档案信息管理制度

档案信息管理制度第一章总则第一条目的和依据本制度的目的是规范企业档案信息管理工作，确保档案信息的安全、完整、准确、可信，提高档案信息的利用价值和管理效益。本制度依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，以及企业实际情况订立。第二条适用范围本制度适用于企业内全部档案信息管理工作。第三条重要任务企业档案信息管理的重要任务包含：—统一规划和组织实施档案信息管理工作；—建立健全档案信息管理制度和工作流程；—确保档案信息的安全、保管、利用和销毁；—供应档案信息的查询、调阅、借阅和移交服务；—开展档案信息的数字化整理和电子存档工作；—加强档案信息管理人员的培训和考核。第二章档案信息管理制度第四条档案信息分类与归档1.组织编制档案目录企业应订立档案目录，依照档案的主题、类型、形式等进行分类，明确编号、名称、归档机构、归档日期等信息，确保档案目录的准确性和完整性。2.档案信息的归档档案信息的归档应依照档案目录的要求进行，确保档案的正确归类和归档次序。归档人员应依照规定的操作流程进行档案信息的整理、装订、装裱和封装，保证档案的料子质量和外观完好。归档人员应及时将档案编号、名称、归档日期等信息录入档案目录，确保归档信息的准确性和及时性。3.档案信息的借阅和调阅档案信息的借阅和调阅应符合相关法律法规和企业规定的权限要求，确保档案信息的安全性和保密性。借阅人员应填写借阅申请单，并经相关主管部门或档案管理人员审核批准后方可借阅。档案管理人员应依据借阅申请单，依照规定的流程查找、出库和归还档案信息，并记录相关借阅情况。4.档案信息的销毁档案信息的销毁应符合相关法律法规和企业规定的条件和程序。档案管理人员应定期组织对档案信息进行鉴定和清理，依据档案保管期限和价值，对符合销毁条件的档案信息进行销毁，并做好销毁记录。第五条档案信息的安全保护1.档案信息的存储环境档案信息应存放在特地的档案室或保管库中，保持清洁、干燥、通风良好的存储环境。档案室或保管库应配备防潮、防尘、防火、防虫和防盗等设施设备，定期检查和维护，确保档案信息的安全。2.档案信息的备份和恢复档案信息应进行定期备份，并存放在安全可靠、防火、防水的设备中，确保档案信息的可靠性和可恢复性。档案管理人员应定期检查备份数据的完整性和有效性，并采取措施确保备份数据的安全。3.档案信息的权限管理档案信息应依据权限进行管理，确保只有授权人员能够访问和处理档案信息。企业应建立健全权限管理制度，明确档案信息的访问权限、处理权限和审批权限，严格依照权限管理档案信息。档案管理人员应对权限进行定期检查和审核，并及时处理权限更改的情况。第六条档案信息的数字化整理和电子存档1.档案信息的数字化整理企业应依据档案信息的紧要性和需求，订立数字化整理方案，明确整理的范围、方法和进度。数字化整理应包含档案信息的扫描、编码、整理和归档等工作，确保数字化档案信息的完整性和可检索性。2.档案信息的电子存档数字化整理后的档案信息应存储在安全可靠的电子存储设备中，设置访问和备份权限，并进行定期检查和维护。电子存档的档案信息应备份存放，确保档案信息的安全和可恢复性。档案管理人员应依据需求供应电子档案信息的查询、调阅和导出服务，并记录相关操作和情况。第三章档案信息管理人员第七条档案管理人员的岗位职责档案管理人员是企业档案信息管理的关键人员，其职责包含但不限于：—组织编制档案目录，帮助完成档案信息的归档和整理工作；—审核和管理档案信息的借阅申请，确保借阅和调阅的安全和顺利进行；—负责档案信息的统计、报表和分析工作，为管理决策供应相关数据支持；—定期开展档案信息安全检查和评估工作，确保档案信息的安全和保密；—参加档案信息管理培训和学习，不绝提升专业素养和业务本领。第八条档案管理人员的素养要求档案管理人员应具备以下素养要求：—具备较好的安全意识和保密意识，能够严守档案信息的安全和保密要求；—具备较强的组织协调本领和工作执行本领，能够依照规定完成档案信息管理工作；—具备较高的信息化和数字化档案管理本领，熟识档案信息管理系统的运行和操作；—具备较好的学习和沟通本领，能够乐观参加培训和学习，与相关部门和人员进行有效沟通和协调。第四章附则第九条本制度的解释和修改对本制度的解释权归企业负责人，如需修改本制度，应经企业负责人授权，并在企业内部予以公告。第十条本制度的执行和监督企业负责人负责本制度的执行，并委派相关部门和人员负责制度的宣传、培训和监督工作。企业内部应建立健全档案信息管理评估和监督机制，定期检查和评估档案信息管理工作的执行情况和效果。第十一条本制度的效力和保密本制度自公布之日起生效，对企业内全部档案信息管理工作具有管束力。企业内部应对档案信息管理过程中涉及的机密