样品收发、保管及管理制度

样品收发、保管及管理制度1.前言样品是企业产品质量的紧要构成部分，对于确保产品质量的稳定性以及满足客户需求具有紧要意义。为了规范样品收发、保管及管理流程，提高样品管理效率和准确性，特订立本制度。本制度适用于全部工作人员，包含研发部门、生产部门、市场部门等。2.定义和缩写样品：指用于呈现产品特性或用于试验、测试、检验等目的的物品。发样：指将样品从企业发给外部单位或个人。收样：指从外部单位或个人收到样品并交由内部部门负责保管。样品管理员：指负责样品管理和保管的特地人员。3.样品发放流程3.1样品需求申请内部部门需要进行样品发放时，应填写《样品发放申请表》，包含样品编号、名称、数量、用途、发放日期等信息。样品发放申请需经部门负责人审核并签字确认，以确保申请合理性和真实性。3.2样品发放审批样品发放申请表经部门负责人签字确认后，提交给样品管理员，由样品管理员进行审批。样品管理员在收到样品发放申请表后，审查申请信息并核实申请部门需求，确认无误后签字并记录样品发放时间。3.3样品发放记录样品管理员在样品管理系统中记录样品发放信息，包含样品编号、名称、规格、发放数量、用途、发放日期、申请单位等内容。同时，样品管理员向申请单位确认样品发放信息，并告知申请单位应妥当保管样品，如有损坏或丢失应及时报告。3.4样品发放交接样品管理员将发放的样品交接给申请单位，并在《样品发放交接单》上填写样品名称、数量、申请单位名称、接收单位名称等信息，并由申请单位负责人签字确认。4.样品收回流程4.1样品收回申请申请单位在使用完毕或不需要样品时，应填写《样品收回申请表》，提出样品收回的申请。样品收回申请需经部门负责人审核并签字确认，以确保申请合理性和真实性。4.2样品收回审批样品收回申请表经部门负责人签字确认后，提交给样品管理员，由样品管理员进行审批。样品管理员在收到样品收回申请表后，审查申请信息并核实申请部门需求，确认无误后签字并记录样品收回时间。4.3样品收回记录样品管理员在样品管理系统中记录样品收回信息，包含样品编号、名称、规格、收回数量、收回日期、申请单位等内容。同时，样品管理员向申请单位确认样品收回信息，并告知申请单位应妥当交还样品，并进行后续处理。4.4样品收回交接申请单位将要收回的样品交接给样品管理员，并在《样品收回交接单》上填写样品名称、数量、申请单位名称等信息，并由样品管理员签字确认。5.样品保管5.1样品存放样品管理员负责将收到的样品依照规定进行分类、编号并妥当存放。样品应储存在特地的样品仓库或指定的存放场合，保持整齐、干净、安全。5.2样品定期检查和保养样品管理员要定期检查全部存放的样品，确保样品的完整性和可用性。对于易变质、易损坏的样品，样品管理员要订立相应的保养措施，并定期对其进行保养。5.3样品出库管理样品管理员应订立严格的出库管理制度，确保出库样品的合理性和准确性。出库样品需填写《样品出库申请表》，经部门负责人审核并签字确认后方可进行出库操作。6.处理损坏或丢失样品6.1损坏样品处理如发现样品损坏或遗失，申请单位应立刻报告样品管理员，并填写《损坏样品报告表》。样品管理员要及时记录损坏或丢失的样品信息，并进行调查处理。6.2处理措施依据损坏或丢失的样品情况，样品管理员要与申请单位协商并订立相应的处理措施，如重新采购、修复或弥补等。7.相关责任样品管理员负责执行本制度，并对样品的收发、保管过程负责。部门负责人要确保本部门样品收发、保管工作的顺利进行，并对本部门样品的使用和归还进行监督。申请单位负责妥当保管样品，对于损坏或遗失的样品负有相应的责任。8.附则对于特殊性的样品收发、保管及管理情况，可依据实际情况订立相应的流程和规定，并经相关部门负责人批准。对于本制度所未涉及的问题，可参照相关法律法规和企业其他相关制度进行处理。以上为《样品收发、保管及管理制度》，请各部门严格依照本制度执行，确保样品