湖南启程贸易有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1公司简介 湖南启程贸易有限公司付款审批流程优化设计公司简介湖南启程贸易有限公司所属的行业为商品贸易行业，主要以经营多种干货类农副产品为主，公司的员工规模大约为80人上下，年销售额在3000万—5000万区间，毛利润在15%上下，净利润在5%上下，公司主要的付款由四部分组成：第一，各类农副产品的采购成本；第二，人员的工资、福利及社保等薪酬成本；第三，办公场地及固定支出成本；第四，临时性其他支出。此四类付款是湖南启程贸易有限公司年度财务付款的主要内容，其流程也是值得研究及优化的付款审批流程。湖南启程贸易有限公司目前付款审批流程现状2.1湖南启程贸易有限公司资金利用率不高由于湖南启程贸易有限公司属于一家专业从事干货类农副产品经营的企业，主要面向的群体是超级卖场及部分超市干货区，很大一部分产品需要采取赊销的模式进行，这对公司的资金流转的要求非常大，一方面需要及时向农户收购特色的、新鲜的农货产品，一方面又要先将收购上来的产品赊销给各大超市进行售卖，公司的资金大量被占用在货物之上，造成公司资金流转时常处于拮据状态，一旦付款审批流程出现问题，公司资金利用率下降，就会导致工资有资金断流的风险，给公司的正常经营造成巨大危机。从下表公司2017-2020年的经营数据也能看出一些端倪。表2-1湖南启程贸易有限公司2017-2020年经营数据表单位：万元年份/项目赊销货款金额年销售金额赊销占销售总额比重（%）20171763365748201619303893492017236742155620202538445757由此可见，该公司的赊销占比一直很高，如果公司审批出现问题，就会严重影响公司未来的经营，故优化审批流程对于公司资金利用率的提高是具有决定性的，甚至可以说该公司审批是否严格直接决定了，能否正常经营。2.2湖南启程贸易有限公司付款审批不严格由于湖南启程贸易有限公司是一家需要有专业采购人员执行采购的公司，部分采购人员对于公司资金的使用存在严重的不合规范等，同时也有一部分采购人员在外进行商品采购时存在较为严重的中饱私囊思想，借此机会为自己谋取经济利益，通常采取虚报发票、虚增项目、虚构事实等行为，如果付款审批环节出现把关不严、审核不完善、随意付款等现象，就会造成公司的内部腐败产生，不但会造成公司经营资金的被随意浪费，甚至会出现非公职人员贪污受贿，为公司的正常经营造成了严重的困扰和危害。湖南启程贸易有限公司付款审批流程存在的问题3.1财务付款审批流程规范性不足湖南启程贸易有限公司由于成立的时间相对较短，在很长一段时间内没有完整的财务付款审批流程设计，公司的会计和出纳由一人担任，更没有专业的审计会计为公司付款做最后的把关，成立近5年以来公司的销售收入虽然取得了较大进步的期量增长，但是公司的实际利润水平相对较低，目前湖南启程贸易有限公司的付款审批流程为：财务付款副经理审核核财务审核采购部审核采购提出财务付款副经理审核核财务审核采购部审核采购提出图3-1湖南启程贸易有限公司目前的付款审批流程图我们可以看出，该付款流程为直线式付款审批，流程相对较为简单，即没有专业的审核会计对所支出的款项进行二次复核，也有后期进行货物进库盘点之后进行货款对比审核，故付款审批的规范性不足，没有严格按照资金预算及付款审核进行，这就导致很长一段时间内，湖南启程贸易有限公司的付款中存在大量无法具体说明缘由的项目存在，公司财务状况一直存在问题，整个公司的资金风险相对较大。3.2流程较简略从付款审核的角度看，在某些需要及时放款的行为中需要简便的审核流程，但是简便审核流程也存在资金可能被浪费、被挥霍等风险，尤其是对于湖南启程贸易有限公司这类刚开始经营的公司来说，过于简单的流程意味着审核力度的降低及公司内部资金管控程度的降低，这将会大大抬升湖南启程贸易有限公司这类将资金压在大量货物上的赊销类企业的资金负担。从公司长期经营的角度看，也不利于公司的创始人或出资人，实时掌握公司的具体财务状况，不利于未来依据公司上年度的资金结余做出正确的战略规划，因而，付款审批流程较为简单将会直接造成公司现实期的资金利用率下降，同时也会危及诸如湖南启程贸易有限公司类公司的长远发展。3.3审批权不清以湖南启程贸易有限公司商品采购付款审批流程为例，上图中采购提出付款请求之后，直接回到达采购部主管中，属于层级管理中直接上级对下级的付款请求的审批，实则此种审批中可能会存在一定的风险，如采购与采购部负责审核的员工，属于关系较为密切的直接利益接触者，倘若二者形成较为稳固的利益联盟，制定出合适的攻守同盟纠葛，就会从源头导致公司自建付款审批形同虚设，采购人员只需要稍微向采购部审核人员进行利益输送或人情往来，就会使得采购人员提请的付款审核通过，且该公司没有进行入库货物核对检查，后续如果不能回头审核采购员的付款提请就会轻松造成公司资金被浪费出现，长此以往必然会对公司的资金造成损耗，甚至导致公司经营出现资金风险。