名媛全家福财务支出审批制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1名媛全家福简介......................................................1

2名媛全家福财务支出审批制度现状......................................1

2.1财务支出基本类型..............................................1

2.2财务支出审批的相关规定........................................2

2.3采购支出审批流程..............................................2

2.4职工薪酬支出审批流程..........................................3

2.5日常经营活动支出审批流程......................................3

3名媛全家福财务支出审批制度存在的问题................................3

3.1采购管理缺乏规范的制度体系....................................3

3.2日常费用单据填制不规范........................................4

3.3财务支出审批人员审批职责划分不明确............................4

3.4职工业务能力水平偏低..........................................4

4名媛全家福财务支出审批制度优化设计..................................4

4.1采购管理优化设计..............................................4

4.2日常费用单据填制优化设计......................................5

4.2.1费用报销单填写要求.......................................6

4.2.2借款单填写要求...........................................6

4.2.3付款审批单填写要求.......................................7

4.3财务支出审批人员职责划分优化设计..............................7

4.4员工培训制度优化设计..........................................8

5优化设计总结........................................................9

参考资料............................................................10

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名媛全家福财务支出审批制度优化设计

1名媛全家福简介

名媛全家福成立于2017年11月6日，注册地址位于湖南省永州市祁阳县

八宝镇八宝村88号，法定代表人是邓小青。所属行业为零售业，经营范围主要

包括服饰、内衣、鞋类零售以及箱包、生活床上物品零售。

名媛全家福组织结构图如下：

老板

经理

副店长店主

财务部采购部仓管员督导导购员

图1-1名媛全家福组织结构

图

2名媛全家福财务支出审批制度现状

2.1财务支出基本类型

名媛全家福财务支出的类型主要是:第一，采购费用支出。一般情况下名媛

全家福是通过先预付一部分货款等到货到了再补付尾款的方式进行采购业务。

所以相关采购人员在收到采购发票后及时交给财务部门进行相应的审批处理，

同时还要经过相关审批人员的批准后才能执行。第二，日常经营活动费用的支

出。主要是指日常经营所产生的各种经营活动支出，包括广告费、培训费、差

旅费、招待费、水电费、以及办公用品费用等等。第三，企业职工薪酬支出。

主要包括员工基本工资以及各种职工福利费。

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2.2财务支出审批的相关规定

第一，财务支出采用事前审批制度。财务各项支出，原则上实行事前审批

控制制度，经办人在费用支出前，一定要向领导请示，经上级领导批准后方可

执行。下列日常支出项目：每个月发放的职工基本工资和补贴奖金、五险一金、

办公电话费、伙食补贴、车辆补贴等，按照相关的合同、制度及法律法规规定

执行，无需履行事前审批程序。

第二，财务负责人对所支出费用的合法合规性进行审核，主要包括手续是

否完备，是否按照规定办理，出示凭证是否合规等。

第三，财务人员对本单位的财务支出必须依照国家法律法规和制度实行监

督，根据《中华人民共和国会计法》的规定，进行原始凭证的审核，对于不真

实、不合法的原始凭证有权力不进行处理；记录不准确和不完整的原始凭证将

被退回；审批手续不符合规定的进行全部退回；并要求按照国家统一的会计制

度规定更正、补充。

第四，审核人对发生的资金支出须严格把关，对经办人提交的报销单据、

资金用途、资金金额及文件、合同等依据的真实性、合法性负责并签字，对资

金支出的结果负审核责任。

第五，日常经营费用支出5000元以下的交由财务负责人审批，依据审批后

的付款票据进行付款。5000元以上的交由总经理审批，依据审批后的付款票据

进行付款。

2.3采购支出审批流程

填写申请表并由部门主财务人

负责人签字管审签员审核

财务部门报支老板签字经理审核签字

图2-1采购支出审批流程图

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2.4职工薪酬支出审批流程

人事部编制人事部财务部财务部编制人事经理

汇总考勤表部复核职工工资表审核签字

财务部门报支老板审批经理审批

图2-2职工薪酬支出审批流程图

2.5日常经营活动支出审批流程

表2-1日常支出审批表

流程步骤执行人事项

步骤一相关人员根据发票填制申请单

审核经济业务的真实性

步骤二相关部门负责人

和合法性

步骤三财务部审核原始凭证和单据

步骤四经理审核签字

相关人员填部门负责人财务部审经理审批

制申请单审核核签字

图2-3日常经营活动支出审批流程图

3名媛全家福财务支出审批制度存在的问题

3.1采购管理缺乏规范的制度体系

本人利用寒假时间在2019年和2020年在名媛全家福工作过一个月左右，

根据一个月左右的亲身体验，我对名媛全家福的实际情况有了一些了解，我察

觉到名媛全家福对采购管理在规范的制度体系上面有所缺乏。例如，没有可靠

的采购战略体系，了解良好的采购策略在业务方面属于重中之重。其次没有明

确的授权制度，也没有适当的监督机制。没有合理并明确的采购流程，此外，

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各部门之间没有分工、协作和协调，因此难以确保有效的采购管理。

