湖南优居优住信息科技有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南优居优住信息科技有限公司简介 湖南优居优住信息科技有限公司部门备用金业务财务融合流程设计1湖南优居优住信息科技有限公司简介湖南优居优住信息科技有限公司办公室地址位于湖南省省会长沙，湖南省长沙市芙蓉区东屯渡街道万家丽中路一段99号万家丽国际MALL项目写字楼第13楼(总1301号)房屋中(分13272/1328号)，于2019年09月23日在长沙市芙蓉区市场监督管理局注册成立，在公司发展壮大的1年里，始终为客户提供好的产品和技术支持、健全的售后服务，公司主要经营网络技术的研发;计算机网络系统工程服务;软件开发;计算机技术开发、技术服务;房地产居间代理服务;房地产经纪服务;房地产中介服务;房地产信息咨询;房地产估价;房屋租赁;通信设备销售。2湖南优居优住信息科技有限公司部门备用金业务财务管理现状2.1备用金业务处理现状1.首先，工作人员由于工作或生活需要借支备用金时，工作人员应该去财务部申请借支单,财务会计人员再根据工作人员的实际需求，发放“借款单”给借支备用金的工作人员,然后工作人员按照有关规定填写好借支备用金的部门，工作人员姓名，备用金的借支的时间，借支备用金的金额及借款用途等有关信息,“借款单”填写完成之后，由借款人交由备用金使用部门部门经理签字,之后再由财务部负责人签字批准,最后到财务部办理借款手续，财会人员对“借款单”审批并签字，由出纳人员支取备用金给借款人。2.工作人员员在使用完备用金回到公司的三日内应当马上向财务部门申请“报销单”，并按照会计有关规定填写好“报销单”,经过借支备用金工作人员的部门经理审批之后,再将"报销单”递交给财务部的财会人员。由财会人员按照会计有关规定审核“报销单”。在审核完成之后，借支备用金的工作人员便可以进行备用金报销处理。3.工作人员在办理备用金的报销手续时,财务人员应该检查好借支备用金时的原始凭证，核实好当时借支备用金时的具体金额,对工作人员报销时超支的金额及时进行补款报销,对报销时消耗的金额低于借支备用金金额分款项时,工作人员的多余的款项应该全部退回公司。财会人员应该及时进行账务处理和保留原始凭证备查。2.2备用金日常管理现状对于备用金的管理情况如下：1.借支备用金的业务人员长期在外地出差的，借支的备用金无法及时报销时，财会人员向该员工的部门经理进行核实，再根据业务人员的实际情况，核销备用金。2.财务部人员应当按照借支备用金的部门，工作人员姓名，备用金的借支的时间，借支备用金的金额及报销的时间建立好备用金的备查账,应该每月在月底前应该及时清理。3.已经借支了备用金的工作人员，在应该报销处理时，财务会计应当对无故拖延不核销备用金者，借支备用金人员在收到财务部人员发出的最后一次的催办告知之后，还拒不办理备用金核销的工作人员,财务人员有权直接在该工作人员的下个月工资里面扣除应该核销的备用金，且不必再对该工作人员进行核销备用金通知。4.财务人员在对于跨年度使用的备用金进行会计账务处理时，借支备用金的工作人员在年底的时候必须来财务部重新办理好借款手续，财务人员对备用金的借款进行账务冲销处理。5.财务人员每次拨付备用金前，都应该规定备用金的使用范围;财务人员也应该保存好备用金的付款发票，付款凭证，原始凭证，证明备用金使用的记录,分门别类的设置好备用金的备查簿,记录好员工每笔备用金支出用途和支出金额。2.3备用金财务处理现状1.财务部门发放备用金:借其他应收款一备用金贷库存现金或银行存款2.财务部门报销并补充定额备用金：借管理费用贷库存现金或银行存款3.用款部门退回备用金：借库存现金贷其他应收款一备用金3湖南优居优住信息科技有限公司部门备用金业务财务管理问题分析3.1内部审核不规范备用金作为公司内部各部门的工作人员的办公室日常支出，差旅费支出，预支的借款等以现金的方式支出的公司款项。湖南优居优住科技信息有限公司分部门人数以及门店人数较多，借用笔数较多，经手人员较多，没有进行定期审核，导致汇总表或现金日记账出现数据登记错误或其他纰漏等。3.2管理制度不完善优居优住公司采取的是备用金定额的管理办法，按照每个门店的实际需求，确定每个门店支取的备用金数额，由财务部拨付相应数额的备用金。在使用完备用金之后，再凭有关的支付发票或其他证明报销备用金，使得备用金的数额和定额保持一致。这种定额的备用金管理办法适用与小额备用金的拨付。公司并未采取备用金的非定额管理办法。用款部门在需要借支备用金时，按照规定程序到财务部门申领备用金，在凭备用金使用的有关凭证报销之后，作为备用金的减少处理，直到备用金用完为止。如果需要再补充备用金的数额，应该重新办理审批手续申领备用金。一般日常且经常发生的大额备用金支出需采用备用金的非定额管理办法。3.3领用手续不齐全公司的各部门或工作人员因工作需要、办公室支出、出差办公时需要领用备用金，应该按照规范流程，申请“借款单”，按照规定填写好“借款单”上的借款部门、借款人姓名、备用的用途、需支取备用金的金额的有关信息。