湖南天勤工程咨询有限公司差旅费报销制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南天勤工程咨询有限公司简介………………12公司现行差旅费报销制度………13公司现行差旅费报销制度中存在的问题………13.1差旅费报销制度实际审批流程复杂、报销时长久………13.2差旅费报销制度中报销流程不够合理……23.2.1差旅费报销制度中“差旅费报销单”填写要求不合理…………23.2.2差旅费报销制度中票据粘贴整合方面要求不明确………………34公司现行差旅费报销制度优化设计…………34.1差旅费报销制度中报销流程的优化……34.1.1差旅费报销制度中“差旅费报销单”填写规范化………………34.1.2差旅费报销制度中票据粘贴整合方面要求规范化………………44.2差旅费报销制度中审批流程的优化……55结束语…………6湖南商务职业技术学院毕业设计湖南天勤工程咨询有限公司差旅费报销制度优化设计湖南天勤工程咨询有限公司简介湖南天勤工程咨询有限公司（以下简称：天勤咨询）成立于2004年3月30日，注册地位于长沙市开福区新河街道新河路470号综合办公楼5楼整层，法定代表人为向锋镝。工程项目风险管理系统服务；工程造价专业咨询企业服务；招、投标咨询服务；政府采购代理；工程监理服务；工程经济建设一个项目信息技术咨询服务；工程造价鉴定等是其主要的经营活动范围。（依法须经批准的项目，经相关部门批准后方可开展经营活动）湖南天勤工程咨询有限公司具有6处分支机构。公司现行差旅费报销制度该公司是一家老牌的工程造价咨询公司，在行业内拥有一定的口碑，公司的差旅费报销制度已经拥有一个较为完善的体系。但是在公司建立的初期对于具体项目的差旅费报销规定不够明确，现今正在逐步完善中。由于该公司属于一家工程方面的咨询公司，所以公司差旅费的产生是以个体项目为基础。由部门主任把控人员和借支金额，通过钉钉这一个APP的平台，向财务部进行申请，先借后报销，原则上以项目负责人为主要借支人，提交借支单、报销单时。差旅费作为企业成本管理的重要核算内容，在内部成本管理中所占的比重很小。因为公司经常需要派遣公司员工出差，所以产生的差旅费与员工的利益挂钩。财务部门执行企业财务制度的过程中，其中有一项重要的内容是差旅费的管理，而差旅费的审核和报销是差旅费管理里的重要标准，所以制定一个适宜的差旅费管理制度有助于公司的账务管理，企业公司内部控制管理会得到优化，一定程度上可以增加员工工作的积极性，减少矛盾，对公司长久发展具有非常重要的意义。图一差旅费报销审批流程图公司现行差旅费报销制度中存在的问题近段时间，对该公司造价部差旅费支出进行了调查，发现差旅费报销制度存在一些不足，报销不合规、不合理现象比较明显，应引起公司重视。3.1差旅费报销制度实际审批流程复杂、报销时长久该公司对于预算目前是以单个项目为基础，项目负责人作为主要控制预算的人员，再向财务部进行申请的模式，企业员工在报销时采用办公软件（钉钉）方式提出报销申请，但是审批过程需要进过三级复核，审批过程比较复杂，报销时长比较久。首先报销单会流转到部门经理复核报销事项的真实性，然后报销单会流转到会计核实是否合理，再流转到总经理，判断是否应该批复。最后就会到财务部批款。公司费用报销经过三级复核，使得财务部，项目负责人的工作量大大增加。报销速度减慢，对工作效率也产生了一定影响，增高了错误率，以至于整理有价值意义的差旅费管理报告变得困难，不利于公司的财务管理。