湖南省永和食品有限责任公司应付账款管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南省永和食品有限公司简介 湖南省永和食品有限责任公司应付账款管理制度优化设计1湖南省永和食品有限公司简介湖南省永和食品有限公司（以下简称湖南永和食品）总部位于汨罗江河畔，注册资本是500万元，成立于2010年，现有员工500多名，主要是生产，研发，销售鸭肉等休闲食品的民营企业。经营范围：鸭脖，鸭翅，脆骨，鸡爪，鸭肚等食品。企业组织结构由企业法人余永松，总经理，监事，质检部，采购部，人力部，财务部，储运部，销售部构成，同时还拥有优秀的食品研发人员和销售人员。公司始终坚持“诚信立足创新致远”的经营理念，一直努力想创造同行业的前沿。公司一直经营状况良好，产品味道独特，受到了很多人的喜欢，不到几年，就在激烈的食品市场中占有一定地位。企业管理人员也拥有凭借敏锐的市场洞察力和吃苦耐劳的精神，始终把客户对产品的满意度放在第一位，不断创新，努力为消费者提供健康美味的食品。2湖南永和食品的应付账款管理制度及流程图2.1应付账款概念在会计学中，应付账款是一个会计科目，是企业的一种负债，这种负债的形成是企业在日常经营活动中，是应付但尚未付给其它企业的一笔款项。准确一点来说这笔款项是企业用于购买其它企业的产品、接受服务等发生的交易款项，里面还包括购买方对劳务单位承担的租金、销售方代垫的运杂费和包装费等，是企业的一项最基本的支出，应付账款实际上就是由于销售商品与资金支付时间不一致,企业使用应付账款科目来核算应付账款的发生、偿还、转销等情况。企业购买原材料、商品或接受劳务所产生的应付款项，按照应付的实际金额入账。其中应付账款中存在现金折扣的，应根据无现金折扣前的应付款金额入账。当企业已经清偿了应付的款项，应当按照实际发生的应付款项入账。2.2企业应付账款制度的形成原因我国企业出现应付账款的原因主要是赊销。在激烈的市场竞争中，销售方通过赊销这种方式来扩大其市场的占有率，提升企业竞争力。在企业内部，企业的赊销主要为顾客提供了两种交易服务：既向顾客销售产品，又在一定期间内向客户提供了资金。应付账款的存在提高了企业销量，加快企业资金流动速度，从而保证了企业有足够的资金用于生产、销售等各项工作。购买方赊销主要的目的是提高资金的利用率，在银行借款利率越来越高的今天，越来越多的企业愿意用赊销的方式购买原材料，商品等。一方面，应付账款的存在可以延缓企业资金流出的时间，当一个公司出现短暂性的资金短缺，赊销就显得尤为重要，赊销风险较小，大大降低了负债的成本。另一方面，应付账款的定期偿付性便使企业的现有的资金流入与流出可以更容易达到平衡，有利于企业合理安排富余。2.3湖南永和食品的应付账款管理现状及流程图湖南永和食品有限责任公司，是一个小微企业。企业员工人数不多，存在一个人担任多个职务的情况，在应付账款管理上分为三个环节采购、核算记账和还款。首先采购部门选择合适的供应商去采购所需要的原材料，跟供应商沟通好价格、付款方式和付款时间的事项，然后拿着采购的发票和相关合同等资料给财务人员，财务人员根据发票和仓库的进账单如实的登记记账凭证，借记原材料，取得的现金折扣计入财务费用，贷记应付账款，再登记明细账，审核金额数量是否正确。等到了付款时间的时候采购部门去申请付款结算，结算完以后把收据给会计记账。应付账款管理系统基本没有太大问题，管理流程也比较完整。但也存着我国很多企业普遍存在的问题，比如企业领导人应付账款管理意识不强，企业内部人员监督制度不够完善，应付账款补没有定期检查和清理，导致出现应付账款逾期未付和长期挂在账上的情况。材料入库取得材料入库单采购人员取得采购发票财务负责人审核并制单材料入库取得材料入库单采购人员取得采购发票财务负责人审核并制单 出纳付款采购人员提出付款申请出纳付款采购人员提出付款申请图1湖南永和食品有限责任公司应付账款流程图3湖南永和食品的应付账款管理制度问题3.1应付账款支付不及时应付账款支付不及时，有些应付账款已经过了付款的期限但还没有付，不管是有意还是无意的行为，相信下次供应商与该企业再合作时，应该会认真考虑企业的信誉问题，不会轻易合作。逾期支付的这一段时间，企业得到了一笔资金的短期占有，但失去了企业的信誉，现在企业和供应商之间不是简单的买卖关系，而应该上升为合作实现共赢的关系，所以切不可因小失大。3.2应付账款支付过程中审核不严现如今，我们国家没有一个完整的市场信用体系，信用管理体制也不够健全，这样就为一些企业提供了钻空子的行为。永和食品领导人从主观上一般只重视销售商品的数量而忽视包括应付账款管理在内的企业内部管理，而客观上他们对于应付账款的管理方面非常缺乏经验和理论知识。没有建立完善的内部控制和科学的支付流程，在支付款项的过程中过于仓促，采购人员和财务人员之间没有明确的职责分工，给予了付款人员很大的权利，会导致在应付账款在处理过程中权力滥用错用，增加了企业人员贪污的风险。