益阳世林食品有限公司存货管理工作优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计益阳世林食品有限公司存货管理工作优化设计益阳世林食品有限公司基本情况1.1世林食品公司简介益阳世林食品有限公司（以下简称世林食品公司）是一家食品制造企业，法定代表人为陈世林。世林食品公司地处湖南益阳，公司周边交通便利，环境优美，主要经营食品的加工与销售，包括蔬菜、水产品、家禽等等。益阳地区楠竹众多，竹笋拥有充足的货源，因此竹笋制品成为公司一大特色产品。经过潜心研究，公司推出了“林结巴”四大系列，包括素菜、荤菜、河鲜和农家腊味，一经推广便受到了消费者的欢迎，销往了全国各地。董事会1.2世林食品公司部门结构董事会总经理总经理生产经理采购经理销售经理财务经理生产经理采购经理销售经理财务经理仓储部生产部采购部销售部财务部仓储部生产部采购部销售部财务部图1-1：益阳世林食品有限公司部门组织结构图益阳世林食品有限公司存货管理现状世林食品公司主要从事食品的生产与销售，公司存货主要包括外购的原材料、包装物等周转材料、未完工的在产品和完工入库的产成品，具体如表2-1所示。原材料水产品、蔬菜、猪肉、鸡肉等家禽肉类周转材料包装物在产品尚未完工的半成品产成品肉制品、罐头、蔬菜制品、速冻食品、水产制品表2-1：世林食品公司存货构成一览表2.1原材料采购与入库环节管理现状生产部门根据目标产量以及原材料需求量，向采购部门提交采购申请。采购部制定书面的采购计划，包括采购品类、采购数目以及采购预算，提交总经理审批。审批通过之后，采购部寻找供应商，签订采购合同。后续原材料入库事宜由仓储部负责。总经理审批采购计划生产部门提出采购申请采购部门编制采购计划总经理审批采购计划生产部门提出采购申请采购部门编制采购计划仓储部验收入库外购原材料到货采购部签订购货合同仓储部验收入库外购原材料到货采购部签订购货合同图2-1：原材料采购与入库环节流程图2.2存货仓储与盘点环节管理现状 2.2.1存货仓储环节现状仓储部下有三个仓库，用于存放公司的存货。仓储门的主要工作包括：外购存货的验收和入库手续的办理、存货的保管以及存货的出库。在原材料或产成品入库时，仓储部门要仔细检查核对，确认无误进行入库手续的办理，填写入库单。仓库需安排人员每日清扫，确保仓库的干净与整洁。2.2.2存货盘点环节现状世林食品公司采用的存货盘存方法为实地盘存制。公司规定季末和年末进行定期的全面清查盘点，每月由仓储部负责实施不定期的存货盘点。如果盘点存货后出现差异，工作人员填写盘点报告，报领导审批，最终形成处理意见。2.3存货出库环节现状世林食品公司的存货出库环节主要包括原材料的领用与产成品的销售出库。领用原材料时，生产部先进行领料的申请，后填写领料单，交由仓储部，仓管员对照领料单发出原材料；销售发出产成品时，销售部根据销售合同编制销售单，仓储部收到销售单后填写出库单，清点核查无误之后安排装车发货。益阳世林食品有限公司存货管理工作存在的问题3.1原材料采购与入库环节存在的问题3.1.1采购过程缺乏监督管理采购环节对企业来说关系重大，关系着整个企业的生产运行。世林食品公司在现有的采购环节中，未曾建立采购审批制度，对采购人员缺乏一定的监督和管控。在实施采购过程中，采购人员选择供应商时怀有私心，试图在采购过程中谋取私利，拿回扣等等，这些行为严重损害了公司的利益，而混乱的采购现象非常不利于公司良好的发展。3.1.2外购存货入库质量检验环节缺乏监督世林食品公司的外购原材料到货时，由仓储部负责验收入库，仓储部在此环节缺乏监督。当采购量过大时，验收员为图减轻工作量，在外购存货质量检验环节会草草了事，即便在发现存货出现了质量问题的情况下，也不选择及时上报，公司的管理层因重视生产和销售环节疏于对此环节进行监督。