公文写作规范

公文写作规范浅谈

—格式规则结构语言

2021/6/271严守公文格式遵循行文规范善谋结构布局

把握语言规范

《公文写作规范浅谈》讨论线索2021/6/272第一节严守公文格式2021/6/273

■公文因事而成文，以应用为目的，

■是依法管理，联系公务活动的重要工具。

■因此,公文的程式都是相对固定的，规范的。

■它对于保证公文的合法性、有效性和外观形式的美感性起着重要规范的作用，

■本节以简介新《条例》、新”国标”为切入点，来说明公文各要素的标识规则。

口把握格式/导语

2021/6/274口公文通用格式要素编排规则

GW.第一节把握公文格式

口公文特定格式要素编排规则口公文用纸及版式要求口新《条例》新《国标》简介2021/6/275□《党政机关公文处理工作条例》简介一、新《条例》新“国标”简介

口本题要点□《党政机关公文格式》新“国标”简介2021/6/276一、《党政机关公文处理工作条例》2021/6/277

（一）《党政机关公文处理工作条例》简介

■为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要，推进公文处理工作的科学化、制度化、规范化，

◆2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（简称《条例》），同年7月1日起施行。

◆2000年8月国务院发部的《国家行政机关公文处理办法》（以下简

称原《办法》）和1996年5月中办印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称原《条例》）停止执行。

口把握格式/《条例》简介2021/6/278

（一）《党政机关公文处理工作条例》简介《条例》与前比较

■党政合一，扩大了适用范围；

■重新定义了公文处理相关概念;

■调整了公文种类（见下页）;

■调整了公文格式要素;

■行文规则增加了一些具体规定;

■公文拟制更加强调程序的规范性；

■简化了公文办理的环节；

■公文管理更加注重安全保密

2021/6/279中国共产党机关公文处理条例

国家行政机关公文处理办法14种：决议、决定、指示

意见、通知、通报

公报、报告、请示

批复、条例、规定

函、会议纪要

13种：命令（令）、决定

公告、通告、通知通报、议案、报告请示、批复、意见函、会议纪要□党政机关原有公文文种（停止执行）2021/6/2710

决议决定

命令（令）意见通知通报

公报报告请示批复函纪要党政机关公文种类共15种□现行法定文种——党政机关公文种类（新《条例》第二章）公告通告议案2021/6/2711

（二）各类公文的适用范围1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

2021/6/27129、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。12、批复。适用于答复下级机关请示事项。13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。2021/6/2713二、党政机关公文格式

2021/6/2714二、党政机关公文格式■根据《党政机关公文处理工作条例》第三章所规定的公文格式，国家质量监督局、国家标准化管理委员会于2012年6日29日发布的（GB/T9704—2012）《党政机关公文格式》（简称新“国标”）自本年7月1日起施行。■以此代替GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》（简称原“国标”）。2021/6/2715二、党政机关公文格式

口本标准适用范围

1、规定了公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；

2、承载公文的介质主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等

要求；

3、公文数据的表现形式，主要包括文字、数字、外文字符、计

量单位和标点符号等的使用规范。

4、本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他

机关和单位的公文可以参照执行。2021/6/2716

（二）《党政机关公文格式》简介

口公文格式的种类：根据公文载体的不同，公文格式分为：

■文件格式

■信函格式

■电报格式

■命令格式

■纪要格式

等。口把握格式/新“国标”简介2021/6/2717□公文用纸要求三、公文用纸及版式要求

口本题要点□字体、版式及颜色要求2021/6/2718（一）公文用纸及版式2021/6/2719（一）公文用纸要求：

1、用纸质量：

■一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。

■纸张白度80%～90%，

■横向耐折度≥15次，

■不透明度≥85%，

■pH值为7.5～9.5。

2.纸张大小：

A4型纸：210mm×297mm。

2021/6/2720

（一）公文用纸要求

3.版面（版心）：

■公文用纸天头（上白边）为37mm，

■公文用纸订口（左白边）为28mm，

■左侧装订

■版心尺寸为156×225mm。

（见下图）

2021/6/27212021/6/2722

■文件式格式的上留白空间均为：

◆版心上边缘至页边为37mm，发文机关标志上边缘至版心上边缘由25mm扩大至35mm。

◆取消了原上行文多留白空间：版心上边缘至页边37mm+

发文机关标志上边缘至版心上边缘留白80mm的文件首页特殊格式；

◆即无论是下行文还是上行文上留白都是37mm+35mm。

2021/6/27232021/6/2724（二）字体、版式及颜色要求2021/6/2725

（二）字体及版式、颜色

1、字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋字。发文机关标志推荐使用小标宋体字；标题一般用2号小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。

