湖南湘品源农业发展有限公司部门备用金业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录137231湖南湘品源农业发展有限公司简介 湖南湘品源农业发展有限公司部门备用金业务财务融合流程设计湖南湘品源农业发展有限公司简介湖南湘品源农业发展有限公司,2017年12月12日成立，注册地位于湖南省长沙市天心区芙蓉路三段380号汇金苑9栋3601-3605房（集群注册），法定代表人为杨帆。经营范围包括农业技术推广服务；预包装食品（含冷藏冷冻食品）、禽、蛋及水产品的销售；水产品、肉制品的冷冻冷藏；普通货物运输；货物专用运输（冷藏保鲜）。2湖南湘品源农业发展有限公司部门备用金管理现状及存在问题分析备用金是公司资金管理的一项重要内容，管好用好备用金，可以更好维护公司资产的完整性，提高资金使用率，减少无效资金的占用，让有限的资金都可以用在刀刃上，从而盘活企业资产，加速资金流转，保证成本、费用、利润的真实性，为公司创造更多的价值，提高公司的经济效益。2.1管理现状湖南湘品源农业发展有限公司采取的是非定额备用金管理制度，备用金有员工个人挂账、报账和清账，未单独设置“备用金”科目，发生的备用金均通过“其他应收款-备用金”科目进行账务处理。账务处理举例如下（三级科目按部门核算，以储运部门为例）：1.储运部门申请备用金核算时：借：其他应收款-备用金-储运部门贷：库存现金2.储运部门报销运费借：管理费用贷：其他应收款-备用金-储运部门3.资金退还（补付分录相反)借：库存现金贷：其他应收款-备用金实习期间，我看到的实际情况是：储运部门的员工拿着胶水粘好的费用报销单过来报销，从第一份看到最后一份，里面的发票都是杂乱无章的，但报销单上都是填写的“交通费用”，报销内容基本上都是“加油费，过路费”，从中我发现公司存在许多备用金方面的问题。2.2存在问题分析2.2.1存取保管不合规公司在提取备用金时通常是存放在出纳人员私人银行卡账户上，存在公私不分、公款私存的现象。2.2.2会计核算不规范出纳人员未按规定建立或者登记现金日记账，无法清楚的反应每笔资金的使用时间、用途及金额；会计人员将出纳备用金与个人借款混合核算，不能真实反映公司的提取和支付情况，有的长期不清理，存在账账、账款不符问题。2.2.3备用金审批不严格公司员工在借支备用金的时候，领导没有实行严格签字制度，存在口头同意，员工自行签字情况，借款单上借款事由含糊不清，报销方式也未填写清楚，导致借款手续不完善不规范，存在小事借巨款，私事借公款，责任不明确的情况。借款单如图所示：2.2.4备用金没有合理额度限制每项工作由于工作内容不同，需要的人力财力也会不同，审批人员应当根据工作实际需要来审批，而财务对部门对公司经常性事务不了解，在审批每项备用金时没有考虑到该项工作的具体的使用限额，不管申请数目及理由，盲目同意，导致资金使用率低和资金浪费的现象。2.2.5备用金监管不严公司有些员工甚至包括会计人员，利用职务便利和公司对备用金管理松弛的漏洞，将多借、多占的备用金挪用或非法占有。3湖南湘品源农业发展有限公司部门备用金业务财务融合流程设计3.1问题解决方案公司要改变现状，必须严格进行备用金内部控制，要从事前、事中和事后三个方面着手。事前控制。首先要明确哪些项目需要用到备用金，其次要确定备用金额度，最后还要明确备用金责任人和保管人，有员工借支备用金时，保管人应当做好详细记录，并及时补足备用金。事中控制。员工在申请、领用、报销备用金时，应当提供相应发票、相关原始凭证和上级领导签字的报销单，否则财务处不予报销。事后控制。内部审计人员应当对申请报销提交的票据、支付凭证和余额变动进行不定期备用金清点，另外还需要根据相关支付凭证，查验备用金的实际使用情况，对逾期未还款的部门或个人了解原由督促完成清账。3.1.1加强意识，强化监督加强财务人员法律和职业道德意识，明确公款私存是构成犯法的行为。要求财务人员严格按照财务相关法律法规进行账务处理，坚决杜绝以任何理由、任何借口、任何方式将公款存入私人账户。严格打击私设小金库行为。3.1.2设立台账及对账制度1.备用金台账规范出纳登记备用金台账，包括总账和明细账。总帐记录月初备用金余额、本月新发放备用金金额，本月归还或发票抵扣的备用金及本月剩余的备用金。