湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度的优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南福聚亿佳商贸有限公司简介.......................................1

2湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度的现状.......................1

3湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度存在的问题...................3

3.1应收账款催收不及时............................................3

3.2应付账款没有按时对账..........................................3

3.3往来款账务处理不规范..........................................4

4湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度的优化设计...................4

4.1完善往来款催账体系............................................4

4.2对应付账账进行对账............................................5

4.3规范往来账账务处理............................................5

5总结...............................................................6

参考资料.............................................................7

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湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账制度的优化设计

1湖南福聚亿佳商贸有限公司简介

湖南福聚亿佳商贸有限公司成立于2015年4月23日，注册资本为200万

人民币，1位股东，2位高管，员工人数32人。该公司位于长沙市雨花区迎新

路868号德思勤城市广场A-2第5栋12008房，公司占地面积150平米，属于

小规模纳税人。公司是一家以从事批发业为主的企业，主要经营预包装食品、

散装食品、化妆品、服装、电子产品、日用百货、办公用品、文化用品的销售；

健身器材的零售；家用电器、体育用品及器材的批发；经济与商务咨询服务（不

含金融、证券、期货咨询）；自营和代理各类商品及技术的进口（国家限定公司

经营或禁止出口的商品和技术除外）。在公司壮大的八年里，他们一直始终为客

户提供好的产品、良好的技术支持、健全优质的售后服务。公司组织架构图如

下：

图1-公司组织架构图

2湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度的现状

湖南福聚亿佳商贸有限公司属于小规模企业，公司规模比较小，业务量比

较少，财务部门工作人员少，设置的往来账相关科目少，主要的经济活动涉及

的往来账有应收账款和应付账款。

福聚亿佳商贸有限公司的应收账款来源于赊销导致的尾款，例如文具用品、

体育器材的批发而产生的未收款。客户通过电话向公司咨询，销售人员了解客

户的产品需求以后，双方签订具体的交易价格，依据公司的赊销制度对客户进

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行划分，具体的赊销制度如下：

表1-赊销制度

等级判定标准赊销额度

年均与公司交易次数超过5次能够在合同约定时间

A等级10万

还款

年均与公司交易次数3次到5次以内且不超1次的

B等级5万

违约

C等级年均交易次数在3次以内2万

销售员李军拟定销售合同时注明客户的赊销额度，总经理杨峰在审核过程

中，如果销售金额在10万元以内则予以批准，如果超过10万元的需要企业集

体进行讨论然后进行决策。与客户签订销售合同以后，李军将已审核的销售单

发给仓库部门，仓库根据销售单进行发货。公司的财务部负责的是对应收账款

的登记入账，冲销，检查客户能否享有相应的赊销额度，销售部门主要负责的

是与客户订单方面的咨询、签订和应收账款的催收。每周的周五财务部门会计

赵洁对将一周发生的赊销业务进行记账，把它们一一记录在应收账款中。会计

赵洁将客户的名称，赊销金额记录在一个专门账簿中，当有客户还款了，会计

赵洁把客户的相关应收账款冲销掉。但是公司赊销制度和合同对于客户的赊销

期限没有具体规定，客户并不是由财务部门对接，会计赵洁没有将客户的赊销

期限、地址、电话记录下来。没有规定具体的赊销期限，导致李军在催收账款

时不够积极，不知道赊销期限是否已经到期。最后出现了很多坏账，对于可能

收不回来的账款，采用的是账龄分析法计提坏账，1年以内按照应收账款3%计

提，1年到2年以内按照应收账款10%计提，2年及以上按应收账款30%计提。

每个月25日财务部门对客户的赊销额度和至今所欠的货款进行检查。每个月最

后一个工作日由会计赵洁对应收账款进行对账。

在月底业务空闲的时候，会计赵洁和相关的客户进行对账，在具体的某年

某月某天发生了什么样的销售业务进行核对，销售了具体什么商品，具体的金

额是多少，客户未支付的货款是多少将这些信息发给客户进行核对。

应付账款是企业采购员购买商品所产生的的债务，首先由采购人员孙强与

供货单位签订购货合同，在业务发生中经常会出现一次性购买支付金额过大的

情况，公司一般采取赊购的形式，到货后一定期限后再付款。这些不需要现付

的金额计入应付账款，会计赵洁需要根据采购发票进行编制记账凭证。货物入

库后，有些购货单位为了尽快收回货款会给公司一定的现金折扣，2/10,1/20，

n/30，采购助理小刘将购货合同和付款申请传递给财务部门，由出纳王静签字，

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面对到超过1万元的付款申请还需要会计主管张文审核并签字。在月底业务空