2、秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字3、版记各要素均用4号仿宋字。4、行数、字数、字号：一般每面排22行，每行排28个字，撑满版心；正文一般用3号仿宋体。

5、公文应当双面印刷。6、公文应当左侧装订。7、发文机关标志、红色分隔线、印章为红色。8、如无特殊说明，公文中文字均为黑色。2021/6/2726口公文文面布局2021/6/2727

000001机密★1年紧急

××市人民政府文件

×发〔2012〕×号

××关于××的通知××：××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××附件：1、××××2、××××

××××2012年10月26日（附注）抄送：××，××，××。

××办公室2012年10月26日印发

□

公文文面布局公文由版头、主体、版记三部分组成。

■公文首页红色分隔线以上部分称为版头；

■公文首页红色分隔线(不含)以下，末页首条分隔线(不含)以上部分称为主体；

■公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上部分称为版记。2021/6/2728□版头各要素编排规则三、公文格式要素编排规则

口本题要点□主体各要素编排规则□版记各要素编排规则□公文文面布局2021/6/2729（一）版头各要素编排规则2021/6/2730

（一）版头各要素编排规则

版头由

■份号

■秘密等级和保密期限

■紧急程度

■发文机关标志

■发文字号

■签发人

■红色分隔线

7个要素组成。000001机密★1年特急

××市人民政府文件

×发〔2012〕23号

××关于××的通知××：××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××附件：1、××××2、××××

××××2012年10月26日（附注）抄送：××，××，××。

××办公室2012年10月26日印发2021/6/2731×××××××××文件××××××

000001机密特急签发人：×××××××××〔2012〕10号×××2021/6/2732

（一）版头要素编排规则

1、份号■份数，即公文份数序号，是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理■凡涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。■份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。■份号用黑色标注。

口把握格式/要素编排规则／版头要素2021/6/2733

（一）版头要素编排规则

2、秘级和保密期限

■涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。

■密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限数字用阿拉伯数字

2021/6/2734

（一）版头要素编排规则

3.紧急程度：

■紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。

■电报格式的公文紧急程度从急到缓依次为：特提、特急、加急、平急。

■紧急程度，顶格编排在版心左上角；如同时标注份号、密级和保

密期限、紧急程度，则按照份号、密级和保密期限、紧急程度的

顺序自上而下分行排列

2021/6/2735

（一）版头要素编排规则

4.发文机关标志—1

■发文机关标志是公文版头部分的核心，

■用套红大字居中印在公文首页上半部，

■字体要庄重、规范、美观、大小适度

■一般应小于上级机关的字体大小

2021/6/2736（一）版头要素编排规则

4、发文机关标志—2

■发文机关标志主要有两种形式：

一是发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字

组成；

二是也可用发文机关全称或规范化简称，以醒目、美观、庄重为原则；

■发文机关标志上边缘至版心上边缘均为35mm。

发文机关标志推荐使用小标宋字体，用红色标注。2021/6/2737

国务院文件

文化部文件

浙江省人民政府文件北京国电环保工程有限公司文件

北京工商大学文件2021/6/27380000001机密★1年特急××××文件××发

〔2000〕1号口发文机关标志上边缘与版心上边缘的距离。35mm2021/6/2739

（一）版头要素编排规则

4、发文机关标志—3

■联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在

前；也可单独用主办机关名称。■联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。

■联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。2021/6/2740×××××××××

××××××

000001机密特急签发人：×××××××××〔2012〕10号×××2021/6/2741

（一）版头要素编排规则

5、发文字号

■发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。

■发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。

■年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份用全称4位,用六角括号"〔〕"括入；■发文顺序号不编虚位，不加第字。■上行文发文字号标注在发文机关之下居左空1字。

