湖南省双仔食品有限公司完工产品入库业务账务流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南省双仔食品有限公司简介 湖南省双仔食品有限公司完工产品入库业务账务流程优化设计1湖南省双仔食品有限公司简介湖南省双仔食品有限公司（以下简称双仔食品公司）坐落于中国著名的面筋小镇，湖南省省十大魅力乡镇—岳阳平江三市镇，公司地址位于有着“蓝墨水”美誉的汨罗江上游和有“中华诗词之乡”美誉的湖南岳阳平江县三市镇食品工业园，一个占地39898平方米的新型现代化食品企业，是生产绿色安全食品的风水宝地，公司拥有一支先进技术和强大的科研、检测、管理团队。2009年被评为“岳阳市农业产业化龙头企业”，2012年被中国食品报授予“食品放心跟踪单位”，下设分公司十余家，主要生产面粉熟食、豆类制品、肉食制品，双仔食品公司的产品在消费者心中已树立良好的品牌形象。双仔食品公司坚持科学发展理念，以创新的思维、质量上乘的产品、真诚的服务为企业宗旨。遵循大自然的环保规则、生产放心、质量安心的产品研发理念，为企业的客户提供安全、卫生、营养、健康的产品，让双仔食品迈向全国，走向世界。双仔食品公司下设总经理室、人事部门、销售部门、生产部门、财务部门、仓管部门等6个部门。具体如图1所示：总经理室总经理室总经理、副总经理、部门经理总经理、副总经理、部门经理仓管部门财务部门生产部门销售部门人事部门仓管部门财务部门生产部门销售部门人事部门图1湖南双仔食品有限公司现有组织架构图2湖南省双仔食品有限公司完工产品入库业务账务流程现状为建立适合双仔食品公司的标准化产品出入库管理，湖南双仔食品有限公司现有的完工产品入库业务账务的流程图现状如下：（1）生产车间根据销售订单完成产品生产数量，生产人员检查完工产品是否符合完工产品入库标准，检验合格后，产品将进行入库管理。对不合格的产品退回生产部门，进行检查改正。（2）完工产品到达仓库，仓管人员填写《产品入库单》进行产品验收，填写清楚完工产品的名称、规格、数量等信息。（3）填写入库单据之后对完工产品办理入库手续，进行归档整理存放，定期检查产品质量。（4）财务人员对到达财务部的原始单据整理并进行账务处理。生产车间仓管部产成品生产车间仓管部产成品销售销售部销售销售部进行账务处理进行账务处理财务部财务部图2双仔食品公司完工产品入库业务账务流程现状图3湖南省双仔食品有限公司完工产品入库业务账务流程存在的问题及原因分析3.1完工产品合格检验制度不规范公司完工产品入库业务流程中缺乏质量检测这一步骤，导致完工产品有质量不合格的风险，从而增加了企业的风险成本，不能保证所有出厂的产品是否符合市场标准和技术要求。没有设置专门的产品质检部门，入库的完工产品如果出现质量问题，就不能及时的去处理，并且责任不能具体落实，没有人员跟进不合格产品后续的处理情况，可能会导致员工推脱责任，不作为。3.2入库流程制度不完善产品入库时未按照正规的交接程序进行：上一级管理产品部门和仓管人员未填写《产品交接单》，造成交接双方当事人对于所入库的完工产品数量可能不一致，员工贪污风险增大；公司使用通用的产品入库单导致入库产品具体类别不清楚、完工产品应入库数量与实际入库数量有差异；作为食品企业入库单中只填写了入库日期而没有生产日期，这可能会导致质量过期的产品流入市场，增加了企业风险。表1湖南双仔食品有限公司入库单入库部门：入库日期：入库单号：编号名称规格单位单价数量金额备注3.3产品入库交接程序不严谨岗位设置不合理，交接人员没有划分明确的具体职责，并且双方交接人员没有同时在场，交接过程不清晰出现问题致使双方推脱导致工作人员的懈怠。从上一级产品管理部门交接到仓管部只流通通用的产品入库单，没有填写《产品交接清单》，无法确保完工产品的数量和质量。如果交接时发生产品盘盈或盘亏不能明确哪一部门的责任，会使企业成本增加。仓管人员对入库的产品只进行了简单的数量清点，没有具体的查看入库完工产品的生产日期、质量、包装等细节问题。3.4单据管理缺乏系统化公司的整套账务流程均采用的是手工做账方法，财务人员做账的单据只能在员工与员工之间上下级流转，一环扣一环流通时间长并且很难越级查看，会使得相关人员对公司产品、财务等一系列的数据不能第一时间了解。随之在单据上出现的问题也不能做到及时的解决。公司入库、出库流程中只使用通用《产品入库单》和《销售出库单》，没有将产成品品种具体化，使仓管人员很难清楚产品品种具体数目，造成产品的堆积、浪费。在财务流程中，由于采用手工做账，单据的流通没有正确按照系统流程，相关人员没有逐一确认进行签字。交付的单据存在不完整、有缺失等问题，仓库管理人员没有设置专门的库存台账进行登记，产品进出数量很难清楚增加财务人员做账难度。