武冈市建茂贸易有限公司采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计Ⅱ目录TOC\o"1-3"\h\u80671武冈市建茂贸易公司简介 .67建茂贸易在原材料采购途中，混凝土、河沙碎石、水泥等等都由老板于相应商家直接对接，且无数据记载，同时也未能有明确的原材料盘点，有时金额会出现一定的误差。这样会影响建茂贸易每月结存、购进情况，在填制凭证、登账时，发生计算上和登记上的错误，从而出现账实不符。最大的金额达到2860，对建茂贸易在经营过程中对各种材料的清点会有误差，损害公司的利益，同样也会影响应交税费的缴纳情况，具体的数据如上表2.2所示。2.3应交增值税与实际账面进项税差额大在应交增值税和实际账面上出现了差额，很大程度上是因为建茂贸易票据没到位，会计人员出现账务登记错误，使得申报金额是错误的，出现实际缴纳的税金缴纳比应交税费多，在财务工作中因此出现了几次在税额上的错误，会形成重复征税的问题，使建茂贸易进行不良产业方向调整，不利于建茂贸易的发展。其次也会导致老板收到的货款与下发的工资形成压缩，利润空间减少，同时也会导致下一季度对纳税项目的精确计算。如果应交增值税与实际缴纳的税费差额过大，如果相差很小，可以忽略不记，但建茂贸易税费差额相差上千，会增加其财务工作量，影响公司账务处理，加大财务压力。表2.3纳税项目表纳税项目应交进项税应交销项税应交进项税转出应交增值税实际缴纳税费实际差额第一季度8037234650708181001019第二季度98788838708766101001334第三季度67360575805964599430第四季度8517659741754979003513建茂贸易采购业务及账务处理存在问题的原因分析3.1缺少采购资金管理制度在工程开发材料采购上，该企业是以自购自用的方法。老板自身采购时，没能和财务说明，影响账务处理。所采购的物资型号、规格，有时直接导致采购预算不准。且自行调货，缺乏记载，也使得采购管理工作的随意性较大，这都是对采购资金管理工作的重视程度不够，没有一个完整的管理制度。再此基础上，可以整改采购资金管理制度，规定再每一笔采购资金上应该有明确的记载，并且及时的传达至财务处。3.2账务处理不及时对于购入工程所需的各项器材时，“器材采购”未能及时登记入账，其中包括买价、手续费、保险费等科目。由于器材购进较多，数目较大，原材料达到没能及时记账，时间一长使得之后登记账簿时，账务处理混乱，出现漏记、少记。出现验收后不需要安装的器材直接登入了“设备投资”从而导致账务人员对此器材采购的忽略，可能重复购买，导致某些时候资金会出现不够或者紧张。而费用不及时报销，会占用建茂贸易的资金。加上目前的采购资金管理不够规范，导致账务处理不及时。3.3账务处理错误建茂贸易在账务处理上由于登记不及时，引起多个账务金额登记至其他科目中去，而工程类的科目众多，需要一一逐笔登记，账表与基本建设账表混淆的情况下，导致建茂贸易账务处理错误。有关类似问题，如：会计人员借贷原理不熟悉，借贷反向或错借错贷、会计处理基础运用不当，造成收入、费用、盈亏数字错误等。4建茂贸易采购业务账务一体化流程优化4.1优化采购资金及库存管理4.1.1采购资金申请及使用流程从建茂贸易角度建立采购资金申请流程，规定一些采购人员，老板和财务一同负责监控资金，明确相关采购资金申请人员授权审批，完善采购程序，做好领用登记。首先，建茂贸易由于所管工程较大，所以在每个工程上安排一个项目负责人，工程资金采购按工程进度发放，减少老板的工作量，提高工程效率，由项目负责人进行物资采购策划，如果资金较少，可以自行采购，如果资金过大，需由老板审核，签字同意之后，再进行资金采购，具体流程如图4.1所示。图4.1资金申请流程图4.1.2采购资金管理制度针对建茂建茂贸易的问题，需要在采购问题上去控制采购的风险，不仅仅要发挥财务、各类人员的监管，还要使资金结构科学化，减少财务浪费，在采购方面提升专业水平。建茂建茂贸易的老板要在采购资金的管理上集中控制、强化监督、严谨对待、讲其绩效。在多个工程项目下，老板可以找到能够长久合作的供应商，在各个项目雇佣一个总包工头，自行将采购工作放出去让总的包工头们负责去供应商那采购，老板每月清查一次采购的各类信息，保护自己的利益。而采购人员负责核定供应商提供货物的结算金额、结算数量、经销天数、结算信息、材料流转情况、资金的流量报告。首先，老板可以在分包工程时，自己核算一个大概的金额给总分工头，包工头可以根据工程规模大小，购进材料，合理节约的使用固定资金，并且有一个账本记录好资金的构建、验收、调出调入、内部转移等。本建茂贸易大多以短期工程为主，所以每个星期可以向老板发送固定资金的清查和盘点情况，材料的使用由使用者签字记录，优化资金结构。4.2规范原始凭证传递流程4.2.1原始凭证归集采购业务需要合同、采购发票、运输发票、入库单等原始凭证，所有的原始凭证不能遗失。对于原始凭证需要正确的归集处理，具体的如下表：表4.1原始凭证归集表流程原始凭证归集采购申请采购申请单、采购审批单签订采购合同采购合同付款银行回单、收据、采购发票等验收验收单、入库单4.2.2原始凭证传递流程建茂贸易公司在采购内容上首先应该通过老板审核，审核完老板通过之后将采购发生的合同请购单、付款单据、入库单等等送至财务人员中审批，是否满足原始凭证真实性、合法性的要求，再进行报销处理。同时老板若自行采购所收集的原始凭证应当和项目负责人一同送至财务人员处，让财务人员及时的根据原始凭证填制记账凭证，再登记各类明细分类账，最后再登记总账，具体的原始凭证传递流程如下图所示：图4.2原始凭证传递流程图4.3规范账务处理4.3.1账务处理的基本流程建茂贸易在领用时有请款单、材料入库单、限额领料单等原始凭证。在付款时应该有采购合同，订单，收货单，发票等原始凭证。在工程结算报账时需要有工程承包合同、工程结算书、工程验收资料、相关发票等原始凭证。这些原始凭证经过业务人员审批之后，需及时送至会计人员，由会计人员在两天内进行账务处理。4.3.2正确归集账务处理根据建茂贸易在采购流程，规范相关流程的账务处理，具体处理如表4.2所示。表4.2账务处理表预付货款借：预付账款贷：银行存款票到货未到到货前：借：在途物资应交税费—应交增值税（进项税额）

贷：预付账款／银行存款到货后：借：工程物资贷：在途物资票到货到借：工程物资应交税费—应交增值税（进项税额）

贷：预付账款／银行存款5总结由于建茂贸易内部管理控制缺乏科学性，在采购体系中也不完善，没有落实到位，所以在采购过程中出现了许多问题。如：货币资金账实不符、原材料账实不符、应交税费科目与实际缴纳税款差额大等问题展开探讨，发现了其原因是缺少采购资金管理制度、账务处理不及时、账务处理错误。针对这些原因，首先应该规范建茂贸易原始凭证传递流程与归集，规范账务处理。并对此提出了相应的设计方案，希望通过本文优化采购业务设计流程形成一