2021/6/2742

国发〔2011〕3号

京办发〔2011〕6号

院教发〔2011〕6号校研发〔2011〕7号杭燃发〔2011〕7号

2021/6/2743×××××××××××××××

000001机密特急签发人：×××××××××〔2012〕10号×××（一）版头要素编排规则

6、签发人.1■上报的公文需标注签发人姓名。此时，发文字号应标注在发文机关之下居左空1字；签发人姓名平行居右空1字。■签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。2021/6/2744×××××××××××××××

000001机密特急签发人：×××××××××〔2012〕10号×××（一）版头要素编排规则

6、签发人.2■联合行文有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，■一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与其的距离为

4mm。2021/6/2745

7、红色分隔线

■发文字号之下4mm处居中印一条与版心同宽的红色分隔线。

■一般认为红色分隔线的作用在于，即表示版头与主题的区隔，又使公文文面显得美观、庄重。

2021/6/2746（二）主体各要素编排规则2021/6/2747

（二）主体要素的标示规则

主体由

■标题

■主送机关

■正文

■成文时间

■附件说明

■发文机关署名

■成文日期和印章

■附注

■附件等9个部分组成000001机密★1年特急

中铁物资集团北京有限文件

铁物京办〔2013〕×号

关于××的通知

××：×××××××××××××××××××××附件：1.××××2.××××

××××2012年10月26日（附注）抄送：××××××

××办公室2013年5月6日印发2021/6/2748

（二）主体要素编排规则

1、公文标题

■标题由发文机关名称、事由和文种组成。

■一般用2号小标宋体字，编排与红色分隔线下空二行位置。

■公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

■公文标题编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；

■回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

2021/6/2749

【例1】

中共中央办公厅国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知2021/6/2750

（二）主体要素编排规则

2、主送机关

■主送机关是公文的主要受理机关。

■主送机关应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关的统称。■机关的规范化简称和统称应由上级机关明确，不得随意编造机关简称。

■如主送机关过多导致首页不能显示正文时。可将主送机关移至版记。

2021/6/2751

（二）主体要素编排规则

3.正文■正文是公文主体和核心所在，用来表述公文的内容，■公文首页须显示正文。一般说来，首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。

2021/6/2752

（二）主体要素编排规则

■正文中数字的标识1、表示数量的数字一般用阿拉伯数字。

2、表示层次结构的数字，其层级标注方法是：

第一层：一、二、三……

第二层：（一）、（二）、（三）……

第三层：1、2、3……

第四层：（1）、（2）、（3）……

■一般第一层用黑体字；第二层用楷体字；第三层和第四层用仿

宋字。

2021/6/2753

（二）主体要素编排规则4、附件说明

■附件说明位于正文和发文机关署名之间空1行，用3号仿宋字。

■

“附件”2字前空2字，后接排附件名称，名称后不加标点符号。

■附件序号用阿拉伯数码编排。每行位置对齐。如：附件：1.××××2.××××

■有两个以上附件时，应注明序号，并分别标注于各附件的首页的左上方。

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××

2.×××××××

×××××

2012年×月×日

2021/6/27542021/6/2755

（二）主体要素编排规则

5.发文机关署名.1■发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。■特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。

2021/6/2756（二）主体要素编排规则5、发文机关署名.2单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。口把握格式/要素编排规则／主体要素2021/6/2757

（二）主体要素编排规则

5.发文机关署名.3联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。2021/6/2758

（二）主体要素编排规则

5.发文机关署名.4

■不加盖印章的公文，单一机关

行文时，在正文下一行右空2字，编排发文机关署名。■在发文机关署名下一行，编排成文日期。■成文日期首字比发文机关署名

首字右移2字。2021/6/2759（二）主体要素编排规则

5、发文机关署名.5如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。2021/6/2760

（二）主体要素编排规则

6、成文日期

■成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。

■成文日期确定的原则和标注位置有2种：

◆一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用圆括号“（）”括起来。

◆二是经机关负责人签发的公文以签发日期为准；联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准。

2021/6/2761

（二）主体要素编排规则7、印章.1

■加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排。印章用红色，不得出现空白印章。

■单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

■发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当

上距正文（或附件说明）一行之内。2021/6/2762

（二）主体要素编排规则7、印章.2

除会议纪要和印有版头的向下

普发的公文外，公文一般应加

盖发文机关印章。用印页，即发文机关署名页，至少应有二行正文，不能采用页首加圆括

号标注“此页无正文”字样。2021/6/2763

（二）主体要素编排规则7、印章.3

■联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，

■最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，

每排最多放三个印章。2021/6/2764口把握格式/要素编排规则／主体要素2021/6/27652021/6/2766

（二）主体要素编排规则8、附注

■一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号“（）”标注于成文日期左下方（见后页）。

■字体字号用3号仿宋，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。

■如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

2021/6/2767

2021/6/2768

（二）主体要素编排规9、附件

■附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。

■附件应排在版记之前。

■附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。

■被批转的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。2021/6/2769口把握格式/要素编排规则／主体要素2021/6/2770（三）版记各要素编排规则2021/6/2771

