人事档案管理八项制度样本（2篇）

人事档案管理八项制度样本一、引言本公司依据劳动法及相关法律法规的明确规定，为了实现人事档案管理工作的规范化，并进一步强化员工个人信息的保密与管理，特此制定本制度。二、目的与适用范围1.目的：本制度旨在明确人事档案管理的核心原则、职责划分及具体流程，以确保员工个人信息的安全与保密，同时提升档案管理的效率与质量。2.适用范围：本制度全面覆盖并适用于本公司所有涉及员工档案管理工作的环节与流程。三、职责与权限1.人事部门职责：（1）负责构建并持续优化员工档案管理系统；（2）制定并严格执行档案管理的各项流程及标准；（3）确保档案的准确性、完整性与时效性；（4）全力保障员工个人信息的安全与保密；（5）对员工档案进行定期的监督与审核。2.部门主管职责：（1）负责及时提交与本部门员工档案相关的各类材料；（2）确保本部门员工档案的准确性、完整性与时效性；（3）严格遵守员工个人信息保密的相关规定。四、档案管理流程1.档案建立：（1）员工入职后，由人事部门负责其档案的建立与编号；（2）员工需如实填写个人信息表格，并提供相关证明材料；（3）人事部门依据员工提供的信息与材料，完成档案的建立与信息录入。2.档案存储：（1）档案应得到妥善保管，以防止丢失、损坏或泄露；（2）档案室应配备专业人员负责管理与监督，并配置安全防火、防水及防盗等设施。3.档案查询与借阅：（1）员工如需查询档案，需向人事部门提出申请并填写档案查询申请表；（2）档案借阅需经人事部门审批，并填写档案借阅登记表；借阅人需遵守相关规定，妥善保管借阅文件并按时归还。4.档案整理与更新：（1）定期对档案进行整理与更新，以确保其准确性、完整性与时效性；（2）档案应设置明确的归档标准与目录，以便于查找与管理。五、保密措施1.员工个人信息保密：（1）员工个人信息应受到严格保密，不得随意泄露给未经授权的人员；（2）人事部门与档案室人员需签署保密协议，并接受相关保密培训。2.档案信息保密：（1）档案应得到妥善保存，以防止泄露与损坏；（2）档案的借阅与查询需经过审批程序，并保留相关记录。六、档案保存期限与销毁1.档案保存期限：员工离职后，其档案需按照国家相关法律法规的规定保存一定期限。2.档案销毁：（1）档案保存期限届满后，需进行销毁处理并填写销毁登记表；（2）档案销毁需经相关部门审批并由指定人员执行；销毁后的档案不得留有任何复制或残留。七、违纪与处罚对于违反本档案管理制度的行为，公司将依据情节轻重采取口头警告、书面警告、记过、记大过直至辞退等处罚措施。八、附则1.本制度的最终解释权归本公司所有。2.本制度自发布之日起正式执行。3.如需对本制度进行修改或补充，需经公司领导层批准后实施。以上即为本公司人事档案管理制度的详细内容。各部门应严格遵守本制度的规定与要求，以确保档案管理工作的顺利开展与高效运行。人事档案管理八项制度样本（二）人事档案管理制度模板（修订版）一、制度宗旨本制度旨在规范并优化企业人事档案管理流程，确保档案内容的安全、完整与准确性，为企业的人力资源管理与战略决策提供坚实的信息基础。二、适用范围本制度全面覆盖企业全体在职员工及负责人事档案管理工作的相关人员。三、制度细则1.档案建立新员工档案：新员工入职之际，由人事部门负责创建个人档案，内含个人基本信息、劳动合同及协议、身份证件复印件等必要资料。档案确认：档案建立后需经员工本人确认无误后，方可正式归档，并同步建立电子档案作为备份。2.档案归档标准化归档：采用统一的文件夹标准对个人档案进行归档，依据员工姓名及工号进行编号管理。分类存储：档案文件夹需详细分类，包括但不限于个人基本信息、入职相关材料、离职手续文件及奖惩记录等。3.档案保管双重备份：人事档案实行实物档案与电子档案双重保管机制，实物档案存放于专设档案柜，严禁非授权访问。定期维护：档案保管室由专人负责管理，定期执行清点与整理工作，确保档案有序存放。4.档案查询员工查询权限：员工享有查阅自身档案的权利，但需提前向人事部门提交申请，由人事部门负责提供查阅服务。外部查询限制：非员工本人查询档案需依据法律授权，并经过严格审批流程。5.档案移交移交流程：员工岗位调动或离职时，其档案需按规定移交给相关部门或人事部门，并详细记录移交过程。核对校验：档案移交时需进行仔细核对，确保档案的完整性与准确性。6.档案保密信息保密：所有人事档案信息均视为敏感信息，需严格保密，控制查阅权限，防止信息泄露。离职档案管理：离职员工档案需进行冷冻保管，未经授权不得对外提供或泄露。7.档案销毁销毁程序：档案保管期限届满后，由人事部门负责按照相关法律法规执行销毁程序，确保档案安全处理。销毁记录：档案销毁过程需详细记录，以备后续审计或查询。8.监督与评估监督机制：人事部门需定期对人事档案管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正并提出改进措施。制度评估：定期对人事档案管理制度进行全