的背景、目标、组织结构；（3）确定项目参与各方的职责和工作范围；（4）规定项目的沟通模式（通常情况/重大事件）；（5）协商项目各方的相关联系方式。（四）项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起X个月。本项目实施进度表中所列时间从合同签订之日算起。项目阶段工作安排详细说明工期项目准备（合同签订后X天内完成人员配备、培训及正式进场工作）人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员准备和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和配合。项目试运行需求详细调研：详细调研客户方对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与客户方负责人进行调研，制定详细的工作计划。实施标准确立：档案整理及信息化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。我方负责所邀请专家的全部费用，完全符合各项标准与要求，确保档案顺利移交。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中的各项问题，此阶段工作量将处于逐步提升工程中。项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。我方负责制度出本项目的工作计划，供客户方审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作量。项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家协助内检并完善。项目收尾阶段的内检工作，进一步确保项目工作的质量。项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各环节监控、质检管理、人员管理和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。项目实施全周期（五）其他保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成实施，我司将从以下几个方面限制风险的发生。1.我公司从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2.我公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。3.我公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效率。4.双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。5.双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的发生。严格按照信息化加工的各项规章制度，对工作人员进行约定。五、项目难点分析及解决方案（一）人员流动风险及解决方案档案信息化服务项目工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳定性成为制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。我公司将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力挽留，了解离职原因，反馈问题。员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经客户方签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其他公物的完全移交；审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性；其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保障项目顺利地成功实施。具体策略如下：1.项目经理AB角制度项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理（项目主管）协助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。2.