000001机密★一年紧急

××市人民政府文件

×发〔2012〕×号

××关于××的通知××：××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××附件：1、××××2、××××

××××2012年10月26日（附注）抄送：××××××

××办公室2012年10月26日印发

（三）版记要素编排规

版记由

■版记中的分隔线

■抄送机关

■印发机关和印发日期三个要素构成2021/6/2772

（三）版记要素编排规则1、版记中分隔线

■版记中的分隔线与版心等宽，

■首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），

■中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。

■首条分隔线位于版记中第一个要素之上，

■末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2021/6/2773

（三）版记要素编排规则

2、抄送机关

■指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。

■抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋字。

■如需把主送机关移至版记时，应将“抄送”二字改为“主送”，编排方法同“抄送”机关。

■如既有“主送”又要有“抄送”时，应当将主送机关置于抄送机关上一行。之间不加“分隔线”。2021/6/2774

主送：×××，×××，×××，×××，×××，

×××，×××。抄送：×××，×××，×××，×××，×××，

×××，×××。

××市人民政府办公室2011年6月10日印发

—6—2021/6/2775

（三）版记要素编排规

3、印发机关和印发日期

■由公文印发机关名称、印发日期组成。

■一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋

■翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。2021/6/2776

4、页码

■一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，

■数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。

■单页码居右空一字，双页码居左空一字。

■公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。2021/6/2777

抄送：×××，×××，×××，×××，×××，

×××，×××。

××市人民政府办公室2011年6月10日印发

—6—2021/6/2778

中共中央办公厅秘书局2012年4月16日印发中共ХХ省委办公厅2012年4月24日翻印

—

12

—2021/6/2779□信函格式各要素编排规则四、公文的特定格式

口本题要点□命令格式各要素编排规则□纪要格式各要素编排规则2021/6/2780（一）信函格式各要素编排规则2021/6/2781（一）信函各要素编排规则

3、份号、密级和保密期限、紧急程度

■如需标注份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；

■如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。

4、发文字号

■发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。

■发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。2021/6/2782

（一）信函各要素编排规则

■信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。

■主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。

■信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。2021/6/2783

（一）信函各要素编排规则

1、发文机关标志

■发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。

■联合行文时，使用主办机关标志。

2.红色分隔线：

■发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边

20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。2021/6/2784

（一）信函各要素编排规则

5.标题标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。

6.页码信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。

7.版记信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。2021/6/2785（二）命令格式各要素编排规则2021/6/2786（二）命令各要素的编排规则命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。2021/6/2787

（二）命令各要素的编排规则

■发文机关标志。

由发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35㎜，推荐使用红色小标宋。

■发文机关标志下空两行集中编排令号，

■令号下空两行编排正文。

■在正文下空两行右空四字，加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。

■在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。2021/6/2788（三）纪要格式各要素编排规则2021/6/2789

（三）纪要各要素的编排规则

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。2021/6/2790

（三）纪要各要素编排规则

1、纪要标志

由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为

35mm，推荐使用红色小标宋字体。

2、编号

纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第×号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“〔2012〕×号”。

3、发文机关和成文日期

纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。2021/6/2791（三）纪要各要素编排规则

4.出席、列席和请假人

■标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空

1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

■标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。

5.纪要不加盖印章

6.纪要格式可以根据实际制定。2021/6/2792口会议纪要主体结构略图2021/6/2793第三节遵循行文规范2021/6/2794

■行文规范，是指按照一定的规定和准则，维护组织之间行文秩序，而制发公文的行为过程。

■它主要包括下述三个方面的内容：口遵循规范／含义／导语口2021/6/2795行文关系行文规则行文方向GW·

第二节遵循行文规范

2021/6/2796□行文关系的含义一、行文关系

口本题要点□行文关系与文种选择的意义2021/6/2797（一）行文关系的含义2021/6/2798

一、行文关系

（一）行文关系的含义

■所谓行文关系，是指组织之间的公文往来关系，也就是公文制发者与受文者之间的授受关系。

■它是由组织系统或专业系统归属、地位、职责、权利范围等因素决定的，对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。这种关系包括如下几种类型：

