湖南协和家电有限公司往来账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 湖南协和家电有限公司往来账款管理优化设计 1公司简介湖南协和家电有限公司是长沙家电行业知名企业，地址位于湖南省长沙市芙蓉区文艺路街道五一中路129号。公司成立时间2012年，注册资本800万人民币，现有职工约100人。该公司的经营范围是家用电器及配件、通讯产品、中央空调设备及配件销售、安装、维修等。该公司主要以门店销售为主，目前产销平衡。部门机构包括商务部、人事部、仓储物流部、业务部、市场部、直营部、电商部、售后服务部、财务部等九个部门。图1湖南协和家电有限公司部门结构图2公司往来账款管理存在的主要问题该公司的往来账款主要分为应收款类以及应付款类，进一步分为应收、应付、预付、预收账款等。根据公司的财务内部调查财务报表，发现协和家电公司在应收账款方面存在的问题较为突出，其次是其他往来账务处理不规范。因此，本方案主要针对应收账款管理问题进行优化。2.1应收账款账龄缺少定期分析协和家电公司自从成立以来一直处于上升的阶段，销售产品越来越多，参与的经济业务也越来越多，收入也是越来越多，随之而来的问题也出现了。公司为了扩大销售，往往采取的是赊销手段，从而发生了很多的应收账款，导致应收账款难以管理。因为会计人员没有重视对应收账款信息的收集整理，所以很难快速查询到具体详细的信息，更谈不上在规定的时间期限内定期对应收账款进行账龄分析，如果没有了分析也就不会及时采取收款行动，这样就容易造成公司的资金流入现象远远小于资金流出现象，同时公司应收账款资金情况也受到很大影响，严重时甚至让公司资金运转出现困难。2.2应收账款难以收回在公司的运营过程中，销售与收款之间存在一定的时间差，导致业务的成交时间与收到货款的时间不一致。在过去的几年中，协和家电有限公司没有在规定的时间内及时结清应收账款，也没有采取足够的措施来收取应收账款，并在很长一段时间内没有与客户核对往来账款。导致账簿上很长一段时间存在坏账，从而增加了坏账准备并影响了资金的返回。2.3往来账款未及时核对、未定期清理湖南协和家电公司忽视了往来账款及时核对的重要性，没有制定相应计划，也没有定期或者不定期分类核对往来账款。财务人员直接简化做账步骤，只有在年底才会对往来账款进行清查核对，这种方式时间跨度太大，单据不全，清查起来很难找到实际对应业务，导致往来账款余额越来越大，形成一种恶性循环，发生坏账、乱账。由于财务人员没有做到定期清查，有些有名无实的往来账款久挂账上，使得坏账没有得到及时报损、处理，最终导致坏账无法有效清理，后续催款难度增加。2.4财务人员分工不明确湖南协和家电公司的财务部对于往来账款没有设置专人专管，经常会随意指派财务人员去负责往来账户收款。对于岗位职责不明确，分工不明确，经常发生岗位交叉，没有明确到哪一部分该由谁来负责，导致业务交接处理没做到位。比如，前一个人刚对账完没有主动去催收，也没有将相关信息交给负责的财务人员，也未能跟进，如此恶性循环，没有连续性，交接手续不健全，并且没有形成合法、完整有效的对账凭据，也可能导致相关资料流失，最后坏账也不断增多。此外，由于应付款和应收款涉及的流程环节多，如果在不完整的奖惩机制中，容易导致财务人员结清往来账目的积极性降低。2.5忽视对客户信用的调查和管理公司在客户信用方面，预防意识相对较弱，并且忽视了对客户信用的调查和信用信息的管理。同时，协和家电公司合作的客户会使用各种赊销方法来获取市场份额，如赊销或推迟付款。往来账款的所占时间比越长，公司的坏账机率越高，公司占用资金也越容易存在损失。无法评估和分析客户的信用状况和信誉，通常会给公司的账目带来重大风险。3公司往来账款管理优化设计3.1运用Excel软件定期、动态地进行应收账款账龄表分析湖南协和家电公司须非常认真地对待应收账款，因为拖欠的时间越长，收回成功率就越低，坏账损失也就越大。所以应该做好应收账款的账龄的分析，切切实实的关注应收账款回收的变化。为此创建了应收账款表单，其中包括交易日期、客户名称、应收金额、本期已收金额、期末应收金额、付款期限、到期日期、逾期天数。通过表1所示，可以快速、清晰、具体的明确应收账款信息，准确地反映出每一个客户回款时间和内容，降低应收账款发生的风险，为应收账款及时收回做好准备，也为其管理提供有效的依据。表1应收账款账单（2020.1.31）通过Excel中的汇总功能进行计算，得出精确结果，建立“应收账款账龄分析”表，表格内容包括了账龄、应收账款金额、所占比例等。由表2所示。