2024年企业协议归档管理细则要点版B版

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年企业协议归档管理细则要点版B版本合同目录一览1.归档管理概述1.1归档范围1.2归档流程1.3归档要求2.归档文件分类2.1文件类型2.2文件等级2.3文件编号规则3.归档文件整理3.1文件装订3.2文件标注3.3文件排序4.归档文件保管4.1保管条件4.2保管期限4.3保管责任人5.归档文件查阅5.1查阅条件5.2查阅流程5.3查阅记录6.归档文件借阅6.1借阅条件6.2借阅流程6.3借阅期限7.电子文件管理7.1电子文件格式7.2电子文件备份7.3电子文件归档8.归档管理培训与指导8.1培训内容8.2培训时间8.3培训责任人9.归档管理监督与检查9.1监督方式9.2检查频率9.3检查责任人10.归档管理异常处理10.1异常情况分类10.2异常处理流程10.3异常处理责任人11.归档管理责任分配11.1归档责任人11.2保管责任人11.3查阅与借阅责任人12.归档管理奖惩机制12.1奖励标准12.2惩罚标准12.3奖励与惩罚的执行13.归档管理协调与沟通13.1协调事项13.2沟通渠道13.3协调与沟通责任人14.归档管理变更与修订14.1变更条件14.2修订流程14.3变更与修订的执行第一部分：合同如下：第一条归档管理概述1.1归档范围本合同涉及的归档范围包括：企业协议、往来函件、会议纪要、规章制度、财务报表、人事档案等所有企业文件资料。1.2归档流程归档流程分为：文件收集、文件整理、文件标注、文件装订、文件归档、文件保管、文件查阅、文件借阅等环节。1.3归档要求归档要求包括：文件资料的完整性、准确性、及时性；文件资料的分类、编号、标注清晰；文件资料的装订、保管、查阅、借阅等遵守相关规定。第二条归档文件分类2.1文件类型文件类型分为：企业协议、规章制度、往来函件、会议纪要、财务报表、人事档案等。2.2文件等级文件等级分为：秘密、内部、公开。秘密文件需按照国家保密规定进行管理。2.3文件编号规则文件编号规则：按照文件类型、年份、序号进行编排，如“制度2024001”。第三条归档文件整理3.1文件装订文件装订要求：按照文件类型和等级进行装订，秘密文件需使用专门的文件夹进行装订。3.2文件标注文件标注包括：文件名称、文件等级、归档日期、归档人等。3.3文件排序文件排序：按照文件类型、年份、序号进行排序。第四条归档文件保管4.1保管条件文件保管条件：干燥、通风、防尘、防盗、防火、防潮、防虫蛀等。4.2保管期限文件保管期限：按照文件等级和类型确定，secret级文件至少保管20年，内部级文件至少保管10年，公开级文件至少保管5年。4.3保管责任人文件保管责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责文件的保管、检查和维护。第五条归档文件查阅5.1查阅条件文件查阅条件：需经过归档责任人同意，并填写查阅申请表。5.2查阅流程文件查阅流程：归档责任人审核查阅申请表，同意后发放文件，查阅人按照规定的流程进行查阅。5.3查阅记录文件查阅记录：查阅人需填写查阅记录表，记录查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。第六条归档文件借阅6.1借阅条件文件借阅条件：需经过归档责任人同意，并填写借阅申请表。6.2借阅流程文件借阅流程：归档责任人审核借阅申请表，同意后发放文件，借阅人按照规定的流程进行借阅。6.3借阅期限文件借阅期限：最长不得超过3个月，如需续借，需重新提交借阅申请表。第八条电子文件管理7.1电子文件格式电子文件格式：统一使用PDF、Word、Excel等常用电子文件格式，确保文件可读性、兼容性。7.2电子文件备份电子文件备份：定期对电子文件进行备份，备份介质为硬盘、U盘或云存储，备份数据需进行加密处理。7.3电子文件归档电子文件归档：将电子文件按照归档要求进行分类、编号、标注，并存放在企业指定的电子文件归档系统中。第九条归档管理培训与指导8.1培训内容培训内容：归档管理的基本知识、归档流程、文件保管与维护、电子文件管理等。8.2培训时间培训时间：每年至少进行一次归档管理培训。8.3培训责任人培训责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责归档管理的培训工作。第十条归档管理监督与检查9.1监督方式监督方式：定期和不定期相结合的监督方式，确保归档管理工作的顺利进行。9.2检查频率检查频率：每半年进行一次全面检查，必要时进行专项检查。9.3检查责任人检查责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责归档管理的检查工作。第十一条归档管理异常处理10.1异常情况分类异常情况分类：文件丢失、文件损坏、文件泄露、电子文件故障等。