闲的时候，会计赵洁和相关的客户进行对账，在具体的某年某月某天发生了什

么样的采购业务进行核对，采购了具体什么商品，具体的金额是多少，未支付

的货款是多少将这些信息发给客户进行核对。

随着公司业务能力的不断壮大，公司业务量不断的增加，由于公司财务部

人员数量较少，公司没有专门负责应收应付款的会计，会计赵洁要负责往来账

全部业务。公司拥有的客户不少，在进行账务处理时因为只有赵洁一人进行往

来账的处理，有时候在记账时没有注明应收账款和应付账款的明细科目，导致

对账时分不清具体是哪位客户。

3湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度存在的问题

3.1应收账款催收不及时

湖南福聚亿佳商贸有限公司在与客户签订的销售合同没有规定赊销期限，

在会计赵洁进行核对应收账款的时候，导致不知道什么时候应收账款应该催收。

如2020年2月13日，销售员李军与欣欣超市签订了一份销售合同，欣欣超市

购买了一批钢笔总计1000元。由于他们出来没有带那么多现金，于是跟销售员

说赊购，等下次与公司购买商品时一起支付。随后销售员也没有对这件事情放

在心上，欣欣超市是企业新的客户，在赊购的过程中具体的还款时间没有明确，

公司还未建立该客户的信息档案，具体的联系方式负责人未明确，在月末会计

赵洁进行对账过程中，发现欣欣超市的1000所欠账款还未收回，让销售员李军

去催账，销售员就以没有具体赊销期限为由推卸责任，懒得去管。有些新的顾

客在选择赊购的过程中，企业没有具体的赊销期限，未进行客户档案的建立，

等最后会计赵洁发现这些账款迟迟没有收回时，已经发现联系不上这些顾客了。

3.2应付账款没有按时对账

湖南福聚亿佳商贸有限公司经营的主要业务是批发业务，企业订单多，账

务繁琐，往来账目混乱。企业应付对账意识薄弱，企业管理者也不经常过问对

账等的工作，公司没有明确规定对账时间，企业的财务人员只在业务空闲的时

候进行对账。例如2020年6月2日向体育器材生产商采购一批5万元的货物，

公司是这家生产商的老顾客，对方给予我们现金折扣，10天内享受2%的现金折

扣，20天内享受1%的现金折扣，30天则要全部付清。公司财务人员对应付账款

管理不够重视，由于这个月财务部的业务十分的忙碌，会计赵洁一直将对账工

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作拖延着，将业务处理的差不多的时候，会计赵洁2020年6月25日才进行对

