娄底市娄星区想也咖啡采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1娄底市娄星区想也咖啡店简介...............................................................................1

1.1业务范围........................................................................................................1

1.2采购内容........................................................................................................1

1.3采购流程........................................................................................................1

2想也咖啡采购业务账务存在的问题及原因...........................................................2

2.1存在问题分析................................................................................................2

2.1.1原材料成本增加.................................................................................2

2.1.2原材料损失增加.................................................................................3

2.1.3经常出现账实不符.............................................................................3

2.2原因分析........................................................................................................3

2.2.1采购计划不合理.................................................................................3

2.2.2验收储存不规范.................................................................................4

2.2.3财务处理不及时.................................................................................4

3想也咖啡采购业务账务一体化流程优化...............................................................4

3.1采购计划制定流程优化................................................................................4

3.1.1采购计划申请表.................................................................................4

3.1.2采购计划规定流程.............................................................................5

3.2验收规范........................................................................................................5

3.2.1规范存放地点.....................................................................................5

3.2.2规范材料标签.....................................................................................6

3.2.3规范验收流程.....................................................................................7

3.3财务处理流程规范........................................................................................7

3.3.1单据传递流程规范.............................................................................7

3.3.2付款审批流程及制度规范.................................................................8

4总结...........................................................................................................................9

参考资料.....................................................................................................................10

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娄底市娄星区想也咖啡采购业务账务一体化流程优

化

1娄底市娄星区想也咖啡店简介

1.1业务范围

娄底市娄星区想也咖啡店成立于2021年，是一家新开的咖啡店，旗下零售

产品包括30多款手工制作的浓缩咖啡和多款咖啡冷热饮料、新鲜美味的各式各

样的糕点以及咖啡杯等商品。想也咖啡目前有20家门店，其中娄星区想也咖啡

是其中的一家门店，位于娄底市娄星区长清路233号。

1.2采购内容

想也咖啡销售的咖啡类型主要有浓缩咖啡、美式咖啡以及摩卡咖啡等，其

主要采购的原料有：咖啡豆，水果，咖啡粉等一些物资材料。2022年想也咖啡

其主要采购清单包括：咖啡原料、外带包装物等。采购清单表如下表1-1所示：

表1-12022年想也咖啡采购清单表

采购类型采购内容

咖啡豆：阿拉比卡豆、波旁豆、罗布斯塔豆、卡杜拉豆

水果：西瓜、牛油果、芒果、柠檬

咖啡原料咖啡糖：咖啡白糖、咖啡黄糖

咖啡粉：抹茶粉、肉桂粉、巧克力粉、可可粉、草莓粉

其他：薄荷叶、稀奶油、蜂蜜、巧克力酱、牛奶

外带包装外带手提袋、咖啡杯、吸管、积分卡

1.3采购流程

想也咖啡目前的主要采购方式目前有两种，即线下采购、线上采购两种。

线下采购的优点是能够快速的将物质运回门店，节省了时间成本，则线上采购

则更实惠，价格更透明，有效降低了采购成本。想也咖啡店的采购流程如下：

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采购中心供应商仓管中心财务中心

采购需求

采购计划确定供应商

合同签订

验收合

线上下单交货财务付款

格入仓

图1-1想也咖啡线下采购流程图

采购中心供应商仓管中心财务中心

采购需求寻找供应商

确定供应商

签订合同验收合

交货入库

格入仓

图1-2想也咖啡线上采购流程图

2想也咖啡采购业务账务存在的问题及原因

2.1存在问题分析

2.1.1原材料成本增加

2-1想也咖啡2022材料成本与利润统计表

日期一季度二季度三季度四季度合计

材料成本1200元1500元1800元2000元6500元

利润3300元3200元3100元3000元12600元

占比9.52%11.90%14.29%15.87%-

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想也咖啡在2022年每季度材料成本分别为：1200元、1500元、1800元、2000

