合肥三只羊网络科技有限公司办公用品采购业财融合流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司概况..........................................................1

2三只羊网络科技有限公司办公用品采购现状及分析......................1

2.1三只羊网络科技公司办公用品采购业务现状.......................1

2.2三只羊网络科技公司采购业务对应财务处理现状...................3

3三只羊网络科技有限公司办公用品采购业务存在的问题..................4

3.1无规范的办公用品采购计划.....................................4

3.2缺少专门的办公用品采购事务...................................4

3.3办公用品采购分类不合理.......................................4

4三只羊网络科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程优化设计........5

4.1制定规范的采购计划...........................................5

4.2建立专门的办公用品采购事务...................................6

4.3对办公用品采购进行合理分配...................................8

5总结..............................................................9

参考资料............................................................10

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

合肥三只羊网络科技有限公司办公用品采购业财融

合流程优化设计

1公司概况

合肥三只羊网络科技有限公司成⽴于2021年3⽉，主要由合肥三只羊创业

投资有限公司进行投资。拥有带货达人、娱乐直播、短视频内容商业化、电商

及店铺运营、整合营销等主营业务，是抖音、快手十大MCN机构之一。公司拥

有全网头部主播疯狂小杨哥等300多个账号。拥有丰富的内容创作、人物IP孵

化经验与健康成熟的供应链分发体系，2022年启动建设三只羊新零售总部，通

过在抖音、快手等直播平台，结合产品进行内容创作，帮助品牌实现线上全域

营销，推动传统企业在新零售业态下的数字化转型，努力打造长三角地区领先

的直播电商新零售总部基地。

2三只羊网络科技有限公司办公用品采购现状及分析

2.1三只羊网络科技公司办公用品采购业务现状

（1）公司的办公用品比较广泛，比如桌面用品，办公本，书写修正用品，

文件档案用品等等。除了这些分类之外，还包括很多零碎的东西，其中包括文

件夹、文件栏、资料架、文件柜。另外桌面用品还包括订书机、剪刀、胶水、

胶带、计算器，有些领域还需要用到尺子，圆规等等。另外还有一些主要的办

公用具。办公用品还包括会议记录本，便签纸，便利贴,活页本，记事本等等。

包括各种笔类中性笔，荧光笔，钢笔，各种记号笔等等。

我们将其分类为非消耗性、消耗性、清洁用品以及消耗礼品四类。

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表格1办公用品分类表

类型名称

非消耗品计算器、电话机、打孔机、剪刀、U盘、裁纸刀、白板、订书机、文

件夹、光盘(盒)等各类文具;

中性笔、笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订

书钉、笔芯、印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、曲

消耗品别针、胸卡皮、电池、胶带、大头针等;色带、速印机墨、速印纸、

软盘、影印液、晒图纸、硒鼓、信封等与文印相关的各类物品;报销

单、借款单、账本、入(出)库单、粘贴单、口曲纸等各类单据;

清洁用品纸篓、拖布、毛巾、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗洁净、香皂、洗手液、

纸巾等所有与卫生清洁有关的物品;

招待礼品纸杯、纯净水、茶叶、保温瓶、饮料、礼品等。

（2）公司目前需要采购的办公用品三只羊网络科技有限公司各部门会在每

个月的最后两天提前到各部门领取采购申请表并填写好下个月需要采购的办公

用品，于下个月月初一周内完成采购；经部门领导批准后，汇总后由经理或主

管领导审核签字，没有签字的视为无效；办公室需对各部门提交的采购办公用

品申请表进行库存审核，清点出无需采购的办公用品，然后到财务部门申请领

用资金进行采购；采购时，将采购清单备份一份给各部门采购员，由采购人员

去对应商场进行采购，采购完成后，仓库进行验收入库，各部门采购人员会把

采购过程中得到的办公设备和物资用品进行发放。并提交发票、付款记录、采

购清单等相关凭证去财务部门进行报账登记。

合肥三只羊网络有限公司是新成立的公司，由于刚成立有很多地方都存在

着很多的问题，现在主要出现有办公用品采购业务的问题。办公用品采购业务

关系到整个公司各部门的正常运行，事关重要。一个公司的办公用品采购业务

出现问题如果不能够及时的解决，不仅仅耽误某个部门更是影响整个公司的发

展。

公司的采购流程图如下所示：

2

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财务部各部门仓库

各部门提出

采购申请

部门领导同

意、签字

安排人员购

验收入库

买

购货发票入

采购结算

库单

记账制单

领取、发放并登记

图2-1三只羊网络科技有限公司采购业务流程图1

2.2三只羊网络科技公司采购业务对应财务处理现状

企业采购员采购物品要通过验收入库,会计审核,老板审批,然后到出纳结

算。

采购员需提供发票、采购清单、付款记录等相关凭证进行报账。

购买办公用品现金支付取得普票经验收入库会计分录:

借:库存商品一办公用品一名称

库存现金

贷:其他应收款一某采购员(预支款)

各部门经批准领用办公用品会计分录:

借:制造费用一其他费用一办公费

销售费用一办公费

管理费用-办公费

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有关科目一办公费

贷:库存商品一办公用品一名称

3三只羊网络科技有限公司办公用品采购业务存在的问题

3.1无规范的办公用品采购计划

在财务报账单上发现，一个月中出现多笔购买相同数量不同量的清单。我

们企业每个月的采购都是由各部门自己完成的，没有专门的办公用品采购员，

导致公司出现一个月各部门出现多次报账的情况。经过询问，各部门在每个月

需要的办公用品都是根据本月的办公用品申请单来购买，这就导致有的部门会

出现中间需要紧急采购的情况，这很大程度上增加了财务部门的工作量，还会

耽误各部门的工作效率。已经有多个部门人员反映其部门领取的办公用品不够

用的问题。我们应该在每个月都能够制定一个采购计划，这样才能够避免以上

问题再次发生。

3.2缺少专门的办公用品采购事务

我们在采购递交员签字单上发现，我们企业每个月的采购都并且没有专门

的采购事务。经过询问，各部门需要采购的办公用品都是各部门自己安排人员

进行采购，这就导致我们的采购点分布在城市各个角落，如：超市、杂货店、

各种小商铺等等。这也就导致了，我们购买的商品出现质量问题后无法准确的

找到供应商进行售后处理，以及总是出现采购物品不全等问题。各部门内部自

己购买，这也导致了去报账的时候出现所报商品数量、金额上于其部门申请表

上不对等，即使是同一商品，各部门所报金额都不一样。这些问题的出现严重

降低了财务部门的工作效率，公司其他员工的工作效率也间接的影响到。

3.3办公用品采购分类不合理

公司的办公用品采购范围的较大的，如电脑、打印机、办公桌等，都需要

去专门的大型商场去购买。笔、便利贴、回形针等日常办公用品则在小型商场

就可以买到。并且我们的日常消耗品是需要频繁购买的，而非消耗品可能几个

月甚至几年才购买一次，这就需要合理的分类出来，才能够使工作效率得到提

高。

公司各部门采购没有合理的分类这导致很多的部门采购人员购买效率低，特

别是在购买日常品时总是出现遗漏不够等问题。经询问采购员工说需要采购的

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东西太多，电子产品和日常品购买商场不在一起很多时候就会导致以上问题的

发生。我们应该制定一个合理的采购分类。

4三只羊网络科技有限公司办公用品采购业务财务融合流程优

化设计

4.1制定规范的采购计划

规范的采购计划有利于加强公司对办公用品的管理，控制费用的开支，减

少不必要的浪费，有利于办公用品的采购和使用。为避免再次出现一月多次报

账、月中出现紧急采购等情况的再次发生，我们可以采取以上个月采购办公用

品数量为依据的方式进行本月的办公用品采购，这样就可以估计到本月大概需

要的办公用品。可以尽量的避免紧急采购的情况。对需要进行紧急采购的情况，

找部门主管填写纸质申请，部门主管审核签字后即可安排部门人员去购买。相

对于日常消耗品，总是有部门提出领取的办公用品不够的情况，我们可以采取

除了月初进行购买，月中也增加一次购买，这样就可以避免部门办公用品不够

用的情况了。

结合以上所说可以得到以下流程图

5

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财务部各部门仓库

编制采购计

划

各部门提出

采购申请

部门领导同

意、签字

安排人员购

验收入库

买

购货发票入

采购结算库单

记账制单领取、发放并登记

图4-1三只羊网络科技有限公司采购业务流程图

4.2建立专门的办公用品采购事务

三只羊网络科技有限公司可以适当的调整一下公司的组织结构，建立起

一个适当的集中式的组织结构，建立一个专门的办公用品采购事务，细分采

购职位，做到能够层层递进，或不干涉的同时能够荆条有序的完成公司的所

有采购。采购事务进行细分职位，例如：建立采购申请书收集员（进行收集

和整理需要购买的办公用品）、成立外出采购员（拿到整理整理完成的采购

表进行采购）、办公用品发放管理人员（到货进行入库、统计、发放）。不仅

可以降低公司的采购成本，还可以使公司的员工发挥自己的专业技能，这样

会更加的事半功倍，从而使采购价格方面也能得到统一的解决，这样也能够

提高公司的资源利用效率。例如:大型电子设备(电脑、打印机、直播设备、

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音响等)、小型办公用具（回形针、A4纸、笔等）。分成两边分别进行采购

分工。我们还可以建立一个反馈部门，收集一些其他部门对采购部门的意见

与建议，每个月还可以召开一次会议，对他们所提出的意见与建议做参考，

一起讨论出解决的方案并在下个月进行实施。对做的好的部门我们还可以适

当的给予奖励，这样不仅可以提高员工的主动积极性还可以使整个部门的效

率大大的提升，也能给公司其他部门做榜样。

完善之后可以得到以下流程图：

财务部采购事务各部门仓库

编制采购计

划

各部门提出采

购申请

部门领导同意、

签字

安排人员购

买

验收入库

购货发票入

采购结算库单

记账制单领取、发放

并登记

图4-2三只羊网络科技有限公司采购业务优化流程图

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4.3对办公用品采购进行合理分配

对办公用品进行日常品、易耗品以及非日常品的分类。对于日常品和易耗

品每月可领取多次，需领导签字；对于非日常品，每月月末申请，需领导签字

并且审核，于下个月领取。如果是部门特有的办公用品如财务部需的计算器、

记账本等，部门可以自行安排人员购买，需部门领导签字审核同意。对办公用

品进行分类购买，这样采购人员进行采购的时候也能够更快、更高效率的完成，

对日常品和易耗品增加领取次数也能够很好的解决部门出现中途出现办公用品

不够的情况。

修改后的采购申请流程图如下：

采购事务各部门仓库

编制采购计

划

各部门提出采

购申请

部门领导同意、

否是否为非

签字

日常品

安排人员购是

买部门领导同意、