表2湖南协和有限公司应收账款账龄分析表从该表了解到协和家电公司未到期的应收账款为6500万元、所占比例为19.7%，逾期0至30天的应收账款为0万元，逾期30天至60天的应收账款为0万元，逾期60天至90天的应收账款为134万元，所占比例为4.07%,逾期在90天以上的应收账款为2509万元、所占比例为76.23%，由表内数据得出公司逾期天数处于90天以上所占比例最高。通过对表格详细的分析，可以有计划的对逾期款项进行催收，降低回款风险。3.2建立并完善公司应收账款内部控制制度湖南协和家电公司为了加大应收账款收款力度，加快应收账款收款速度，公司建立应收账款内部控制制度，首先要规范应收账款基本业务流程（如下图2），其次明确应收账款部控制目标：赊销符合企业的销售政策，并进行经适当审批；发票上载明的价格、数量和付款条件与贷方通知单和订单合同一致；发生的赊销及时记录入账；应收账款得到及时恰当催收等。最后，在“应收账款”部分中制定控制点：发货单、销售发票、运输单据和信用额度；呆账核销由有经授权的人员批准；定期创建账龄分析计划，并及时收集应收账款。特制此制度还可以保证公司资金的安全性，防止操作风险，尽可能的缩短应收账款占用时间，加快资金周转。开始编制记账凭证并且登记应收账款明细开始编制记账凭证并且登记应收账款明细根据分公司报表汇总应收账款根据分公司报表汇总应收账款签订销售合同并且开具销售发票进行应收账龄分析签订销售合同并且开具销售发票进行应收账龄分析依据应收账款分析提示业务经办人催款依据应收账款分析提示业务经办人催款收到货款提示财务部二次催款收到货款提示财务部二次催款收款 是收款汇总报集高层账务处理是汇总报集高层账务处理是编制应收账款余额表编制应收账款余额表审批进行应收账款分析审批进行应收账款分析结束结束图2应收账款基本业务流程图3.3建立定期对账制度，加强清理工作湖南协和家电公司在往来账款管理中，普遍存在长期挂账，为了解决加强核对力度，解决因清理、对账不及时，而造成的公司利益损失，建立了往来款项对账制度流程图（如下图3），确定对账形式可以通过电子邮件、信函等。其次确定好对账时间，内部往来按月对账，外部往来最少每季与往来客户对账一次，与客户对账时，要求对方提供对账单，并填写对账单，经双方确认签字归档。为此能够有效的减少公司的对账时间，提高双方工作效率，解决公司的问题。确定对账形式（电子邮件、传真信函等）确定对账形式（电子邮件、传真信函等）确定固定对账时间内部按月对账 确定固定对账时间内部按月对账与客户对账时，要求对方提供对账单与客户对账时，要求对方提供对账单外部按季度对账外部按季度对账双方签字定档双方签字定档图3往来对账制度流程图此外，为了进一步强化公司往来账款的管理，确保往来账款清理顺利的进行，制定了以下方案，其中清理范围包括内部往来和外部往来；对于挂账时间较长的往来款项(基于2020年1月的会计报表中的交易数据）。它包括三个阶段。第一是控制和核对清理阶段（2月1日至2月20日），创建一个由经理和财务部成员组成的往来款项清理小组，组织并执行全面完整的清理任务。公司的总经理是第一责任人，并且安排相关人员明确责任分工。第二是整理和汇总（2月21日至2月25日），对往来账款进行逐一整理，分类并且提出意见；清理后对出现的问题制定有效的措施并认真进行总结。第三，应在2月25日之前及时发送交易的结算结果，必须如实报告当前问题，不允许延迟。往来账款清理方案内部往来往来账款清理方案内部往来外部往来外部往来第三阶段在2月25日前及时报送第二阶段整理总结阶段(2月21日-2月25日)第一阶段核对清理阶段第三阶段在2月25日前及时报送第二阶段整理总结阶段(2月21日-2月25日)第一阶段核对清理阶段(2月1日-2月20日)清理信息，如实报送清理结果逐一整理，分类并提出意见领导、财务部成员组成的往来款项清理小组清理信息，如实报送清理结果逐一整理，分类并提出意见领导、财务部成员组成的往来款项清理小组 对长期挂账的款项要查明原因，并提意见对长期挂账的款项要查明原因，并提意见明确责任分工明确责任分工经协议，上报财务中心否经协议，上报财务中心清清理工作结束后，各单位认真总结图4往来账款清理方案3.4明确岗位职责，健全岗位设置由于湖南协和家电公司对往来会计没有明确的分工，因此可以专设应收会计、应付会计人员实行对往来账款的催收和付款，在规定时间内轮换，设立不相容岗位制度，建立明确的职责分工制度，防止舞弊发生。其次公司为了提高工作效率，应从明确往来会计人员岗位职责，工作内容来着手分析。如下表3所示。表3往来会计岗位职责、工作内容岗位职责工作内容1.与有关部门合作，为债权人和预付款制定会计和管理方法。

