广东广垦糖业公司采购业务账务一体化流程优化

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介.........................................................1

1.1业务范围....................................................1

1.2采购业务....................................................1

1.3采购流程....................................................1

2华丰糖业采购业务存在的问题及原因.................................2

2.1采购业务存在的问题..........................................2

2.1.1采购与生产不匹配......................................2

2.1.2采购成本过高..........................................3

2.1.3支付货款错误..........................................3

2.2采购业务存在问题的原因分析..................................4

2.2.1采购计划制定不科学....................................4

2.2.2供应商评估和准入机制不完善............................4

2.2.3采购付款审批控制不到位................................4

3华丰糖业公司采购业务账务一体化流程优化...........................5

3.1采购计划制定优化............................................5

3.1.1规范采购计划流程......................................5

3.1.2采购计划申请表........................................5

3.2完善供应商评估机制..........................................6

3.2.1建立供应商名录........................................6

3.2.2建立内部评审制度......................................6

3.3规范单据传递流程及账务处理..................................7

3.3.1规范业务单据..........................................7

3.3.2规范账务处理..........................................7

4总结.............................................................9

参考资料..........................................................10

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广东广垦华丰糖业公司采购业务账务一体化流程优

化

1公司简介

1.1业务范围

广东广垦华丰糖业公司（以下简称华丰糖业）于2017年在广东省湛江市

成立，是一家以糖类产品制造批发为主的增值税一般纳税人企业。注册资本金

为1260万元。公司主要经营项目为食品生产、食品销售。业务包括糖类制

品、甘蔗种植、化肥等生产、销售，物流贸易、农业机械服务。随着企业的发

展，企业规模也在不断增加。

1.2采购业务

华丰糖业经营项目广，物资种类丰富，包括自己种植甘蔗、购进蔗渣、甘

蔗糖蜜等一系列产品，能够符合顾客的需求，相关信息表1-1。

表1-1采购内容表

种子甘蔗种子、橡胶种子、菠萝种子、茶叶种子、

保养品蔗渣、甘蔗糖蜜（糖浆）、

包装物纸浆、纸至纸浆制品、涂蜡纸、透明纸、塑料、玻璃纸、

化工原料石灰、硫酸、磷酸、絮凝剂、杀菌剂、

1.3采购流程

华丰糖业的采购涉及业务部、采购部、财务部三个部门。采购流程由业务

部门向采购部门提出采购请求，由采购部发送采购的招标文件，包括具体的技

术参数、服务质量标准以及交付时间和地点等，同时也包含采购合同。由业务

部门和确定的供应商进行合同的签订，采购部进行下单，采购部门确认收货

后，财务部支付尾款。

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业务部门采购部财务部

新供应商

业务部门提供需求发起招标

已有供应商确定具体的供应商

与供应商签定合同结算

账务处理

下单

结算

交货验收

账务处理

图1-1华丰糖业采购流程图

2华丰糖业采购业务存在的问题及原因

2.1采购业务存在的问题

2.1.1采购与生产不匹配

表2-12022年紧急采购原材料数量统计

材料名称单位数量采购单价平时单价（元）成本差额(元)

