金华市华丽制造有限公司采购与付款内部控制制度优化设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司采购与付款内部控制制度现状....................................1

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题..............................2

3.1采购计划和采购量不合理........................................2

3.2采购合同签订与管理问题........................................2

3.3采购验收不严谨................................................3

3.4采购付款审批不合理............................................3

4公司采购与付款内部控制制度优化设计................................3

4.1采购计划和采购量不合理优化设计................................3

4.1.1采购计划优化设计..........................................3

4.1.2实行安全库存与最低库存考核制度............................4

4.2采购合同签订和管理优化设计....................................4

4.2.1优化合同签订及审批流程....................................4

4.2.2建立合同信息化管理系统....................................5

4.3采购验收环节优化设计..........................................5

4.3.1加强对供应商的管理和考核..................................5

4.3.2建立第三方验收和抽验机制..................................6

4.4采购付款审批流程优化设计......................................6

4.4.1优化付款审批流程..........................................6

4.4.2优化企业对账机制..........................................7

5设计效果及小结....................................................7

参考资料............................................................8

湖南商务职业技术学院毕业设计

金华市华丽制造有限公司采购与付款内部控制制度

优化设计

1公司简介

金华市华丽制造有限公司创立于1999年，注册资本5000万元人民币，是

一家集创新、制造和销售为一体的大规模电动工具生产企业。当前拥有角磨

机、云石机、电钻、钢材机、电锤、电镐、电圆锯、锯铝机等八大主产品及园

林，锂电系产品，形成了国内业务销售的WOLLY华丽、新牌、雷威三大品牌和

国际业务销售的KANO品牌。公司自2019年起每年投入资金3000万元以上，截

止2021年累计持续投入1.2亿以上用于企业研发和重大技改投入；在2019年

通过浙江制造验收，开展卓越绩效管理模式，年产能突破600万台；2021年产

能突破800万台。公司的组织结构如图1所示

总经理

总经理助理

市场营销部财务部技术部采购部物资部人力行政部生产部

销售部生产车间

客户服务部金工车间

图1公司组织结构

2公司采购与付款内部控制制度现状

公司的采购与付款内部控制制度，是根据其自身的发展制定的，将公司采

购业务流程规范化。到目前，公司运行的《内控制度守则》中一共包含了九项

管理制度，其中有物资采购管理制度（见表1）。

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表1公司现有采购与付款制度

制度名称内容概述起草部门

《物资采购管理准则》规定了物资采购的大章及程序。物资部

《存货管理方案》概括了存货采购的流程及管理细则。物资部

《产品集中购买管理方案》规定了产品实际购买工作的要求。采购部

《物资购买问价比价管理方案》规定了公司问价比价采购的管理方法。物资部

《物资采购清正廉洁从业要求》规定了物资采购人员的管理责任和的物资部

廉政从业要求。

《采购管理方法》规定了采购相关要求。采购部

《规格型号物资供应商治理方规定了规格型号物资供应商治理方面物资部

法》的要求和程序。

《生产重要物资集中购买准则》规定了生产重要物资采购工作的步骤物资部

和要求。

《采购成本核算》规定了物资采购成本的核算方法及流财务部

程要求。

3公司采购与付款内部控制制度存在的问题

3.1采购计划和采购量不合理

物资采购计划的制定与完善，牵扯到企业生产过程中的各个方面，它是通

过对本企业所有部门过去生产经营所需物资数据的汇总整理，并结合企业当前

的库存情况，来制定的本企业的物资采购计划。在采购计划的制定过程中可能

存在物资采购计划缺乏准确性和真实性以及物资使用审批机制缺失和计划不合

理的问题。

公司采购物资的数量主要依赖于采购员和仓库管理员的经验判断，没有做

具体的采购计划，超采就会导致库存积压。而且在备货时，采购员没有考虑到

车间的完工程度和一般领用周期，仅仅是为了减少采购频次，降低装卸费用等

考虑。有时候备货量甚至超过了一年的用量，这就造成了实际领用量远远小于

采购量，导致库存量过高。

3.2采购合同签订与管理问题

根据公司的采购合同订立与审批制度可知，采购合同的订立需要许多部门

的配合，审批流程比较复杂。在实际执行过程中，金华市华丽电器制造有限公

司存在多个部门相互推责的现象，大大降低了工作效率。

2

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其次，合同的归档比较混乱。公司并没有专门人员对合同进行归档管理，

