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文档简介

房地产公司档案管理流程一、制定目的及范围为提升房地产公司档案管理的规范性与效率，确保档案信息的安全性与可追溯性，特制定本档案管理流程。本流程适用于公司所有部门的档案管理工作，包括项目档案、合同档案、财务档案及其他相关文件的管理。二、档案管理原则档案管理应遵循以下原则：1.规范性：档案的收集、整理、存储和使用必须符合国家及行业相关法律法规。2.安全性：确保档案信息的安全，防止信息泄露和损毁。3.可追溯性：档案的管理过程应具备可追溯性，便于后续查阅和审计。4.高效性：优化档案管理流程，提高工作效率，减少不必要的时间和成本浪费。三、档案管理流程1.档案收集各部门在日常工作中产生的文件、资料应及时收集，形成档案。1.1文件分类：根据文件性质，将文件分为项目档案、合同档案、财务档案等类别。1.2归档申请：档案形成后，相关责任人需填写《档案归档申请表》，说明文件的基本信息及归档原因。1.3审核：档案管理部门对归档申请进行审核，确认文件的完整性和有效性。2.档案整理归档的文件需进行整理，以便于后续查阅。2.1编号：为每份档案分配唯一编号，确保档案的可追溯性。2.2装订：将相关文件进行装订，确保文件不易损坏。2.3录入系统：将档案信息录入档案管理系统，记录档案的基本信息、存放位置及责任人。3.档案存储整理完毕的档案需妥善存储，确保档案的安全性。3.1物理存储：档案应存放在专门的档案室，档案室需具备防火、防潮、防盗等安全措施。3.2电子存储：重要档案应进行电子化存储，备份至云端或其他安全存储介质，确保信息不丢失。4.档案使用档案的使用需遵循相关规定，确保信息的安全与合规。4.1借阅申请：需查阅档案的人员需填写《档案借阅申请表》，说明借阅目的及时间。4.2审核与批准：档案管理部门对借阅申请进行审核，确认借阅的合理性后予以批准。4.3归还与检查：借阅人员需在规定时间内归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。5.档案销毁对于超过保留期限的档案，需进行销毁处理。5.1销毁申请：相关责任人需填写《档案销毁申请表》，说明销毁原因及档案清单。5.2审核与批准：档案管理部门对销毁申请进行审核，确认档案的销毁符合规定后予以批准。5.3销毁记录：销毁后需填写《档案销毁记录表》，记录销毁的档案信息及参与人员。四、档案管理责任各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的收集、整理、存储和使用符合规定。1.档案管理人员职责：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储及借阅管理。2.部门负责人职责：对本部门的档案管理工

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