核心岗位双兼制度除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败，因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻岗位双兼替补制。当某个岗位有员工流动，将从其他小组中选拔补充。3.项目组成员充足略剩原则由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很好地保证和提升项目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。即使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。而且，项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。其选拔机制与前期项目组成员选拔方式相同。并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内容学习与培训。当项目组有员工离职时，及时寻找合适的替补人员进行工作交接。4.采取“定人定岗”的配置原则绝不任意调拨已确定好或者正在实施的工作人员，最大限度确保所实施项目人员的稳定性。如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进行人员补充及培训，保证项目组的人员稳定并向采购方如实汇报情况。（二）设备风险及解决方案我公司专业从事档案整理、信息化扫描加工业务多年，对于项目必须用的设备，有着较为充足的储备，公司配备有专门的设备维护组，不管是购置全新的硬件设备还是使用已有的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。对项目临时出现的设备使用问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配，其他情况可以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。同时我公司设备维护组还配有电脑、打印机、扫描仪等备机一批，项目上正在使用的硬件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更换配件等问题带来的阻工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。（三）项目工期风险及解决方案关于项目的工期采购方都有着严格的时间要求，没有制定好可行的工作计划和进度安排，加上其他各种可能出现的风险因素，就很有可能会导致项目不能在采购方要求的时间内实施完成。我公司在项目组正式进驻前将会先派出项目经理和采购方的相关负责人就项目的详细情况、具体需求等事项进行详细沟通，并向采购方提交详细切实可行的工作计划和工期进度安排。在项目正式开始实施后，在工作过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进度安排不断进行调整和改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度地提高工作效率。确保项目在采购方要求的时间内甚至提前完成实施。如果项目确有工期问题，我司亦可通过从其他项目抽调增加项目人手和设备来保障本项目的工期。（四）项目管理风险及解决方案我公司专业从事档案整理、信息化扫描加工业务多年，对项目管理有培养大量的有着实际项目管理经验的基层管理人员，同时也积累了大量的项目管理工作经验。首先，我司对每个项目都有着岗位责任清晰明确的组织管理架构，从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分，从组织管理、过程管理到绩效管理都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。其次，我司对项目的日常管理也避免了部分的项目管理风险，除加强对项目组工作人员技能培训，项目成员每周需对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。再次，有项目经理统筹安排好各个环节的人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。最后，公司高层着手加强对项目的组织管理，及时掌握项目进度动态和人员动态；加强对项目人员的绩效管理，引入合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性；加强对项目组的过程管理，及时发现问题及时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到最低。