湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南美尚信息科技有限公司概况....................................................................1

1.1公司简介................................................................................................1

1.2公司组织结构图....................................................................................1

2湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案现状............................................2

3湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案存在的问题.................................2

3.1费用报销制度过于简单........................................................................2

3.2没有费用预算控制情况........................................................................2

3.3相关人员没有审批签字........................................................................3

3.4费用报销标准不明确............................................................................3

3.5财务人员的专业能力需加强................................................................3

4湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案的优化设计.................................3

4.1严格规范费用报销制度........................................................................3

4.2严格执行超预算控制流程....................................................................4

4.3规范日常费用报销签字流程................................................................4

4.4明确费用报销标准................................................................................5

4.4.1办公费........................................................................................5

4.4.2差旅费........................................................................................5

4.5提高财务人员专业能力........................................................................6

5湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案优化设计总结.............................7

参考资料...............................................................................................................8

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湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案优化设计

1湖南美尚信息科技有限公司概况

1.1公司简介

湖南美尚信息科技有限公司成立于2022-03-10，法定代表人为李倩，注册

资本为200万元人民币，统一社会信用代码为91430102MA7K3RM088，企业地址

位于湖南省长沙市芙蓉区定王台街道五一大道766号中天广场14047号，所属行

业为软件和信息技术服务业，经营范围包含：一般项目:信息技术咨询服务;日用

品销售;电子产品销售;珠宝首饰零售;软件开发;信息咨询服务(不含许可类信息

咨询服务);日用百货销售;信息系统集成服务。

湖南美尚信息科技有限公司，是一家集研发、生产、销售、教育、移动支付、

产业投资等“教、产、融”为一体的综合性企业集团。企业致力于打造一流的战

略营销平台和个人蜕变成企业家的创业孵化器。集团旗下在全国各地60多个城

市有200多家分公司，业务涵盖投资、管理、培训、皮具、礼品、支付等多个领

域。目前已经与中国石化、阿玛尼、中国电信、民生银行、北京海科融通等多家

国内知名企业成为战略合作伙伴。

1.2公司组织结构图

图1-1湖南美尚信息科技有限公司组织结构图

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2湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案现状

