恒隆公司行政管理制度的规定 (一)

恒隆行政管理手册（试用版）

编制恒隆综合部日期2009年2月

审核日期

批准日期

目录

一、行政管理制度

1.保密管理制度....................................................6-7

2.文书管理制度....................................................8-9

3.印章管理制度....................................................10

4.公司证照管理制度................................................11

5.提案管理制度....................................................12-一

6.出差管理制度....................................................一五

-17

7.门禁管理制度....................................................一八

-19

8.突发事件管理制度................................................20-23

9.日常行政规范管理制度............................................24-26

二、行政管理表格

1.收发函登记表....................................................30

2.收发传真登记表..................................................31

3.传真格式........................................................32

4.内部文案审批单..................................................33

5.收发文登记表....................................................34

6.文件传阅单......................................................35

7.文件签收单......................................................36

8.文件移交单......................................................37

9.图章刻制申请表..................................................38

10.用章使用申请单..................................................39

11.用章登记表......................................................40

12.印鉴移交清单....................................................41

13.提案表..........................................................42

14.提案效果报告表..................................................43

15.提案评分表......................................................44

16.出差申请表…....................................................45

17.现金报销单......................................................46

18.出差报告书......................................................47

19.突发事件报告....................................................48

20.突发事件调查总结报告............................................49

21.总裁令（格式）..................................................50

22.总部心工作令（格式）....................................51

23.月度工作计划......................................52

24.计划提交登记表............................................53

25.计划差异工作请示报告............................................54

26.计划完成情况统计表................................55

27.月度作总结..........................................56

28.月度部门考评表......................................57

三、行政管理流程

1.寄送信函、快件工作流程.........................................60

2.传真发文工作流程...............................................61

3.传真收文工作流程...............................................62

4.发文管理流程...................................................63

5.收文管理流程...................................................64

6.印章制刻申请流程...............................................65

7.印章使用流程...................................................66

8.公司证照管理流程...............................................67

9.提案管理流程...................................................68

10.出差管理流程...................................................69-70

11.突发事件处理流程...............................................71

12.工作令督办工作流程.............................................72

13.部门工作监督核查工作流程.......................................73

14.月度计划管理工作流程.............................................74

15.年度计划管理工作流程............................................75

16.行政费用编制工作流程............................................76

17.行政费用管理工作流程............................................77

四、行政管理办法与方案

1.计划管理办法....................................................80-81

2.流程管理办法....................................................82

3.员工职务行为准则................................................83-88

4.反舞弊工作条例..................................................89-94

5.日常业务费用管理办法............................................95-96

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L保密管理制度.......................................6-7

2.文书管理制度......................................8-9

3.印章管理制度......................................10

4.公司证照管理制度................................11

5.提案管理制度....................................12-一三

6.出差管理制度....................................一五-17

7.门禁管理制度....................................一八T9

8.突发事件管理制度................................20-23

9.日常行政规范管理制度............................24-26

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众安房产有限公司保密管理制度

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1.目的：为增加员工的保密意识，保护公司利益和保守商业秘密，特制订以下保密制度。