（五）泄密风险及解决方案档案涉及采购方的重要信息，一旦泄密后果将不堪设想。因此，所有的档案工作者都有责任对档案及其信息安全保持高度的警惕性。在项目正式开始实施前我公司将组织项目组所有成员进行安全和保密意识培训，在项目正式运行后也要不定期开展安全保密培训，通过反复培训强化项目组所有工作人员的安全保密意识，杜绝意外和泄密事件的发生。在项目实施过程中严格遵守档案加工的各项规章制度，对加工流程的各个环节进行监控，不留死角。同时邀请采购方派出专人进行安全监督，定期展开安全检查。多管齐下确保档案信息的安全，杜绝泄密风险的发生。第二章项目组织机构及人员配备第一节项目组织机构设置一、组织机构设置原则1.目的性的原则项目组织机构设置的根本目的，是为了产生组织功能，实现项目管理的总目标。从这一根本目标出发，就会因目标设事、因事设机构定编制，按编制设岗位定人员，以职责定制度授权力。2.精干高效原则项目组织机构的人员设置，以能实现项目所要求的工作任务为原则，尽量简化机构，做到精干高效。人员配置要从严控制二三线人员，力求一专多能，一人多职。同时还要增加项目管理班子人员的知识含量，着眼于使用和学习锻炼相结合，以提高人员素质。3.管理跨度和分层统一的原则管理跨度亦称管理幅度，是指一个主管人员直接管理的下属人员数量。跨度大，管理人员的接触关系增多，处理人与人之间关系的数量随之增大。跨度（N）与工作接触关系数（c）的关系公式是有名的邱格纳斯公式，是个几何级数，当N=10时，C=5210。故跨度太大时，领导者及下属常会出现应接不暇之烦。组织机构设计时，必须使管理跨度适当。然而跨度大小又与分层多少有关。不难理解，层次多，跨度会小；层次少，跨度会大。这就要根据领导者的能力和项目的大小进行权衡。对项目管理层来说，管理跨度更应尽量少些，以集中精力于项目管理。项目经理在组建组织机构时，必须认真设计切实可行的跨度和层次，画出机构系统图，以便讨论、修正、按设计组建。4.业务系统化管理原则由于项目是一个开放的系统，由众多子系统组成一个大系统，各子系统之间，子系统内部各单位工程之间，不同组织、工种、工序之间，存在着大量结合部，这就要求项目组织也必须是一个完整的组织结构系统，恰当分层和设置部门，以便在结合部上能形成一个相互制约、相互联系的有机整体，防止产生职能分工、权限划分和信息沟通上相互矛盾或重叠。要求在设计组织机构时以业务工作系统化原则作指导，周密考虑层间关系、分层与跨度关系、部门划分、授权范围、人员配备及信息沟通等；使组织机构自身成为一个严密的、封闭的组织系统，能够为完成项目管理总目标而实行合理分工及协作。5.弹性和流动性原则项目建设的单件性、阶段性、露天性和流动性是项目生产活动的主要特点，必然带来生产对象数量、质量和地点的变化，带来资源配置的品种和数量变化。于是要求管理工作和组织机构随之进行调整，以使组织机构适应项目任务的变化。这就是说，要按照弹性和流动性的原则建立组织机构，不能一成不变。要准备调整人员及部门设置，以适应项目任务变动对管理机构流动性的要求。6.项目组织与企业组织一体化原则项目组织是企业组织的有机组成部分，企业是它的母体，归根结底，项目组织是由企业组建的。从管理方面来看，企业是项目管理的外部环境，项目管理的人员全部来自企业，项目管理组织解体后，其人员仍回企业。即使进行组织机构调整，人员也是进出于企业人才市场的。施工项目的组织形式与企业的组织形式有关，不能离开企业的组织形式去谈项目的组织形式。二、项目组织机构在决定一个项目以后，就需要根据这一项目的具体情况，建立项目的管理班子，负责项目的实施、负责项目的费用控制、时间控制和质量控制，按项目的目标去实现项目。项目结束后，项目的管理组织完成自己的任务，也就不复存在。按照组织结构的基本原理和模式，项目的组织结构也可分为线性的项目组织结构、职能的项目组织结构和矩阵的项目结构等若干形式。项目管理组织的结构实质上是决定了项目管理班子实施项目获取所需资源的可能方法与相应的权力，不同的项目组织结构对项目的实施会产生不同的影响。我公司本次项目组织采取矩阵式组织结构，矩阵式组织结构是一种混合形式，它在常规的职能层级结构之上“加载”了一种水平的项目管理结构。根据项目与职能经理相对权力的不同，实践中存在不同种类的矩阵体系，分别有权力明显倾向于职能经理的职能矩阵，权力明显倾向于项目经理的项目矩阵和传统矩阵安排的平衡矩阵。