大学计算机基础（第六版）课件 05-1 办公软件基础知识与功能设计-文字处理软件

第五章办公软件基础知识与功能设计5.1办公软件包

5.2文字处理软件

办公软件是为办公自动化服务的各种应用程序。此类软件的运用使得传统的办公方式完全计算机化、数字化、网络化和多媒体化，工作效率大幅提高。使用办公软件解决日常工作学习中的文字编辑、表格计算、内容展示成为必须掌握的基本技能。现代办公涉及对文字、数字、表格、图表、图形、图像、语音等多种媒体信息的处理，需要用到不同类型的办公软件。本章将以MicrosoftOffice2016办公软件为基础，重点介绍文字处理、表格制作和数据统计分析、幻灯片制作等软件的基本概念、功能设计及操作原理。软件的使用和操作技巧将在配套实验教程中详细讲解。5.1办公软件包

办公软件包是为办公自动化服务的系列套装软件，很多功能整合在一起使得包中各软件之间能够共享，并且都是应用于办公任务。办公软件一般主要包括文字处理软件、数据统计分析的电子表格应用软件、制作幻灯片的演示文稿软件、桌面排版软件等。常用的办公软件包有微软公司的MicrosoftOffice、金山公司的WPSOffice和无锡永中软件的永中Office。这些办公软件都具有很强的办公处理能力和方便实用的界面设计，深受广大用户的喜爱。MicrosoftOffice

MicrosoftOffice是微软影响力最为广泛的产品之一，是一套装办公软件，并为WindowsPhone（微软的移动设备）、AppleMacintosh（苹果公司个人计算机）、iOS（iPhoneOS是苹果公司移动设备）和Android操作系统开发了办公软件版本。软件产品种类类

别简述功能和用途Word图文编辑工具用来创建和编辑具有专业外观的文档，如信函、论文、报告和小册子Excel数据处理程序用来执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据PowerPoint幻灯片制作程序用来创建和编辑用于幻灯片播放、会议和网页的演示文稿Access数据库管理系统用来创建数据库和程序来跟踪与管理信息Outlook电子邮件客户端用来发送和接收电子邮件；管理日程、联系人和任务；记录活动OneNote笔记程序用来搜集、组织、查找和共享笔记和信息Publisher出版物制作程序用来创建新闻稿和小册子等专业品质出版物及营销素材VisioViewer图表信息查看程序通过创建与数据相关的Visio图表（而不使用静态图片）来显示数据

Skype

通信服务程序用来支持随时随地与参加会议和通话的人员联系，并支持即时消息、

音频和视频呼叫、丰富的在线会议和一系列Web

会议功能OneDrive在线存储服务程序用于使用多种设备便捷访问或同步文档的在线存储服务Office2016软件包金山WPSOffice

WPSOffice是由金山公司自主研发的一款国产品牌办公软件套装。金山公司经过潜心研发，不断改进升级，1997年推出了Windows版的WPS97，1999年推出了WPS2000，2001年5月改名为WPSOffice。目前的较新版本是WPSOffice2019，版本覆盖Windows、Linux、Android、iOS等多个平台，支持桌面和移动办公。永中Office

永中Office（永中集成Office），是由无锡永中软件股份有限公司自主研发的一款基础国产办公软件。提供了一个整合了文字处理、电子表格、简报制作和PDF阅读4个应用的集成应用，同时还提供了文字、表格和简报这3个独立的应用，支持桌面办公和移动办公。可以全面兼容Windows、Linux、Android、iOS等多个平台等特色优势。目前的新版本为永中Office2019。5.2文字处理软件

5.2.1文字处理概述

文字处理软件是指在计算机上辅助人们制作文档的计算机应用程序。5.2.2文字处理的基本概念

1．制作文档的基础知识（1）开本：指拿整张印刷用纸裁开的若干等分的数目做标准来表示书刊幅面的规格大小。国产纸张幅面为78.7×109.2cm，16等分为16开，大小为18.4×26.0cm，称16开国际纸张幅面为88.9×119.4cm，16等分为大16