此外，三个仓库的验收员之间还会出现串库检验的“帮忙”现象，非常不利于存货内部控制制度的良好执行。3.2存货仓储与盘点环节存在的问题3.2.1存货易腐烂与过期食品制造企业的存货极易发生损耗，原材料存放的时间不宜过长，否则可能因腐烂而导致原材料的浪费。其中，蔬菜类原材料最易腐烂，且对贮存温度有一定的要求。各种肉类原材料则需要低温冷冻，保持新鲜。产成品大多是一些罐头制品和速冻食品，保质期也都不是特别长。世林食品公司仓储部门在储存存货过程中未严格按照存货储存条件放入相应的仓库，而是图方便哪个仓库空间大便存入哪个仓库，十分不利于存货的良好储存。3.2.2对腐烂变质的存货清理、上报不及时。食品制造企业的存货与其他制造企业相比，更容易过期、腐烂与变质。因此，在保管过程中，仓储人员需要经常对各类存货的保管情况进行检查。世林食品公司的仓管员在实际工作过程中，缺乏责任心，未对存货进行经常性的检查，导致腐烂或过期的存货不能得到及时清理，在原材料领用与产成品销售出库时造成了额外的工作量。3.2.3盘点过于形式化存货盘点方面，公司规定了仓储部进行定期全面盘点的日期，以及每月还需进行不定期的盘点，但由于盘点环节缺乏有效监督，在实际执行情况中，工作人员往往只进行数量的清点，而忽视存货的质量检查。盘点完成后，盘点员未履行职责，按照规定流程填写盘点报告，对存货盘盈盘亏情况向领导汇报，申请后续处理，缺少责任心。世林食品公司财务部门只在季末和年末协同仓储部一同盘点，仓储部在其他时间段的不定期盘点缺乏其他部门的监督，导致员工有时敷衍了事。3.3存货出库环节存在的问题3.3.1存货出库审批程序不规范（1）生产领用原材料时，生产部提出领料请求，填制领料单据，仓储部便会根据领料单，填写出库单，安排原材料出库，这一环节缺少对领料单的上报审核，可能导致生产部门有恃无恐，产生原材料浪费无所谓的心理，以及个别生产人员将公司的原材料占为私有的情况。（2）存货销售出库时，仓储部门根据销售部交来的销售单安排发货。在此过程中，销售部没有上报总经理审核，对购买方缺乏足够的审核与评估，可能造成公司的应收账款不能及时收回，或者销售人员出于私利与一些报价不高但给予销售人员好处的购买方签订购销合同，公司利益得不到保障。3.3.2出库未遵循先进先出原则基于存货易过期与变质这种特点，世林食品公司在存货出库环节应当遵照先进先出准则，避免存货堆积过久产生非生产性损失。但仓储员在存货入库时并没有注意这个问题，哪里有空的位置就往哪摆放，也不进行批次标注，导致存货出库时难以分辨哪些存货应当先发出，经常发生先进后出的情况，造成了存货管理混乱，产生了一些不必要的损失。益阳世林食品有限公司存货管理工作优化设计4.1原材料采购与入库环节管理优化设计4.1.1加强采购环节监督管理针对采购人员在采购环节出现的舞弊现象，世林食品公司应当加强采购环节的监督管理，建立审批制度。采购部实施采购，确定合作的供应商后，需要经采购主管和总经理双重审批，建立逐层审批制度。并适当提高采购工资，设置奖惩制度，杜绝采购人员拿回扣等现象。4.1.2入库验收环节设立质检小组监督协同验收从采购部门选择人员成立质量检验小组，在外购存货验收入库时，质检员和仓库保管员共同进行验收，着重核对存货质量是否合格，数量、规格等是否正确。在这个过程里，质检员和保管员互相监督。如发现不合格的原材料，随即通知采购部联系供应商退回，并通知财务部及时做退货相关的账务处理，防止存货虚增。经质量检验合格的存货，仓储部将其验收，存放于相对应的仓库。流程图如下：图4-1：外购存货入库环节内部控制流程图4.2存货仓储与盘点环节内部控制优化设计4.2.1按照各类存货适宜储存条件进行分库储存为确保存货得到妥善保管，世林食品公司应当对不同种类的存货在三个仓库中分类存放。