工程采购制度及流程

工程采购制度及流程一、制定目的及范围为提升公司工程采购的管理水平，规范采购行为，确保工程项目的顺利实施，特制定本制度。本制度适用于所有涉及工程的采购活动，包括但不限于材料采购、设备采购、外包服务采购等。通过明确采购流程与职责，优化资源配置，降低采购成本，提高采购效率，确保采购工作的透明度与合规性。二、采购原则1.采购活动必须遵循“公开、公平、公正”的原则，确保各种资源的合理利用。2.在选择供应商时，应综合考虑质量、价格和交货期，优先选择信誉良好的合格供应商。3.所有采购必须使用正规发票，确保财务合规，增强公司财务透明度。4.各部门需指定专人负责采购事宜，申购人与采购人应明确分开，以防止利益冲突。三、采购流程1.采购准备阶段1.1需求确认：项目负责人需对工程所需物资进行全面评估，明确采购需求。1.2预算编制：根据需求制定详细的采购预算，预算应涵盖所有相关费用并经过财务审核。1.3市场调研：对潜在供应商进行市场调研，收集供应商资料，评估其资质及信誉。2.采购申请流程2.1填写采购申请单：项目负责人应填写《采购申请单》，详细列出所需物资、数量和预算。2.2申请审批：采购申请单需经过项目经理、部门负责人及财务部门的逐级审批，确保采购的合理性。2.3需求变更管理：如需求发生变化，需重新提交采购申请单，并遵循相应的审批流程。3.供应商选择3.1询价环节：采购部门需向至少三家合格供应商发出询价函，获取报价并记录。3.2评估报价：对各供应商的报价进行分析，综合考虑价格、质量、交货期及服务等因素，选择符合要求的供应商。3.3供应商审核：对选择的供应商进行资质审核，包括营业执照、相关资质证书及以往合作记录。4.合同签订4.1合同准备：在确定供应商后，采购部门需准备《采购合同》，合同应包括采购内容、价格、交货时间、质量标准及售后服务等条款。4.2合同审批：合同需经过法律顾问审核，确保合同条款的合法性及有效性。4.3签署合同：合同经双方确认无误后，需由授权代表签字，并分别存档。5.采购实施与验收5.1下单与跟踪：采购部门需及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单进度，确保按时交货。5.2物资验收：物资到货后，项目负责人及相关人员需对物资进行验收，检查数量、质量及配件是否齐全。5.3验收记录：验收合格后，需填写《验收报告》，记录验收情况并归档。6.付款与报销6.1付款申请：在物资验收合格后，采购部门需向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收报告及发票。6.2财务审核：财务部门对付款申请进行审核，确保所有单据齐全、合规。6.3付款执行：审核通过后，财务部门及时执行付款，确保供应商及时收到款项。7.采购后评估7.1供应商绩效评估：项目完成后，需对供应商的表现进行评估，包括交货及时性、物资质量及服务态度。7.2总结与反馈：根据评估结果，记录供应商的优缺点，作为未来采购决策的参考。7.3流程优化建议：结合实际采购过程中的问题及不足，提出改进建议，优化采购流程。四、备案与文档管理所有采购活动需建立完整的文档管理体系。采购相关文件，包括采购申请单、合同、验收报告及付款凭证等，均需归档保存。文档应分类整理，以便日后查阅与审计，确保信息的透明与可追溯性。五、采购纪律与责任1.采购人员职责：采购人员需遵循公司采购制度，确保采购的公正性与合规性，维护公司的合法权益。2.供应商管理：采购人员需建立供应商档案，定期更新供应商信息，确保采购渠道的多样性与稳定性。3.禁止行为：采购人员不得接受供应商的礼品、回扣等不当利益，违者将受到公司纪律处分。4.责任追究：对违反采购制度的行为，将依据公司制度进行相应的处罚，确保制度的严格执行。六、反馈与改进机制为确保采购流程的持续优化，设立反馈机制。项目负责人及采购人员可定期提交采购流程的意见与建议，采购部门应对反馈进行整理、分析，并根据实际情况对流程进行调整与改进。此机制有助于提高采购的灵活性与