湖南友缘塑料包装有限公司差旅费报销制度的优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1湖南友缘塑料包装有限公司简介及公司规模 湖南友缘塑料包装有限公司差旅费报销制度的优化设计湖南友缘塑料包装有限公司简介及公司规模湖南友缘塑料包装有限公司有限公司是湖南一所小规模纳税人企业，法人代表是陈志平，注册资本是人民币200万元，公司现地址已搬迁至长沙市开福区秀峰街道兴联路669号高岭国际商贸城一期4号交易中心夹层645号房，主要经营范围有塑料制品、日用百货、农产品的销售；塑料制品的研发、咨询；日用塑料品制造等等。公司组织结构如图所示（每一个部门都包含一个部门经理）：图1公司组织架构总经理（1人）：主持公司全面经营管理工作，审核文件等工作。财务部（2人）：负责公司财务核算，编制报表等工作。仓储部（4人）：主要负责公司产出产品的保存，以及收发货物的运输。销售部（6人）：主要经营门店并负责寻找、发展客户生产部（6人）：按订单要求生产产品并移交至仓储部湖南友缘塑料包装有限公司差旅费报销现状2.1公司差旅费报销的原则公司差旅费报销的原则是为了增强公司差旅费用分配的合理性，报销方案是根据实际业务需要以及各部门的规章制度设计的，主要讲究实事求是。该体系适用于湖南友缘塑料包装有限公司所有的员工。目前原则如表所示：表1公司差旅费报销原则差旅费种类报销原则交通费用凭票报销住宿费凭票报销餐费补助固定金额、节约归己2.2当前公司报销的范围及标准差旅费的报销范围主要包括公司工作人员出差住宿，城市交通，伙食津贴以及其他合理的零星费用。酒店费用是根据实际出差天数产生的费用计算，城市的交通费用按报销当天提交的票据金额报销，餐饮按规定报销，并且超过部分不予报销，多出金额返还公司。公司只会报销相应类型的差旅费：其中包括交通运输费用，食宿费，材料消耗费用等等。在外办公期间，必须坐公共汽车或乘坐地铁，出租车费不予报销。如果遇到事情紧急需要乘坐更快速便捷的交通工具，需要部门经理审核再予以报销。报销标准具体如下表：表2公司差旅费报销标准职位交通住宿费用餐饮费用业务人员及其他工作人员凭具体发票和单据报销按实际天数凭票据计算50/天，超过部分不予报销部门经理凭具体发票和单据报销按实际天数凭票据计算50/天，超过部分不予报销总经理凭具体发票和单据报销按实际天数凭票据计算50/天，超过部分不予报销湖南友缘塑料包装有限公司差旅费报销存在的问题3.1差旅费用偏高在公司管理过程中有多次发现报销的费用偏高的现象。经审查发现部分员工利用公司凭票报销的制度来毫无节制的消费。比如可以坐火车高铁到的地方，为了贪图自己方便选择搭乘飞机，一些200-300就可以的路费却花了500以上，或者说能坐公交的全按打的等贵的方式计算。酒店住宿为了自己舒适选择住一些高级别的酒店等等。这就导致了公司费用开销过大，增加了公司的成本。3.2差旅费报销方式过于依赖外来凭证目前湖南友缘塑料包装有限公司主要基于发票或其他付款证明实施出差报销方法。这不够严谨。比如有些出差人员可以低价购买别家公司的发票来报销自己差旅费的金额，从中获利。更有可能打着差旅费的幌子来报销差旅费以外的金额。或者是有些消费并不能获取到凭证，公司就以没有凭证为由不予报销，从而导致员工发生一些不必要的消费。对于差旅费的实事求是这一准则就得不到保障。3.3差旅费报销标准及流程不合理公司报销流程不严谨以目前的情况来说，出差费用凭票报销方法过于简单。出差人员拿到发票或者能证明自己的付款凭证后直接找部门经理报销，部门经理每过一段时间统计金额再统一上报到财务。如此一来，财务并不能准确及时了解发票的报销时间和消费地点。或者这次报销是否符合规定。这样的做法首先是给财务人员增加了工作难度，更不能保证差旅费的真实性。公司报销标准不合理报销没有一个特定合理的标准。