湖南忘不了服装有限公司应付账款管理优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南忘不了服装有限公司应付账款优化设计湖南忘不了服装有限公司概况湖南忘不了服装有限公司简介湖南忘不了服装有限公司主要生产西装、羽绒服、风衣以及各类纺织品，是我国最早的服装生产公司，同时，也是中国服装生产行业的百强公司，创建于1985年5月。服装公司的产品优势是实现了产品一体化的创新模式，面料也环保、透气，时尚，工艺非常精湛并且严谨，样式在西装格调的基础上，微妙的融入了时髦和休闲元素，质量也是受到了大众的一致好评，同时，让客户有不一样的试穿搭配效果以及客户购买体验，还专门给客户提供免费的熨烫服务。图1湖南忘不了服装有限公司全貌湖南忘不了服装有限公司部门结构湖南忘不了服装公司主要由七个部门构成，其中董事长和总经理主要是负责领导公司的经营活动。研发部主要负责设计能在市场上立足的新产品以及满足客户的个性化需求。采购部负责制定采购计划，根据采购部的采购目标要求和实际材料的需要，进行预算和控制采购成本。生产部按照研发部图纸和相关要求来进行生产，确保产品符合标准。财务部负责公司日常开支和资金管理活动，制定财务管理预算和决策方案。物流部主要负责货物的到达和配送，加强控制和减少物流成本。广告部担任公司产品的宣传任务，负责把公司产品推销出去，招揽更多的顾客前来购买。销售部负联系客户，建立客户相关资料的档案，为了更好的了解市场行情，还需定期的进行市场调研，并且采集市场行情的相关信息，按照市场行情分析市场的发展趋势，做好下一步的销售计划。详图如图2所示图2湖南忘不了服装有限部门结构湖南忘不了服装有限公司财务部门结构财务部首先依据公司的会计的规章制度建立完善的会计体系，及时精确依据原始凭证登记入账，其次负责为公司的正常运转筹集所需资金，进行合理高效的资金分配，再其次担任制定公司的成本管制方案，向各部门下达指标成本，并且监督成本的开销范畴，最后财务部负责公司的日常现金收支及应付账款等工作的监督、检查、评价公司的内部控制管理制度，若存在重大管理问题应提出改进建议。详细结构如图3所示图3湖南忘不了服装有限公司财务部门结构湖南忘不了服装有限公司应付账款管理现状公司对应付账款管理不够重视公司目前的现状是没有从内部控制来进行应付账款管理，没有把应付账款的管理工作当成公司的重要任务来执行并且监督，总体来说公司对应付账管理不够注重。随着服装公司的规模逐步扩展，公司业务的单子不断增加，公司应付账款管理缺乏控制政策和相关规范程序，而且公司的人员执行力度也远远不够，因此，公司应付账款会出现各种各样的混乱情况以及工作人员胡乱行使职权，导致公司造成经济损失并且给公司内部控制的正常运行产生严重的影响，要改善这种混乱的局面，必须要重视应付账款管理工作进而按照公司相关规定和应付账款管理流程的要求进行应付账款的管理工作。应付账款存在选择性付款问题服装公司的应付账款能依照与供应商合同商定日期一次性全额付款这种情况是很少能做到的。流动资金是保证公司正常运作的基础，如果没有足够的资金支持很难维持生产经营，所以公司需要时刻考虑资金是否足够的问题，在实际工作中，当公司遇到严重的经济危机时，即便公司以前的资金周转情况较好或者当公司面对资金运作困难时，都会存在供应商来服装公司催款的状况。当公司面临经济危机时，供应商的贷款无法及时全部偿还，公司会存在应付账款选择性付款的问题，这时管理者要全面考虑供应商哪笔账款优先付，哪笔账款延后付以及应该在什么时候付才是最好的时机等问题都是公司管理者需要优先决策好的问题。公司应付账款不及时支付的现状随着服装公司的采购订单增多，公司人员在购置生产所需物资时与供应商签订采购合同，合同中明确规定应付账款具体支付款项的商定日期或采取分期付款。