3.2日常费用单据填制不规范

名媛全家福在填制报销单据方面存在一些不足。像不规范的报销单据。员

工在填写时较为随意的态度，还有凭证上的相关内容包括了金额信息、费用项

目、相关摘要以及收款单位信息等较为模糊的表诉或者是直接不填，有的甚至

有涂抹的痕迹这种明显错误的现象。这些会使得会计信息的准确性有严重的影

响。

3.3财务支出审批人员审批职责划分不明确

名媛全家福岗位职责划分不清晰，没有做到先审后批，可能会造成财务数

据的错误，同时还存在交叉重叠业务现象发生，而且财务人员没有真正的实权，

他们对资金进行审批都是按照领导指示和要求来的，这样使得财务管理缺乏整

体性以及统一性，容易给财务数据带来混乱的影响。

3.4职工业务能力水平偏低

名媛全家福的财务工作人员的综合能力还有待加强，我察觉到他们对快速

变化的各项财会知识、财政税收法规和票据相关法律规定等这些理解的有点不

是很透彻明白，从负责报销的工作人员来看，他们对于自身的相关专业知识，

业务能力及职业道德修养等方面都存在着一些的缺陷，这对费用报销审核工作

的质量有一定的间接影响，也将会影响到一个企业未来的经济发展。

4名媛全家福财务支出审批制度优化设计

4.1采购管理优化设计

为了避免在采购管理方面出现问题，名媛全家福应该根据财务预算制定定

一份完善的采购策略计划，并且为了加强对采购授权与审批制度的监督管理，

应该建立一个专门的监督小组，以确保实时监督与反馈。

第一，事前加强采购计划的审批

首先，采购人员从销售部门那里获取企业本年度的销售情况，还有向仓管

部门进行产品库存的了解，这需要部门与部门之间共同分工合作与协调，可以

大大提高工作效率。其次根据销售和当前产品的库存情况了进行采购计划的制

定，再由经理复核采购计划单，再交给财务部门主管审批签字，最后，再由老

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板审批签字。

获取销售部销售仓管员盘点库存制定采购

情况情况计划

财务部门主管

老板审批经理复核采

签字审批签字购计划单

图4-1采购计划审批流程

图

第二，事中加强对审批制度的监督

首先，成立一个专门的监督小组，对他们进行严格培训管理，然后再制定

一份规范合理的审批制度，并把审批制度进行打印张贴规章栏和对所有员工下

发审批制度手册。为了落实监督管理制度，将由监督小组成员对企业员工进行

审批制度的深入学习，并在年末期间对所有人员进行审批制度的考核测试。同

时对考核成绩也有所要求，根据考核成绩分别设立了奖金和罚款，对于合格并

成绩优秀者可以获得奖金，而对于不合格者将进行罚款。

成立监督制定审批员工深入学习年末考核测

小组制度审批制度试

图4-2加强审批制度监督流程图

第三，事后加强对工作流程的检查与总结

首先，要对采购工作有一个清晰的流程了解，凡是在流程中涉及到的相关

部门和人员都需要与其进行充分的沟通，对于问题进行讨论，并确定流程范围

内的相关责任问题，确保人与环节能够对接。要做到心里有数，把采购工作流

程与实际落实情况进行比较复核，看是否都已经完成好了，避免由于粗心大意

导致工作有所遗漏，最后在完成每一次的采购工作时都要对其总结出一个最后

的收获与反思，针对采购工作的完成对取得的成绩和存在的不足进行记录归档。

方便找出经验教训和并总结出优秀的工作规律，更好为今后的工作打好基础。

4.2日常费用单据填制优化设计