这种组织结构的优点在于：一是和职能式组织结构一样，资源可以在多个项目中共享，可大大减少项目式组织中人员冗余的问题；二是项目是工作的焦点，具有一个正式指定的项目经理会使他对项目给予更强的关注，负责协调和整合不同单位的工作；三是当有多个项目同时进行时，公司可以平衡资源以保证各个项目都能完成其各自的进度、费用及质量要求；四是项目组成员对项目结束后的忧虑减少，他们一方面与项目有很强的联系，另一方面他们对职能部门也有一种“家”的感觉。为确保本项目保质保量地完成，我公司决定以从事项目管理经验丰富的技术骨干为基础，进一步充实力量，组建精干高效的项目部，创一流的管理、一流的质量，确保优质、安全地完成本次项目任务。三、项目架构图第二节人员配置计划一、人员配置原则（一）经济效益原则组织人员配备计划的拟定要以组织需要为依据，以保证经济效益的提高为前提；它既不是盲目地扩大职工队伍，更不是单纯为了解决职工就业，而是为了保证组织效益的提高。（二）任人唯贤原则在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。这是组织不断发展壮大，走向成功的关键。（三）因事择人原则因事择人就是员工的选聘应以职位的空缺和实际工作的需要为出发点，以职位对人员的实际要求为标准，选拔、录用各类人员。（四）量才使用原则量才使用就是根据每个人的能力大小而安排合适的岗位。人的差异是客观存在的，一个人只有处在最能发挥其才能的岗位上，才能干得最好。（五）程序化、规范化原则员工的选拔必须遵循一定的标准和程序。科学合理地确定组织员工的选拔标准和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证。只有严格按照规定的程序和标准办事，才能选聘到真正愿为组织的发展作出贡献的人才。（六）因材起用原则所谓因材起用，是指根据人的能力和素质的不同，去安排不同要求的工作。从组织中人的角度来考虑，只有根据人的特点来安排工作，才能使人的潜能得到最充分地发挥，使人的工作热情得到最大限度地激发。如果学非所用、大材小用或小材大用，不仅会严重影响组织效率，也会造成人力资源计划的失效。（七）用人所长原则所谓用人所长，是指在用人时不能够求全责备，管理者应注重发挥人的长处。在现实中，由于人的知识、能力、个性发展是不平衡的，组织中的工作任务要求又具有多样性，因此，完全意义上的“通才”、“全才”是不存在的，即使存在，组织也不一定非要选择用这种“通才”，而应该选择最适合空缺职位要求的候选人。有效的管理就是要能够发挥人的长处，并使其弱点减少到最小。（八）动态平衡原则处在动态环境中的组织，是不断变革和发展的。组织对其成员的要求也是在不断变动的，当然，工作中人的能力和知识也是在不断地提高和丰富的。因此，人与事的配合需要进行不断地协调平衡。所谓动态平衡，就是要使那些能力发展充分的人，去从事组织中更为重要的工作，同时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整，最终实现人与职位、工作的动态平衡。二、人员配置的方法（一）以员工为标准进行配置按员工岗位测试的每项得分，选择最高分任用，缺点是可能同时多人在该岗位上得分较高，结果仅择一人，另外忽略性格等因素，可能使优秀人才被拒门外。（二）以岗位为标准进行配置从岗位需求，为每个岗位选择最合适的人。此方法组织效率高，但只有在岗位空缺的前提下才可行。（三）以双向选择为标准进行配置就是在岗位和应聘者之间进行必要的调整，以满足各个岗位人员配置的要求。此方法，综合平衡了岗位和员工两个方面的因素，现实可行，能从总体上满足岗位人员配置的要求，效率高。但对岗位而言，可能出现得分最高的员工不能被安排在本岗位上，对员工而言，可能出现不能被安排到其得分最高的岗位上的情况。三、拟配置人员情况（一）拟派项目人员基本情况表序号姓名性别岗位学历职称经验备注12345678（二）管理人员汇总表关键岗位人数项目管理负责人技术负责人作业人员监督人员其他管理人员客服后勤档案管理综合管理（三）拟派工程师配置计划表序号姓名职称证书业绩备注12345四、项目人员履历表（一）拟派项目负责人履历表1.一般情况姓名年龄学历毕业学校专业职务职称拟任何职务参加工作时间2.个人简历时间专业工作经历3.近三年从事相关工作经历及业绩：序号项目名称该项目中任何职12345（附注：后附学历证书、职称证书、身份证等复印件加盖公章；本表可在不改变格式的情况下根据具体需要自行增减。）