服时装公司可能在某个经济困难时期或者财务人员没有及时付款，还会找其他的理由来推迟偿还账款的时间，例如，相关负责人在外地出差、公司近期资金周转困难等理由来拖延付款时间，因此供应商可能会在以后的交易过程中认真考虑服装公司的信誉情况，若服装公司的信用不好，这样会严重造成公司与供应商的正常合作交易关系，从而降低了公司的自身信誉，进而会影响服装公司的正常运转。应付账款舞弊行为公司会为了自身的经济利益可能掩盖一些违法收入或者不正当的收入，从而达到减轻税负的目的，会计人员就会在收取现金或者收取支票时，同时对应付账款进行挂账处理，这样会导致应付账款单据与实际支付的金额不相符，从而造成公司应付账款存在长期挂账的现象。还有一些情况是公司为了将本年实际营业利润的金额收入虚报给税务管理单位，通常会采取虚列应付账款的方法，增加公司虚假的费用项目，进而吞并相关利润侵占私有资产，从而使公司在缴纳税费时虚报实际营业利润并达到减轻税负的目的。公司可能还会存在公司不法人员通过处理销货退回故意不冲销应付账款来贪污公司大笔贷款等情况的发生，从而造成个人舞弊等现象。湖南忘不了服装有限公司应付账款管理的问题应付账款缺乏完善的内部控制从公司结构的整体来看，服装公司在一定程度上缺乏内部控制管理，从而造成应付账款的问题随之增多，由于内部控制制度不完善，贪念较大的会计人员利用自己的职务权力侵吞公司部分的现金折扣和相关费用。再者生产部门没有及时通知采购部采购原料，在缺少相关特殊材料时，采购人员在采购物资前没有对供应商单位的盈利情况及公司规模进行详细分析，容易出现盲目采购，私人吞噬公司利益等情况发生。当货物采购完以后货物到达验货入库，验货人员没有及时与财务部门进行沟通并上交入库单，造成财务人员付款出错损害公司利益，相关负责人各自推卸责任，导致公司无法对应付账款的实际支付情况进行跟踪。因此，造成采购成本增加，员工不负责任及工作效率低下等状况，进而影响公司的经济利益。应付账款缺乏核对制度公司在日常工作中，由于公司应付账款缺乏严格的核对制度，会计人员工作不到位没有及时对公司的应付账款付款凭证进行定期核对，又或者公司内部应付账款核对完成后，公司负责人没有及时与供应商单位付款凭证进行核对及沟通，从而导致公司的定期核对制度管理出现问题。还有的情况就是核对标准不明确，核对程序不规范，会计人员可能对核对制度工作不够重视，没有及时严格核对采购货物的采购发票和实际数量，会计人员以少报多，以次充好，导致公司不法人员出现贪污吞并资金等现象。还有就是供应商当时并没有提供发票，相关工作人员也不以为然，当会计工作人员进行账户清理核查的时候，遗漏的原始凭证没有进行核对处理，导致会计信息失真等情况，从而给公司带来了不必要的经济损失以及核对管理混乱等情况。应付账款账务处理程序不够完善在日常工作中，会计工作人员可能会因为各种各样的应付账款处理不当的问题，就会出现发票单据和材料验收入库单不相符的情况，第一是账面金额和实际金额不相符，第二是实际材料数量和发票单据到达公司的时间不相符，在工作中如果根据这些不准确的发票入账，将会造成账单和入库单的真实数据失真。还有可能因为财务人员的工作疏忽，没有及时对账单进行账务处理而导致暂估入账的情况存在，至今还没有对应付账款进行冲销处理，所以，会计人员在登记入账时要根据相符的发票账单和入库单来进行登记，以防止登记入账信息错误造成一系列的账务处理问题。应付账款单据审核流程不规范公司应付账款的业务处理单据越来越多，现有的简单管理流程已经跟不上公司的快速发展进程，会计人员对应付账款的单据审核不够规范容易造成漏记审核单据，应付账款流程管理过于单一，并且公司缺乏相应的应付账款单据审核流程管理制度，这将会造成公司付款单据混乱，处理不及时会影响公司的运营以及带来不必要的麻烦。