◆隶属关系；

◆业务指导关系；

◆不相隶属关系。

2021/6/2799（二）文种选择对行文关系的意义2021/6/27100

（二）行文关系与文种选择的意义

口公文文种，是衡量行文关系的基本依据之一。因此正确地选择文种，是保证行文规范的基础，它主要表现在三个方面：

1、表示隶属关系和职权范围。

◆命令、决定、批复、通知等文种，表示对下级机关或单位一种不容质疑的领导和指挥的关系。

◆请示、报告等文种，表示对上级机关或单位一种尊重和遵从关系。

◆函等文种，表示对不相隶属的机关与单位之间的一种商洽、平和与谦恭的关系。2、表示公文内容的重要程度。

3、决定语言表达与语气的运用。

2021/6/27101二、行文方向2021/6/27102二、行文方向■依据不同的隶属关系和职权范围，运用不同文种，决定不同的行文方式，也是确保行文规范性要求的一种重要表现。

■根据组织之间不同的行文关系，可以将组织的行文分为下行文、上行文和平行文三个方向，也称三种行文方式。

2021/6/27103□下行文二、行文方向

口本题要点□上行文□平行文2021/6/27104（一）下行文2021/6/27105

（一）下行文下行文是指上级领导机关对所属下级机关的行文。根据发文不同目的和要求，下行文可分为三种方式：2021/6/271061、逐级下行文所谓逐级下行文，就是逐级下达或者只对直属下级机关下达

的一种行文方式。

2、多级下行文所谓多级下行文就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。

3、直达基层组织和群众的下行文。

这种行文还可以通过媒体直接与群众见面。

2021/6/27107（二）上行文2021/6/27108（二）上行文上行文是指下级机关向所属上级或者只对直属上级机关呈送的一种行文方式。

1、逐级上行文所谓逐级上行文，就是指下级机关直接向所属上级领导机关呈送公文的一种行文方式。

■这是上行文中最基本、最常用的一种方式。一般情况下，不得多头行文，更不得越级行文。

2021/6/271092、多级上行文

■所谓多级上行文，是指各级各类组织依据工作需要，同时向几个

领导机关呈送公文的一种行文方式。

■这是在特殊情况和体制允许的情况下，而采用的一种行文方式。

3、越级上行文

■所谓越级上行文，就是指在非常必要时，下级机关可以越过直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央行文的一种行文方式。强调：“非常必要时”！

2021/6/27110

■可以越级行文的特殊条件是：

◆遇有特殊重大紧急情况，如自然灾害、突发事件等；

◆被直接上级单位长期搁置或拒不解决而又确需解决的急迫性的重大问题；

◆上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；

◆按有关管理体制，可以越级请示的有关事项；

◆询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。

◆企业权益受到重大伤害或将要受到重大伤害时；

◆对直接上级机关或领导进行检举、控告；

2021/6/27111（三）平行文2021/6/27112

（三）平行文平行文是指没有隶属关系、业务指导关系的同级机关、或者不属同一系统的机构部门之间的一种行文。A市卫生局A市文化局B省人民政府A市×区镇政府2021/6/27113三、行文规则2021/6/27114

三、行文规则

■所谓行文规则，是指组织之间公文往来时，必须共同遵守的规定和准则。

■遵从这一规则，可以保证公文传递方向准确无误、线路便捷有效，阻止部分公文进入不必要的流通过程，抑制无价值公文的产生。

2021/6/27115□行文规则的内容三、行文规则

口本题要点□目前存在的主要问题2021/6/27116

（一）行文规则的内容根据《条例》规定，行文规则主要包括如下内容：

1、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2、一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3、向上级机关行文，应当遵循以下规则（以下计6点）：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；

2021/6/27117

（一）行文规则的内容

（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

2021/6/27118

（一）行文规则的内容

4、向下级机关行文，应当遵循以下规则：（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，

（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

2021/6/27119

（一）行文规则的内容

4、向下级机关行文，应当遵循以下规则：（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。5、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。2021/6/27120□文种选择不当或乱加请求语