（二）其他项目人员履历表姓名性别年龄职务职称学历参加工作时间从事负责人年限在建服务期和已完成项目情况合作单位项目名称项目规模开始、完成日期是否在服务期项目质量（附相关人员证书、证件及其他相关证明文件照片或相关复印件等）五、岗位职责序号项目角色项目职责和岗位工作描述1项目负责人对整个项目负责，对项目整体实施过程进行监控，协调管理项目所需资源以及外部关系2项目经理管理整个加工现场的日常事务，安排生产进度、负责质量监督管理及资料暂存岗位；同时，负责与客户相关领导进行协调沟通3技术经理负责项目实施加工平台的设计、规划，监督日常运行过程中的技术动态；同时负责影像数据导库、与档案管理系统挂接工作4软件工程师负责设计、维护项目加工生产软件平台，保证系统运行稳定5硬件工程师负责加工现场设备维护以及设备运行状态监控，并保持与硬件厂商的技术沟通，对故障做出及时响应6工艺管理员负责根据档案资料特点设计和确定具体的档案整理和信息化加工的生产流程和工艺，并根据实际资料和生产情况及时对流程和工艺进行改进或调整7培训工程师负责对各操作组长、品质管理员、操作人员进行档案加工相关的业务、技术和系统操作培训，并负责对相关人员进行培训考核8生产组长各班组组长参与实际操作负责每个操作岗位的工作监督、问题确认协调等工作9品质管理员资料的装订检查、索引正确性检查、影像清晰度检查等质量保证工作，规范各节点操作方法，提高工作效率，为后备人员进行培训10资料交接员负责资料进入加工中心的数量确认，为每卷资料建立唯一标识，负责资料在信息化中心的存放，在加工过程中对每个使用的操作员进行登记11档案整理员对资料进行张数确认，在确认完成后进行拆卷，并按照相关规范对资料进行分类整理12扫描人员将资料扫描进入系统，使用各种适合纸张的扫描仪，A3高速、平板或者A013无纸操作员扫描完成后资料的后续处理，包括页码录入、影像分类、索引信息录入等14档案装订员在扫描完成后对档案重新进行装订15后备人员为不可避免的人员变动的做补充，随时准备待命上岗第三节人员管理及人员培训一、人员人事管理（一）人员人事管理内容1.入职前的教育和动员，让员工认同工作的形式。2.了解员工的工作经历、文化教育等背景并要求其主动学习和融入单位的文化。3.引导员工理解和认识存在的差异，保持良好心态。4.建立完善的管理制度，员工必须严格遵照执行。制订针对员工切实可行的管理制度，根据需要在相应的周期内进行修订，保持制度的合法性和实用性。如《员工手册》、《员工入职须知》等。5.公司成立工会组织，定期开展活动，吸收、培养新成员，在强化员工认同感与归属感的同时，加强员工的组织纪律观念。6.在员工中组织成立工会小组或指定现场负责人，及时收集员工的信息，了解员工的思想动态，做好沟通、协调与反馈工作，充分发挥工会小组长或指定现场负责人在公司、客户、员工之间的桥梁作用。（二）人员管理要点1.帮助员工个人发展（1）公司可根据现有情况对岗位设置进行“分类管理、科学设岗、明确职责和素质”，通过岗位设置开辟员工发展空间。如将现有操作岗细分为核心工种和一般工种，每类工种划分不同的技能等级（初级、中级、高级），对不同的技能等级明确职责和素质要求（如学历、职业技能鉴定等级、本岗工作年限等）。（2）积极引导员工有目标地努力学习，争取竞聘到核心工种，自愿主动参加培训，不断提高技能等级，长期稳定为公司服务。为了帮助员工个人成长，建议企业要有条件地（如核心工种岗位的熟练员工）允许员工参加职业技能鉴定培训和考核，鼓励其考取更高的职业资质。对于长期为公司服务，表现优秀的实干型人才和有特别才干者，能够获得晋职晋级机会，甚至待条件成熟时能有机会转为正式员工。（3）通过上述管理工作的创新，使员工个人发展方向与企业的总体目标融为一体，让更多的人想做事，让想做事的人能做更多的事，主动实现从“要我干”到“我要干”的思想转变。彻底改变员工自觉发展无望，对自身发展前途无信心的担忧。帮助员工成长就是帮助企业自身成长，使员工能够安下身来、沉下心来，与企业融合为一个有机的整体。留住骨干，实现双赢。2.创新管理激励机制（1）“严格考核、落实报酬”。通过划分岗位等级、合理设计工资区间。将现有单纯以工时计算薪酬的办法改变为基本薪酬（工时工资）和奖励薪酬（考核工资）结合的办法。同时要定期监督员工的薪酬福利待遇发放情况，保障分配过程的公平性。以消除员工心理失衡，工作懈怠的现象。（2）建立员工绩效考评制度，明确绩效指标。对工作业绩突出、工作成果显著、无安全质量事故的员工，可在单个项目结束或半年、年终等给予额外的物质奖励。同时要树立先进典型（如评选优秀服务工、服务明星等），给予精神表彰，对有特殊贡献的员工要不吝笔墨、不惜代价地宣传和表彰，使员工都有实现自身价值的自豪感、贡献企业的成就感、得到承认的荣誉感。做到以能力留人、感情留人，既留人，更留心，不断激发员工的工作热情，从而更加努力工作。（3）随着国家加大国企的改革力度，特别是相关法律的实施，就要求对员工的管理也要因时而变，逐步建立起一套切合实际的员工管理文化，达到企业和员工双赢的目的。