人事档案管理办法

人事档案管理办法为规范公司劳动人事档案管理工作，确保人事档案的安全保管，维护档案材料的完整性，防止材料损坏或遗失，并方便档案材料的使用，为人力资源管理工作提供可靠的信息支持，特制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于公司员工人事档案的日常管理工作。二、管理原则人事档案管理应遵循以下原则：安全：确保档案存放环境安全，防止档案丢失或损坏。保密：严格控制档案的查阅权限，保护员工隐私。清晰：档案内容应条理清晰，便于查阅和使用。完整：确保档案材料的完整性，避免遗漏重要信息。三、管理职责公司所有员工的人事档案管理工作由人力资源部（行政人事部）负责，严格按照本管理办法执行。四、管理程序（一）人事档案的建立1.新员工入职：新员工入职当天，人力资源部（行政人事部）为其建立独立的人事档案。档案材料的收集和整理工作由人力资源部负责，复印件需与原件核对，并由员工本人在复印件上签字确认，注明“此为本人真实证件之复印件”，并加盖指纹。核对无误后归档。2.档案内容：人事档案应包括但不限于以下材料：身份证复印件（正反面复印在同一张A4纸上）、户口本复印件（户口本主页及本人页）。职业资格证书、职称证书、学历及学位证等证书复印件。管理及技术关键岗位员工需提供原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。近期免冠1寸彩照1张。应聘人员登记表（含个人简历）及员工信息采集表。县区级以上医院体检合格证明，体检项目包括血常规、胸部透视、心电图、肝功能（不含乙肝检查）。从事保卫等重要岗位的员工需提供户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”。特殊岗位员工需提供职业资格或从业资格证书复印件（原件需审验）。《劳动合同》或《劳务协议》、《保密协议》及《承诺函》正本各一份。背景调查表（适用于主管及以上岗位、出纳及关键核心岗位）及录用审批表。员工手册签收单。（二）人事档案资料的添加以下类别的信息由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加至员工个人档案中：1.人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。2.员工与公司补充签订的各种重要个人申请、承诺、协议、保险等材料。3.员工岗位（职务）变动调整通知书。4.员工晋升、处分、处罚材料及通报批评等奖惩类相关资料。5.员工变更的个人资料。6.员工劳动合同续签意见征询单。7.员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。8.终止劳动关系通知书员工签收回执。9.其他需添加的资料。（三）人事档案的其他专项保管针对部分专项工作的特殊需求，以下类别的档案材料由各业务负责人专项保管：1.员工考勤类材料。2.员工薪资变动资料。3.员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等。4.员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料。5.按食品安全管理法规要求的健康证相关资料。6.其他需单项保管的材料。（四）人事档案编号1.公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号进行编号。2.员工离职后，其档案从在职档案中取出，归入离职人员档案，但档案编号保持不变，仍沿用原工号。（五）人事资料的定期更新与维护1.员工发生调动、考评、奖惩等人事变动或个人资料发生变化时，人事档案管理人员应及时更新档案记录，确保档案的准确性。2.为确保员工人事资料的有效性，员工所在部门的人事助理应建立本部门员工的基础档案。员工个人信息（如身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等）更新时，应及时更新人事档案和人事数据系统，并在规定时间内以电子文档和纸质材料形式报送人力资源部（行政人事部）。（六）人事档案的查阅1.人事档案为公司密件，涉及员工个人隐私，人力资源部（行政人事部）应妥善存放，严格执行查阅程序。原则上，只有公司领导及人事保管人员可查阅档案，员工不得查阅其他人员的档案，各级管理人员仅可查阅其部门下属员工的档案。特殊情况需经审批后方可调阅。2.人事档案属保密文件，原则上不允许借阅（借出），通常在人力资源部（行政人事部）档案保管人员的陪同下查阅。各级管理人员在查阅下属员工档案时，必须对员工个人资料保密。3.如有特殊原因需借阅员工档案，需遵循以下规定：填写《人事借阅登记表》，经审批后办理借阅手续方可借出。借阅时间不得超过规定期限，不得转借、拆卸、调换或复印。归还时，人力资源部（行政人事部）需核对档案资料是否完整。（七）人事档案资料的复印1.如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，办理人员需填写《人事档案复印登记表》，经审批后方可调用。2.如员工要求复印个人人事档案资料，仅限于员工本人提供的原始档案资料，其他由人力资源部（行政人事部）添加的资料不得复印、查阅或借阅。（八）人事档案的保存1.人力资源部应对档案的存放地点和环境进行评估，确保档案的安全存放。2.无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案资料不得退还给员工本人。3.在职员工的人事档案将长期保存；离职员工的档案原则上自离职日起至少保存两年备查。4.对于公司解除（终止）劳动合同、辞退、自动离职等类别的员工，其人事档案（特别是考勤、奖惩、考核、情况说明等资料）应重点审查并特别保存。5.按规定需销毁的档案，由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准后，指定人员执行销毁，相关人员需在销毁申请单上签字并存档。（九）人事档案管理信息化1.为提高人事管理效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据库的使用权限严格按管理权限划分，数据库为公司商业机密，任何人员不得私自窃取或拷贝系统。2.人力资源部（行政人事部）应根据人事变动情况及时更新人事数据信息。人事档案数据库为公司决策部门提供人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供支持。人力资源部（行政人事部）应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用工作，充分发挥档案数据信息的作用。五、处罚1.人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感认真处理档案管理工作。如因徇私或疏忽导致保密资料外泄，将视情节轻重按公司奖惩管理办法进行处罚。2.公司员工有义务向公司提供真实、详尽的个人资料，确保所提供的人事资料真实有效。如发现提供虚假资料，属严重违纪行为，一经查实将解除劳动合同，且不予任何补偿。如因提供虚假资料给公司造成经济损失，公司将保留追究法律责任的权利。员工在职期间个人资料发生变化时，应及时向人力资源部（行政人事部）报告，以便更新档案记录，确保