（二）目前存主要问题

口本题要点□有的请示与报告不分或并用□将公示、启示误用为公告□多头请示、越级请示仍存在□有的版记要素编排有误□有的发文字号编排不规范□有的附件说明编排不规范□误将被转发的公文当附件2021/6/27121（二）目前行文工作中存在的主要问题

1、文种选择不当或乱加请求语有的用“申请”代替“请示”；有的在请示标题中误加“请求”或“申请”等。见下各例：

【例1】

◆“关于申请增加培训经费的请示”

×

“关于追加培训经费的请示”

√

2021/6/27122

【例2】

◆“关于申请办理第四批赴港长期工作签注的请示”

×

“关于办理第四批赴港长期工作签注的请示”√

“关于办理赴港长期工作签注的请示”

√

【例3】

◆

“关于请求建立老年活动站的申请”

×

“关于建立老年活动站的请示”

√

2021/6/27123

2、有的“请示”与“报告”不分；有的“请示报告”并用。

【例1】

◆

“关于购置计算机所需资金的报告”×

“关于购置计算机所需资金的请示”

√

【例2】

◆“关于翻建××冷藏库的请示报告”

×

“关于翻建××冷藏库的请示”√

2021/6/27124区别点请示报告性质不同呈批性陈述性时间不同只能在事前行文事中、事后行文均可目的不同请求指示和批准为让上级了解情况内容不同事项单纯、一文一事综合报告、专题报告均可处理不同上级应予答复备案、不需上级答复结尾不同妥否，请批复等特此报告，请审阅等

■请示与报告的区别2021/6/271253、越级行文，多头行文的现象也仍有存在。4、“公示”、“启示”等误用成“公告”。

◆现在是“公告”满天飞，形成文种“侵权”现象，这是很不正常的。■《条例》规定：“公告。适用于向国内外宣布重要事项和法定事项。”◆显然，只有相当级别的机关才可以使用“公告”这一文种。

2021/6/27126

————————————————————

抄报：×××，×××，×××，

————————————————————

××市人民政府办公室

2011年6月10日印发

————————————————————

校对：×××

■公文中除了主送机关外只有抄送机关，“抄报”应改为“抄送”；“校对”不属于公文格式的构成要素，应予删除。例如：5、版记某些要素标识不规范，例如：

口遵循规范/行文规则／存在问题2021/6/27127

抄送：×××，×××，×××，

××市人民政府办公室

2011年6月10日印发

√2021/6/27128

■同时有的请示抄送机关不规范例如：请示主送机关是“××区人民政府”，而在版记部分又抄送“××区人民政府××部门”。

◆行文规则明确规定“请示一般只能报送本单位的直接上级领导机关，不能抄送给其下级机关”。

2021/6/27129

6、发文字号编写不规范。有的仍设虚位，有的文号有“第”字；年度应用〔〕括入，误用[]括入。例如：

◆“××发[2008]第6号”

×

“××发〔2008〕6号”√

7、有的附件编排不规范、不完整，不写附件材料的全称；

有的附件名称与文中所述名称不一致等。

2021/6/27130

8、转发通知的标题过于繁琐，“通知”多次重叠

【例1】

××区财政局转发××市财政局转发国家财政部关于××××的通知的通知的通知×

这是一个文种连续重叠的标题，冗长杂乱。依照转发性通知标题拟制的方法，只要保留公文原发处一个文种即可。

××区财政局转发国家财政部关于××××的通知√

2021/6/27131

9、误将被转发、被印发的文件为附件。

【例1】

各控股公司：现将××科技环保集团有限公司《关于加强××科技环保集团有限公司公文管理的通知》（××科环发〔2008〕147号）和《关于加强车辆配置管理的通知》（××科环发〔2008〕151号）转发给你们，请各控股公司按照文件要求认真遵照执行。

