深圳建设工程公司资料管理制度

深圳建设工程公司资料管理制度为规范公司资料管理,有效地利用和保护资料,全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,维护公司的合法权益,并为今后决策科学化提供依据,特制定本制度,各部门、项目部必须按本制度认真做好资料管理工作;1、资料范围本规定所指的资料是指过去和现在的公司各级部门和员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文件、图纸、方案、软件、图片、音像、技术资料、电脑盘片、胶卷、荣誉实物、书籍、证件等不同形式的历史记录,公司各种资料必须立卷、归档;其中文件包括：计划、技术资料、项目资料、财务资料、人力资源资料、会议纪要、合同协议、内外行文等;2、资料归档本公司资料面广量大,项目部分散,故实行统一领导,分级管理;2.1、项目部资料归档原则2.1.1符合国家相关法规技术标准和设计文件等规定；2.1.2工程资料的形成和积累纳入建设管理各个环节和全过程,并由专人资料员负责；2.1.3随工程进度同步收集整理,项目工程竣工验收时,各项目部应将资料作为结束工作的重要组成部分,认真清点,交公司办公室；2.1.4确保各自形成的文件真实、有效、完整和齐全,严禁涂改、伪造、随意抽换和损毁、丢失;2.2、平时立卷2.2.1公司各部门、各项目部做好平的案卷的预立工作,汇编成册,每季度上报办公室;2.2.2办公室根据各部门上报的资料登记,由办公室保管的资料,及时收集;2.2.3办公室进行定期和不定期的检查,督促各部门和项目部资料的管理工作;2.2.4财务资料、人力资源资料由部门自行立卷、归档、管理;2.2.5经济性文档见“公司合同管理规定”;2.2.6人力资源资料的管理见“人力资源资料管理制度”;2.3、资料归档要求2.3.1机要资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级,机要资料须在资料编号后注明等级;绝密资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同;机密资料包括：公司重要会议纪要；财务资料；人力资源资料、薪资性资料、劳动合同；重要技术资料；金额在10万-100万元的合同；客户资料资料;秘密资料包括：1、重要项目资料、预算书；2、10万元以下项目合同协议;2.3.2所有资料必须按照要求编号,资料编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号;2.3.3归档时须填写资料登记表;2.3.4所有技术资料需制作成电子文档磁盘或光盘,保存并建立档案;3、资料保存及移交3.1、保存部门3.1.1工程图纸、秘密级以上资料、公司行政文件等由办公室统一保存;3.1.2财务专项机要资料由会计负责保管;3.1.3人力资源专项机要资料由人力资源部门负责保管;3.1.4其他部门性文件由各部门自行保存;3.2保存期限3.2.1永久保存：公司证照；各级批文；印鉴；单位工程竣工资料；公司年度经营计划、经营总结；年度财务报表；技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人力资源资料；大型活动图片、音像资料；其他核定须永久保存的文书;3.2.2十五年保存：会计凭证；其他经核定须十五年保存的文书;其它财务资料的保存期限按国家相关规定执行3.2.3五年保存：期满或解除的合同协议；完结后的项目普通方案、资料；其他经核定须保存五年的文书;3.2.4一年保存：部门工作计划及工作总结；完结后的部门请求报告；完结后无长期保存必要文书;3.2.5公司规章制度由行政人力资源部永久保存,使用部门视其有效期限予以保存;所有文件期满销毁后必须保留电子档文件;3.3、资料移交3.3.1工程竣工验收时,项目部须将竣工资料、施工资料及其他文件移交办公室;3.3.2资料移交须填写资料移交清单,资料移交清单一式二份,移交双方各一份;4、资料调阅4.1因工作需要调阅资料时,须填写资料调阅申请表,并经相应核准人核准后方可调阅;4.2合同协议、行政类资料、财务类资料、人力资源类资料的调阅须部门经理签字,办公室主任核准后方可调阅,且仅仅限于资料的查阅、复印；项目类资料调阅须部门经理核准;4.3调档人必须是资料调阅申请表里注明的查阅人,资料调阅申请表由资料管理人员留存备查;4.4公司资料属于公司财产,任何人不得据为己有和外泄;阅档人对借阅资料原件必须妥善保管,不得私自复印、调换、涂改、污损、划线等;4.5秘密级以上资料借阅时间最长不超过8个工作时,若借阅时间超过8个工作时,需特别注明并经总经理批准方可借阅;5、其他事项说明5.1各部门、各项目部新购技术类书籍须报经办公室备案批准,工程竣工验收时一并移交办公室长期保存;5.2资料管理人员应妥善保管,防虫蛀、