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4.2.1费用报销单填写要求

图4-3费用报销单填写规范

第一，在“报销部门”处，认真填写报销人所属的部门分支信息。

第二，在报销日期处按照实际情况填写正确的报销日期。

第三，单据必须清晰填写好所有附件的张数。

第四，填写完准确无误的金额，在金额前面加上“¥”符号，为了防止被恶

意改动金额。

4.2.2借款单填写要求

图4-4借款单填写规范

第一，公司或个人借款必须填写借款单,借款单所列相关内容必须填写清楚,

项目要逐一填写完整,不得有空缺。

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第二，借款单位、借款事由必须具体详细。

第三，“借款金额”大小写要填写一致。

第四，“还款日期”、“批准还款日期”要填写到日。

4.2.3付款审批单填写要求

第一，准备好用款部门、收款单位的信息等。

第二，将申请的日期和用款部门填上，部门一定要写精准。

第三，将收款单位的全称、账号、开户银行、付款金额和原因等都一一填

上。金额那里先写大写的，后面人民币符号后写小写的。

第四，需要领款人签字，就是谁来负责将钱领出去打给对方，这个人就把

名字写上去。

第五，最后就是找各级领导签字，经办人先签字，经办人基本上就是指填

单子的人，然后找部门意见，再去找财务，最后找主管，按照依次往上的顺序。

4.3财务支出审批人员职责划分优化设计

首先，相关人员要对审批程序有一定的了解。其次再建立健全审批责任制。

对于承办人有违规违纪的行为，或者是相关负责人对票据审查不彻底的现象，

都应该承受相应的经济处罚和明确处分。提交的资料进行审核，看其中有没有

不符合要求的条件和内容，审核后认为没问题则审核通过，如果有问题，则审

核不通过，只有审核通过的情况下才会进入审批阶段。只有这样才能够真正落

实"先审后批”的制度，才能够使得财务管理更加科学化、规则化，也大大优化

了资金结构。

承办人填写部门负责财务部门审

支出单人批准核

财务部门进行单位负责人

账务处理批准

图4-5审批程序流程图

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4.4员工培训制度优化设计

第一，加强培训教育，针对财务支出的审批流程，首先就要对财务支出审

批有一定的清晰了解，采用系统理论、现场实践、案例教育等有针对性的培训

教育，培训效果将会大有提高，全员素质也会得到提升。组织开展业务比赛等

多样化活动，使广大职工积极参与，提高理论知识和岗位技能。

第二，在全体职工中开展争当优秀岗活动，通过优秀岗的设立，一方面树

立优秀典型，在全体职工中营造积极良好的氛围;另一方面正面奖励其他员工，

以其带动整体工作的共同提高。

第三，明确划分岗位职责，严格做到先审后批的流程，同时还要避免交叉

重叠业务的不良现象存在。要严格按照审批制度的规定和要求对资金进行审批。

第四，制定轮岗管理办法，提出轮岗计划需求，职工之间定期进行轮岗前

的沟通，实施工作交接清单，实施工作轮岗，输出成果，最后部门备案存档。

加强培训开展优秀明确划分制定轮岗

教育岗活动岗位职责管理办法

图4-6职工业务能力水平和综合素质优化设计流程图

制定轮岗管理体系

提出轮岗计划需求

轮职工间轮岗前沟通

岗

管

理实施工作交接清单

办

法实施工作轮岗

输出结果

部门备案存档

图4-7轮岗管理办法流程图