10.2异常处理流程异常处理流程：发现异常情况及时报告归档责任人，归档责任人按照相关规定进行处理。10.3异常处理责任人异常处理责任人：归档责任人负责处理异常情况，必要时与企业其他相关部门协同处理。第十二条归档管理责任分配11.1归档责任人归档责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责文件归档工作的组织实施。11.2保管责任人保管责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责文件保管工作的组织实施。11.3查阅与借阅责任人查阅与借阅责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责文件查阅与借阅工作的组织实施。第十三条归档管理奖惩机制12.1奖励标准奖励标准：对归档管理工作成绩突出的个人或团队给予一定的物质奖励和精神奖励。12.2惩罚标准惩罚标准：对违反归档管理规定，造成严重后果的个人或团队进行相应的处罚。12.3奖励与惩罚的执行奖励与惩罚的执行：奖励与惩罚由企业负责人审批，并由人力资源部门负责执行。第十四条归档管理协调与沟通13.1协调事项协调事项：归档管理工作中出现的部门间矛盾、资源分配问题等。13.2沟通渠道沟通渠道：通过会议、邮件、电话等方式进行沟通。13.3协调与沟通责任人协调与沟通责任人：由企业指定的专门负责人担任，负责归档管理的协调与沟通工作。14.1变更条件变更条件：归档管理工作出现新的要求、法律法规发生变化等。14.2修订流程修订流程：归档管理细则的修订需经过企业负责人审批，并由归档管理责任人负责实施。14.3变更与修订的执行变更与修订的执行：修订后的归档管理细则应及时通知相关人员，并确保执行到位。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：归档管理流程图详细描述归档管理的整个流程，包括文件收集、文件整理、文件标注、文件装订、文件归档、文件保管、文件查阅、文件借阅等环节。附件2：文件分类及编号规则详细列出文件类型、等级以及编号的规则，包括秘密、内部、公开等文件等级的定义和编号的编排方式。附件3：归档文件保管条件及期限详细描述文件保管的条件、期限，包括干燥、通风、防尘、防盗、防火、防潮、防虫蛀等保管条件以及不同文件等级的保管期限。附件4：电子文件管理规范详细说明电子文件的格式、备份方式、归档要求等，包括PDF、Word、Excel等电子文件格式的要求和备份介质的选择。附件5：归档管理培训内容及安排详细列出培训内容、时间安排，包括归档管理的基本知识、归档流程、文件保管与维护、电子文件管理等培训内容。附件6：归档管理监督与检查方案详细描述监督方式、检查频率以及检查责任人的信息，包括定期和不定期相结合的监督方式以及每半年进行全面检查的规定。附件7：归档管理异常处理流程详细说明异常情况分类、异常处理流程以及异常处理责任人的规定，包括文件丢失、文件损坏、文件泄露、电子文件故障等异常情况的处理流程。附件8：归档管理责任分配明细详细列出归档责任人、保管责任人、查阅与借阅责任人的信息，包括各责任人的职责范围和责任要求。附件9：奖惩机制具体规定详细描述奖励标准、惩罚标准以及奖励与惩罚的执行方式，包括物质奖励、精神奖励的奖励标准以及处罚的具体规定。附件10：协调与沟通机制详细说明协调事项、沟通渠道以及协调与沟通责任人的规定，包括部门间矛盾、资源分配问题的协调事项以及会议、邮件、电话等沟通渠道的使用。附件11：归档管理变更与修订记录详细记录归档管理细则的变更与修订的历史，包括变更条件、修订流程以及变更与修订的执行情况。说明二：违约行为及责任认定：1.归档文件资料的遗漏、丢失或损坏。2.未按照规定的归档流程进行操作。3.未按时完成归档任务或归档不完整。4.泄露、篡改或破坏归档文件。5.未按照规定进行电子文件的备份或归档。6.未参加或未按时完成归档管理的培训。7.未按照监督与检查方案进行定期检查。8.未及时处理归档管理中出现的异常情况。违约责任认定标准：1.归档文件资料的遗漏、丢失或损坏，根据文件的等级和重要性进行责任认定。2.未按照规定的归档流程进行操作，根据操作的严重性和影响范围进行责任认定。3.未按时完成归档任务或归档不完整，根据任务的紧急程度和影响范围进行责任认定。4.泄露、篡改或破坏归档文件，根据文件的等级和重要性进行责任认定。5.未按照规定进行电子文件的备份或归档，根据备份的完整性和文件的等级进行责任认定。6.未参加或未按时完成归档管理的培训，根据培训的重要性和影响范围进行责任认定。7.未按照监督与检查方案进行定期检查，根据检查的重要性和影响范围进行责任认定。8.未及时处理归档管理中出现的异常情况，根据异常情况的严重性和影响范围进行责任认定。示例说明：1.若归档责任人未能按时完成归档任务，导致重要文件遗漏，则归档责任人需承担相应的违约责任。2.若归档管理过程中出现文件泄露