衡阳艾尔钟表有限公司差旅费用管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1衡阳艾尔钟表有限公司基本介绍........................................1

1.1衡阳艾尔钟表有限公司简介......................................1

1.2衡阳艾尔钟表有限公司组织结构..................................1

2衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度现状..............................2

2.1差旅费管理制度现状............................................2

3衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度中存在的问题......................3

3.1出差前的申请、预支流程程序不规范..............................3

3.2差旅费报销制度不完善..........................................4

3.3差旅费用报销标准不明确........................................4

4衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度优化设计..........................5

4.1规范出差前申请审批、预支审批程序并制度化......................5

4.2差旅费报销制度优化设计........................................7

4.3制定详细的差旅费用报销标准，优化报销范围制度..................8

5总结...............................................................10

参考资料............................................................11

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衡阳艾尔钟表有限公司差旅费用管理制度优化设

计

1衡阳艾尔钟表有限公司基本介绍

1.1衡阳艾尔钟表有限公司简介

衡阳艾尔钟表有限公司成立于2020-01-04，该公司的法定代表人为桂红，

注册资本为560万元人民币，统一社会信用代码为9801400421AC4RMKDM67，企

业地址位于湖南省衡阳市衡阳县西渡镇联胜路与合顺路交叉处(东北角)，所属

行业为仪器仪表制造业，经营范围包含：钟表及钟表配件的生产；钟表、钟表

配件、五金、电子产品的销售；智能手表的研发、生产及销售;国内贸易;货物

进出口;技术进出口。（尊章须经批准的项目，经相关部门审批同意后方可开展

经营活动）。衡阳艾尔钟表有限公司目前的经营状态为存续（在营、开业、在

册）。

1.2衡阳艾尔钟表有限公司组织结构

董事长

总经理

供应销售部生产技术部财务部综合办公室

采销仓生

工设质会出人政总安

购售库产

艺备检计纳事行务全

图1公司组织结构图

2衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度现状

2.1差旅费管理制度现状

1

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衡阳艾尔钟表有限公司的出差申请流程依次是：出差人员向部门主管告知出

差、出差人员部门主管批准、（跟出纳预支差旅费）、出差前告知人事部具体出

差时间。

出差人员向部门经出差人员部门经理

理提出出差申请审核

如需预支差旅费，

凭借部门经理签字

的差申请单办理预

支

出差人员向人事部门

告知出差时间

图2衡阳艾尔钟表有限公司出差申请流程

衡阳艾尔钟表有限公司的差旅费费用报销流程依次是：凭借原始凭证到会计

处申请报销费用、填写差旅费报销单、将差旅费报销单交由部门经理核准并签

字、将经部门经理的核准过后的差旅费报销单到出纳处报销（如有预支，多退少

补）、会计审核报销的单据并签字、会计根据差旅费报销单及一系列原始凭证进

行记账。

填写差旅费报部门经理审核出纳支付报销会计审核凭

销单报销单金额证

图3衡阳艾尔钟表有限公司差旅费费用报销流程

衡阳艾尔钟表有限公司的差旅费费用报销标准如下图所示：

表1差旅费报销标准表

2

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级别分类国总部部其

内外经理门经理门主管他人员

最高报销标准(所有需报销费用国280210210140

总和）内00元00元00元00元

国400300300200

外0元0元0元0元

出差申请人首先应告知部门经理需出差，并将出差申请打印出来，出差申请

单上需填写清楚出差的时间、地点和事由。然后将纸质出差申请单交由部门经理

核准审批签字，经部门经理人核准审批过后即可出差，并在出差的前一天将已签

字的出差申请单交到综合部人事部请事假。如需预支，到出纳处预支现金。在出

差过程中，将出差的各项原始凭证保留，如车票、餐票、酒店发票等等。出差结

束后，到人事部告状出差结束及如有特殊原因耽误出差时间与之前告知有误的其

他事项。拿出差时发生的原始凭证到会计处填制差旅费报销单，差旅费报销单需

经部门经理审批核准后方可报销，到出纳处报销本次出差发生的差旅费，如有预

支，凭借预支单多退少补。会计审核根据原始凭证审核填制并签字好的差旅费报

销单及报销标准表，报销本次出差发生的差旅费，如有预支，凭借预支单多退少

补。会计根据差旅费报销单及交过来的一系列原始凭证记账。

图4差旅费报销单

3衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度中存在的问题

3.1出差前的申请、预支流程程序不规范

3

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衡阳艾尔钟表有限公司人员出差前的申请流程并不规范，该公司没有标准

