养老机构档案管理制度3-7-16

运营管理文件养老机构档案管理制度第一条档案是养老院知识资产和信息资源的重要组成部分，为规范XXX养院的档案管理工作，优化档案资料的收集、整理、立卷和保管等流程，进而保证XXX养院档案资料的完整性、实用性和有效性，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，结合颐养院实际，特制定本规定。第二条本规定中档案是指XX养院在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；按性质不同可分为业务（含合同档案）与技术档案、行政档案、人事档案、财务档案以及其他临时性档案。按部门可以分为健康照料部档案、出入院管理档案、品牌营销档案、财务审计档案、行政管理档案、人力资源档案、工程采购档案。第三条XXX养院档案资料分类（一）健康照料部档案，主要包括护理记录、长者信息等档案（二）健康管理室档案，主要包括长者病例、病史、体检、生命体征数据等档案（三）品牌营销部档案，主要包括市场、客户、产品、项目及竞争对手相关资料。（四）财务部档案，主要包括主要包括各类财务单据、凭证、报表及合同等档案。（五）综合行政部档案，主要包括总结计划、会议、公文、物品、活动、颐养院资质证照等相关资料档案。（六）人力资源管理档案，主要包括招聘、培训、薪酬、绩效、劳动关系、人才数据库建设等相关资料（七）工程采购档案，主要包括工程资质、合同文件、供应商信息、票据、采购计划等档案。（八）营养配餐部档案，主要包括膳食食谱、食材等档案。第四条文件材料的收集管理（一）XX养院各部门制定人员负责本部门文件材料档案的管理。养老院红头文件及重要经营、管理文件由综合行政部负责存档。（二）文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理存档，以供后期查阅学习。（三）一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门人员收集，交综合行政部备案。会议文件由综合行政部收集存档。（四）不属于以上类别的临时性档案，根据实际情况由相应部门保管。（五）综合行政部负责颐养院各部门档案的检查管理。

第五条归档要求及保管（一）档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起。（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。（五）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。（六）案卷封面，应逐项按规定贴上标签。（七）注意“八防”，防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防高温、防潮、防有害生物。第六条档案管理人员职责（一）按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。（二）按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。（三）工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护颐养院档案的完整与安全。（四）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第七条档案的利用（一）颐养院档案密级分为绝密、机密、秘密和普通。绝密级档案除非经总经理批准，否则禁止调阅；机密级档案只能在管理员处阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间原则上不得超过两天；普通资料可在管理员处登记后直接借阅对借出档案，档案管理人员要定期催还，（《档案资料借阅记录表》见附件1）。（二）纸质档案借阅，档案借阅者须保持整洁，不得擅自涂改、翻印、抄录、转借或遗失。（三）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报。（四）不允许转借，必须专人专用。（五）用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第八条本规定由行政部负责制定和解