，大小为21.0×29.7cm，称A4（2）扉页：指在书刊封面之内印着书名、著者等项的一页，或者是封面后或封底前与书皮相连的空白页。在书籍中，一般都有扉页。（3）版心：版心是指书刊或文档页面除去周围页边距，剩余的正文和图版部份，也就是排版有效范围。（4）版面：版面是指书刊或文档页面上正文、图画和其它对象的编排方式，也称版式。（5）书籍或文档内容：制作一本具有专业水准的书籍和文档，需要充实的书籍和文档内容是必不可少的东西。2．文本和表格内容文本：文字或符号组成的内容，是文档最基本的内容，所有的文本编辑器都可以对其编辑。文本内容可分为标题和正文：标题：分为多级，系统中默认为9级，一般文档设三至五级标题即可；标题是对问题描述的概括，同时是生成目录的基础。正文：对问题的描述，一般以自然段方式组成。行：当输入文字数量超过页面有效宽度时，段落就自动换到下一行，这样就形成了行的概念自然段（段落）：由一行或多行的文字组成有了段落与行概念，在操作上，就有段落和行的选择、编辑等操作。表格：有表头的数据行列有序排列，由行列形成的单元格组成。3．对象对象：融合了一种或多种程序中的组件而形成的独立操作单元。组件是指具有独立数据和功能的程序代码所形成的“部件”。如文本框是由框与文本组合的对象，艺术字是可变形文字对象平面几何关系：对象都有自己的占位符，与文本形成环绕的几何关系，与其它对象形成的平面的几何关系等。依据对象的性质生成的方式不同，可分为四类：常规对象、特殊对象、动态对象和ActiveX控件。动态对象是指遵循自有规范的代码，并能运行生成的对象，也称域，如创建和更新目录、创建和更新索引、创建交叉引用，页码、表格中公式或文本中插入或更新的域等。动态对象创建后，随条件变化，通过更新便可更改对象的显示结果，事实上它是通过在局部插入自有规范的代码来实现的，表现为后台是代码，前台用户看的是内容的“效果”。域是文档中唯一具有名字的代码，有三要素：域名字、域特征字符和域结果。4．视图视图是指具有专属显示内容所对应的特定操作功能和任务的人机交互界面。在Word2016中有如下视图：（1）草稿视图也称普通视图，它主要显示标题、正文和表格等内容，最适合文本输入、编辑和格式设置。可直接查看、插入和删除（Delete）分隔符（分页符、分节符、分栏符等）。其他视图没有此功能。草稿视图不显示页面边距、分栏、页眉页脚和背景、图片等元素。（2）页面视图以页面为单位，显示文档中文本、表格和对象等所有内容，并可使用所有功能对其编辑排版操作，也是用户编排文档中使用最多的视图。在页面视图中看到的外观效果，也就是打印外观可以显示出页面大小、布局排版，编辑页眉和页脚，查看、调整页边距，处理分栏及图形对象，以及其它各种对象。可以通过选项设置显示分隔符，并对其操作。（3）阅读视图以图书的分栏样式显示文档，最适合阅读长篇文章。该视图将功能区等隐藏起来，仅显示“阅读版式”和“审阅”工具栏，便于扩大显示区且方便用户进行阅读和审阅编辑。如果字数多，它会自动分成多屏。在该视图下同样可以进行文字的编辑工作，视觉效果好，眼睛不会感到疲劳。（4）Web版式视图以网页效果的形式显示文档，文档中的页眉页脚被隐藏了起来，分页符和分节符被显示。该视图适用于用在Word中发送电子邮件和创建、编辑网页。（5）大纲视图主要用于设置和显示文档中的标题的层次结构，即文档的结构。可以折叠和展开各种层次的标题和对应的正文，进行文档的整体大纲结构设计和编排。通过移动、复制和重新组织文档结构，因此特别适合编辑那种含有大量章节的长文档，能让你的文档层次结构清晰明了，并可根据需要进行调整。在大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景，及排版效果，突出大纲结构。5．格式（装饰）对内容进行统一的装饰或修饰的规范管理方式，分为：模板、样式和格式化三种方式。（1）模板：Word中内置的包含固定格式设置和版式设置的固定范本文件（DOT或DOTX），用于帮助用户快速生成特定类型的Word文档。在Word中，除了默认的通用型空白文档模板之外，还内置了多种文档模板。Office网站还提供了证书、信函、奖状、名片、简历等特定功能模板。借助这些模板，可以创建比较专业的Word文档。（2）样式：具有命名的应用于文档中的一组格式命令组合（集合）每种样式都有惟一确定的名称，如标题1、标题2、...、标题9和正文。它是对整个文档的各级标题和正文进行格式化的统一修饰规范。（3）格式化：指对局部内容的手工装饰或修饰，使其规范化。使用菜单项或面板或工具按钮来设置正文和标题的统一字体，对齐方式和段落等。工具按钮中 按钮是常用于格式复制的工具。6．布局（排版或版式）指各种内容在平面上分布的几何排列位置和关系，从文字编辑来看称为版面排版。版面：指文档中每一页上文字、图画的编排方式。两类：整体文档的页面布局和局部的对象布局。（1）页面布局用于对页面的文字、背景、常用对象和页面版面进行格式设置。包括以下几方面：①