元，利润总额为12600元。每季度材料成本占利润总额的比重分别为：9.52%、

11.90%、14.29%、15.87%，材料成本占比成不断向上趋势。材料成本的不断增

加，会导致利润降低。2022年成本与利润统计表如下表2-1所示：

2.1.2原材料损失增加

2022年第一季度，想也咖啡原材料损失金额增加1400元，第四季度原材料

损失高达2100元左右，平均每个季度原材料损失在1700元，全年原材料损失

6800元。原材料损失的不断增加，导致门店缺料，延误了门店产品的制作，加

重了门店的制作成本。想也咖啡在想也咖啡2022年季度原材料损失统计表如2-2

所示：

表2-2想也咖啡2022年原材料季度损失统计表

日期一季度二季度三季度四季度

2022年1400元1700元1600元2100元

2.1.3经常出现账实不符

根据每月盘点情况发现，材料账实不符情况较为严重，导致企业的盈利和

亏损无法准确核算也导致采购员无法准确的根据店内需求进行采购。比如：第

一季度账簿登记本应还有450kg咖啡豆，实际仓库咖啡豆只有400kg，导致差生

差额50kg。想也咖啡2022年季度咖啡豆登记表如2-3所示

表2-3想也咖啡2022年咖啡豆登记

日期账面库存(kg)实际库存(kg)差额(kg)

一季度40040050

二季度30029010

三季度32030020

四季度15012030

2.2原因分析

2.2.1采购计划不合理

因为采购计划安排不合理，对采购原材料的需求量不准确，常常导致咖啡

店增加不必要的成本。目前的采购计划的制定首先是由门店的提供的需求量后，

采购人员根据需求量进行采购，并没有对市场销量进行准确的预测，常常囤积

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大量的材料在仓库，不仅导致资金没有得到很好的运转，也增加了储存成本。

有时也会因采购量过少，从而产生紧急采购，增加了采购成本。故为了保证采

购需求量的正确，后期应在进行采购之前市场预测人员对市场进行预测，确定

好合理的需求量，制定好合理的采购计划，加强跟踪，及时变更采购计划。

2.2.2验收储存不规范

想也咖啡目前的验收储存也存在不规范。仓管人员没有根据原料的属性进

行妥善的保管，从而导致大量咖啡豆潮湿，霉变。且在财务处理上没有做好先

进先出的处理原则，导致一些早购买的咖啡豆还储存在仓库里，后购买的咖啡

豆已经被运到门店进行制作，从而造成原材料过期，不能使用的情况。后续仓

管人员应对仓库进行分类，按照原料的属性特征进行分类保管，并且可以利用

标签条按季度区分购进的原料，做到先购进先用的领用处理原则。

2.2.3财务处理不及时

想也咖啡目前的财务处理是不及时的，原材料账簿登记不规范，比如门店

生产咖啡领用原料咖啡豆，财务人员没有及时的对原材料账簿中进行领用登记，

而是隔一段时间后再统一将领用的原料总额登记在账簿，这种处理方式容易漏

登和错登。同时也会传送错误的信息给采购人员，影响他们的进行下一批采购，

情况严重时会导致店内不能进行正常的运营。后续财务人员应当及时进行财务

登记，派人定期审核账簿，仓管人员也已定期对材料进行盘点，做到账实相符。

3想也咖啡采购业务账务一体化流程优化

3.1采购计划制定流程优化

3.1.1采购计划申请表

年月日表3-1采购计划申请表编号：

申请部门：申请人：采购人：

品名数量单价金额到货时间备注

合计：

财务人员签字：

店长审批：

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在制定好采购计划后，采购部门根据采购计划编制采购计划申请表，按需