图二审批流程图3.2差旅费报销制度中报销流程不够合理3.2.1差旅费报销制度中“差旅费报销单”填写要求不合理 该公司差旅费报销流程不完善主要表现在报销单的填写要求。每一位公司员工出差返回公司进行报销差旅费都需要填写“差旅费报销单”，但是基于该公司性质具有一些特殊性，所以费用报销都是按照项目履约情况进行报销结算。因此，差旅费报销单的填写就具有一些特殊性的要求，把差旅费报销单具体填写要求进行完善，有利于整理和分析差旅费管理报告。比如：没有说明需要在“差旅费报销单”出差人一栏填项目组全员以及事由一栏填写项目名称等等。3.2.2差旅费报销制度中票据粘贴整合方面要求不明确湖南天勤工程咨询有限公司差旅费报销流程不完善其次表现票据粘贴整合方面要求不明确。因为公司的费用报销都是按照项目进度进行报销结算，有时候报销票据会比较多，如果可以把相关要求明确，这样可以大大提高差旅费报销的效率，提高工作效率，避免差旅费报销流程上面的重复工作。4公司现行差旅费报销制度优化设计针对以上差旅费报销制度中存在的问题，本人研究对比发现，可以从以下几个重要方面可以加强财务管理：4.1差旅费报销制度中报销流程的优化4.1.1差旅费报销制度中“差旅费报销单”填写规范化差旅费报销单填写：图三差旅费报销单及其附件表4.1.2差旅费报销制度中票据粘贴整合方面要求规范化在票据粘贴方面要求:（1）、粘贴钞票时，沿糊纸上缘由左向右粘贴。原始文件不得超过粘贴页。糊纸上地粘贴两到三行发票。 （2）、按照发票日期的顺序，将发生费用的发票单进行粘贴整合，从左至右依次粘贴，且严格按发票的先后时间发展顺序，若发票上没有日期，则按照金额大小粘贴。 （3）、如果有附件，则需要用胶水粘贴，不能使用订书针装订。 （4）、粘贴的位置以报销单正面左上角通过上面和左面的边距为准，粘贴的内容包括企业发票及发票附件4.2差旅费报销制度中审批流程的优化湖南天勤工程咨询有限公司报销审批流程优化后如下：出差人员回公司后进行差旅费报销，根据金额大小来使用不同的审批流程，报销金额合计大于500元人民币，则按照原有的报销审批流程，报销单先流转到部门经理，再到会计，最后流转到总经理，最终由财务部批款。如果报销金额合计小于500元人民币，则直接由部门经理审核，最终由财务部批款。图四优化后审批流程图湖南天勤工程咨询有限公司报销审批流程中其他规定的完善如下：任何与原旅行申请表中规定的地点、天数、人数和交通工具不一致的差旅费用将不予报销。若有特殊情况或者情况发生变化，需要经主管领导签署意见后，可以对变更路线、天数、人数、交通工具等特殊情况而产生的费用进行报销。 员工出差结束后回到公司，企业应该在七个工作日内进行报账，超过七个工作日未报销差旅费，需要进行罚款（10元/天）。若迟报时间超过了三十个工作日以上，根据单据张数进行累积加罚（加罚数额为10元/月），加罚日期为发票系统日期，并追究相关负责人的责任。5结束语差旅费报销制度是财务管理制度的一个重要组成部分，将差旅费报销制度进行完善优化，可以减少财务人员的工作量，提高工作效率，对于公司的发展具有重要意义。经过这次做毕业设计发现自己对差旅费报销制度有了一个更深刻的认识，同时也明白自己的思维还是比较局限。在这里，我要感谢我的毕业设计指导老师陈倩老师，她给了我无私的指导和帮助，不厌其烦地帮助我修改和完善了毕业设计。历时几个月的时间终于将这一篇毕业设计画上了完美的句号，通过这一个过程发现了自己学识上面的浅薄，以后的工作生活中仍应该继续学习，学至耄耋之时，且学以致用。