主题：更改整个文档的总体设计，包括颜色、字体和效果。②

页面设置：包括页面方向、页边距、纸张大小方向和版式设置。其中，版式是指节的起始位置、页眉页脚和页面垂直对齐方式进行具体设置。③

页面背景：页面水印、颜色和边框的设置。（2）对象布局正文与对象、对象与对象的平面几何位置关系称为对象布局。①文字针对对象的排列称为对象的环绕方式。在Word中，环绕方式被指“排列”（页面布局→排列），包括排列位置、文字环绕和对象针对文字自动换行。②

对象与对象呈现相邻、叠加、覆盖和包涵等关系。在Word中，为上移一层、下移一层和组合等关系。7．标记标记字面解释为表明特征的记号。在此为标识或命名或地址名等，解释为以便系统识别内容而对其实现某种功能做的“记号”。标记外表看上去是符号，实际上它是一种功能或效果。如有了回车符标记形成的段落，就可以对该段落进行对齐方式和字体设置等操作。只有相应的标记或命名的内容，系统才能够识别或“认识”该内容。（1）文本的段落标记：回车符用来标记段落用的，需要提醒的是没有文本内容的回车符（只有回车符），也是一个段落，它说明此处可以输入文字形成段落。由回车符标记自然段形成段落。合并两个自然段（段落），删除两者间的回车符即可。行：当文字输入数量超过页面有效宽度时，系统就自动换到下一行，因此自动换行形成的行是没有标记。33（2）标题的标记：实心点表明文档中此标题已被系统标识，系统便可识别，或自动生成目录。注意：没有被标识的内容和标题，统称或默认为“正文”，不能生成目录或被系统识别，可用手工操作。用样式的“标题X”（X表示1或2…9，表示9级标题）设置文档标题时，在文档标题的前端会出现一个实心点，即标题标记，此标题已标识。“正文”设置文本或段落，则为正文，在文档中文本除样34（3）文档的标记：分隔符分隔符是将文档内容分散成多个部分的标识，它不仅仅是一种效果，也是一种功能。（在草稿视图中可见）在文字中插入分隔符，强行达到一种效果有利于排版，如分栏符。分隔符包括：换行符、分页符和分栏符等。①换行符指人为插入将文字强行换入下一行显示的标识，并以向下的箭头标注。与回车符的作用不同，它不代表增加新的段落。②分页符指人为插入把文本内容强行转入下一页显示的标识，并以贯穿屏幕的虚线加“分页符”标注。作用：把从鼠标定位之后的文字强行划分为第二页，页面会重排版。自动分页：虚线，没有文字标注。此类分页会随着文档内容的插入和35③分栏符指人为插入把文本内容强行转入下一栏显示的标识，并以贯穿屏幕的虚线加“分栏符”标注。当文档中有文本已设置为两栏或多个分栏时，用户可以在已分栏的文本中任意位置插入分栏符，使插入点以后的文本内容强制转入下一栏显示。一般的文字分栏方法就是按先左后右的方法，把左面的栏排满后才排右面的栏。但是有的时候会想要强迫从文字中间分栏至下一栏，这个时候就可以用分栏符。36（4）文档的标记：分节符将文档内容分成可以独立格式设置的以节为单元的标识，并以横向贯穿屏幕的双虚线加有“分节符”标注。（在草稿视图中可见）目的：将此部分文本确定为节，并为后续对节进行独立的操作，同时达到某种效果。37不同情况需要插入分节符形成独立的节“章”和奇偶页的页眉不同（页眉和页脚，以及页码）特殊页面设置（页边距、纸张大小方向和版式）分栏系统自动插入连续分节符节的大小很灵活，并不受限制，一般以版面设置要求而定，此时分节符手工插入到文档内容中上下确切的位置即可。4种类型分节符：“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”区别“下一页”分节符与分页符的区别：前者分页又分节，而后者仅仅起到分页的效果。段落、标题和节是概念，也都具有操作性，而其他（换行、分页和分栏）仅仅是一种效果。38（5）常用对象的标记：画布或占位符指在页面占有位置和一定大小面积的对象。画布或占位符是一个独立的区域对象，选中时有个框或虚框，它所占的区域是为其它对象方便在其中（浮动方式）绘制、编辑和布置等处理，使得这些对象不受文本干扰。（6）域的标记：一对大括号“{