附件：1、《关于加强××科技环保集团有限公司公文管理×的通知》2.《关于加强车辆配置管理的通知》×

2021/6/27132

【例2】

各分公司、各部、室：我公司《科技秘密管理办法》已经懂事长办公会研究同意，现

印发给你们，请即向全体员工传达，并自文件印发之日起施行。

附件如文Х

■这种标注，不仅把被印发的公文误当附件来发送，而且——如果真有附件存在，其附件说明也应按照《条例》规定的格式来标注。即：

附件：1.××××2.××××

2021/6/27133第三节把握公文格式2021/6/27134

□公文四要素

◆主旨。主旨正确，言之有理；

◆材料。材料充分，言之有据；

◆结构。结构合理，言之有序；

◆语言。语言凝练，言之有形。2021/6/27135公文的结构方式结构的作用起首结构方式层次结构方式段落结构方式过渡照应方式标题结构方式结尾结构方式篇章结构方式2021/6/27136一、公文结构的作用

结构通常也称为“谋篇布局”，即考虑一篇文书的分为几个层次、段落，安排什么内容选用什么材料，包括开头、结尾、过渡、呼应等。结构的作用主要体现在四个方面：

■统摄文理。

■贯穿首尾。

■言之有序。

■精当取材。

2021/6/27137

二、公文标题的结构方式

（一）标题的作用标题，古称“题眼”。公文标题，通常又称为题目，是公文结构的重要组成部分。具有标举全篇内容，揭示公文主旨，统揽全文的作用。2021/6/27138

（二）公文标题拟制的方法和要求公文标题的拟制的方法多表现为：1、一般在发文机关与事由之间常用介词“关于”连接；2、在事由与文种之间用结构助词“的”连接；3、构成以文种为中心，以发文机关和发文事由为限定成分的偏正结构。例如：《天地公司关于召开职工代表大会的通知》

4、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。居中排布，回行时，要保持词义完整。例如：2021/6/27139

国务院办公厅转发国家经贸委关于深化电力工业体制改革有关问题意见的通知

北京××龙源环保有限公司关于印发《办公楼消防安全管理规定》及《办公楼火灾事故应急预案》的通知北京××科技有限公司关于尽快支付一二号机组脱硫工程款致××公司的函2021/6/27140

（三）公文标题结构方式公文标题与其它文章相比，有其独具的特点；

■在语言运用上标题要求鲜明、简洁、准确，概括并直接显露公文的主旨；

■在结构安排上要求“要素化”，一般由发文机关、发文事由和公文文种三个要素构成。

■由于文种类别，发文形式和应用领域的不同，公文标题常常呈现几种形式：2021/6/27141

1、要素式

（1）三要素式××市教委关于提高教师工资待遇的请示

（2）二要素式

关于清明节放假的通知北京市公安局通告

（3）四要素式国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区域给河北省人民政府的批复北京××科技有限公司关于尽快支付一二号机组脱硫工程款致××公司的函

（4）单一式要素式《公告》《通告》《投标书》《招标书》《备忘录》

2021/6/27142

2、一般要素式所谓一般要素式，是指一般不使用介词“关于”和结构助词

“的”的要素式标题。这种方式通常用于事务性公文、规范性公文等文种的标题，例如：

◆杭州市东方剑桥教育培训中心2011年工作计划

◆北京市燃气集团公司2010年工作总结

◆××大学校长办公会议事规则

◆浙江省人民医院档案管理制度

2021/6/27143

3、引句式（议论式）

■中国人都以暖心来暖中国经济■信心比黄金和货币还要重要

■喊破嗓子不如甩开膀子■行大道民为本利天下

■美丽中国渐行渐近■好声音传递正能量

4、主副式，亦称双向式

■闯难关、求生存、求发展——2003年工作总结

■为了六分钟追了一个月

——发烧友争分夺秒奔嘉兴

■台上台下真情互动

——民盟北京市委慰问我院SARS一线的休养人员2021/6/27144

5、陈述式

■中国网民居世界之首■霓虹灯缠树引人忧

■部分奶粉进口税率下调5%

■别让汉语成外语

■13亿人听见了梦想的心跳

6、设问式

■身上有油，手上有茧，就是好厂长吗？

■是谁出卖了师道尊严？

7、隐含式

■创造生命价值的人■人生有三个童年

■没有梧桐树也能引来金凤凰■百分之一等于百分之百2021/6/27145

三、公文起首结构方式公文起首，即公文开头，也称导语、引言，是阅读公文的起点。

（一）依据式：“根据”“遵照”，多用于阐述政策、部署工作等。例如：

◆

“按照教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用型人才培养的要求，经请示市教委同意，决定建立我校综合实训室”

◆

“根据×发〔200×〕×号文件精神，我县已建立了政府序