2.范围：本制度适用公司内所有人员；本制度应用于公司各项招商营运、营销企划、物

业管理、财务管理、行政管理等各类工作。

3.工作职责

(1)全体员工根据保密制度，自觉遵守和执行保密协议；

(2)各部门领导对本部门员工执行和遵守保密制度负有直接责任，对下属的违反保密制

度的行为负全责；

(3)公司副总经理、总经理对本公司遵守保密协议和执行保密制度负有直接责任，对下

属违反保密制度的行为负全责；行

政

(4)总公司副总裁、总裁对恒隆公司遵守保密制度和执行负有间接责任。管

理

(5)综合管理部对本公司保密协议遵守和执行负有监督和检查权，并对保密制度的执行制

度

和遵守负有连带责任。

4.工作内容

(1)商业秘密的定义：指本公司不为公众所知悉，能为公司带来经济利益、具有实用性并

经公司采取保密措施的技术信息、、经营信息以及公司根据法律、法规或惯例应当视作

商业秘密的其他信息。包括企业在活动中生成、收集、使用的，与现实和未来业务相

关的经营信息、财务信息、人力资源信息、客户信息、技术信息、档案信息等。包括

但不限于：

(a)公司各类会议内容、纪要及管理文件；

(b)公司的各种合同书、业务往来文件、业务洽谈情况及投资和业务开展意向；

(c)各种合作的计划及材料、业务洽谈备忘录及有关资料；

(d)各类项目招标(议标)前的各种资料与底价；

生效发文字号—【】一号

众安房产有限公司保密管理制度

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(e)与公司关系密切的合作伙伴和客户的相关资料；

(f)公司营销策划资料；

(g)公司员工的工资、奖金及有关情况；

(h)其他属于保密范围内的事项。

(2)商业秘密的保守：保守秘密是指员工未经授权的情况下，不可以不合理或非法手段获

取、透露、使用、允许或协同他人使用商业秘密。

(3)商业秘密的使用：确需使用商业秘密的，由申请人提出，经部门领导、副总经理、总

经理、总裁审批，所有使用商业秘密的由书面批准为依据，否则视为泄密。

(4)商业秘密的公开：商业秘密具有时效性，保密时效过后，由综合管理部根据执行管理

行

层书面签批，方可公布和通报，通报范围为涉及相关工作部门或相应的管理层。未经政

管

公开的信息，一律为商业秘密。

理

5.实施细则制

度

(1)全体员工在签订劳动合同时，签订保密协议，以明确责任和义务。

(2)在收购、兼并、合作等过程中，在商谈的前期阶段要求与外部单位签订保密协议，

符合上市规则要求，同时保证公司信息不被泄露，保证工作的顺利进行。

(3)处罚

(a)因过失泄密，视情节分别给予100〜5000元的罚款，并予以通报批评，情节严重

的解除劳动合同；

(b)故意泄露机密者，公司将无条件解除劳动合同，并要求其赔偿经济损失，直至追

究法律责任；

(c)触犯国家法律者，移交国家司法部门处理。

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生效发文字号_11—号

众安房产有限公司文书管理制度

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第1条目的：为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本

制度。

第2条范围：本单位各部门与外界往来文书的收发均由综合管理部负责。

第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第4条签收文件时发要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对

口，应及时报告主管领导。

第5条签收文件应签写姓名并注明时间。

第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登

记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带

行

回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。政

第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。管

理

第8条企业的文件由综合管理部负责起草和审核，由总经理签发。重要性文件报总裁办制

由总裁签发。度

第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

第10条在企业日常经营管理中，有关图纸、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项

应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用

企业文件的形式发布。

第11条外来文件由综合管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意

见。

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众安房产有限公司才书管理制府生效发文字号—【1一号

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第一五条文件收文后，再依《攻文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或

某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文仲转送综合管理部。

第16条重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理或总裁审核的文

件，由综合管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发

相关部门予以执行。

第17条经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由综合管理部立档管理，业务文件

由业务部门立档管理，次年移交档案室管理。

第一八条立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

第19条文件档案用卷宗按规定装订保存。

第20条借阅行

政

U）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文管

件经总经理同意方可借阅。理

制

：2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。度

：3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。

第21条保管

U）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。

（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。

13）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露。

第22条文件的销毁

文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销

毁文件。

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众安房产有限公司印章管理制度

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1.公司印章指公司公章、合同专用章、财务专用章、各部门章、法人代表章等。