3.3账务处理不够准确和及时财务人员根据票物相符的发票记账，但在日常经营中常常会出现实际的货物数量与发票上记录的不一样，这时财务人员直接按发票记账，会导致记录的凭证数据不准确，影响会计信息可靠性原则。对于已经入库的原材料没有及时采取管理措施，就导致了没有暂估或暂估的数值不准确的情况。在原材料已经入库时，应付账款已经记账，但后期发现有质量问题，和供应商沟通之后，本应该冲减应付账款，但没有扣款凭证，无法冲减应付账款，导致一直挂在账上。对于已经名存实亡的应付账款没有及时清理，被有心之人利用，也会导致个人贪污。4湖南永和食品的应付账款管理制度优化设计及流程图4.1企业重视应付账款的风险管理我国企业领导人应该重视对应收账款风险管理和提升财务风险方面的意识，这样才能形成较完备的应付账款风险管理体系。企业里面的各部门人员等都要认识到财务风险，了解应应付账款不还的危害，对进出企业每一笔应付账款都要进行落实核对好，定期的对企业应付账款进行检查，看记录的金额与实物是否正确，与供应商沟通看是否一致，防止错记漏记弄虚作假。根据应付账款的账龄、金额，建立账龄分析表，可以很直观的看出哪个时间段的应付账款的金额有多少，及时的管理好企业的资金流向，以便在付款时有足够的资金时，也不会忘记去支付款项。大部分企业为了快点收到货款，规定提前还款是可以享受一定现金折扣的，可以通过计算放弃现金折扣的成本=（费用+利息）/实际到手的钱/货款期限*365来分析到底可以享受多少的现金折扣，当企业现金充足，现金折扣大时，企业可以考虑提前还款，既可以享受折扣又减轻了企业的负债。在偿还应付账款后，及时编制记账凭证，定期清理应付账款的坏账，对于一些长时间每人追索的款项，经过调查确实不需要再支付的，应向有关领导请求批示，核销这笔应付账款款，并按实际金额记入营业外收入。4.2建立应付账款内部稽核企业的内部都不是单独的一部分，而是一个统一的整体。企业各部门之间要相互配合，相互制约，使各个部门既能行使自己的权利，同时也受到其它部门的监督。根据企业内部控制的中的不相容原则，进行付款审批的人员不能同时兼任原材料采购的业务，审核付款人员、付款人员、记录付款人员的岗位应进行分离，防止监守自盗。严格执行一个完整的应付账款管理流程，定期对企业内部进行审计，避免出现企业内部因为职权设置不合理，管理制度不严，而出现的公款的挪用和内外勾结的问题，影响企业的利益。同时企业还应建立、健全责任追究制度，在应付账款管理的过程中，应正确划分好各个部门相关人员在应付账款管理中的职责。明确好哪些业务部门和相关人员对应付账款的安全性和支付风险有直接责任，当出现虚假支付、错误支付和过时未支付等情况时，可以找到相关部门人员来承担一定的经济责任，一方面能对员工起到督促作用，一定程度上提高员工办事效率，另一方面能减少了企业的损失。4.3提高财务核算水平及优化后流程图增强财务人员的整体素质是企业提高财务核算水平前提也是重要途径。这要求企业的财会管理人员拥有扎实的理论知识，并具有不断学习新知识、与时俱进的精神，能够处理好应付账款管理过程中出现的问题。比如记账时出现账面上的金额与实际金额不相符，企业购入材料时，因为供应商的原因购进的原材料出现质量问题或者数量有问题时，这是需要先把有问题的原材料总金额计入“待处理财产损益”科目，等供应商补足有问题的原材料时，贷方转出“待处理财产损益”，相应金额计入借方记“应付账款”。在请求付款时，相关人员审核各注意事项准确无误之后再付款，付款后，借记“应付账款”付款的实际金额，贷记“银行存款”等科目。合同资料、原始凭据、单据合同资料、原始凭据、单据财务部：审核，形成应付账款，并制单生成凭证财务部：审核，形成应付账款，并制单生成凭证暂不支付财务部：及时清理财务部：账龄分析暂不支付财务部：及时清理财务部：账龄分析坏账6个月以上6个月以下采购部：提出付款申请采购部：提出付款申请财务负责人：审批签字财务负责人：审批签字总经理：审批签字总经理：审批签字出纳：核对、签字、盖章、付款结算出纳：核对、签字、盖章、付款结算财务部：录入付款单，核销应付账款财务部：录入付款单，核销应付账款图2应付账款管理制度优化流程图5总结 应付账款管理是财务管理工作中的一项非常重要的内容，企业领导人应该要对其充分重视，并且理解它，企业应当根据自身实际情况制定应付账款管理模式，然后对应付账款的事前、事中和事后管理也要加强。虽然应付账款可能在管理过程中出现各种问题，想应付账款支付不及时，财务处理不规范，支付流程不科学等等问题，可只要我们建全合理规范的财务制度，定期对应付账款进行对账和检查，加强岗位内部控制应付账款的职能，就能有效的控制这些问题，并且为企业今后的发展造就更高的资金利用率。该文章从湖南永和食品应付账款管理的现状和问题入手，针对此类突出问题分别提出了应付账款管理的具体解决方案