}”域的标记特征字符是指包围域代码的大花括号“{}”，它是通过特定的操作加入的这对域特征字符。一般可以按CTRL+F9组合键插入这对域标记，此时称为空“域”，在其中可以输入代码。39例如：在“xx”后1个“x”顶上加横杠“¯”。按CTRL+F9组合键生成空“域”，在其中输入域代码：{eq\o(XX,\s\do2(¯

))}

，其中eq为域名；按下SHIFT+F9组合键，自动执行后显示为： ，形成域结果。由键盘直接输入的大花括号“{

}”是字符不是域，系统不认可。405.2.3

WORD

2016的功能设计与操作原理1．Word

文件设计Word创建和编辑的文件叫文档，即有其自己的文件格式或扩展名，主要设计有5类文件能够对其保存和打开：（1）自建文档doc（2003之前）docx或docm（2016）基于Open

XML（可扩展标记语言）的文件格式的doc文件，现在微软的Office

Open

XML（简写OOXML）文档格式已成为行业标准（doc+x）优点：使用zip压缩；有损坏组件（例如，图表或表格）安全更好业务数据集成性和互操作性更好Office套装软件都用有以“m”(Macro)（例如

.docm、.xlsm和

.pptm）结尾的文件扩展名可以包含宏。（2）模板文件dot（2003之前）dotx（2016），可随时方便使用模板创建和编辑文档，用户也可以自己创建模板。（3）网页文件html或mhtml，将文档保存或转换为网页文件，上网发布。（4）兼容文档记事本的txt、写字板的rtf

、OpenOffice文本的odt和可扩展标记语言的xml文件等。对其兼容文档可打开并进行编辑和保存。（5）转换文档转换为Adobe公司的便携文档格式pdf，支持跨平台（与操作系2．内容设计和版式Word文档中的内容设计了五个基本部分和控件，包括文本、表格、常规对象、特殊对象和动态对象（域），以及ActiveX

控件，它们在几何平面上的关系，即布局（称版式）。（1）文本以段落方式存在和操作，分为正文与标题用样式来设置外观。通过页面设置，确定纸张大小（纸型）、页边距（即文本有效区域称版心）和版式（节、页眉页脚和垂直垂直对齐方式）对文档内容在页面上做整体布局。在不同的视图界面进行编辑操作。44（2）表格在Word文档中设计有全套表格的使用、制作和编辑。表格具有分类清晰、方便宜用，以及最适宜表达数据及其关系等优点表格的特殊作用是文字、图片所不能取代的。创建和管理各种表格，而且通过调用外部表格文件，例如Excel电子表格文件，强化了Word的表格功能。45（3）常规对象大部分是图形，包括了画布或占位符、文本框、图形、图像、剪贴画、艺术字、符号公式等，与文本融合在一起。通过柄的操作方式来改变其大小和形状，通过组合功能将其整合成为一个整体。4647（4）特殊对象：页眉、页脚、页码、脚注、尾注和批注等，它们分别在版心上部、下部和右侧面的页边距区域内。通过插入或引用来实现的。页眉和页脚：通常显示文档的附加信息。脚注、尾注和批注等是对文档内容的注释和说明。（5）动态对象通过自身域代码命令获取或提供自动更新的文档相关信息，以及标注内容或生成新的对象。日期和时间、动态页码、48（6）ActiveX控件日历、播放器和图表绘制，以及窗口控件操作等ActiveX控件生成和编辑。用