2.执行交易结算，查看交易通知，并及时执行结算处理。

3.及时与供应商对账，以提供准确的支票账户信息；

4.定期偿还债务和预付款。

5.正确维护会计信息并执行经理分配的各种任务。1.准备付款单。根据订单，验收凭证，仓库订单等

2.定期与供应商核对账目。

3.整理付款事宜；付款由财务员完成，而会计则保留帐户。

4.准备会计限制和付款明细。

5.将未付的付款凭证分开。已支付（注销）的付款凭证。根据销售合同对每个客户建立台帐管理，做好销售

合同的管理。在明确公司往来账款管理岗位职责分工后，为了提高工作效率，建立规范应收岗位流程（如下图5所示），对于协和家电公司往来账款分工不明确，应付及应收人员第一要根据销售合同对每个客户建立台账管理，做好销售合同管理；第二，验证和确认客户转移，准备会计记录，收集和记录客户账户信息；第三做好每天检查，做好客户回款的工作；第四在10天内向经理报告回购计划统计表；第五付款时间表实时与客户查对帐户，以查明原因并通知经理；最后负责对客户开具的发票进行审核；根据销售合同对每个客户建立台帐管理，做好销售

合同的管理。做好客户回款的

做好客户回款的

审核确认工作，编制收款会计凭证并登记应收帐款明细做好应收帐款日常核对工作，及时将对帐资料归集做好应收帐款日常核对工作，及时将对帐资料归集

存档，必要时与销售员一道外出对帐。回款计划统计表，每月10日前向部门主管领导报送一份回款计划统计表，每月10日前向部门主管领导报送一份及时与客户对帐，查明原因并向部门主管领导汇报。及时与客户对帐，查明原因并向部门主管领导汇报。负责对客户开具发票情况的审核;负责对照负责对客户开具发票情况的审核;负责对照款支付进行审核。图5应收岗位职责工作内容流程图3.5明确客户信用，建立全面的信用档案为了协和家电公司的可持续发展，也为了其能够增加市场订单和销售收入，需要对客户信用进行考核，同时建立客户信用档案（如图6所示），对客户的相关信息进行收集并对信用等级进行评估。图6客户信用档案该表格建立并补充了与他们实际情况相匹配的客户信用评级系统。在进入市场之前，对公司的客户进行了国内范围的初步调查，以初步了解客户的经营状况资产指标、产品类型和市场群体、股东客户及其信用、排名、回收率等，以了解客户的信誉度，评估客户的信用风险和信用等级；通过对客户信用进行评分的方法，对不同信用评分的客户采用不同的信用政策，以有效降低管理应收账款的风险。4评价本设计方案，运用了Excel表制作应收账款账龄表；通过调查分析得出往来账款信用客户档案表、应收账款基本业务流程表、制定了往来账款清理方案等。根据表格数据详细分析了公司在往来账款中存在的问题，并且提出了一些策略。能够让公司的财务人员明确各自的岗位，并对往来账款存在的一些问题进行有针对性的解决，帮助公司降低应收账款的风险，做到有效核查。通过图片和表格，能够把问题表达的更清楚，还能够及时发现并解决公司的一些问题。由于应收账款在公司占重要一席，