白糖t78005800.00t／元5665.00105300.00

糖浆L9803000.00L／元2500.004900000.00

纸浆t9005300.00t／元5200.0090000.00

塑料kg8808300.00kg／元7899.00352880.00

玻璃纸kg9009900.00kg／元9600.00270000.00

对华丰糖业2022年四个季度紧急采购的数据进行统计，华丰糖业紧急采

购原材料单价比平时单价要高，比如白糖的紧急采购单价是5800元，平时单

价5665元，材料成本多出105300元。具体数据见图2-1。紧急采购的原材料

成本急剧增高，体现了采购与生产不匹配的问题，并且该问题还会导致产品不

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能及时生产，不能及时供货的情况。

2.1.2采购成本过高

华丰糖业原材料成本比市场平均价格要高，比如糖浆的市场平均单价是4.7

元/克，华丰糖业为5元/克，高出0.3元/克。具体数据见图2-1。较高的成本

单价必然会导致生产成本过高，导致华丰糖业的产品市场竞争力下降。

6

元/克

5

4

3

2

1

0

糖浆纸浆白糖玻璃纸

采购价格市场平均价格

图2-12022年采购原材料价格与市场平均价格对比图

2.1.3支付货款错误

华丰糖业支付汇款错误次数较多，比如在2022年支付货款错误情况来看，

错误支付次数高达98次，出错比率大约为10%，具体数据见表2-3，较多的支

付货款错误次数必然会导致企业信誉降低，导致华丰糖业的资金影响非常大。

表2-32022年支付货款错误次数表

季度支付笔数错误笔数出错比率

一300次20次15%

二350次30次11.66%

三320次23次13.91%

四310次25次12.4%

全年合计1280次98次13.06%

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2.2采购业务存在问题的原因分析

2.2.1采购计划制定不科学

通过调查发现，华丰糖业的采购数量是根据生产订单、合理损耗进行指定，

但没有考虑到材料过期、预期销量增长等因素，也没有根据产品特性预留出一

定的库存量。当广东广垦华丰糖业公司在生产产品完出现了产品不合格现象，

没有留有一定的库存材料，从而导致了该公司采购量无法匹配生产的情况。

2.2.2供应商评估和准入机制不完善

目前，华丰糖业的原材料采购单位较为单一，缺少供应商库，且没有完善

的供应商准入机制，又因为紧急采购情况较多，从而导致该公司的议价能力减

弱，采购成本大大增加，进而影响了企业的经营发展。

2.2.3采购付款审批控制不到位

采购部供应商库管员财务部

采购物资

供货

验收物资

挂账

出纳付款

审核

付款申请

付款结算

图2-2采购付款流程图

采购货款付款过程中，采购付款审批控制不到位，采购业务人员未交付款

单据给财务部门进行审核签字，就直接进行付款，所以出现了名称填写错误，

原材料单位填少，采购付款金额付多的错误。例如：出现了相对方填写错误，

将合同相对方名称内容填写错误，填写为“日昌升集团公司"，应当为“日昌升

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集团有限公司”:单位错误，采购甘蔗糖浆的数量为“1500公斤”，填写为“1500