“开发工具”主选项卡创建和编辑这些具有特定功能的ActiveX控件。49（7）平面版式和排版版式：如嵌入式、环绕式（四周型、紧密型、上下型、穿越型）、浮动式（上方、下方）、编辑环绕顶点式等四大类型。常规对象之间的叠放次序、重新组合和取消组合。排版：在页面中，段落的位置设置操作时称对齐方式，分为左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。首行缩进、左右缩进、段前段后间距和行间距等。表格单元格中文本和文本框中的文本，以及其他文本都同样503．功能设计和面板操作原理最基础性功能为创建和删除、链接和嵌入、编辑和排版。具体到某一个内容上功能设计方式和原理有所不同，如创建有输入、插入、引入、生成、粘贴、加载等等的方式。对Word主要功能是文字和表格处理、对象处理，以及页面设置和排版就目前来看，功能界面设计分为两种：一是面向“功能”划分功能类别，即抽象功能，按相近的功能归为同一类；二是面向“服务”划分功能类别，即基于任务流程归纳和划分515253对Word2016的工具类别与结构进行归纳，工具可分为四大类：主选项卡、动态选项卡、“文件”菜单和浮动工具栏，并由此四类构成基本的两层结构，即选项卡和“文件”菜单为第一层，其下功能区面板和浮动工具栏为第二层，其上的工具可直接操作，如所示。5.2.4

WORD

2016的文档制作流程1．长文档的编辑和排版流程（1）新建文档默认空白文档模板，进行页面设置。工具：文件菜单和页面布局主选项卡设置纸张大小和页边距（2）输入文字内容和编辑输入文字成，并进行拼写和语法检查。全选文档，按正文要求用正文样式设置，包括：字体、段落等。工具：开始主选项卡（3）按要求插入分节符在“草稿视图”中，插入并检查分节符，将文档分割成若干个“节”。一般封面为第一“节”，目录为第二“节”，各章节均为后续连续的“节”，包括参考文献和附件等。依据要求可插入“下一页”或“奇数页”或“偶数页”分节符。56工具：页面布局主选项卡的页面设置面板中分隔符；（4）按要求用样式设置各级标题一般为3到5级标题，即标题1、标题2……标题5样式来分别设置标题，并按要求进行必要的修改字体和段落。可用格式刷工具来复制同类标题样式。工具：开始主选项卡；（5）封面设置采用封面模板或自制封面；工具：插入（页）和开始主选项卡；（6）制作表格按要求制作表格和表格标题。57（7）插入各种常规对象绘制或插入各种组合图、图片、公式等常规对象，进行编辑和布局（版式）。建超链接和交叉引用。工具：插入主选项卡（8）插入各种特殊对象制作脚注或尾注。按“节”分别插入页眉或页脚和页码。工具：插入和引用主选项卡58（9）生成动态对象和ActiveX控件：制作索引，先标记索引项（选定关键词，操作按键：Alt+Shift+X），而后在指定位置插入索引；在目录页，生成目录或更改目录（前提是标题已由标题样式设置）。其它动态对象和ActiveX控件制作。工具：引用和开发工具主选项卡；（10）文档最后检查、校验和打印。592．短文档的撰稿、编辑和排版流程（1）新建文档：默认空白文档模板或选用系统模板或自制模板，进行页面设置；（2）构思和创建大纲：构思整个文档，在大纲视图中，完成大纲编辑、修改和确认，并按要求用样式设置各级标题：一般为3到5级标题。（3）撰写文字（正文、封面）、插入表格和绘制或生成各种常用对象，进行编辑和排版；（4）插入分节符和各种特殊对象：在“草稿视图”中，插入并检查分节符，将文档分割成若干个“节”。制作脚注或尾注。按“节”分别插入页眉或页脚和页码。（5）生成动态对象和ActiveX控件：标记和插入索引、生成目录。其它动态对象和ActiveX控件制作。（6）文档最后检查、校验和打印。605.2.5

案例分析素材：5-2-3_案例分析素材.docx1．知识点此案例涉及页面设置、标题、目录、索引、页眉、页码、域、公式、脚注、批注、超级连接和交叉引用等知识点和操作。2．编辑排版要求（1）文档分四部分编辑一部正规、完整的文档。文档分四部分，用“分隔符”中的“下一页”隔开。第一部分为封面：标题、已学习、已收藏、图片、时间、标签和网址；第二部分为目录：三级目录；第三部分为正文：各章之间，用“分隔符”中的“奇数页”或“偶数页”分开；第四部分为索引。61（2）文档基本要求页面设置：页面A4，页边距均为2

cm。封面设置：单独一页，文章标题初号字楷体加粗，其他（已学习、已收藏、图片、发布时间、标签和网址）3号字楷体加粗；其他内容小3号字、宋体；均为居中、段落前后间距0行，单倍行距；图片大小4.5

cm

7.2

cm，居中。正文格式：正文5号字、宋体，段落首行缩进两个汉字，前后间距0.5行，单倍行