企业人事档案管理规范

企业人事档案管理规范合同编号：__________甲方（用人单位）：__________地址：__________联系电话：__________乙方（劳动者）：__________身份证号码：__________联系电话：__________第一条档案管理范围1.1本合同所称档案，是指乙方在甲方工作期间形成的、与甲方有关的各种书面材料和电子文档。1.2档案包括但不限于：个人基本信息、招聘资料、培训记录、工作表现、考核结果、奖惩情况、离职证明等。第二条档案管理责任2.1甲方应当建立完善的档案管理制度，对乙方的档案进行真实、完整、准确、及时的记录和管理。2.2乙方应当如实提供个人档案材料，并保证材料的真实性和完整性。2.3甲方应当对乙方档案中的个人信息予以保密，不得泄露给无关第三方。第三条档案的查阅和复制3.1乙方有权查阅和复制自己的档案材料，但需向甲方提交书面申请。3.2甲方应当在收到乙方申请后五个工作日内，完成档案的查阅和复制工作。3.3甲方有权拒绝乙方查阅和复制与甲方商业秘密、个人隐私等相关档案材料。第四条档案的转移4.1乙方在工作期间，如因调动、晋升等原因需要转移档案，甲方应当及时、准确地将档案转交给乙方所在的新单位。4.2乙方离职后，甲方应当在十个工作日内将乙方的档案转交给乙方或者乙方所在地的公共就业和人才服务机构。第五条档案的归档和销毁5.1甲方应当在乙方离职后一个月内，完成档案的归档工作。5.2甲方应当对归档的材料进行分类、编号、归档，并定期进行审查和更新。5.3甲方对乙方档案的保存期限，应当符合国家和地方有关档案管理的规定。5.4甲方在档案销毁前，应当通知乙方，并在乙方同意后进行销毁。第六条违约责任6.1甲方未按照本合同约定管理乙方档案的，应当承担相应的违约责任。6.2乙方提供虚假档案材料的，甲方有权解除本合同，并要求乙方承担相应的法律责任。第七条其他约定7.1本合同自双方签字或者盖章之日起生效，有效期为____年。7.2本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（用人单位）：__________乙方（劳动者）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.乙方个人基本信息表2.乙方招聘资料3.乙方培训记录4.乙方工作表现评估表5.乙方考核结果记录6.乙方奖惩情况记录7.乙方离职证明8.档案转移申请表9.档案销毁申请表二、违约行为及认定：1.甲方未按照本合同约定管理乙方档案，包括但不限于未及时归档、未保密个人信息、未及时更新档案等。2.乙方提供虚假档案材料，包括但不限于身份信息、学历证明、工作经历等。3.甲方未在规定时间内完成档案的查阅和复制工作。4.甲方未在规定时间内将档案转交给乙方或新单位。5.甲方未在规定时间内完成档案的归档和销毁工作。三、法律名词及解释：1.档案：指乙方在甲方工作期间形成的、与甲方有关的各种书面材料和电子文档。2.档案管理：指对乙方档案的真实、完整、准确、及时的记录和管理。3.个人信息：指乙方的身份信息、联系方式、工作经历等与个人有关的信息。4.商业秘密：指甲方在经营活动中形成的、不为公众所知悉且具有商业价值的信息。5.违约行为：指甲方或乙方未履行合同约定的义务的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方未能及时归档或更新乙方档案。解决办法：甲方应当加强档案管理，确保档案的真实、完整、准确、及时。2.问题：甲方未能保密乙方的个人信息。解决办法：甲方应当加强对乙方档案的保管，防止泄露个人信息。3.问题：乙方提供虚假档案材料。解决办法：甲方应当加强对乙方档案材料的审核，发现问题及时处理。4.问题：甲方未能在规定时间内完成档案的查阅和复制工作。解决办法：甲方应当优化档案查阅和复制流程，提高工作效率。5.问题：甲方未能在规定时间内将档案转交给乙方或新单位。解决办法：甲方应当加强与乙方或新单位的沟通，确保档案顺利转移。6.问题：甲方未能在规定时间内完成档案的归档和销毁工作。解决办法：甲方应当制定合理的档案归档和销毁计划，按时完成相关工作。五、所有应用场景：1.甲方为新入职员工建立人事档案。2.甲方对员工进行培训时，记录培训资料和表现。3.甲方对员工进行年度考核，记录考核结果。4.甲方对员工的奖惩情况进行记录。5.员工离职时，甲方提供离职证明并转交档案。6.甲方根据法