采购合同管理及风险防范制度

采购合同管理及风险防范制度以下是一份《采购合同管理及风险防范制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。采购合同管理及风险防范制度一、目的与需求为加强公司采购合同管理，规范采购行为，防范采购合同风险，确保采购活动的合法性、效益性和安全性，保障公司的合法权益，根据国家相关法律法规、行业标准以及公司内部管理要求，结合公司实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在各类物资、设备、服务等采购活动中所签订的采购合同的管理及风险防范。三、相关法律法规及行业标准依据《中华人民共和国民法典》中关于买卖合同等相关条款。行业相关的采购规范和标准。四、职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的需求调研、供应商选择、商务谈判等工作。2.起草采购合同文本，确保合同条款符合公司需求和法律法规要求。3.跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）法务部门1.对采购合同文本进行法律审核，提出法律风险防范意见和建议。2.参与重大采购项目的商务谈判，提供法律支持和保障。3.协助处理采购合同纠纷，维护公司合法权益。（三）财务部门1.参与采购合同的评审，对合同中的付款条款、资金预算等进行审核。2.按照合同约定安排资金支付，确保资金安全。3.对采购项目的成本进行核算和监控。（四）审计部门1.对采购合同的签订、履行等情况进行审计监督，检查是否符合公司制度和法律法规要求。2.对采购合同管理及风险防范工作提出改进建议。（五）其他相关部门1.根据采购项目的需求，配合采购部门完成需求调研、技术规格确定等工作。2.参与采购合同的评审，对涉及本部门职责的条款提出意见和建议。五、采购合同管理流程（一）合同起草1.采购部门根据采购项目的具体情况，参照公司合同范本或国家相关示范文本，起草采购合同文本。2.合同内容应包括但不限于采购标的、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。（二）合同评审1.采购部门将起草好的采购合同文本提交内部评审，评审参与部门包括法务部门、财务部门、相关使用部门等。2.各部门应在规定时间内对合同文本进行审核，提出修改意见和建议。法务部门重点审核合同的合法性、条款的完整性和严谨性，防范法律风险。财务部门重点审核付款条款、资金预算、税务条款等是否符合公司财务制度和相关法律法规要求。相关使用部门重点审核采购标的的技术规格、质量标准、售后服务等是否满足实际需求。3.采购部门根据各部门的反馈意见对合同文本进行修改完善，形成合同评审稿。（三）法律审核1.合同评审稿经内部评审通过后，提交法务部门进行法律审核。2.法务部门应严格按照法律法规要求对合同进行审核，确保合同的合法性和有效性。对于存在法律风险的条款，应提出明确的修改意见和建议。3.采购部门根据法务部门的审核意见对合同进行再次修改，形成合同定稿。（四）合同签订1.合同定稿经公司授权代表签字盖章后生效。2.采购部门应确保合同签订过程符合法律法规和公司内部规定，签订后的合同应及时归档保存。（五）合同履行1.采购部门应按照合同约定，跟踪供应商的履行情况，及时督促供应商履行合同义务。2.相关使用部门应配合采购部门做好货物验收、服务验收等工作，确保采购标的符合合同要求。3.财务部门应按照合同约定及时安排资金支付，确保合同的顺利履行。（六）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更或解除合同的，应按照合同约定和法律法规要求进行。2.采购部门应提出合同变更或解除的申请，经相关部门审核、公司领导审批后，与供应商协商签订变更或解除协议。（七）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门应及时收集相关证据，并与供应商协商解决。2.协商不成的，应及时向法务部门报告，由法务部门根据具体情况采取法律手段解决纠纷，维护公司合法权益。六、采购合同风险防范措施（一）供应商风险防范1.建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力等进行严格审核，确保选择合格的供应商。