档案管理与信息归档管理制度

档案管理与信息归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业档案管理与信息归档管理工作，保障企业信息的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和管理水平，特订立本规章制度。本规章制度的订立依据包含《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及企业内部规章制度。第二条适用范围本规章制度适用于公司内部全部部门和人员，包含全体员工、各级管理人员以及外聘人员。第三条定义档案：指企业在日常工作中产生的各类非电子化和电子化的文件、资料和记录。档案管理：指对企业档案的全过程管理，包含档案的归档、保管、检索、利用、销毁等各项活动。信息归档管理：指对企业电子化资料和文件进行整理、分类、归档、备份等管理活动。第二章档案管理第四条档案归档的原则归档原则：依照档案的种类、形式、用途等特点进行分类归档，确保档案的整理有序、易于管理和检索。定期归档原则：依据相关法律法规和企业内部规定，依照肯定的时限和程序进行档案归档，确保档案的及时性和有效性。安全性原则：对于涉及企业核心机密或个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的安全措施进行保护。第五条档案的归档程序档案归档登记：对每份档案进行登记，记录档案的名称、形式、数量、来源、归档时间等基本信息。档案整理分类：依照档案归档原则，对档案进行整理和分类，确保档案的有序性和便捷性。档案存储：将整理分类好的档案存放到专用的档案柜、档案室或电子存储设备中，并标明归档位置和编号。档案管理：建立档案管理制度，明确档案管理责任人，订立档案保管和检索流程，确保档案的安全性和有效性。档案调阅和借阅：依据工作需要，员工可以申请调阅或借阅档案，但需经过授权，并在归还后及时办理相应手续。第六条档案的销毁和备份销毁审批：对于无需保存的档案，应依照规定的销毁周期和审批流程进行销毁，确保档案信息的安全和合规。销毁方式：采取物理销毁、数字化销毁等方式，确保档案信息无法恢复和利用。电子档案备份：紧要的电子档案应在定期备份的基础上，进行离线存储和定期验证，以防止数据丢失和损坏。第三章信息归档管理第七条信息归档的目标整理和分类业务信息：对企业内部各类业务信息进行整理、分类和归档，确保信息的有序性和易于管理。保护和备份电子资料：对企业紧要的电子化资料进行保护和备份，以防止数据丢失和损坏。提高信息检索效率：通过规范的信息归档管理，提高信息检索的效率和准确性，缩短工作时间。第八条信息归档的程序信息整理和分类：依据业务类型，对各类信息资料进行整理和分类，并订立相应的归档标准和规范。信息归档和编号：将整理分类好的信息进行归档，并予以唯一的编号。信息存储和备份：将归档好的信息存储到指定的服务器或专用存储设备中，并定期进行备份和验证。信息归档管理：建立信息归档管理制度，明确责任人，订立管理流程和权限掌控，确保信息的安全性和完整性。信息调阅和提取：依据业务需要，经过授权后，员工可以申请调阅或提取归档的信息。第九条信息归档的安全保护访问权限掌控：对归档的信息进行权限掌控，确保只有经过授权的人员可以进行访问和操作。数据加密和传输：对涉及机密信息的归档数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的安全性。灾备和恢复本领：建立完备的灾备和恢复机制，确保数据丢失时能够及时恢复，保障业务的连续性。第四章违规和惩罚第十条违规行为未依照规定进行档案归档、管理和销毁的。未经授权擅自调阅或提取档案或信息的。有意窜改、销毁、泄露档案或信息的。第十一条惩罚措施警告：对于违反规定的细小违规行为，予以口头或书面警告。通报批判：对于较为严重的违规行为，予以通报批判，并记入个人档案。追究责任：对于严重违规行为，依法追究相应责任人的法律责任，并做出相应处理。第五章附则第十二条本制度的解释权和修订本制度的解释权归企业管理负责人全部。本制度如需修订，须经企业管理负责人批准，并进行公示和告知。