一仓库储存各种肉类和水产品等原材料，二仓库储存蔬菜类原材料和包装物等周转材料，三仓库存放产成品。根据不同的储存要求，严格规定仓库储存条件，对每个仓库的存货分别按照适宜的温度贮存。4.2.2实行每日检查制度针对食品制造企业存货易腐烂、过期，而仓储人员对腐烂变质存货上报、清理不及时的情况，建议世林食品公司建立每日清查制度，及时检测存货的实时状况，从而减少不必要的损失。仓储部需每日安排人员对各个仓库的存货进行简易筛查，查看原材料是否有腐烂变质现象，产成品是否过期或临近保质期。如果发现异样，仓管员应立即报告质检小组，质检小组每日根据三个仓库报来的具体情况形成报告，经生产主管审批，将不能再使用的存货进行清理，并告知会计人员做好账务处理。图4-2：存货每日检查制度流程图4.2.3改进盘点制度（1）规定盘点时间。世林食品公司可以规定年末、季末、月末进行定期盘点。除了清点仓库存货的数量，确认是否与账存数相符之外，还要对存货的质量进行检查。盘点完之后将存货盘存情况形成书面报告，交领导审批。除定期盘点外，日常由生产主管组织不定期盘点，不定期盘点一个月内应当不少于两次。（2）年末、季末与月末定期盘点时，仓储部与财务部都要派遣人员，共同完成存货盘点，生产部经理监盘；不定期盘点由仓库管理员组织，生产主管监盘。（3）编写工作改进报告。通常在处理完盘盈盘亏之后，整个盘点流程就结束了，可仓储人员在这个流程里缺乏工作总结。编写工作改进报告，能让仓管员更加系统的总结工作中的不足，在接下来的工作过程中有效避免再次出现同样的情况，大大提高工作效率。图4-3：改进盘点制度流程图4.3存货出库环节内部控制制度优化设计4.3.1建立严格存货出库审批程序（1）生产领用原材料时，生产部门填写领料申请，编制领料单，交予生产主管审批，经主管批准领料后，生产部才能将领料单交仓储部，仓储部确认无误发出原材料。设立此材料领用审批程序，加强此环节审核，能够尽量控制原材料的滥领现象，防止生产部门随意废料。（2）存货销售出库时，销售人员确定销售货物之前，需对购买方的偿债能力做简易分析，上报销售经理审批，销售经理审批通过之后销售人员方可签订销售合同，填写销售单交由仓储部，仓储部填写出库单，安排货物的装运发出，财务部进行账务处理。图4-4：存货出库流程图4.3.2遵循先进先出原则为了使世林食品公司的存货得到合理的管控，避免不必要的损失，尽可能地维护公司的利益，存货在出库环节应当遵照先进先出原则。为了方便出库管理，在存货入库时，仓管员要存货进行批次的标注，标明各批存货的入库日期，不同时间入库的存货分批存放。存货出库时，不管是生产领料还是产成品销售出库，都需要将先入库的存货先安排发出，使存货利用效益最大化。小结益阳世林食品有限公司生产和存货内部控制存在的问题主要有以下几点：（1）原材料采购入库环节采购过程与质检环节缺乏监督存货的仓储和盘点环节：存货易过期或腐烂、变质或过期的存货清理上报不及时、存货盘点过于形式化。存货出库环节：出库审批程序不规范、出库未遵循先进先出原则根据提出的这几点问题，建议以下方法：外购存货采购与入库环节，加强监督管理，设立质检小组，协同验收，互相监督，减少舞弊风险。仓储与盘点环节环节：按照各类存货适宜储存条件进行分库储存，实行每日检查制度，制定存货盘存制度，规定定期盘点时间，并要求每月至少两次不定期盘点，盘点时安排人员监盘，盘点之后相关工作人员上交工作改进报告。优化之后的生产与存货内部控制制度可以提高工作效率，减少员工某些环节舞弊风险，更利于企业长期发展。存货出库环节：建立严格的存货出库审批程序，严格遵循先进先出原则。

参考资料[1]周乐.X餐饮公司存货内部控制[J].现代经济信息,2020(14):80-81.[2]邝灵琼.粮食企业存货管理的内部控制探究[J]