2.公司印章的使用范围。

（1）发送正式公文、电函、传真件等。

（2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。

（3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等。

（4）签订业务合同、协议等。

（5）上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。

（6）需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、等。

（7）企业内部对口业务部门直接的工作联系。

3.公司印章的刻制。行

（1）由需刻印部门负责人据工作需要提出刻制印章的申请，经总经理批准方可刻制，政

管

并报财务管理中心及行政中心备案。

理

（2）新刻制印章由印章保管部门取印模留样归档保存。制

度

4.公司印章的使用管理。

（1）使用公司印章时应当填写《公司印章使用申请表》，写明使用缘由，经总经理签字

同意后，连同需盖章文件材料一并交公司机要员。

（2）公司印章的使用原则上机要员掌握，机要员必须严格控制印章使用范围和仔细检

查用章申请单的审批。

（3）公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需报请总经理批准，并由申请

人写出借据以及明确归还时间。

（4）常规用印或需再次用印的文件材料，如之前已有过用章申请表可省去相关手续。

印章管理员应同时填写登记表格以备查。

5.公司印章的保管。

（1）公司公章和部门印章由机要员保管，财务章和法人章由财务部门保管。

（2）公司印章保管员发生变动，应填写印章交接表，办好相关移交工作，并有第三方鉴

证人，相关手续表格归档保存。

（3）印章遗失时除立即向上级报备外，还应依法公告作废。

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生效发文字号_11—号

众安房产有限公司公司证照管理制度

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为了规范公司各类证照的管理，进一步盘活公司无形资产，确保公司各项工作高效运

转，特制定本规定。

一、本规定适用于公司所有证照的管理。包括公司的法人营业执照、行业经营许可证、企

业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件及公司统一为

员工办理的健康证、工作证等。

二、综合管理部是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、

注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部室根据职责承办部分事项

和全部事项。

,

三、各类证照由综合管理部登记造册，委派专人统一管理。证件保管人必须妥善保管各类

证照，如出现损坏或丢失，要立即向主管领导报告外，并与发证机关联系，及时办理管

证照的挂失和补办手续，同时由审计部追究其相关责任。理

制

囚、各部门如需使用证照必须经主管领导总经理同意批准，说明使用范围和使用时间，办度

理使用登记手续后，方可携带外出，使用完毕后，用件人和证件管理人应在登记表上

注明领取（交回）时间并签字。

五、各类证照未经主管领导批准，任何人不得随意翻动、复印、外借，更不许擅自使用公

司的证照进行各种担保。

六、证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，

造成的各类损失由相关贡任人担负，并追究其责任。

七、证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在

与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。

八、公司为职工办理的工作证由个人保管，职工在调离、退休时必须交回工作证。

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众安房产有限公司根皇瞥理制府生效发文字号—【1一号

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1.为充分调动公司全体员工参与公司管理的积极性、创造性，鼓励员工针对公司现状提出建