只有坚持“以人为本”的员工关系管理理念，从观念上逐步淡化员工的思想界限，从制度上逐步打破员工的身份界限，从文化上逐步融合员工的心理界限，创新管理机制，最大限度地挖掘员工的潜能，才能实现企业与员工的和谐共融、凝心聚力，促进企业的长远健康发展。3.加强劳动合同管理（1）依法完善劳动合同各项内容：企业应结合实际，建立合法合理的规章制度，健全劳动合同管理、考勤管理、保险福利、劳动定额、岗位标准与考核、奖惩等规章制度，不仅保障员工享有劳动权利、履行劳动义务，同时也保障企业依法行使管理权。（2）加强员工对签订劳动合同重要性的认识：企业在同员工签订合同之前，可以组织签订合同的员工对所签的劳动合同进行统一学习，让他们真正地了解自己所签合同的各项内容，明白自己相关的权利与义务，以及同企业之间具体的劳动关系，使他们在签订合同前就能认识到劳动合同的重要性。（3）建立各项台账：严格用工管理企业应建立劳动管理台账，劳动合同签订、变更、终止、解除台账；员工培训记录台账：员工考勤统计台账；员工医疗期管理台账；员工年休假台账等，提高劳动合同管理水平，杜绝用工管理不到位和用工管理制度不严等弊病，化解用工风险。（4）开展劳动用工自查自纠：企业在用工时要依法进行自我约束、自我监督，开展自查自纠可以及时纠正错误用工行为，减少企业损失。从用工基本状况、劳动合同订立、工作时间和工资支付、规章制度的制定和完善等方面检查。在自查中发现的问题要及时整改，以免造成更大的损失。（5）通过工会组织帮助合同条例的实施。（6）企业可以将员工纳入工会组织，通过工会的各项权利帮助广大员工维护自身的利益，使他们在工会中感受到集体的温暖和组织的关怀，这样也更加有利于企业在开展工作时得到他们的支持和配合，有助于劳动合同的有效实施。（三）薪酬管理1.薪酬核定依据：本制度制定的依据是根据内、外部劳动力市场状况、地区及行业差异、员工岗位价值及员工职业发展生涯等因素。2.薪酬结构：基本工资＋绩效工资＋地差补贴。（1）基本工资：基本工资是保障员工基本生活的固定收入，按员工实际出勤情况计发。（2）绩效工资：绩效工资是根据员工的工作业绩、能力、态度确定的工资报酬。绩效考核由我司定期按月度进行考核，详见《考核制度》。（3）地差补贴：地差补贴可根据具体地域进行发放。3.工资标准：为充分体现员工在公司的工作经验和劳动贡献积累，坚持最大限度发挥薪酬制度激励约束作用的原则，坚持工资增长与公司经营发展和效益提高相适应的原则。员工工资标准采取考评周期逐步递增的原则，考评期内月度考核平均分超过80分（含），即予以调整到下一考评期薪酬标准；考评期内月度考核平均分低于80分，不予调整薪酬标准；具体标准如下：考评周期基本工资（元/月）绩效工资（元/月）地差补贴试用期（入职X个月）根据地区发放入职X-XX个月4.试用期、假期工资：（1）试用期工资：1）新员工入职，统一实行XX个月的试用期。2）试用期间被证明不符合岗位要求而终止劳动关系的或试用期间员工自己离职的，不得绩效工资。3）试用期员工须经采购单位、项目组共同考核合格，采购单位确认后，方可转正。4）试用期的员工，在工作中表现优秀、业绩突出、能够出色履行岗位职责，经所在部门考核、推荐，经项目负责人同意，采购单位确认后，可申请提前转正。（2）病假期间工资：1）员工门诊就医或住院治疗，经医疗机构建议（须持医院建议休养证明）、经XX项目主管批准后并安排替岗人员后方可休养，休养期间基本工资按照50％扣除，绩效工资、工龄工资全额扣除，全月病假按照XX市最低工资标准的80％发放生活费。2）病假扣款额=（基本工资）÷22×50％×病假天数＋（绩效工资＋工龄工资）÷22×病假天数员工当月病假累计11天（含）以上的，当月不得绩效工资。（3）事假、旷工及各类休假人员工资：1）事假期间，基本工资、绩效工资、工龄工资按事假天数扣除。事假的扣款额=（基本工资＋绩效工资＋工龄工资）÷22×事假天数员工当月事假累计5天（含）以上的，当月不得绩效工资；全月事假不支付工资。2）旷工员工基本工资、工龄工资按照天数扣除，当月不得绩效工资。旷工扣款额=（基本工资＋工龄工资）÷22×旷工天数＋绩效工资全额。3）休年假、法定假、婚假、丧假的员工，基本工资、工龄工资正常计发，绩效工资按休假天数扣除。休假扣款额=绩效工资÷22×休假天数。4）女职工产假期间，公司停发所有工资项目，由社保机构按规定计发生育津贴。个人承担的保险及住房公积金由企业暂时代缴，此部分费用由公司财务部核定后，由生育女职工以现金形式上缴公司财务部门。5）女员工流产，由社保机构按规定计发生育津贴，基本工资、绩效工资、工龄工资按实际休假天数扣款。扣款额=（基本工资＋绩效工资＋工龄工资）÷22×休假天数。