规范的“出差申请单”，对于出差申请单，都是出差人员根据自己的口头表述

出差时间、出差地点及出差事由打印成单，这样的“出差申请单”过于简单且

会几人出差几种单。这样的“出差申请单”对于审核人来说并不能完全的了解

你的整个出差行程，对于财务来说，出差前的预支及出差后的报销业务都会不

便办理。

衡阳艾尔钟表有限公司人员出差前的申请审批流程并不规范，首先，出差

审批流程没有细化到各个部门内部，根据公司的组织架构，部分部门会有各个

子部门，如若出差的申请皆需要部门经理审核批准，但经理不能及时了解个人

出差情况，会导致审批效率不高从而影响员工的工作效率。然后，对于重大出

差事项不应只需经部门经理审批即可。

衡阳艾尔钟表有限公司人员出差前的差旅费预支流程并不够规范，出差人

员如因出差出现需要预支差旅费的情况，只需凭借经该员工部门经理签字过的

“出差申请单”即可预支相应的差旅费。首先，“出差申请单”并不规范，该

单据里可能并未说明出差将会发生的具体费用明细，出纳秉着出差人员报多少

预多少的原则去预支，出差人员极有可能虚报费用，造成企业财产的流失。其

次，企业没有规范的“借支单”，对于员工的差旅费不能及时规范的登记，会

导致企业的账目不对，企业财产会流失。最后，对于预支差旅费的审批流程并

不完善，员工凭借“出差申请单”只经过部门经理审批，但公司的出差业务多

种多样，有时可能涉及例如出国等可能会发生较大出差金额的费用，当预支金

额较大时，首先应交由部门经理核准审批，然后再递交财务部核准审批，最后

递交总经理核准审批。

3.2差旅费报销制度不完善

衡阳艾尔钟表有限公司人员出差后的差旅费报销制度并不完善。首先，没有

规定出差人员回来后具体的报账时限，对于发生的费用没有进行及时报账，导致

账务登记不能及时登账，甚至有些会聚在一起报账或跨年报账的情况，会极大影

响企业的费用和利润表，会导致企业账表不及时和准确。其次，本公司差旅费报

销的审批只需经过其部门经理的审批即可报销。但部门经理对于财务方面可能并

不熟知，因此，差旅费报销单可能会出现虚报的情况，很难保证其真实性及合理

性，容易造成的包庇、财务混乱、钻制度的漏洞窃取公司财产等情况。

3.3差旅费用报销标准不明确

4

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衡阳艾尔钟表有限公司人员出差后的差旅费报销标准与公司现状并不相符，