导致采购合同归置杂乱，当有关人员需要借用合同时，由于部门人员的不重

视，出现了随意出借并没有登记在册的情形。

3.3采购验收不严谨

由于公司的采购具有一定的局限性，相关人员只有在生产过程中缺少供给

时，才会紧急地进行供应商的选择，所以经常会因为资金、时间问题找不到适

当的供应商。由于供应商管理杂乱，导致采购的物资在出品率、缺陷率、及时

性方面会出现问题，给企业生产造成不良影响。

采购验收过程中也容易遇到公司材料验收入库把关不严格的问题。公司的

采购与付款相关内部控制制度中，没有明确在验收过程中相关负责人的责任，

导致收到货物不能及时验收；有事订单与验收数量不符合时，没有及时上报；

原材料验收入库时抽检比较敷衍。

3.4采购付款审批不合理

采购员将发票交付财务部门后，财务在入账的时候只能在系统里面检查到

仓库是否有货，对于收货数量以及单位能否和发票相符合，甚至对材料的使用

状况、实际施工时是否有不符合标准的材料出现，财务都是没有办法核实并且

跟踪的，而生产部门以及库管员也未能及时汇报，基本都会直接付款，倘若发

生了材料不符合标准从而延误加工进程，将会产生很多不必要的损失。

财务部门未能与供应商定期去核对货款，很容易出现重复付款、到了账期

未付款等问题。基本上只有在事务所审计的时候，才会和供应商核对往来款

项，但是绝大多数时候对财务并没有足够重视。存在一些供应商，采购合同付

款周期、付款方设定不合理，在公司资金没有完全回笼时可能就要支付采购货

款，这些情况都有可能影响公司的合理运营。

4公司采购与付款内部控制制度优化设计

4.1采购计划和采购量不合理优化设计

4.1.1采购计划优化设计

采购计划作为采购管理中的第一个步骤，它的准确性直接影响着采购工作

的进行，为了保障采购部能够正常进行采购活动，必须制定良好的采购计划。

采购人员在制定采购计划时要考虑计划的合理性，既要避免大量采购造成库存

积压带来的资源浪费，也要防止漏采影响公司的正常生产运营。为了改善这个

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问题，对公司编制采购计划的流程进行了优化，主要是需求部门分析采购需求