（4）病假、事假及各类休假人员，月累计出勤不足12天（含）的，不得绩效工资。（5）请假天数按照日历天数计算，薪酬计发均按照工作日天数计算。5.薪酬调整：公司根据项目执行情况、地区物价水平、地区行业发展水平、公司经济增长等情况进行必要整体调整，包括薪酬水平调整和薪酬结构调整，调整幅度由项目管理组根据经营状况决定。6.薪酬核算流程：（1）每月X日前，项目专员将上月员工考勤统计汇总，采购单位负责人、项目负责人签字确认。（2）每月XX日前，项目专员根据员工考勤、绩效考评结果等核算工资，采购单位负责人、项目负责人签字确认。（3）每月XX日发放员工上月工资。（4）发放当天，员工对工资存在异议，可提请薪资复议，项目负责人审核，项目专员复核，财务在2个工作日内予以处理完毕。（四）员工档案收集1.按照国家相关法律法规规定，XX公司为员工建立并托管劳动档案。XX公司收取、整理员工花名册，并从其原档案管理的提取档案，审核后按照本公司档案管理制度为员工建立档案，妥善进行保管，并把员工的奖惩、考核和晋升情况及时入档。2.具体操作流程：（1）收集、整理外派员工花名册，注明员工的基本情况及档案所在地等相关信息。（2）XX公司档案管理员接收员工档案，审核相关资料并予以补充和完善，进行立卷归档。（3）建立并托管员工劳动档案（为至今仍无档案的员工按规定新建立劳动档案）。（4）对档案进行妥善管理，并根据员工的工作表现把其奖惩、考核、考评及晋升等情况及时归档。（5）与员工终止劳动关系后将其档案转交有关部门。3.档案主要内容：严格遵守员工的招录流程，并将员工在各阶段签署形成的书面文件及个人提交的文件材料归入员工个人档案，编号归档。档案材料根据不同应聘岗位的要求包括以下项目：（1）应聘登记表。（2）笔试成绩表及面试评价表。（3）体测表。（4）体检表。（5）培训登记表。（6）考核登记表。（7）社会保险个人信息采集表。（8）无犯罪记录证明（声明）。（9）个人承诺书。（10）劳动合同及补充协议原件。（11）员工手册签收凭证（公司联）。（12）个人身份信息、学历证书、资格证书、职称证明等材料复印件。（13）员工离职相关材料。（14）解除（终止）合同证明。（15）其他与员工聘用招录有关的书面文件。（五）社保管理1.社保缴纳流程我公司会按时缴纳员工的社保五险，并以月度小结的形式制成纸质版文件，将从业人员参保的详细信息及金额反馈给采购单位及员工本人。保障从业人员在出现生病或工伤期间可以及时得到公司给予的福利和保障，人员参保、停保流程具体步骤如下图所示：2.社保缴纳说明（1）社会保险办理方案从20XX年XX月XX日起可为有农村户口的员工在养老保险和医疗保险上按照农民工的优惠政策购买，农民工优惠政策如下：1）医疗保险：用人单位以上年度全市城镇经济单位职工月平均工资的XX％（其中XX％用于建立医疗保险统筹基金，XX％用于建立大额医疗费互助保险资金），乘以本单位使用的农民工人数，按月缴纳农民工医疗保险费。农民工个人每月缴纳XX元大额医疗互助保险费。2）养老保险：农民工养老保险缴费基数按照本人上年度月平均工资总额核定；农民工本人上年度月平均工资总额低于上年度全市城镇经济单位职工月平均工资XX％的，按上年度全市城镇经济单位职工月平均工资的XX％核定缴费基数；超过XX％的，超过部分不计入缴费基数。用人单位缴纳农民工养老保险费，以本单位属于参保缴费范围的农民工缴费基数之和乘以XX％计缴；农民工个人缴纳农民工养老保险费，以本人缴费基数乘以XX％计缴。（2）收集相关材料办理员工社会保险：依照劳动和社会保障部门“用工单位要为员工缴纳社会保险”的要求，我公司将按规定根据劳务人员的具体情况缴纳社会保险并办理相关手续，具体如下：1）根据协议内容，依法为员工办理社会保险的申报、缴纳等业务，包括养老、生育、工伤、医疗、失业等手续办理，及时足月为员工上缴社会保险费用。2）根据每月人员增减情况变化，及时办理人员调入、调出社会保险的转移手续。3）符合失业、生育、工伤、医疗应享受的待遇时，负责办理各项费用的申请、报销手续。包括出险报案、转院申请、劳动能力鉴定、待遇申报、待遇偿付、接续转移等，委托单位只需在规定时间内通过网络、电话或上门报案方案通知我公司并提供相关的证明资料，即有专业人员为该员工办理相关的代偿手续，并由专业的售后客服专员指导企业及出险人员收集相关代偿手续办理过程中需提供的资料。4）为员工购买人身意外伤害保险。5）应单位要求代缴住房公积金。6）向用工单位提供各项社会保险的政策咨询及各项社会保险新出台政策的宣传。（3）五种国家法定社会保险参保基数和比例：1）缴纳基数：以20XX年XX市社平月工资XX元的XX％为缴纳法定社会保险的基数，即XX元。