图2-1湖南美尚信息科技有限公司费用报销流程图

从图中看，湖南美尚信息科技有限公司费用报销制度过于简单，没有严格的

审批流程，费用的报销不是仅凭会计及出纳审批同意就可以的，还需要经过财务

负责人审批签字，较大数字的金额还需总经理审批签字。费用报销金额没有规定，

无论金额多大，都可报销，没有限制，长期以往会让公司费用增多，没必要的费

用不予报销，对费用报销需执行预算控制制度，超过预算的支出后期需反思总结。

这些问题在实际工作中是不可取的。

3湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案存在的问题

3.1费用报销制度过于简单

湖南美尚信息科技有限公司现在实行的费用报销制度是非常简陋的，而且也

没有严格的报销流程，该制度是存在缺陷的，企业内部人员也没有形成相互牵制

的作用，长此以往，将对公司构成重大威胁。公司如今处于初步发展阶段，随着

公司经营日渐发展壮大，业务量也在不断地增加，这种费用报销流程存在的问题

也会不断被放大，所以优化费用报销流程问题迫在眉睫。

3.2没有费用预算控制情况

湖南美尚信息科技有限公司现行的制度对费用预算控制没有严格的把控，超

费用预算的情况也没有制定相应的控制制度，这对企业未来的发展是非常受限的。

费用是企业非常重要的一笔支出，所以对费用预算进行控制是非常必要的。

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3.3相关人员没有审批签字

湖南美尚信息科技有限公司现实行的制度在费用报销方面，人员审核安排不

符合常理，企业所有费用审核均不通过总经理，也不通过财务部经理，仅仅凭会

计与出纳就可将一笔费用报销。如果所有费用无论金额大小多少都只需这两人审

批，公司内部控制将存在巨大问题，如果公司财务人员缺乏职业道德，为谋取利

益去报销一些虚假业务，导致报销漏洞，长此以往，将对公司构成重大威胁，公

司资金安全得不到保障。

3.4费用报销标准不明确

湖南美尚信息科技有限公司费用报销流程过于松懈，也没有制定相应的费用

标准，无论金额多大，都可报销，没有限制，长期以往会让公司费用增多，没必

要的费用不予报销，这一漏洞引发的这些问题，都让企业增加了一笔巨额的开支。

3.5财务人员的专业能力需加强

湖南美尚信息科技有限公司部分财务人员对自己要求不严，专业水平低，没

有责任心，业务能力低，敬业精神缺乏，也不加强业务能力的学习，导致工作中

出现错误；缺乏职业道德的培养，在现实工作中，遇到社会利益、公司利益和个

人利益产生冲突时，不能坚持正确的原则，从个人利益出发，导致违背会计职业

道德的行为。财会人员技能水平也不高，日常工作中时常用错会计科目，金额计

算不合理，经常出现错账情况，导致报表出错，最后计税基础也出错，最终导致

公司承担偷税漏税风险。

4湖南美尚信息科技有限公司费用报销方案的优化设计

4.1严格规范费用报销制度

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图4-1湖南美尚信息科技有限公司费用报销流程图

优化后的费用报销流程图比优化之前的费用报销流程图严谨很多，需要报销

费用就要经过部门领导审核签字，公司负责人审核，审核通过再给财务总监签字，

出纳审核，最后才能领取报销款项，财务部审核不通过还得重新填写报销单。

优化后的费用报销流程虽然繁琐，但是这样的费用报销流程更加合理规范，

能避免一些员工利用费用报销从中谋取私利，能合理控制企业资源，节约了费用

成本，提高工作效率，增加公司收益。

4.2严格执行超预算控制流程

前期预算会计将企业费用报销标准按照费用报销制度设定好，编制费用预算

表。员工订票消费的话都需要提交审批申请，领导同意后方可进行订票，同时每

一笔消费都严格把控，拒绝员工的超规消费。更或者，如果超出员工差标的话，

超出的部分员工自行承担。把费用报销管控好，每一笔消费都是实时透明状态，

从管控到支付就解决了员工很多超规报销，多报，误报的情况。

4.3规范日常费用报销签字流程

经办人填写报销单时，先交由经办人所在部门的部门负责人审批签字，先审

核该笔费用发生的真实性以及报销的合理性。部门负责人认为该笔费用的确需要

发生，就在报销单上签字。如果该笔费用存在问题，则退回报销单，并对经办人

提出问题。

部门负责人审批签字完后，经办人再交由会计审核报销凭证，审核其报销单

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内容的真实性与合法性，如果存在不真实不合法的情况，则退回报销单，并向其

部门负责人提出问题，如果不存在问题，则进行下一步审核程序。

在会计审核报销凭证无误后，预算会计则需审查预算执行情况，费用是企业

一笔非常巨大的支出，企业股东及所有人都很关注费用的报销情况，因此只有合

理规范费用报销，合理控制费用支出，才能实现企业价值最大化。

预算会计审查完预算执行情况后，如果与企业预期费用报销金额误差不大，

则可报销，如果预期差异较大，则需分析其差异原因，并对费用预算进行调整，

合理规范费用报销管理。

再交由公司负责人审批签字，并非企业所有费用都需公司负责人审批，较大

额的支出需公司负责人审批签字，根据企业费用报销制度规定，超2000元以上

的费用支出需公司负责人审批签字，2000元整及其以下的费用支出无需公司负

责人审批签字，直接交由财务负责人审批签字，减少其公司负责人的工作量。公

司负责人审批签字无误后，再交由财务负责人审批签字，同样审查其该笔费用发

生的真实与合法性。

财务负责人审批签字无误后，经办人再将费用报销单交给会计复核并编制报

销凭证，等这一系列工作处理完成之后，最后交由出纳审核并付款。

出纳付款时要审查其该笔费用是否存在借款，无借款则可直接付款，存在借

款，则需核销借款，若借款存有余额，则需经办人退款，若无余额，则补足余款

给经办人。

4.4明确费用报销标准

4.4.1办公费

办公用品由各部门统一申报，按月领取计划所需数，再统一由行政部门采购，

各部门在申请时要附件“办公用品请购单”。企业日常办公用品采购时，需部门

负责人和财务负责人以及公司负责人审批，购买成功后，领用人则需在“领用单”

上签字，再由行政部门按付款审批流程向财务部申请付款。临时需要紧急采购的

办公用品，超企业规定金额2000元以上的，需公司负责人审批签字，再由财务

负责人审批签字，未超规定标准金额的，仅需财务负责人签字。

4.4.2差旅费

住宿费

住宿费报销时必须提供住宿发票，依据实际出差天数结算，原则上实际发生

额未达到住宿标准金额的不予补偿，按实际发生额结算，超出住宿标准部分由员

工自行承担。

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表4-1湖南美尚信息科技有限公司住宿费报销标准

出差人员住宿费报销标准（每人/元/天）

项目县（市）及以地级及以上特殊地区

下城市（北上广深）

地区

公司负责人400450500

部门主管300350400

其他人员200250300

餐费

餐费在标准范围内实报实销，业务往来餐费需提前向各部门负责人申请，经

同意后方可执行。报销费用时，需经部门相关负责人签字后可向财务报销。实际

发生额为打餐费扣除标准的不予补偿，按实际发生额结算。超出部分原则上公司

不予报销，由员工自行承担。特殊事由需作出情况说明，报销时需填报实际用餐

人数及费用支出事由。

表4-2湖南美尚信息科技有限公司餐费报销标准

出差人员餐费报销标准（每人/元/天）

项目县（市）及以地级及以上特殊地区

下城市（北上广深）

地区

公司负责人150250350

部门主管100150250

其他人员80100150

交通费用

出差人员原则上乘坐汽车或者乘坐火车（高铁），如因时间紧急需搭乘飞机

的，应事先报经上级批准，未经批准，飞机票一律不予报销。高铁一律乘坐二等

座，火车一路乘坐硬座，飞机一律乘坐经济舱，超标准乘坐车船飞机的超标准的

部分公司不予报销，由员工自行承担。报销天数按照交通工具出发时间到返回时

间计算。

4.5提高财务人员专业能力

增强财务工作人员的法律意识，严格按照国家财经法律法规制度执行工作，

端正态度，加强提升自身道德修养，廉洁自律，不要因为某些利益而困惑，不谋

私利。在实际工作当中，不做假账，不伪造原始凭证，坚决抵制违反国家财经法

律法规的行为。

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加强财务人员理论知识教育培训，提高专业知识技能。身为一个合格的财务

工作者，需要具备相关的理论知识和技能，也需要丰富的实践经验，通过不断的

学习和培训，能对财务人员产生激励作用，增强他们的自信心，使得业务能力不

断提高，全身心地投入到工作当中。

财务工作人员应具备认真仔