斤”;金额错误，采购金额为917282.1元，填写为971282.1元。所以，这就导

致了支付货款错误的问题。

3华丰糖业公司采购业务账务一体化流程优化

3.1采购计划制定优化

3.1.1规范采购计划流程

为解决采购量与生产量不匹配等问题。采购计划由生产部根据销售订单和

销售预测制定生产计划表，由生产部门主管审核后提交至仓库。再由仓库根据

的盘点表和材料特性（如材料保质期等）、材料备存量等信息填写采购计划，

由仓管主管审核后提交至采购部，采购部再根据仓库发来的采购需求生成采购

申请，交由采购部门经理审核后提交至财务部审核。具体采购计划流程见图3-

1。

生产部仓储部采购部财务部

制定生产计划表填写采购计划

审核主管审核采购申请表

主管审核

审核

图3-1采购计划制定流程图

3.1.2采购计划申请表

华丰糖业的采购计划申请表相对于之增加了部门主管、采购部门、总经理

意见征求这一栏，能够有效预防采购不合理的情况，也能够有效发现采购计划

制定不合理的行为，并且提出意见交给采购部门修改采购计划，及时做到库存

储备充足，可以满足当下的生产计划。

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表3-1采购申请表

部门：经办人：日期：编号：

序号物资名称规格型号采购量用途备注

申请人签字：部门主管签字：

3.2完善供应商评估机制

3.2.1建立供应商名录

为解决华丰糖业供应商单一问题，由采购部门提出建库需求，通过公开征

集、邀请、需求部门推荐等方式获取预选供应商。再通过对供应商的商业信誉，

供货资质，生产规模，生产占有率，生存周期，技术优势、原料价格、物流配

送、售后保障等进行全方位评估，对生产所需的每一种材料都建立供应商名录。

表3-2供应商名录

供应商名录

原材料：

编号单位名称考评定级考评得分

1来宾市昌平食品包装有限公司

2广东省湛江农垦建设集团有限公司

3广东九州建筑集团有限公司

4广东钧意建筑集团有限公司

…

3.2.2建立内部评审制度

华丰糖业应对供应商内部实行年度评审制度，每年第一季度，对上一年度

内供应商开展年度评价，并对评价不合格的供应商做出退库处理。在合作过程

中如果出现合同违约、违反安全和环保规定的、出现服务不符合要求等情况时，

应立即重新评价该供应商在供应商名录中的评价分，如该评价分未达到设定限

额时，应立即将其从合格供应商名录中剔除，这样就能预防产品成本过高的情

况，有效降低材料的采购成本，增加收入。

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表3-3供应商内部评审表

评估项目分数评审内容评估计分评估部门备注

交货保证10分产能是否充足

能力6分发货是否及时将送货单交付

15分是否准时发货

质量20分品质是否稳定符合标准

价格15分是否在公司最初的目标价内

配合程度14分公司各部门对其的书面投诉

样品提供10分提供样品的准确性和及时性采购部

包装5分产品包装、外观等审核

总分100分得分：

3.3规范单据传递流程及账务处理

3.3.1规范业务单据

表3-4华丰糖业业务单据流程内容表

业务流程业务单据具体要求

1、必须严格按照采购需求如实填写，不得弄虚作假。

采购申请申请单

2、填写的内容需完整清晰，由采购员签字、采购主管签字。

1、检查单据是否有错误，有错误需退回更改或重新填制。

采购主管审

申请单2、是否与生产部门生产需求相适应，采购数量是否合理。

核

3、审核无误后签字。

1、必须填写供应商名称、产品名称、规格型号、数量重量、

单价、金额等项目，不得涂改。

仓储部验货入库单2、验收人员单签字确认材料数量和质量是否符合要求，填写

备注说明信息。

3、仓库主管签字、入库数量和仓库位置等信息必须完整

1、审核入库单，完成后进行盖章。

财务部审核入库单

2、审核采购申请单，准确无误进行签字。

付款申请1、确保单据的真实性、准确性。

采购部填写

单2、填写付款申请单、运费发票、采购发票、银行回单。

财务部审核付款申请1、审核单据金额的真实性、合理性，审核通过后签字。

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并付款单2、签字完成之后由出纳进行付款。

根据华丰糖业的实际情况，经总结华丰糖业规范业务单据流程及具体内容

如下表3-4所示：

3.3.2规范账务处理

华丰糖业是一般纳税人企业，采购业务账务处理如下表3-5所示：

表3-5采购业务账务处理表

情况分类账务处理

借：银行存款

预付货款

贷：预付货款-xx公司

1、借：在途物资－X材料

材料未到

应交税费-应交增值税（进项税）

发票已到

贷：银行存款

借：原材料-x材料

材料已到

应交税费-应交增值税（进项税）

发票已到

贷：预付账款-xx公司

材料已到借：原材料-x材料

发票未到贷：预付账款-xx公司

借：预付账款-xx公司

支付尾款

贷：银行存款

借：原材料（红字）

材料退货应交税费-应交增值税（待认证进项税额）（红字）

贷：银行存款或应付账款（红字）

1、借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

贷：原材料-x材料

2、非正常损失引起的盘亏应负担的增值税。

借：待处理财产损溢-待处理流动资产损溢

贷：应交税金-应交增值税（进项税额转出）

3、属于定额内损耗以及存货日常收发计量上差错。