2）各险种缴纳比例：①养老保险：单位承担XX％，个人承担XX％。②失业保险：单位承担XX％，个人承担XX％（若员工为农村户口不承担）。③工伤保险：根据行业性质，由单位承担XX％－XX％，个人不用承担。④生育保险：单位缴纳XX％，个人不承担。⑤医疗保险：单位承担XX％，加大额医疗保险X％；个人承担2％，另加大额医疗保险部分每人每月XX元。3）社保缴费测算：XX市20XX年社会保险最低缴纳基数（XX元）为依据。4）注：上述的社保是按照五险全缴计算的。但公司也可以合理利用现行法律法规，结合本地执法情况和企业现状，提出合理的社保办理方案，以进一步为游泳馆规避风险，减少支出。（六）工伤处理根据工伤保险相关条例及本公司与用工单位签订的劳务协议和与员工签订的劳动合同的有关规定，结合本公司实际，切实维护员工的合法权益，对突发工伤事故做到处置及时，稳妥有序，便于操作，特制定本方案。1.员工工伤处理办法：（1）领导小组负责组织指挥对员工发生工伤事故后的救治、处置工作，应急决策应果断有力、措施得当、组织精密，方法简明具体、讲求实效。（2）接到员工因公受伤（信息）后，应做出快速反应，及时组织对伤者的抢救和治疗；其他相关成员应尽快赶到事故现场或医院参与救治工作，将损失和不良影响降到最低程度。2.工伤事故等次划分：（1）轻微伤害事故：指人体只受到轻度皮肉伤害，不需住院治疗。（2）一般伤害事故：指人体受到较重的皮肉伤害，需要留观治疗。（3）较大伤害事故：指可能造成人体致残后果的伤害，需要住院治疗。（4）重大伤害事故：指可能造成生命危险或已经死亡的伤害，急需全力抢救治疗或处理。3.工伤事故处置安排：我公司将根据不同事故等次进行分级处置安排：（1）对轻微伤害事故，由我公司员工代表处置。（2）对一般伤害事故，由我公司员工代表处置（3）对较大、重大伤害或伤亡事故，由领导小组组织处置。4.主要工伤类型划分：（1）按照工伤保险相关条例规定，工伤主要有以下类型：1）在工作时间和工作场所内，因工作原因受到事故伤害的。2）工作时间前后在工作场所内，从事与工作有关的预备性或者收尾性工作受到事故伤害的。3）在工作时间和工作场所内，因履行工作职责受到暴力等意外伤害的。4）患职业病的。5）因公外出期间，由于工作原因受到伤害或者发生事故下落不明的。6）在上下班途中，受到机动车事故伤害的。7）法律、行政法规规定应当认定为工伤的其他情形。（2）工伤保险相关条例规定，职工有下列情形之一的，视同工伤：1）在工作时间和工作岗位，突发疾病死亡或者在48小时之内经抢救无效死亡的。2）在抢险救灾等维护国家利益、公共利益活动中受到伤害的。3）职工原在军队服役，因战、因公负伤致残，已取得革命伤残军人证，到用工单位后旧伤复发的。（3）但是如果有下列情形之一的，不得认定为工伤或者视同工伤：1）因犯罪或者违反治安管理伤亡的。2）醉酒导致伤亡的。3）自残或者自杀的。5.工伤申报所需材料：（1）劳务协议书。（2）公司营业执照。（3）申报工伤员工与公司签订的劳动合同。（4）申报工伤人员身份证正反复印件。（5）病历卡。（6）发生事故证明材料。（7）医院诊断报告。（8）医药费发票。（9）填写委托书。（10）工伤认定申请表。（11）申报工伤人员的受伤经过说明书。（12）注：以上1-8项都要带上原件和复印件用于核对，以上9-11材料都要加盖用工单位的公章。6.工伤申报处理程序：（1）发生轻伤事故，工伤者应填写《工伤事故登记表》，由本公司负责人进行现场调查，在工伤表格内要确定事故原因和责任，提出处理意见和整改措施。《工伤事故登记表》应于二天内交回我公司。（2）发生重伤事故，发生事故单位必须当即报告我公司，我公司迅即组成事故调查小组进行调查，召开事故分析会，认真查清事故原因及责任，提出处理意见及改进的措施。伤者或委托者应及时、如实地填写《工伤事故登记表》。（3）发生死亡事故必须立即报告，由我公司组成事故调查组进行调查处理。事故发生单位应及时、如实地填写《工伤事故登记表》。（4）发生重伤或死亡事故的单位，要会同我公司立即组织抢救伤员和做好现场保护工作，及时拍照及记明有关数据，并绘制现场示意图，未经区主管部门同意，任何人不得擅自改变或消除现场。（5）确保工伤事故的调查和报告的准确性和及时性，不得瞒报、漏报和谎报。7.伤亡事故的结案处理和预防事故的措施：（1）事故处理后，结案、归纳的事故资料有：1）工伤事故登记表、员工死亡重伤事故调查报告书及批复、现场调查记录、照片、物证、人证等材料。2）事故责任者的自述材料，医疗部门对工伤人员的诊断书等。（2）及时召开事故分析会，认真找出事故原因，做到事故原因没有查清不放过，事故责任者和员工没有受到教育不放过，没有防范措施不放