由于单据审核流程不规范，遗漏应付账款单据，造成公司未能及时支付账款给供应商，影响到与供应商之间的关系，造成公司的采购材料出现质量问题和材料库存不足以及免费占有资金的问题，会给公司带来经济危机，公司信誉也会有所下降，从而影响到公司的生产运转和整体经济利益。因此，服装公司必须要加强对应付账款单据审核流程的管理，避免不必要的经济损失发生。应付账款缺乏科学的付款决策流程公司为了节约采购成本以及节省人力财力，省去部分应付账款决策流程，由于采购人员缺乏，采购人员没有时间提前编制采购计划安排表，又或者公司会计人员先等供应商来催款时，才与财务部门人员进行财务对接，这样一来付款没有计划性，当公司存在少部分金额的付款时或许不会产生较大影响，然而有大笔金额的应付账款需要支付时，这势必会增加公司的财务压力，若支付决策过程中处理不好，没有科学的付款决策流程，可能会导致应付账款在付款时存在重大安全隐患，从而给公司带来严重的经济损失。另外，若没有与供应商建立良好的合作关系，可能会失去部分合作关系良好的供应商，那么部分合作关系不好的供应商可能会催公司付款，公司无力偿还账款会直接影响公司的正常运转。湖南忘不了服装有限公司应付账款管理优化设计优化应付账款内部控制为了做好不同职务工作岗位的相互分离工作，管理人员就要安排不同职位的工作由不同的部门和工作人员负责，各部门与各人员之间做到相互制约与互相监督。公司依据相关规定在货物采购由采购部门负责、货物验收由物流部负责、记账和现金收支由财务部门负责，这样不同的部门以及不同的人员是分开完成各自工作便于更好的制约和监督。在实际工作中材料物资不足时，是由材料保管部告知采购部，采购部按照材料部的采购要求，与供应商进行询价比价议价后并签订采购合同，待货物到达后质检部进行检验无误后并及时入库，会计部门确认材料物资和应付票据，票据到期后会计部门提出付款申请，然后财务部门同意后并付款，最后会计部门办理付款手续。所以，应付账款的每一个环节都由不同的部门或者工作人员来负责，这样不仅能加强对工作人员的管理而且互相监督以及各自承担相应的责任。内部分工图如图4所示。图4湖南忘不了服装有限公司内部控制图优化应付账款的核对制度会计人员在工作过程当中，采购人员提供相关的原始凭证，会计工作人把凭证的实际金额和发生时间认真核对，在审核无误后再根据原始凭证登记入账。财务人员需要定期仔细核对应付账款单据和已经登记入账的明细账是否相符，还要对应付账款中的单据实际数量、金额和时间以及供应商的对账单进行核对，这样做到目的是为了防止会计人员漏记、错记等问题的发生。同时，还要进一步采取复核制度，这是为了防止财务人员处理问题不仔细发生遗漏相关凭证和部分人的弄虚作假的行为，对于原始凭证和账单需要进行定期再审核，如有不相符的情况，马上报告给相关负责人并及时采取应对措施共同解决问题。最后，在应付账款所有的款项都已结清以后，财务负责人亲自签字确认，并告知对方公司进行确认是否已全部收到公司应付账款款项。如图5所示。图5湖南忘不了服装有限公司应付账款核对控制流程图优化应付账款账务处理程序在实际工作中，为了优化应付账款账务处理，采购人员把发生的凭证传到采购部门，然后采购部门把收到的单据发票原始凭证及时送到财务部门，财务部门依据相关的原始凭证及时进行账务处理，在每个月末财务部门需要再审核一下凭证是否全部都已处理完成。对于已经由仓库部门验收的物资，但是采购发票还迟迟未收到的情况，根据公司部门的相关规定把采购部门提供的单据先暂且入账，待采购发票收到后再由会计人员进行冲销账务处理。