设性的改善意见或改革方案，借此改善公司经营管理、节约成本、提高效率、增强企业活

力，特制定本管理办法。

2.公司综合管理部负责员工各类提案的收集、整理、汇总，并组织相关人员对提案进行分析、

评估、汇总，提出奖励意见，并对实施提案进行跟踪、反馈。

3.提案范围：

（1）对公司经营管理等方面的技术性或管理性的合理化建议；

（2）对公司未来经营、发展规划、远景目标等重大决策性的建议及思想；

（3）对不良行为的举报及有利于公司品牌形象提升的各项建议。

4.提案申请、审核程序

（1）一般途径：由提案申请人填写《提案表》，并附详细实施方案。属公司内部提案，经行

部门领导审核，报请项目总经理审批，如涉及集团公司的提案，则由总经理审核后报政

管

总部行政中心分类报审。

理

（2）网络途径：提案人可以根据自己的意愿选择电子邮件直接提交，提案人按公司公示的制

度

公司总经理电子邮箱进行网上提案提交。

（3）提案人对各项提案进行一般性及重大性类别定性，属公司一般性提案由总经理审批后

实施，属下属公司重大性提案及集团重要性提案由集团总裁审批后实施。

（4）提案实施如需经费开支，按提案类别审批程序执行。

（5）提案过程中各相关公司、部门人员予以配合，由各司综合管理部协调。

（6）提案审批结果由综合部反馈给提案人，如提案未采纳，综合部应该注明原因，并通知

慰抚提案人。通过网络途径，由综合部或行。在尊重提案人意愿的的前提下,将提案

审批结果单独反馈给提案人。

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众安房产有限公司提案管理制度

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5.提案评审依据

（1）提案客观性及具体性，即要求提案人将现状真实地反映出来，以事实和数据说话。

（2）提案根据问题原因的明确性，即要求提案人把问题发生的主要原因找出来。

（3）提案解决问题的可行性，即要求提案人针对问题发生的主要原因，提出具体的改善对

策，也就是提出解决问题的具体方法，对只提问题不提解决办法的提案被视为无效提

案。

（4）改善的绩效性，一切提案以绩效为导向，这种绩效不一定是以金钱去衡量、它是一个

综合性指标，它的判定标准上促使公司向越来越好方向发展。

6.提案效果的评估、审定

（1）提案采纳实施后，由实施公司部门负责填写《提案效果报告》《提案评分表》并备齐

报告所需的数据、图标等资料，交各司综合管理部。

行

（2）综合部在收到上述提案资料后七日内，会同实施部门经理，相关负责部门组成评定组,政

管

评定组根据该项目创造性大小、水平高低、难易程度、经济效应大小，对公司发展的

理

贡献率大小等进行复核等综合评定，并将提案上报总经理。制

度

7.提案奖励

（1）公司根据《提案效果报告》《提案评分表》对提案申请人进行奖励。

（2）奖励办法

类别分类等级评分标准奖励

A90分（含）XX元记大功一次

集团重要性

B80分（含）XX元记小功一次

A90分（含）XX元记小功一次

集团一般性B80分（含）XX元嘉奖一次

C70分（含）XX元嘉奖一次

公司重要性A90分（含）XX元记小功一次

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众安房产有限公司提案管理制度

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B80分（含）X*元嘉奖一次

公司重要性

C70分（含）XX元嘉奖一次

A90分（含）XX元嘉奖一次

B80分（含）XX元嘉奖一次

公司一般性C70分（含）XX元嘉奖一次

60分以下不予

DXX元

采纳

（3）对因改善而降低成本或增加收入超过XX万的，由综合管理部专案上报总经理或总

裁，核定额外奖励奖金。

（4）联名提案的奖金分配由第一提案人主持分配。

行

8.本办法自公布之日起开始实施。

政

管

理

制

度

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众安房产有限公司出差瞥理制府生效发文字号—【1一号

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第1条目的

为了进一步规范企业员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制

定本制度。

第2条审批程序和权限

员工出差时应填写《出差审批单》，并按以下权限进行审批。

（1）总经理出差，报备总部行政管理中心。

（2）公司领导班子成员出差，报请总经理审批。

（3）部门负责人出差，报请总经理审批。

（4）其他人员出差，报请企业分管领导审批。

（5）国外出差，一律由总经理或集团总裁核准。

行

第3条因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以电话方式请示，出差归来后政

补办手续。管

理

第4条出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的，根据出差者申制

请，经调查无误后支给出差差旅费。度

第5条出差人员交通工具除可利用企业车辆外，以利用火车、汽车为原则。但因紧急情

况经总经理、总裁核准者可乘坐飞机。

第6条使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费。

第7条因陪同客户外出或其他特殊情况下差旅费用超支或超规格乘坐交通工具的，须事

先征得领导同意。

第8条出差标准规定

（1）出差费用标准：实行限额标准内实报实销，具体标准见表一三・1。

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生效发文字号—【】一号

众安房产有限公司出差管理制度

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副总经

总经理各部门经理及主管一般员工

费用标准^\理

软卧实报或者飞机

交通费实报实报硬卧实报

票价的XX%

1.A类地区xx元1.A类地区xx元以

以内内

2.B类地区xx元以2.B类地区xx元以

每日住宿费实报实报

内内

3.C类地区xx元以3.C类地区xx元以

内内行

政

1.A类地区xx元1.A类地区xx元以

管

以内内理

制

2.B类地区xx元以2.B类地区xx元以

早餐实报实报度

内内

每3.C类地区xx元以3.C类地区xx元以

日内内

餐1.A类地区xx元1.A类地区xx元以

费以内内

午餐、晚2.B类地区xx元以2.B类地区xx元以

实报实报

餐内内

3.C类地区xx元以3.C类地区xx元以

内内

每日杂费实报实报XX元以内XX元以内

业务必要的开实报实报

实报实报

支

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众安房产有限公司出差管理制度

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（2）远途出差如利用夜间（午后9时以后，午前6时以前）车次，住宿费减半支给。