账，在对账的过程的过程中发现公司这笔货款，但是企业失去了享受现金折扣

的黄金时间，此时公司账上的资金充裕能够支付这笔货款。

3.3往来款账务处理不规范

湖南福聚亿佳商贸有限公司因为规模小，其相关专业财务人员少，财务部

只有一个会计赵洁和一个出纳王静，而公司属于批发企业，订单多且财务繁杂。

很多业务发生时没有及时登记入账，还有很多账务在处理时很匆忙，出现了做

串户的现象。比如2019年6月12日湖南妙美有限责任公司在公司购买了一批

文具2万元，会计赵洁对这笔业务进行做账的时候将二级明细账简写成了妙美，

之前的二级明细账是湖南妙美有限责任公司。同时随着公司业务不断扩大，其

与一家叫做妙美超市的也有一定的业务往来，这家超市的二级明细账为妙美。

在业务空闲进行对账的时候，赵洁在对账的过程中直接把这笔2万元的业务归

类到了妙美超市，导致妙美超市应收账款多了2万元，销售员李军打电话催账

的时候与妙美超市发生了矛盾，最后赵洁才发现这是由于自己做账的时候将二

级明细没写全使本应计入湖南妙美有限责任公司2万元计入了妙美超市的应收

账款上。

4湖南福聚亿佳商贸有限公司往来账管理制度的优化设计

4.1完善往来款催账体系

（1）企业没有及时的进行催账主要有两方面的原因，一方面是由于企业的

赊销制度中没有规定赊销日期，另一方面是由于企业没有实施催账的奖惩制度，

销售部门李军在催款的过程中因没有设置相关的提成，催账不积极。在制定赊

销政策的时候，应把赊销日期也考虑进来，具体的赊销制度如下：

表2-赊销还款期限和额度

等级评价标准赊销日期赊销额度

年均与公司交易次数超过5次能够在合同约

A等60天10万

定时间还款

年均与公司交易次数3次到5次以内且不超

B等45天5万

1次的违约

C等年均交易次数在3次以内30天2万

对于给予顾客的赊销额度和日期做好记录，以便公司进行催账。相关记录

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如下：

表3-赊销记录

日期公司名称联系电话公司地址赊销金额还款日期负责人

对于公司销售人员李军进行催款我们实行鼓励的方式，对于未收款的催收，

如果每月能有效催收3位客户进行付款，就按照工资的1‰进行绩效奖励。

4.2对应付账账进行对账

相关财务人员严格履行自身的职责，应付账款对账时间固定在每月28日，

由会计主管张文带领会计赵洁在公司的财务室进行对账，应付账款对账结果交

给总经理杨峰，总经理杨峰负责监督对账结果。如果财务部门没有在每个月28

日进行对账并且给出结果，则需要对每位财务部门的职工进行罚款50元，如果

遇到特殊情况，则需要跟总经理杨峰汇报相关情况。赵洁将应付账款与客户进

行核对，核对无误后，赵洁统计与哪些客户业务有现金折扣，企业有能力就尽

量优先支付现金折扣优惠力度大的应付账款，在企业资金不足的，尽量在合同

约定的时间内付清应付账款。在付款过程中应注意与客户约定的还款时间，超

过付款时间则会失信于顾客，影响企业的信誉。

4.3规范往来账账务处理

公司财务在进行账务处理过程中会出现人手不够的情况，经济业务多的时，

出现手忙脚乱的情况，首先应该增加有专业知识的财务人员，其次增加对在岗

人员的业务培训，避免账务处理不规范的情况发生。首先应该通过招聘来解决

人手不够的问题。招聘信息如下：

湖南福聚亿佳商贸有限公司

招聘岗位：会计两名

岗位要求：

（1）大专及以上学历，具有相关财务证书，有工作经验者优先；

（2）踏实肯干，具有良好的抗压能力，可以接受加班当然上班时间完成最

好；

（3）熟悉掌握办公软件Word，Excel等操作。

工作内容：

（1）负责公司日常会计核算工作，编制会计凭证，装订凭证；

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（2）负责各类资产核实，核对往来款等；

（3）按时申报纳税以及统计报表。

（4）向会计主管汇报相关工作进度状况。

工作时间：早上9：00-12:00；下午14：00-17:30，每周单休，节假日按

国家规定时间放假。

薪资待遇：底薪+提成

福利待遇：五险，绩效奖金，公司环境良好，晋升空间大有不定期的团建

联系人：刘先生19836749642

地址：长沙市雨花区迎新路868号

此外公司定期安排财务主管进行财务培训，学习相关新的相关行业规定，

由财务主管对本公司的财务人员进行知识普及。

5总结

以上的往来款优化设计经公司共同研究与实施后，我深刻体会到往来款对

于公司而言虽然只是其中小小的一环，但也是不可缺少的一部分，起着十分重

要的作用。公司根据上述解决方案一一进行采用实施，账务更加清晰明了，账

款的催收力度加强，员工的积极性提高了，具体体现如下：（1）催款奖惩制度

实施后，销售人员通过采用电话催收等不同的催收方式，回收了应收账款