湖南启程贸易有限公司付款审批流程优化设计4.1规范财务审批流程制度制度是一切组织或团体规范化的基础，更是保证某种机制能够健康运行的手段。湖南启程贸易有限公司的付款审批流程之所以有漏洞存在，最主要的原因就是没有完善的审批流程制度，造成付款审批没有可以具体依据的规章制度，因此，湖南启程贸易有限公司要想优化审批流程，首先就必须采取措施制定出较为完善的财务付款审批制度，对公司存在的各种需要付款的事项做出判断，制定出详细的付款审批制度，如详细规定出某一层级的干部权限内最多可以审批多少资金额度，超过的部分需要如何处理。同时，对于违反公司付款审批制度的惩罚措施做出明确说明，做到有规定可依，进一步下大力气解决湖南启程贸易有限公司原本存在的“谁审批都一样，只要签字即可”的混乱的付款审批现状。需要注意的是，在健全审批流程时需要注意某些特殊情况的存在，如需要临时性动用部分资金办理某项事宜，此种现象无论在哪个公司中都会存在，故而审批流程制度需要有一定的“特殊”处理机制融入其中。4.2创新完善财务审批流程湖南启程贸易有限公司经过这些年的发展，已经在S地区的干货类农副产品行业中站稳了脚跟，公司经营也步入了正规，经营的利润和产品范围也在不断扩大，公司的规模出现了增长，因此，公司的实际管理者需要有一定的进取精神，更需要对公司日常管理、付款审批等流程及方式做出创新，从方式的角度看，该公司尚不具备开发自身独有的办公系统的能力，但是可以考虑引进某些已经较为成熟的办公管理程序，如泛微企业OA、腾讯OA等，既可以完善企业的日常管理，实现云端办公及自动化办公，更可以依托OA系统对付款审批实现动态优化及实施监控，从而使得湖南启程贸易有限公司的付款审批流程更规范实现每一笔资金的使用都“清清楚楚、明明白白”，有底单可以查询有款项具体使用可审核。4.3理清财务审批权责关系从前文湖南启程贸易有限公司目前的付款审批流程图来看，该公司的付款流程缺少监督，在某些部分可能会形成“利益同盟”，进而危害公司的资金安全，从权责的角度对该流程进行优化可以采取2中方式，第一是将采购提请付款申请之后的第一次审批权，交由与采购人员无直接利益往来的财务部进行，进而减少可能出现的“采购+采购部审核”的利益共同体危害公司的资金安全，此种审批流程的调整相对较为简单对公司内部付款审核权责进行流程调整即可实现。第二是增设货物清盘审核及付款前期审计环节，即对采供人员的采购支出及货物实际品质、数量、运输等环节产生的费用与采购人员提请的付款费用进行对比，从而降低采购环节中存在的资金风险。付款前审计是对公司所有需要款项支出的类型都必须进行的，故而需要在公司财务部设立专业审计岗位，对付款前的每一笔付款提请做到严格审核，为后续的付款审批把好第一道关。4.4完善财务人员配置湖南启程贸易有限公司在成立初期由于规模较小，财务部的人员只有会计一人，没有分设出纳会计、审计会计等岗位，因此，在公司进入正规化运营之后需要及时增设出纳会计、审计会计等岗位，在人员层面完善公司的付款审批流程，形成对付款流程的有效监督，虽然每增加一步付款流程都会降低付款效率但是完善的财务制度对于保证公司资金安全，提供资金利用率具有重大意义，完善公司财务人员配置时需要录用具有专业知识水准的财务人员，尽可能的提高公司财务人员的独立性，减少裙带关系对公司付款审批的影响。付款审批流程优化后成果5.1财务资金使用率提高通过较为完善的一系列的财务审批优化，对于湖南启程贸易有限公司这类对资金运转压力的较大的小型公司来说，能不花的资金尽量不花，可以节省的资金尽量节省，才能保证公司资金的每一分钱都用在合适的地方，才能尽可能的提升公司资金的使用率，才能让公司内部形成良好的资金使用习惯；同时，在日常财务审批时要尽可能的严格把关，保证公司的能够不被资金浪费拖垮，保证公司的快速成长。优化后流程图为：不通过不通过通过通过财务付款副经理审核核采购部审核通过通过财务付款副经理审核核采购部审核通过通通过通过采购提出不通过财务审计财务审核不通过财务审计财务审核图5-1湖南启程贸易有限公司优化后付款审批流程图5.2付款流程严格度提高经过优化后的付款严格度提高对于湖南启程贸易有限公司来说，主要体现在以下两方面，第一是业务合规严格，无论是湖南启程贸易有限公司的采购业务、销售业务还是日常的办公业务，都必须是在公司业务开展的许可范围之内实行的，业务的开展人或经办人必须切实履行公司经营合规原则，承担已经形成的事实责任，必须对其需要付款的事实进行落实及合规认定；第二是财务合规严格，财务人员对于公司的付款承担次要责任，在进行付款时必须树立付款审核意识，仔细辨别付款事实是否合规，认定付款事实的真实性和必要性，对付款金额及原始事实进行认真审核，做到“钱—票—款”事实合规。小结总而言之，湖南启程贸易有限公司的付款审批流程中存在规范不足、流程简略及权责不清等问题，只有坚持合规及严控原则，从制度、方式、权责及人员等方面入手，才能最大限度的优化该公司的付款审批流程，保证公司资金安全，实现公司经营的稳步进行。

参考资料[1]石岩.ZH公