并在通过部门经理和财务经理亲自审批后，再到出纳人员办公处凭“借款单”支取备用金。但在公司的实际工作中，小额备用金领取时，工作人员嫌麻烦，并未将“借款单”递交部门负责人和财务经理签字同意，即支取了备用金，备用金的领用手续并不规范。3.4财务处理不恰当1.借款人在报销备用金时，借款人需填列好每笔备用金的费用明细，记录好每笔备用金的用途和金额，如果备用金使用过程不规范，必须向财务部门进行充分解释，还需提供好发票。在公司的实际工作中往往存在，备用金明细栏记载不完整，不真实的信息，没有做到备用金的专款专用。2.备用金借支人在办理备用金报销手续时，财务人员应该按规定检查备用金的备查账，检查核实备用金报销金额，对报销金额超支的，出纳人员应该及时将超支现金补给借款人。对报销金额有结余时，财务人员应该及时收回结余的备用金。报销时，财务人员应该登记好现金日记账并编制记账凭证，及时进行账务处理。3.在其他原因借支备用金时，首先应该由备用金的保管人员填写“备用金申请单”，然后再交给部门经理和财务经理进行审批，在审批支取备用金之后的七天内，应该及时的去财务部门报销冲账。而在实际工作中，借款人其他因公借款借支备用金的报销冲账时并未在出差回公司七天之内报销冲账。4湖南优居优住信息科技有限公司部门备用金业务财务融合流程优化设计4.1设置定期内部审核制度通过对企业备用金的监督检查，建立健全备用金的领取、使用、报销流程。制定相关的手续审批程序。备用金专人专管，专人办理手续，制定专人审核和查账。发现问题，充分发挥内部审计的经济警察的特殊作用。这样可以有效地保障备用金的安全、完整，降低成本、增加效益。4.2设置定额管理实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动1．按定额拨付备用金：借：其他应收款——备用金贷：库存现金2．使用后报销时（花多少补多少，花掉的计入成本费用，“补”是指用现金补足花掉的）借：管理费用（销售费用等）贷：库存现金4.3设置非定额管理对用于门店维护借支的备用金，一般采用非定额管理的办法，门店店长凭有关凭证向财会部门报销，作为减少备用金处理，门店备用金用完之时再重新办理拨款手续。实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动。。1．按实际数额拨付备用金：借：其他应收款——备用金（××）贷：库存现金2．使用后报销时（实报实销，多退少补）借：管理费用（销售费用）库存现金（原借多了，由经办人员退回的现金）贷：其他应收款——备用金（××）或借：管理费用（销售费用等）贷：其他应收款——备用金（××）库存现金（原借少了，应补给经办人员的现金）4.4业财融合流程设计4.4.1备用金借支业财融合流程设计借款人借款单财务部业务员申请借款发放 填写借款人借款单财务部业务员 部门负责人 部门负责人 财务做账 签字财务做账总经理总经理 签字填写相关单据财务负责人 填写相关单据财务负责人 提取备用金借款人借款人图1备用金借支业财融合流程设计图4.4.2备用金报销业财融合流程设计会计出纳部门经理业务员会计出纳部门经理业务员审核付款签字编制记账凭证整理原始凭证付款签字编制记账凭证整理原始凭证填写报销单审核填写报销单登记明细账财务经理审核登记现金日记账登记明细账财务经理审核登记现金日记账图2备用金报销业财融合流程设计图4.5业财融合流程设计应用说明4.5.1备用金借支业财融合流程设计应用说明工作人员借支备用金时。首先，借款人由于工作需要，向财务部申请借款。财务部在收到借款人借款请求之后，发放借款单并要求借款人填写。借款人填写之后，交给部门负责人和财务经理审核签字，最后由财务人员审核通过之后，出纳即可提取备用金给借款人。同时，财务负责人填写好相关的单据交由财务会计做账。最后，审计人员定期的对备用金进行审核以保证备用金账户的安全，防止备用金的滥用和缺失。4.5.2备用金使用业财融合流程设计应用说明工作人员使用备用金采购办公用品时。首先，工作人员编制采购物品清单并填写借款审批单交给门店店长。门店店长审核之后交给财务经理审核，财务经理审核完成后，由出纳填写借款单并支付门店行政现金，工作人员拿备用金采购所需物资。最后出纳登记现金日记账，会计填写记账凭证登记明细账。4.5.3备用金报销业财融合流程设计应用说明工作人员报销备用金时。首先，业务员整理好原始凭证，填写好报销单。交由部门经理审核和会计审核。在审核通过之后，出纳付款并签字，登记现金日记账。会计根据原始凭证编制好记账凭证，登记明细账。最后，财务经理对记账凭证进行审核并签字。5结束语本毕业设计通过设置备用金的定额管理和非定额管理两种管理办法，对于会计而言，更加规范了企业不同形式借支备用金的账务处理流程，对备用金的使用更加规范，方便了会计人员对备用金使用的分类归纳，更好