并按实际需要上报采购量，库管员对现有库存进行分析为采购员编制采购计划

提供依据，采购计划按照严格的授权审批程序才得以执行。优化后的流程图如

下图2所示：

需求部门编

采购部门汇总

制请购计划采购计划审批采购计划执行

编制采购计划

表

图2采购计划审批流程图

公司可以将采购计划作为各个部门绩效评定的参考依据。每月月初对上月

采购计划，实际入库量，各个部门领用量的全过程进行监测评价，对采购计划

是否虚高、物资采购员是否经验性多采，供应商交货期过长，实际领用出库不

足等等进行分析评价，建立采购领用指标，纳入部门考核，实行制度化约束。

4.1.2实行安全库存与最低库存考核制度

安全库存是为了保障日常工作的运行和抢险抢修以及常规类工程的正常开

展，防止停工这种情况的出现，以免给公司运行带来不必要的麻烦。最低库存

是指存货在公司仓库中应该保存的最小数量，低于此数量就有可能形成物资短

缺，影响企业正常生产。对于安全库存的管理一定不能静态化，公司可以使订

货数量大概符合需求数量，缩短订货期，降低供应的不确定性和改善需求预测

来实行有效的安全库存。最低库存管理是各业务部门充分分析，根据每月的消

耗领用情况，对各个生产车间等下属部门设置最低库存限额以此来保障企业的

正常运行。

4.2采购合同签订和管理优化设计

4.2.1优化合同签订及审批流程

金华市华丽制造有限公司应从合同的签订到审批进行相应的优化，以避免

执行过程中出现漏洞和控制不到位的情况。采购合同从制定到定稿，应由公司

不同业务部门签字和审核，首先需要合同申请人在发起部门起草合同然后进行

会签，达成一致意见时确定合同初稿并送到财务部进行审核，工作人员审核无

误后有关职能部门进行打印、盖章等，最后拿去档案管理部门归档，具体优化

流程如下图3所示：

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发起会签确认法务审批归档

申请形成统

会签审核

人起一意见审批

部门相关归档

草合合同定盖章

评审条款

同稿

图3合同签订审批流程

4.2.2建立合同信息化管理系统

在签订合同后，合同原件要交由专业人员统一保管，合同主管部门留存，

有关职员对合同做好记录工作，坚决不能随意外借合同以防合同的丢失，追踪

采购合同的后续工作也要做好。利用互联网信息管理系统，对合同管理进行统

一在线注册，形成"采购合同台账"。如果有关人员要翻阅合同，要严格执行合

同审批程序，按照所持权限进行网上查阅。实时追踪合同履行情况，包括合同

开始和截止日期、购买数量、型号规格、支付方式、到货日期等。如果发现任

何异常，要及时向部门负责人报告，详细记录，保证可以追踪。最后，各部门

负责人要做好对相关员工的监督工作，在签订合同中因为员工过失造成的损

失，要采取批评或扣除提成等相应的处罚措施。

4.3采购验收环节优化设计

4.3.1加强对供应商的管理和考核

随着经济全球化进程的加快，传统供应商管理模式正在发生变化：供应商

考核和评价正成为集团公司管理中的重要一环。完善的供应商管理质量体系是

供应商管理质量保证的基础，只有加强供应商的管理和考核，质量才有根本的

保障。如何加强对供应商的质量控制、管理与考核，建立互利共赢的合作关系

已经成为企业必须认真面对的问题。为了确保供应商选择、评价和再评价的公

正性、科学性、客观性，要加强对供应商的管理与评估，使其提供的产品质量

及服务符合我司要求，促进我司的产品质量和服务稳步提高。按供应商提供的

产品对公司的重要程度，可将供应商分为Ⅰ类供应商、Ⅱ类供应商、Ⅲ类供应

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商。如下表2所示：

表2供应商分类表

供应商类别分类标准

Ⅰ类供应商指提供对我公司产品的安全性、稳定性有重要影响的供应商（即提

供重要零部件和重要存货的供应商）

Ⅱ类供应商指提供对我公司产品性能和结构有重要影响的供应商（即提供高压

紧固件、传送机等生产工具的供应商）

Ⅲ类供应商指除Ⅰ、Ⅱ类供应商以外的普通供应商

实行供应商分类的目的是确保他们可以给公司提供最优质的服务和及时的

货源，以最低的成本获得最好的产品。对于不同类别的供应商，在选择时，要

把管理资源放在回报最高的地方，应遵循低价格、重合同、高质量、守信用、

就近原则。对重要供应商，可以投入大量的时间进行管理，这类供应商提供的

产品是企业的主要物资。另外，采购部门和其他相关部门必须保证每个零部件

都应具有两家及两家以上的稳定供应商，以保证长远稳定的供货。

4.3.2建立第三方验收和抽验机制

对于重要的货物可以委托质监检验所进行检查、核验、综合评价,并公正

地做出采购验收结论，对于验收不合格的产品予以退回。或者也可委托第三方

有信誉、有实力、有威望的中介去履约验收,以中介做出的采购验收结论作为

验收的依据。此做法已在个别地区开展,采购验收质量取得了明显提升,保证

了采购的质量。

对于一定额度之下的货物类别项目,由采购人亲自组织验收,可以每年确

定一定的比例委托第三方机构进行抽查核验，监管部门再对第三方机构定期考

核查验。

4.4采购付款审批流程优化设计

4.4.1优化付款审批流程

金华市华丽制造有限公司应优化采购付款审批流程，避免因审批环节的不

严谨造成资金损失或是影响与供应商的关系。首先，对经常不审、审批慢的环

节，考虑取消，对串行流程考虑并行。按不同审批内容、金额分类，比如某些

特定的内容、高于特定金额才需要高层审批。设置窗口期，集中申报、集中审

批，解决流程散发，审批过于低频的问题。针对优化后的付款环节流程，公司

可以按照表3执行该流程。

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表3采购付款审批流程表

流程步骤工作内容流程责任人

1.付款申请采购员收到发票之后，先与供应商对账核对金额，采购员

再核对发票内容，核对无误后提交付款申请单。

2.付款审批首先由采购部主任进行审批，然后由财务相关人员采购部主任、财务相

核对完该往来，核实物料实际情况，再由财务部主关人员、财务部主任、

任、主管领导审批，最后由总经理审批（以上任意财务部主管、总经理

环节出现问题则返回给采购员修改）

3.执行付款审批流程结束后，由财务核对相关原始单据再次核财务