2.定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格的供应商。3.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，防范供应商违约风险。（二）合同条款风险防范1.合同条款应明确、具体、严谨，避免模糊不清或歧义条款。2.对采购标的的质量标准、技术规格、验收方法等应作出详细规定，确保采购标的符合公司需求。3.合理设置付款条款，防范资金风险。例如，可设置预付款、进度款、尾款等付款方式，并明确付款条件和时间节点。4.明确违约责任条款，对双方的违约行为应规定相应的违约责任和赔偿方式，以约束双方严格履行合同义务。（三）履行过程风险防范1.加强合同履行过程的监控，及时发现和解决履行过程中出现的问题。2.建立货物验收制度，对采购的货物进行严格验收，确保货物质量符合合同要求。3.加强对采购项目的成本控制，防止因成本超支带来的风险。（四）法律风险防范1.定期组织相关人员进行法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。2.建立健全合同管理制度，严格按照法律法规和公司制度签订、履行合同。3.及时关注法律法规的变化，对合同文本和管理制度进行相应的修订和完善。七、内部评审、法律审核和相关部门反馈机制（一）内部评审1.采购部门在合同起草完成后，应及时组织内部评审会议，邀请相关部门参加。2.评审会议应形成评审记录，对各部门提出的意见和建议进行详细记录，并明确责任人和整改期限。3.采购部门应根据评审记录对合同进行修改完善，修改后的合同应再次提交评审，直至通过内部评审。（二）法律审核1.法务部门在收到采购部门提交的合同评审稿后，应在规定时间内完成法律审核，并出具法律审核意见书。2.法律审核意见书应明确指出合同中存在的法律风险点、修改意见和建议。采购部门应根据法律审核意见书对合同进行修改，修改后的合同应再次提交法务部门审核，直至通过法律审核。（三）相关部门反馈1.各相关部门在合同评审过程中应积极提出意见和建议，并对采购部门的修改情况进行跟踪和反馈。2.如相关部门对合同修改情况仍有异议，应及时与采购部门沟通协商，共同解决问题。八、实施计划（一）宣传培训阶段（[具体时间区间1]）1.组织公司相关人员参加采购合同管理及风险防范制度的培训，包括采购部门、法务部门、财务部门、相关使用部门等。2.培训内容包括制度的主要内容、合同管理流程、风险防范措施等。3.通过内部宣传渠道，如公司网站、内部刊物等，对制度进行广泛宣传，确保全体员工了解和掌握制度要求。（二）制度执行阶段（[具体时间区间2]）1.采购部门按照本制度要求，对采购合同进行全面梳理和规范，建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录。2.各相关部门按照职责分工，严格执行本制度，加强对采购合同的管理和监督。3.定期对制度执行情况进行检查和评估，及时发现和解决执行过程中出现的问题。（三）持续改进阶段（长期）1.根据公司业务发展和法律法规变化，定期对本制度进行修订和完善，确保制度的适应性和有效性。2.总结采购合同管理及风险防范工作中的经验教训，不断改进工作方法和流程，提高合同管理水平和风险防范能力。九、培训方案（一）培训目标1.使相关人员熟悉采购合同管理及风险防范制度的内容和要求。2.提高相关人员的合同管理水平和风险防范意识。3.确保相关人员能够熟练掌握合同管理流程和风险防范措施，正确履行职责。（二）培训对象采购部门、法务部门、财务部门、相关使用部门等涉及采购合同管理的人员。（三）培训内容1.采购合同管理的基本概念和重要性。2.本制度的主要内容，包括职责分工、管理流程、风险防范措施等。3.相关法律法规和行业标准在采购合同管理中的应用。4.采购合同纠纷的处理方法和技巧。5.实际案例分析，通过典型案例分析，加深对采购合同管理及风险防范的理解和认识。（四）培训方式1.集中授课：邀请公司内部专家或外部法律顾问进行集中授课，讲解制度内容和相关法律法规知识。2.小组讨论：组织相关人员进行小组讨论，针对实际工作中遇到的问题进行交流和探讨，共同寻求解决方案。3.案例分析：选取典型的采购合同案例进行分析，引导相关人员分析案例中存在的问题和风险，并提出防范措施和建议。（五）培训时间和地