同时，还需要把公司相关部门的原始凭证送到财务部，财务部门应认真检查是否有遗漏的原始凭证没有进行相应的应付账款账务处理，若此类情况存在应及时进行账务处理。详图如图6所示。图6湖南忘不了服装有限公司应付账款账务处理流程图规范应付账款单据审核流程应付账款会计人员根据供应商提供的单据进行单据审核流程，待审核通过后，会计人员及时将应付账款申请单填写完整交给会计负责人核对审批，会计负责人将应付账款申请单认真审核无误并且审批后，再转交给财务经理审批，最后再将申请单交给财务总监批准。待全部工作审核无误后，出纳会计将会收到财务部传来的付款审批的付款申请单，若采用现金支付账款，出纳会计审核无误后进行付款并加盖本单位现金已付章，同时让领款人亲自在付款申请单上签字。若是采用银行支付账款，出纳会计仔细核对付款金额及对方单位账号无误后付款并且及时去银行打印付款回执单。会计人员依据供应商单据支付款项的原始凭证编制付款记账凭证，及时更新检查实际支付金额与单据金额是否相一致，并且每月应编制应付账款账龄分析表以及各种财务报表等，再由公司管理人员分析各种报表作出最优的决策方案。单据流程图如图7所示。图7湖南忘不了服装有限公司应付账款单据审核流程图对于服装公司在付款方面存在不及时支付款项的情况，公司应设立应付账款的信用管理体系，使会计工作人员及时对供应商进行付款，并及时处理相应的应付账款账单，提升公司信誉，如图8所示。首先，在公司建立一个应付账款信用部门，然后根据公司相关规定制定各种信用准则的规章制度。然后再选拔适合相关岗位工作的人员，应优先考虑业务能力较强，对工作充满了热情，并且责任心强的会计人员来负责管理日常的应付账款工作，工作人员要具备夯实的专业知识和多年的工作经验，并且熟练的掌握财务软件的人员。公司还要安排相关的培训人员的工作，只有把培训工作做好，才能发现工作人员自身所适合的工作岗位，相关人员才能及时适应工作，才能更好的发挥工作人员的潜能及特长。除外，还应建立对工作人员的奖惩制度，对于较完美的完成工作和诚信最好的工作人员进行嘉奖。对于经常违反公司规定制度的人进行惩戒。信誉是公司的一种无形资产，信誉好的公司将会有更多的供应商与之合作，从而使公司正常生产产品，还有可能供应商在公司面临危难之时帮助公司渡过难。因此公司应注重营造良好的文化氛围，切实维护公司信誉。 图8湖南忘不了服装有限公司信用体系图优化付款决策流程服装公司采购人员应根据公司的产品销售情况来制定生产单位的生产计划，并且编制当期采购计划，货物到库后及时进行检验，负责人将材料入库单、采购发票送到采购部门，财务部门审核无误后会按照采购部门签订的合同以及公司的流动资金情况来进行付款。同时，供应商愿意给公司提供优惠政策，公司会优先考虑对供应商进行付款，这样供应商就会出于对服装公司的信任，愿意赊销货款或者货物给公司，甚至会在未来的业务中可以提供更多的优惠政策，这样一来可以与供应商建立长期的良好合作关系，从而提升服装公司的竞争力。因此，公司结合自身实际情况进行物资采购，并制定符合公司付款决策流程。图9湖南忘不了服装有限公司付款决策流程图根据图9，服装公司在实际的付款决策流程中从公司的现状、应付账款特点、供应商特点进行综合的考虑，并且全面地分析出应付账款决策的影响因素。同时，可对每个不同的特点给予特定的分值，在每一笔应付账款进行付款时公司负责人员进行打分评价，对供应商评分最高的进行优先付款。结语通过对湖南忘不了服装有限公司应付账款管理的优化设计，公司完善了应付账款内部控制和应付账款核对制度，也优化了付款决策流程等方法提升了公司内部管理水平，实现合理分配采购资金、降低采购成本、降低公司的管理成本，有利于公司的持续稳定发展。同时，在应付账款管理过程中，公司人员分工制度使工作人员更加负责，各部门也得到了有效的制约和监督，促进了各部门与人