公司的业务范围广，甚至涉及进出口业务，该公司出差业务并不少，公司现在的

差旅费报销制度过于简单，只有一张简单的差旅费报销表来做报销的依据。当前

公司的差旅费报销标准制度显然已近不再是适用现在的公司内部管理了。

当前的公司关于费报销标准这方面只根据级别及境内/境外出差的划分制定了

报销的最高标准，超过此标准的不予报销。但公司的业务多种多样，不同层级的

员工，出差的内容、业务大小、出差地点、出差时间等都会有所不同，自然需要

的差旅费的多少也会有很大的差别，如果不根据他们的差别做详细且合理的差旅

费报销规定制度，对于财务来说，影响财务做公司的期初预算工作及后期的报销

工作：对于公司来说，如出差人员在允许报销金额内增添其他费用、不合理规划

使用差旅费，这样公司的资金可能不能合理的运用，照成公司不必要的费用成本

大量增加。

表2差旅费报销标准表

级别分类国内总部部其

/国外经理门经理门主管他人员

最高报销标准(所有需报销费境内280210210140

用总和）00元00元00元00元

境外400300300200

0元0元0元0元

4衡阳艾尔钟表有限公司差旅费管理制度优化设计

4.1规范出差前申请审批、预支审批程序并制度化

出差前申请审批权限标准：根据公司的内部治理结果，制定出差前的审批核

准权限表。根据不同的层级部门，及出差的地区，规定了相应的审批对象，这样

既提高了效率也保证审批的有效真实性。公司具体的审批规定权限表见下图：

表3出差审批核准权限表

出差种类出差人员核准审批人

总经理董事长

各部门经理总经理

境内出差

各部门主管各部门经理

其他员工各部门主管

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境外出差境外出差业务人员总经理

针对公司的出差业务，制定了规范且统一的“出差申请表”。任何需要出差

或者出外勤的人员都必须填写正规样式的“出差申请表”来保证出差人员的出差

行程透明性及真实性。该“出差申请单”里内应有出差出发、返回日期、出差地

点、交通工具、补贴标准、出差事由等内容。最新“出差申请表”如下图：

表4出差申请表

姓名部岗

门位

预计出发日期预计返

回日期

交通工具

补贴标准

出差事由：

出差申请人：部门主财务

管：部：

人事部：总经理：董事

长：

注意：

1.所有职位出差必须填写《出差申请表》，报综合办（人力资源部报案）。

2.部门经理以上职位出差，原则上需总经理批准方可出差，特殊情况除外。

3.关于出差费用补贴标准财务部核实情况并签字确认。

4.本《出差申请表》在暂试行，如有变化则另行通知，否则则继续延用。

出差前的差旅费预支程序：对于出差前需要预支差旅的业务除了要走出差申

请单流程以外，还需要填写规定并统一的“借支单”，并且借支单需要交由根据

出差审批权限表交到规定审批人处进行审核，通过后到财务部，财务部人员按照

出差差旅费报销标准表进行核准审批。最后再到出纳处领取预支费用，出纳审核

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检查后需做好相关登记，并将借支单又交给会计做相关账务处理并留存原件。

出差人员填写如有预支填写

《出差申请单》《预支单》

将《出差申请表》按出差核准审批权财务部审核预

交至人事处限表进行行审批支单

原件交财务部出纳处领取借

留存支费

图5办理差前手续流程图

4.2差旅费报销制度优化设计

差旅费报销程序：出差人员出差后3日内应填具出差差旅费报销表，送请核

准审批人处审批，经审批后再递交财务部审核，以保证报销费用的真实性及合理

性，经以上人员审核过后出纳处才能予以报销。最后会计留存原始凭证并做账务

处理。

当发生预支业务时，出差人员在回来后要求在差旅费报销单上填写具体的明

细，并明确标明退款或补款的金额，在经过权限审核人员和财务部审核并签字过

后，及时到出纳处报销。管理往来明细费用的会计人员要每个月整理一次往来借

款业务，并以书面形式通知出差人员的主管督促出差本人到财务部销账，如果在

通知后30天内仍不去销账的，财务部可扣其工资，并在其销账之前如无特殊理

由不与其办理任何借款业务。下图为具体的报销审批流程：

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出差结束后，填对应权限核准审

写差旅费报销单批人审批

财务部审核

会计根据原始

出纳处报销

凭证记账

图6差旅费报销流程图

4.3制定详细的差旅费用报销标准，优化报销范围制度

4.3.1住宿标准优化

住宿报销标准：

表5住宿报销标准表

人员级别总经理部门经理部门主管其他人员

甲类500元/400元/天350元/天280元/天

城市天

乙类400元/300元/天250元/天180元/天

城市天

出

差丙类300元/200元/天150元/天120元/天

地

地区天

区

境外经总经理审批后实报实销

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地区分类：

甲类标准城市：北京、上海、广州、深圳、青岛、苏州等19个一线城市。

乙类标准城市：除甲类标准城市以外，其他各省的省会以及各个直辖市和自

治地区。

丙类标准地区：除一线城市、二线城市以外的国内所有地区。

国外出差无标准，经总经理核准审批后据实报销。

当同行同为男性或同为女性时，应每2人入住一间标准房，住宿标准按职位

高的职位予以报销，不得累计核报。

4.3.2交通工具标准优化

1、长途交通费用:

A.飞机（经济舱):对于出差地点距离在大于600公里的,且事务紧急者，可

乘坐飞机;

B.高铁:对于出差地点距离小于600公里的，出差人员应优先考虑火车、高

铁。如有特殊情况，可经报总经理审批后乘坐飞机；如有出差项目费用需要进行

独立核算，需经项目负责人审批同意才可。为保证出差的效率性，如遇到机票价

格与高铁价格相差小于200元的，交通可优先选择飞机。

C.大巴:对于出差距离小于200公里的出差地点,可以根据乘车费用及出差事

由自由选择火车或大巴。

2、市内交通费用:

A．往返机场/火车站费用:往返机场应乘坐机场大巴，以下情况，可乘坐出

租车，并凭票核销:A-1飞机起降时间早于10:00或晚于18:00;A-2同行人数在

3人(含)以上的sA-3临时安排出差，时间紧急的。

B.出差地市内交通费用:凭票核销

出差的交通工具乘坐的标准适用于本公司全体员工，按级别划分乘坐类别。

标准如下：

表6交通工具乘坐标准表

总经理部门经理部门主管其他员工

人员

交火车/软座软座硬座硬座

通大巴

工高铁商务坐一等座一等座二等座

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具轮船一等舱二等舱二等舱三等舱

飞机商务舱经济舱经济舱经济舱

4.3.3出差补助标准优化

出差补助主要是伙食补助和电信补助，需分多种情况发放。

情况一：出差人员是因陪同客户需要的出差业务和国外出差业务，经总经理

部门经理批准可实报实销，但不再享受出差补贴。

情况二：除上述情况外，其它情况的出差补助按区域划分标准如下表所示：

表7出差补助费用标准表

级别一线城市二线城市