明细账记录项目基础上，添加备用金持有人、部门、备用金变动日期等。2.对账制度规范个人使用备用金，出纳至少每月与未结清备用金借款人沟通一次，核对备用金使用情况和备用金余额，督促借款人结清备用金。部门使用备用金，部门管理人应当登记备用金使用明细，月底与出纳对账核查。3.1.3规范备用金审批制度从源头上严格控制备用金的借出，员工借款必须按规定办理手续，按规定支配备用金。各部门的备用金申请都要经过相关负责人审批签字后，单据才具有效力，在申请时要注明各种事项、原因及金额，方便负责人审批。对于金额较大的备用金，要提前申请，并经领导审批签字后才能借出。财务人员应当了解公司经常性事务并按有关规定进行审核，充分了解借款用途，核算出比较合理的数额，既要保证借款人的资金需求，又要防止资金浪费。在个人领用和报销备用金时，财务人员应当提醒借款人严格按规定用途使用，否则，在报销时，对随意变更用途，扩大开支的款项不予报销。并将擅自挪用公款的个人或部门上报给上级领导。3.1.4控制备用金额度储运部门运输费（油费+过路费+车损维修）按路程进行估算，短途运输单次不得超过1000元，长途运输单次不得超过5000（特殊运输，可视情况调整），相关运输人员回公司第一件事就应该到财务部进行核销清账，采取“多退少补”原则。省内差旅费借支额度原则上按200元每人每天控制，国内按300元每人每天控制。3.1.5加强备用金借出后跟踪管理财务人员把款项借出后，应当及时了解借款人员资金使用情况，一旦借款人办理事项终结，就要求在规定期限到财务部门报销清账。对于不能按时来办理的人员，财务人员遵循“前不清，后不借”原则，并针对此类情况经常性清理，查明欠款原因，按情况进行处理。3.2业财融合流程设计3.2.1借支备用金业财融合流程设计序号操作步骤角色操作内容1填写借款审批单部门或个人1.到财务领取借款审批单2.根据出行路程所需现金填写借款单（写明借款事由、金额及时间）3.将借款单交部门主管审核签字盖章2审核借款审批单部门主管1.部门主管审核借款单的准确、合理性并签字2.将借款审批单交总经理签字3审核借款审批单总经理1.总经理审核通过该款项拨付2.将审批借款单交财务部经理审核4审核借款审批单财务部经理1.审核借款审批单的准确、合理性并签字2.将借款审批单转给出纳支付现金5填写两联式借款单出纳1.接收经审核的借款审批单2.按借款审批单金额填写两联式借款单（出纳拿结算回执联、会计拿结算凭证联）6支付现金出纳1.按借款单金额支付现金给储运部员工7编制记账凭证费用会计1.根据经审核借款审批单编制记账凭证2.将记账凭证交财务部经理审核8审核记账凭证财务经理1.审核费用会计编制的记账凭证的合理性9登记现金日记账出纳根据经审核的记账凭证登记现金日记账2.将记账凭证交费用会计10登记明细账费用会计登记（其他应收款）科目明细账表1借支备用金业财融合流程设计表图1借支备用金业财融合流程设计图3.2.2报销备用金业财融合流程设计表2报销备用金业财融合流程设计表序号操作步骤角色操作内容1整理原始凭证部门员工1.整理需要报销的发票等2填写报销单部门员工到财务部领取费用报销单根据规定填写费用报销单（不漏填，错填）3审核报销单部门主管根据情况，判断业务真实性核对发票金额时间及内容与报销单是否一致与重复报销情况，签字4审核报销单费用会计审核经济业务真实性审核发票规范性、真实性、合理性及一致性签字5签字付款出纳1.支付现金给报销人，并让其在报销单上签字盖章6编制记账凭证费用会计根据报销单编制记账凭证将记账凭交财务经理审核7审核记账凭证财务部经理审核、签字或盖章将单据交由出纳记账8登记现金日记账出纳根据审核记账凭证填制现金日记账审核完成签字盖章，交费用会计记账9登记明细账费用会计根据记账凭证填写明细账保存记账凭证图2报销备用金业财融合流程设计图4结束语本毕业设计主要对湖南湘品源农业发展有限公司备用金申请、领用、报销业务中出现的存取保管不合规，会计核算不规范，审批不严格，无合理额度限制及监管不严这五个问题进行分析，提出个人的几点建议，即加强员工法律意识和职业道德素养，规定出纳人员设立台账及对账制度，规范备用金审批制度，合理有效控制备用金额度及加强备用金借出的后续跟踪。希望能促进公司均衡有效的管理。参考资料丁卫萍，朱学义.小企业备用金核算变