如住宿是按票报销，会有人贪图自己的舒适选择定价格更高更舒适的酒店。又如餐饮补助费固定一天50元，而有些地方物价贵导致出差人员自己要垫付。有些地方客户提供餐饮，出差人员还会按照餐饮补助费来报销。因此，需要设置一个更完善的报销标准和流程。湖南友缘塑料包装有限公司差旅费报销方案优化设计4.1规范差旅费报销流程员工出差前可以选择预支差旅费或者出差回来后报销两种报销方式。如果选择前者的话，要先填写借支单，将出差地点、出差天数、出差人员以及部门等这类信息填写完毕交予部门经理核实，部门经理签字完成交予财务部审查。如果借支的金额超过1500元则还需交予总经理核查签字。出差回来后凭票据多退少补。具体流程如下图：图2预支差旅费的报销流程如果选择后者，则需要保存好票据，部门经理和财务人员都需要对票据的真实性和合理性作出判断，审核通过签字再予以报销。财务经理或公司负责人要不定时抽查，对于可能会存在不符合条件的情况要仔细核实。4.2增加报销单报销方式公司现在的差旅费报销方式，最主要依附的是各种外来发票或凭证单据报销，但有些网上交易的因为没有凭证发票报销不了的或者到报销当日应特殊原因无法取得发票的，可以增加使用自制报销单的方式，报销单上必须标明部门、报销日期、金额等。例如特殊原因需要用到用滴滴打车时等类似情况，报销时必须在发票后附上行程单或者表格，必须让财务人员能够清楚快速的核查该票据的真实性。如果是报销住宿费则要另外标明实际住宿天数。由财务负责人审批数据的真实性，审核通过再予以报销。以下为一般费用报销单模板：图3费用报销单4.3完善差旅费的报销标准出行距离较远则按乘坐火车的时间标准划分报销标准：坐火车要12小时以上的地方，交通报销费就按坐飞机的普通经济舱或者高铁的较低票价来报销。坐火车需要6-12小时的地方，就以高铁票价或者火车硬卧价格来报销。至于坐火车需要6小时以内的，都按火车硬卧票价报销。本地出差的则按公交车票价报销。外出办公的车辆都要用公司的油卡加油，以湖南油费为标准。以上部分不遵守规定多花部分，都不予以报销。住宿费用标准按260元/天报销，如果超过标准则不予补偿。如果少于实际标准，则把节省下来的部分的50%奖励给个人。若两个人一同出差，则按两人一个标准间的标准来报销。餐费除了固定报销金额50元/天以外，另设置餐饮补助则是一般可以根据不同地区物价适当调整补助，单上限调整幅度不得超过10%。接待方安排用餐的，则不再报销餐费。同时规定差旅人员在家人或朋友处借宿吃饭时，不予以报销。出差人员出差期间不是因为工作所需要的费用，一切都由自己承担，不予以报销。4.4适当增加奖惩条款为了让公司人员更好的维护以及遵循差旅费的制度，可以适当设立奖惩机制，同期员工可以发现并举报违反规定的行为，由各部门经理对员工实施处罚或奖惩，总经理对于各个部门监管并实施。例如发现违规购买发票来报销的，取消违规者报销资格，并处以购买的虚假发票的票面价值的两倍作为罚款。举报人可以得到票面价值的三分之一的奖励金额。发现填写报销单金额超过实际应报销金额的，予以超过金额部分的两倍作为罚款。以上两条罚款处罚对象职位越高处罚翻倍处理。总结公司想要有更好的、更长远的发展，不仅需要对外的市场有良好的规划，公司内部的规划也是至关重要的。差旅费报销就是公司内部规划的其中一项。本设计方案主要是以湖南友缘塑料包装有限公司为例，对于公司的差旅费报销这方面存在的部分问题提出合理合规的方案。本方案主要提到的最关键的点就是公司并没有一个很好的报销流程和报销方式，导致之前公司对于差旅费报销这一块的花销过大，从而增加了很多不必要的成本。在本次方案里我不仅提供了一些完善差旅费报销的方式和标准，还就如何维持差旅费报销的制度提供了想法。通过员工互相监督这个方式，能更好的将制度一直维持下去。

参考资料杨晓昭.机关事业单位差旅费报销存在的问题及对策分析[J].经贸实践，2018(06)李颜娥.差旅费报销存在的问题及