湖南欧德利家具股份有限公司费用报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u274031公司简介 湖南欧德利家具股份有限公司费用报销制度优化设计1公司简介欧德利家具厂湖南欧德利家具股份有限公司成立于1999年，位于湖南省长沙市，是一家集设计、研发、生产、销售和服务为一体的专业整体家居公司。多年来在生产方面，全面采用先进的技术设备、国家级的环保材料，产品种类齐全，涵盖西南市场所有类型产品，产品环保、健康。在设计、研发、服务方面，已领先潮流设计，卓越的制作工艺和优质工程服务为宗旨，为消费者提高高素质的生活。由我们经销批发的家具、衣柜畅销消费者市场，在消费者当中享有较高的地位，公司与多家零售商和代理商建立了长期稳定的合作关系。欧德利家具厂欧德利家具经营部实力雄厚，重信用、守合同、保证产品质量，以多品种经营特色的家具、衣柜品种齐全和薄利多销的原则，赢得了广大客户的信任。其中我们主要经营的欧德利家具产品有:衣柜、电视柜、鞋柜、衣帽间、书柜、酒柜、榻榻米、储物柜等。2湖南欧德利家具股份有限公司费用报销现有流程2.1湖南欧德利家具股份有限公司费用报销流程图报销者填写费用报销单后上传至在线系统等待审批，由部门领导审批后流转至财务；同时报销者需将费用报销单寄送至财务处，然后由费用会计审核单据及报销内容的合规性，分笔入账后交由出纳付款。图2-1湖南欧德利家具股份有限公司费用报销流程图2.2内部费用报销报销人填写报销单并粘贴是发票及相关单据交给部门领导审批，部门领导签字同意后经财务经理审核，若审核无误出纳可直接其报销单进行费用报销。2.3供应商对账及付款流程供应商对账截止于每月27号，以本公司仓库入料单的日期为准；供应商需在27号前把账单发给采购部核对，采购部确认核对无误后将供应商对帐单并附上相关单据交给会计审核，会计审核单据无误后交会计主管核准,扫描回传对账单并制作购销合同让供应商开据发票或收据。供应商货款帐期到期后由采购填写付款申请书，附上供应商对帐单资料、发票复印件或收据及收款帐号交会计审核，会计审核单据齐全、金额无误后交总经理批准，出纳收到批准后的单据付款。3湖南欧德利家具股份有限公司费用报销制度存在的问题3.1常规问题3.1.1报销制度方面在本公司现发展阶段，虽然各方面都逐渐电子化，但是在申请费用报销方面还是存在一些问题，主要是费用报销制度不具备较强可操作性，报销过于依赖人工。比如，前段时间刘某拿着报销单去找部门领导签字，但不凑巧遇上了领导出差，当时又要求面批，以至于这个报销单拖了10天才申请好。3.1.2审核流程方面在审核流程方面上，本公司的审核流程过长且某些审核人员缺乏工作责任意识，使得报销人在申请报销的过程中需要经过一段时间才能收到报销款，长此以往很容易降低报销人的工作积极性，不仅如此，当本公司遇到需要进行财务核算的重要时期时，会计人员也会因此而承担重大的工作压力。3.1.3报销内容方面本公司在报销内容方面上各项款项不够明确，使得员工对可报销项的了解不清楚，容易使员工过多申请不合理的报销单，从而使得浪费报销单的资源，最主要的是容易是重大报销单审核时间进一步加长，大大影响了本公司的报销效率。3.1.4费用报销单设计方面本公司在设计报销单方面的设计不合理，没有根据可报销项目及会计科目设置报销内容，也没有任何填写说明，容易导致报销人在填写时重复修改，进而使报销单的完成效率低下。3.1.5费用报销单的流转方面本公司在费用报销流转方面不够完善，容易造成报销人单个将报销单寄至财务处，从而导致快递费浪费的局面；再者快递的寄送时间零散，非常容易使财务处理效率低下且员工报销不及时。3.2违规问题3.2.1原始报销凭证方面本公司在费用报销过程中，没有严格核查发票用途，管理体系不足，再加上部分公司人员凭借自身权势出现违规报销现象，让原始报销凭证不能精准的展现出费用报销支出状况，使得公司报销支出数额随之升高。3.2.2发票信息方面本公司在发票信息上没有严格审核报销和经济业务没有直接关联的虚假发票，以及报销在市场中采购的非税务部门监制、税务系统无法查询的发票，以至于严重影响发票管理秩序，隐藏支出事实，使得公司发票管理比较混乱。3.2.3财务报销体系方面公司没有结合自身实际状况，科学建设财务报销体系，或者财务报销体系学习及执行工作落实不深入，一些公司即便设定了一系列规章制度，但是在实际过程中，公司职工对执行和学习体系的重视力度不强，一些人员出现钻空子状况，导致体系落实不到位，给违规行为出现提供条件。