（3）出差时的招待费用

确因工作需要招待客人时，要根据不同客户和人数，本着既节约又能办好事的原则,

对单笔支出超过一元以上的招待费必须先请示部门经理；超过一元以上的招待

费必须先请示总经理同意，报销时按财务相关规定报销。

（4）随同高层人员出行的普通员工，食宿随高层人员。

（5）如因工作需要超出标准，需在《出差审批单》上列明原因。

第9条出差人员返回企业后，一天内应按规定到财务部报账。填写《差旅费报销单》,

并将原始发票粘在所附凭单上，由经办人签字，部门经理、财务人员签字后，

报总经理审批，予以报销。

第10条业务招待费报销，须填写《支出凭单》，所附单据必须有税务部门的止式发票,

行

列明企业抬头，数字清晰，先由经办人签名，部门经理、财务人员签字后，报政

总经理（总裁）审批，予以报销。超审批金额外的业务招待费，一般不予开支。管

理

第11条其他报销、审批程序同上。制

第12条出差人员要实事求是，如发现弄虚作假，一律按企业有关规章制度严肃处理。度

第一三条木制度经总经理办公会通过后施行，修改时亦同。

编制审核审批

众安房产有限公司门槃管理制府生效发文字号—【1一号

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1、目的

为提高工作效率，规范工作方式，加强保密工作，提升众安房产企业年于理品牌，制订

本管理办法。

2、门禁卡的管理

2.1制作：门禁卡由综合管理部在批准员工录用后，统一制作；

2.2员工报到时，综合管理部发放。

2.3门禁卡遗失，第1次由公司按成本价给予员工补卡，第2次按10元天生行补卡；第3

次按20元进行补卡；第4次以上，按50元/张进行补卡；

2.4员工离职时，综合管理部收回员工卡

编制审核审批

生效发文字号

众安房产有限公司考勤管理制度

ZHONG'ANREALESTATE文件编号

1、目的

为规范工作方式，强调工作纪律，提高工作效率，制定本管理办法。

2、数据读取：综合管理部每月读取数据一次，

4.2.2出勤数据处理：综合管理部将数据进行处理；每月将处理数据转为考勤报告，报分

管总裁审批，并作为员工的出勤记录;

4.2.3加班数据处理：每个部门在每周一上报上周部门加班、请假审批单（由部门负责人

签字），人力资源中心/综合管理部在系统内设置加班和请假日期，加班和请假数据

处理后，由人力资源中心/综合管理部根据公司规定进行相关处理。未有书面上报

的加班申请，一律不作为加班依据，未有请假审批的，以旷工处理；

4.2.4各下属公司或其它部门人员需要进入其它部门办公区域的，持各部门公卡进入，公

卡数据随每月数据进行统计和检查。

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生效发文字号_11—号

众安房产有限公司突发事件管理制度

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1.目的

为提高公司正常的营运和公共安全，及处置突发事件的能力，最大程度地预防和减少

突发事件及其造成的损害，保障公司的财产安全，维护公司声誉，促进公司经济可持续发

展。

2.适用范围

本制度适用本集团公司及各下属公司。

3.工作职责及组织架构

3.1执行董事会是突发事件应急管理工作的最高领导机构。具体由总裁负责，分管副

总裁、突发事件职能中心总监、工会成立突发事件应急指导小组，负责突发事件的

应急管理工作；必要时由总裁指定专人负责突发事件的处理。

3.2总公司人力资源中心、行政管理中心/综合管理部为应急事件的总协调，负责收集