记录和档案管理程序（程序文件）

**试验室

程序文件

标题：记录和档案管理程序

文件编号：**-TX-CX-21

版号：第一版第一次修订

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编制：

审核：

批准：

章号条号修订内容批准人批准日期备注

修

订

记

录

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文件编号:**-TX-CX-21

**试驷室

第2页共5页

标题：记录和档案管理程序第1版第1次修订

目录

1、目的.................................................................21-3

2、范围.................................................................21-3

3、职责................................................................21-3

3.1技术负责人.........................................................21-3

3.2质量负责人.........................................................21-3

33检验员..............................................................21-3

3.4资料员.............................................................21-3

3.5监督员.............................................................21-3

4、工作程序............................................................21-3

4.1记录和档案的种类...................................................21-3

4.2质量记录的格式.....................................................21-4

4.3质量记录制度.......................................................21-4

4.4档案管理制度.......................................................21-4

5、相关文件............................................................-21-5

6、质量记录.............................................................21-5

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文件编号:**-TX-CX-21

**试驷室

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标题：记录和档案管理程序第1版第1次修订

1、目的

为实现对检验活动的复现、验证和追溯，保证记录和档案的完整性、规范性和贮存

的安全性，特编制本程序。

2、范围

本程序适用于城市磁浮工程试验室质量活动中形成的各种记录和档案的管理。

3、职责

3.1技术负责人根据质量手册和程序文件的规定确认各种质量记录的种类和格式。

3.2质量负责人负责组织制定质量记录的格式，并维护其持续有效。

3.3检验员按照相关程序文件的规定，客观、真实、准确、及时地做好各种质量记录。

3.4资料员负责各种质量记录的收集、整理和分类归档。

3.5监督员对各种质量记录的填写和更改实施监督。

4、工作程序

4.1记录和档案的种类

4.1.1记录的种类主要有：

①、质量体系文件、运行和评审记录。

②、检验人员管理记录。

③、仪器设备和标准物质管理记录。

④、消耗品管理记录。

⑤、技术标准和技术书籍管理记录。

⑥、样品管理记录。

⑦、检测资料及其管理记录。

⑧、质量监督检查记录。

⑨、安全内务管理记录。

⑩、其他工作记录。

4.1.2档案的种类主要有：

①、检验人员技术业绩档案c包括：检验人员的基本情况、学历证明、培训记录、

任职资格证明、工作业绩、科研成果（论文）、技术总结等。

②、仪器设备档案。包括：仪器设备基本情况、点验（验收）单、说明书、检定/校验

证书（或记录）以及量值溯源、管理台帐、检定/校验周期表、购置、验收、使用、维护保

养、流转、封存、降级、报废记录等。

③、检测资料档案。包括：样品管理记录、委托单、任务单、试验记录、试验报告、

试验台帐、试验报告发放登记等。

④、质量体系文件和质量管理活动档案。包括：质量手册、程序文件、质量计划、

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标题：记录和档案管理程序第1版第1次修订

质量记录（格式）、作业指导书、文件控制和维护记录、内部审核和管理评审记录、开展

新工作评审记录、比对试验和能力验证记录、质量监督检查记录、质量问题和质量事故

处理记录、分包方资料和调查记录、申诉处理记录等。

⑤、行政文书档案。包括：有关法律法规、技术标准规范规程、机构设置和人员任

命文件、检测协议（合同）、本试验室的资质证明文件、外部服务和供应机构资质证明、

安全内务管理记录、会议记录等。

4.2质量记录的格式

4.2.1本试验室统一规定各种质量记录的格式，并统一编号。

4.2.2试验原始记录应包含有足够的信息，以保证根据这些信息能够再现检验过程。试

验原始记录至少应包括以下内容：

（1）、记录的标题；

（2）、记录的唯一性标识（一般采用检验编号）；

（3）、第几页及总页数的标识；

（4）、样品的状况，包括状态、型号、序号、名称和制造厂商名称；

（5）、抽样人员和样品制备人员的识别；

（6）、抽样、封样记录（适用时）；

（7）、检测的依据和方法；

（8）、使用的仪器设备名、型号和管理编号；

（9）、检测数据、计算和导出的结果；

（10）、环境条件；

⑪、检验日期;

（12）＞检测人员和审核人员签字。

4.3质量记录制度

4.3.1所有原始记录均应按规定的格式用墨笔填写。

4.3.2检测原始记录的内容应齐全完整，不得空项。确无某项时打“一”，或用“以下

空白”识别。

4.3.3检测原始记录应字迹清晰，应尽量减少或避免更改，确需更改时必须由记录人亲

自更改，并且只能用“杠改法”。在需要废止的数据上划两道平行的横线，再在废止数据

的上方填写新的数据，然后在更改处加盖更改人名章。所有检验证书或报告及其副本均

不得手动更改个别确需更改。

4.3.4检测原始记录必须有检测人和审核人签字。

4.4档案管理制度

4.4.1本试验室各类文件、资料、记录，凡是符合本程序4.1.2条规定的都必须及时送

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标题：记录和档案管理程序第1版第1次修订

管理组资料员归档，填写“检测资料移交登记”移交人和资料员签字。

4.4.2资料员应将各类文件、资料、记录分类整理，装订（必要时）归档，统一编号，分

类保管，填写“文件归档登记".

4.4.3归档文件应安全贮存，防火、防潮、防虫蛀、防遗失。

4.4.4各类归档文件资料，都必须编制目录，必要时应有总目录和分目录，以便查找。

4.4.5归档文件应建立“档案总表”，记录各类档案的名称、编号、归档日期和存放位置。

4.4.6归档文件的保管期限、销毁、借阅和保密规定执行《文件的控制和维护程序》。

5、相关文件

**-TX-CX-05《保密和保护所有权程序》

**-TX-CX-01《文件的控制和维护程序》

**-TX-CX-05《仪器设备和标准物质管理程序》

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