参考资料(1)刘进莲.浅谈差旅费的报销制度[J].财经界（学术版）.2019年.12期：101-102(2)刘爱荣.企业差旅费财务管理模式及其创新研究[J].企业改革与管理.2020年.20期：164-165(3)冯金叶.差旅费报销中的常见问题及应对措施[J].当代农机.2020年.04期：78-80

附录Ⅰ湖南天勤工程咨询有限公司现行差旅费报销制度项目报销管理制度项目管理雏形在项目开展时，所有原始数据需要包含人员、时间段、费用，人员是指这张原始单据产生所涉及的所有人员，费用包括差旅费、住宿费、餐费等。人员人员原始数据原始数据时间段时间段差旅费差旅费项目管理费用住宿费项目管理费用住宿费餐费餐费流转控制表质量管理流转控制表质量管理

借支流程1由部门主任把控人员和借支金额，走财务过钉钉，先借后报销。2原则上以项目负责人为主要借支人，且同一项目只接受一人借支。附：审批单流程图3提交借支单、报销单时，均填写被审计单位全称，且报销人有且只能是一个人签字；存在借支的，报销单只能由借支人签字。借支项目负责人确认人员及借支金额通过钉钉走财务部门主任

三、差旅费报销单 附：审批单流程图借支项目负责人确认人员及借支金额通过钉钉走财务部门主任差旅费报销单填写完整：

四、其他报销事项一份报销单只能对应一个项目，不能将多个项目的差旅费填报在同一张报销单上。五万元以下项目，项目结束后一次性报销。五万元以上项目，可根据项目实际情况多次报销，每个项目借支每超过5万，需将上一笔借支5万的“报销单、明细、发票”按符合财务部费用报销的要求后提交秘书，完成审批后方可借支下一笔报销，否则不再进行借支。所有项目需在项目结束后一周内完成全部报销。对于跨年度的项目借支，均需于年度终了后十日内，将“报销单、明细、发票”按符合财务部费用报销的要求的报销单提交秘书，完成审批后方可借支下一笔报销。此外，跨年度的发票未在上述时间内提交的，财务部不予接收。报销单上的“报销部门”，需填写“天勤会所平台”。报销单上的右上角空白处，需填写该项目派单时的审批编号。注：不符合以上要求的单据由秘书审核时退回经办人。跨年度项目跨年度项目举例：某项目跨2018-2019年度该项目于2018年产生的费用需在2018年度内报销2019年产生的费用在2019年度内报销

附录Ⅱ湖南天勤工程咨询有限公司优化后差旅费报销制度项目报销管理制度一、项目管理雏形在项目开展时，所有原始数据需要包含人员、时间段、费用，人员是指这张原始单据产生所涉及的所有人员，费用包括差旅费、住宿费、餐费等。人员人员原始数据原始数据时间段时间段差旅费差旅费项目管理费用住宿费项目管理费用住宿费餐费餐费流转控制表质量管理流转控制表质量管理（所有与项目相关事项都需要提供派单号）

（所有与项目相关事项都需要提供派单号）二借支流程1由部门主任把控人员和借支金额，走财务过钉钉，先借后报销。2原则上以项目负责人为主要借支人，且同一项目只接受一人借支。3提交借支单、报销单时，均填写被审计单位全称，且报销人有且只能是一个人签字；存在借支的，报销单只能由借支人签字。借支确认人员及借支金额通过钉钉走财务部门主任借支确认人员及借支金额通过钉钉走财务部门主任项目负责人

三、差旅费报销单 项目负责人差旅费报销单填写：票据粘贴整合方面要求：（1）、粘贴钞票时，沿糊纸上缘由左向右粘贴。原始文件不得超过粘贴页。糊纸上地粘贴两到三行发票。（2）、按照发票日期的顺序，将发生费用的发票单进行粘贴整合，从左至右依次粘贴，且严格按发票的先后时间发展顺序，若发票上没有日期，则按照金额大小粘贴。（3）、如果有附件，则需要用胶水粘贴，不能使用订书针装订。（4）、粘贴的位置以报销单正面左上角通过上面和左面的边距为准，粘贴的内容包括企业发票及发票附件

四、其他报销事项 1.一份报销单只能对应一个项目，不能将多个项目的差旅费填报在同一张报销单上。 2.合计五万元以下项目，项目结束后一次性报销。五万元以上项目，可根据项目实际情况多次报销，每个项目借支每超过5万，需将上一笔借支5万的“报销单、明细、发票”按符合财务部费用报销的要求后提交秘书，完成审批后方可借支下一笔报销，否则不再进行借支。 3.所有项目需在项目结束后一周内完成全部报销。报销超过一周的，每天罚款20元。任何与原旅行申请表中规定的地点、天数、人数和交通工具不一致的差旅费用将不予报销。若有特殊情况或者情况发生变化，需要经主管领导签署意见后，可以对变更路线、天数、人数、交通工具等特殊情况而产生的费用进行报销。