对交付单据上填写的货物破损、数量不足、验收不合格等记载，缺乏闭环处置。4湖南省双仔食品有限公司完工产品入库业务账务流程优化设计4.1完善产品完工合格检验制度制定合适本公司的完工产品检验制度，设置产品质检部，明确部门各岗位职责、增加部门规章制度，部门必须认真履行其制度规则才能更好的为公司服务。质检部门的负责人员，必须按时按规地组织相关质检人员进行业务学习，不断提高部门人员其全面质量管理意识和检验完工产品工作水平，加强员工的责任感；促进有关人员在自己的职责范围内严格按政策、制度、计划办事。质检人员要在产品入库时严格遵照检验制度检查完工入库产品，检验出不合格的产品，应按照《不合格品控制程序》所规定的办法处理，任何检验人员都不得以次充好私自决定做入库处理；质检人员还应对不合格的产品处理情况进行后续的跟踪和追溯，避免下次产品同样错误的出现。检验合格的产品应按照产品的种类、规格按区域储存，并做好“已检合格，可入库”标识。根据公司完工产品检验制度根据公司完工产品检验制度实施产品检验实施产品检验不合格品处置判定 不合格不合格品处置判定入库做好入库做好“已检合格”标识合格图3双仔食品公司完工产品质检流程图4.2制定合理的入库流程制度不能使用通用的产品入库单，应当结合公司的产品品种、类别设立与之相符单据，并且入库单应按照程序逐人逐步签字，手续不齐全的产品不得入库。仓管人员验收时应根据须凭财务软件上的《产品入库单》以及上一产品管理部门的《完工产品交接单》，对完工产品的数量、品种、规格按实际情况进行验收，并严格检查产品是否有质量问题。仓管人员验收完工产品时如发现有产品损坏、质差、包装等问题时，应坚决不予入库，并通知经办人员负责处理。产品验收合格后，应及时按产品的数量、品种、规格分类进行入库，并做好收货凭证，仓管人员在入库单上签字作为产品入库依据，并及时打印入库单登好台账备查。同时仓管人员平时要做好仓库的防火、防盗、防潮的工作，并且禁止无关的人员进入仓库。4.3优化完工产品交接程序进行完工产品交接程序之前，产品质检人员应认真执行“三检”制度（自检、互检、巡检），质检部对以完工的产品进行质量检测无问题后，随即填写《完工产品交接单》进入产品交接程序。质检人员除对产品进行质量检测外，还应对所有交接的完工产品进行检查，包括产品类别数量、产品包装、质量问题等，以上合格的产品才能与仓管人员进行交接。完整的把交接过程记录在《完工产品交接单》上，以明确交接责任。仓管人员对《完工产品交接单》上所填写的产品数据，逐一清点需入库的完工产品。产品交接入库时，双方交接当事人应同时在场，以免造成产品的质量事故；如出了上述事故时，应做到责任者查不清不放过、质量事故原因不排除不放过。交接程序完成产品进入仓库储存后，仓管人员应对其入库的产品负责。生产部完工产品运送至质检部生产部完工产品运送至质检部质检人员质检人员验收商品质检人员质检人员验收商品填写交接单数量、质量验收填写交接单数量、质量验收搬运人员卸货、堆码作业搬运人员卸货、堆码作业仓管人员办理入库手续开展入库作业仓管人员办理入库手续开展入库作业图4双仔食品公司产品入库交接流程4.4完工产品入库的单据管理仓管人员按产品实际入库的品种和数量进行入库审核，审核后在《成品入库单》单据上进行产品数量、规格等的相关登记，相关人员在单据上签字然后建档保存。《成品入库单》应一式三联，交由各部门管理保存存档。仓管人员对产成品入库的数量、规格进行登记入库后，应及时登记到产品台账中，并更新库存货位卡，确保卡物信息一致。财务人员对于流通到部门的《成品入库单》应按时进行账务处理，《成品入库单》应作为原始凭证附在所做账的记账凭证后，按照会计凭证保管制度归档保存。4.5建立系统的账务处理程序公司不能仅仅依靠手工做账，应适应公司发展根据本公司的实际情况水平下生产业务、账务处理需要，开发或购买相匹配的财务软件，确定采用何种适合公司的账务处理程序，建立系统的账务处理程序，可以为企业提供相应的行为规范，更能完善企业财务制度。财务部门确定更适合本公司的财务流程思路、财务运作流程，来实现成本费用的最小化和收入增值的最大化来实现更理想的收益。财务人员应按时与生产部门、仓管部门相沟通，来优化账务处理程序，使管理人员更清晰明了的看见公司各项数据，提升企业竞争力、超越竞争对手。5评价本文通过对湖南双仔食品有限公司的业务账务流程优化设计，增加了本公司的另一职能部门-质检部，用来对已完工的产品进行质量检测，该部门的设立使得企业的完工产品有了质量保证，降低了企业生产经营风险。优化企业的入库流程制度，做到各岗位工作人员都有明确的职责分工，假设产品在入库流程中出现问题，能及时的明确责任人并解决问题。产品交接程序的清晰明了可以大幅度减少完工产品入库所需时间，使部门工作效率增加。单据的明确化给使需要公司数据的人员提