填写好、品名、数量、单价、金额、预计到货时间之后，经各部门领导签字后

再经财务总监签字，董事长审批后方可交给采购部门来进行采购执行与运作。

相比之前表述不清的采购计划表，现在的采购计划能够更清晰明了。如表3.1

所示。

3.1.2采购计划规定流程

为避免采购需求与实际需求不符，增加不必要的成本，市场预测部门根据

历年的销售量先对市场进行预测后，制定市场预算需求，加强跟踪，然后交由

采购中心的领导审批后，结合门店情况制定实际需求量，经仓管中心确认可容

纳量后，采购人员方可按照实际需求量进行采购计划，财务部及时进行财务处

理。如图3-1想也咖啡的采购计划制定流程：

市场预测部门采购中心仓管中心财务中心

根据往年销售

进行市场预测

结合门店情

制定预算需求

况

制定实际需确认采购

审核

求量

图3-1想也咖啡的采购计划流程图

3.2验收规范

3.2.1规范存放地点

表3-2仓库特点总结

编号区域名字特点

1区A干燥区干燥

B冷藏区冷藏

2区

C冷冻区冷冻温度低

3区D靠窗区通风透气

为解决存放不规划问题，我们将存放原料的仓库进行编号，分类存放，便

于查找和及能更好的储存。1区是干燥区，适合储存咖啡豆这些遇潮易变质的材

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料；2区分为冷藏区和冷冻区，适合储存需要保鲜冷冻的原料；3区为靠窗区，

适合储存需要通风透气的原料。对仓库的区域划分以及特点如表3-2所示，物

料存放表如表3-3所示。

表3-3想也咖啡物料存放表

品种存放地点原因存放量(KG)

咖啡豆1A咖啡豆遇潮湿易变质。3000

水果牛奶2B保鲜口味更佳100

冰块2C冷冻温度低500

咖啡糖3D通风透气1000

3.2.2规范材料标签

规划材料标签能够更好的让我们熟悉材料，首先能够让我们快速的区分产

品，我们能够从标签上直接了解到材料的生产厂家，产品成分，安全生产特征

以及生产日期等重要信息，从而减少因为产品变质而产生的成本浪费。具体标

签如3-2下图所示：

图3-2物料标签

同时我们在领用材料的时候要按先进先出发领用材料，对于第一季度购进

来的商品我们可以用绿色标签表示，第二季度用紫色标签表示，第三季度用蓝

色标签表示，第四季度用黄色标签表示，这样在领用材料的时候我们就能很好

的区分并且按先进先出法领用。标签如下图3-3所示。

图3-3标签

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3.2.3规范验收流程

交货验收是采购作业中最为重要的一环，原料到货后，仓管人员核对相应

的采购记录，等待质检部门清点数量确认质量后，做好检验记录进行入库后，

再将入库单及时传递到财务中心进行财务处理，财务中心的应根据传递过来的

入库单生成记账凭证，再根据记账凭证登记相关账簿，最后由财务主管进行审

核。想也咖啡的验收流程如下图3-4所示：

仓库质检部采购部财务部

传递原始凭证

到货

根据原始

单生成凭

证

核对采购记检查数量、质不合格

通知供方退货

录量、到期日

合格根据凭证登

记账簿

物资标签上盖合

格章，做好检验记

录

财务主管审

核凭证账簿

图3-4想也咖啡验收流程图

3.3财务处理流程规范

3.3.1单据传递流程规范

外购货物到货由质量部验收合格后进行签字处理应在1日内转交仓管部，

仓管部根据到货数量填写入库单，经签字确认后转交采购人员，采购员当场签

字并填写货物单价后转交财务，财务人员在接到这些单据后进行付款处理，并

及时进行账务处理。从到货质检到财务付款不得超过5天。如图3-5所示。

已经办理入库的材料，门店用必须拿有领料人签字的领料单，到仓库转交

仓库保管员，保管员才能予以拿货，发货后由仓库保管员在单据上填好发货数

量并确认签字。没有领料单或者领料单上书写不规范的单据有权拒绝拿货。

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质检部部仓管部采购中心财务中心

到货核对数量

进行质量验收填写入库单数

量