3.2.4报销财务核算方面本公司费用报销制度规定费用报销流程均是在领导部门的审批下才能进行，易受到公司领导层级的干预和影响，使得诸多问题在审批过程中没有被及时发现，从而表现出后续财务审计过于形式化，公司费用报销违规现象频频发生。3.2.5财务人员水平方面本公司财务人员水平素质有待提高，某些人没有认真履行自身职责，对所有报销费用没有严格检查，听之任之，使得费用报销违规现象时常出现，且没有接受系统性培训和学习，也没有考核对应资格资历，综合素养有待提升，日常缺少专业培训，在实际工作中出现诸多失误，比如有些应届毕业生刚到公司不久就接触这些项目，难免会有点生疏，这个时候就需要按“贝尔-兰卡斯特制”来进行提升熟练度了。4湖南欧德利家具股份有限公司费用报销的优化设计4.1规定审核限定时限为保证审批的及时性，本公司应该限定合理的审批时限：自报销人在网上提交报销申请之日起超过10天没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认审批人已经同意。但是假若默认审批通过这一环节出现问题的，责任需由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予相应的处罚。比如，由于没有及时审批而导致审批环节出现严重失误，有可能使公司购入了有害无益的材料以至于公司在资金链上出现问题的给予开除并不允许再次聘用该审批人；一般情况下对公司无危害则处于500-1000的罚金，按情节严重程度分别进行处理。4.2划清审批权限由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关，主管不得利用权务之便来获取不正当利益，比如给亲戚走后门、收取各种回扣或手续费归个人所有等；或者在工作上公报私仇，带入私人感情故意不给报销者审批，如若违反则给予相应的处罚。4.3优化网络报销系统本公司可以利用网络开通与会计科目自动匹配的报销系统与财务核算系统。可以随时根据会计科目的变化而自动更新报销系统的费用类型，从而为财务人员减轻工作压力。比如增加“拍照上传附件"功能,本公司员工在网上报销时只需要直接连接系统拍照上传即可，除此之外，我们设置的网上系统还可以根据国家推出的新制度及时调整界面和窗口，以此可以帮助报销人及时了解最新资讯并进行对应操作，从而有效减轻费用会计的工作量。4.4提高财务人员的专业素养本公司可以增设一个技能素养培训班，鼓励员工积极报名学习，为了提高其参加的积极性，我们可以设置考试+奖励机制，以此来提高本公司财务人员专业素养。4.5优化报销流程书面方面，报销人填写报销单时要注明报销内容及附上相关单据与报销人有效证件的复印件，三者缺一不可，以免出现张冠李戴的现象，确认无误后提交给上级领导签字，而后经财务部人员审核身份信息是否真实及报销单是否合理后再交给部门经理签字同意，最后由出纳人员签字并发放报销费用给报销人后，财务内勤人员填写现金日记账即可。图4-5湖南欧德利家具股份有限公司费用报销流程图网上方面，比书面简单得多，报销人只需输入姓名，其他的相关信息会自己弹出，然后自己核对无误后就可以直接提交给出纳人员签字即可。图4-6湖南欧德利家具股份有限公司费用报销流程图5设计总结以上设计是本人通过对湖南欧德利家具股份有限公司费用报销制度的情况进行分析，发现了该公司在费用报销过程中存在的问题并对其提出了制度优化设计方案。湖南欧德利家具股份有限公司费用报销范围较广、报销制度不完善、审核流程的时间较长、报销内容不具体、费用报销单的流转效率不高、财务人员水平有待提高等，对公司影响较大。因此就需要提高财务人员素质，明确报销范围及流程范围、对费用报销制度加以完善并加强员工实施力度。该公司采用了本设计方案后，在一定程度上提高了费用报销的效率，并因此帮助公司节约了一些不必要的支出，也减少了在费用报销过程中出现的漏洞，为该公司的健康稳定发展提供了有力保障。参考文献关于公司费用报销中存在的问题及应对措施分析刘晓(沈阳地铁集团有限公司，辽宁沈阳110011)公司费用报销违规问题分析及管理建议冯丽莉(江门市新财富环境科技有限公司529100)石冲.浅析中小公司费用报销的内部控制——以G公司为例[J].纳税,20