湖南君恩科技有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南君恩科技有限公司简介 湖南君恩科技有限公司管理费用控制制度优化设计湖南君恩科技有限公司简介湖南君恩科技有限公司是一家集医疗器械研发经营、医疗服务、健康管理、健康咨询、心理学产品开发与应用为一体的健康产业综合服务平台，公司以身体健康和心理健康两大核心为主体，致力于完善和弥补当前亚健康人群的治疗缺陷，为全球各类亚健康人群提供高品质的身心健康的产品和服务。

君恩科技以“梦想、团队、家庭、相信、尊重、博爱”为企业文化核心，立志培养出一支现代化、年轻化、知识化的高效管理队伍。公司器械部目前在职员工百余人，平均年龄25岁，是一家极富创造力、热情饱满的现代化企业。图1湖南君恩科技有限公司组织结构湖南君恩科技有限公司管理费用控制制度现状公司管理费用的构成及变动趋势湖南君恩科技有限公司其管理费用主要构成有:工资，职工福利费，研发费，差旅费，办公费，折旧费，修理费，业务招待费，水电费，保险费，税金等等。具体构成情况如下:表1管理费用年度表管理费用年度表项目/年份201720182019销售收入225.00246.00280.00工资20.0021.0023.00职工福利费6.507.008.50研发费12.0013.0016.00差旅费5.0010.0016.00办公费3.006.0010.00折旧费3.003.504.00修理费4.004.504.00业务招待费9.0014.0020.00水电费6.005.506.00保险费5.006.005.50税金4.505.008.00合计78.0095.50121.00收入占比34.67%38.82%43.21%金额：万元从上表可以看出，湖南君恩科技有限公司管理费用的上升趋势是非常大的，收入占比从2017年的34.67%上升到了2019年的43.21%，其中差旅费、办公费、业务招待费三项上升的最快，若不加以控制，将会严重降低企业的经济效益，影响企业利润的实现，进而妨碍了企业的长远发展。公司管理费用控制制度现状湖南君恩科技有限公司的管理费用制度由预算管理和核算执行两部分组成。预算管理采用增量预算法，各部门负责人制定本部门下一年的预算总额，经过总经理的审批，再由财务部收集汇总为公司的年度预算，只有一个预算总额，并没有明细的预算。核算执行包括差旅费、办公费、业务招待费等费用的报销，由于市场人员财务知识的不足，在报销费用时，会因为资料不够齐全而被财务人员拒绝报销，要回去整理好资料才能够报销，长此以往，不仅工作效率低，还让双方人员都心存不满。同时，只要是在预算总额以内的费用，资料齐全，财务人员都给予报销，有些费用的发生合不合理、能否为公司带来经济效益，我们不得而知。湖南君恩科技有限公司管理费用控制制度存在的问题从湖南君恩科技有限公司现有管理费用制度来看，公司虽然制定了较为完整的管理费用制度，但还存在以下问题：3.1预算管理不科学表2管理费用预算年度表管理费用预算年度表年度/部门合计财务部人事部技术部设计部销售部支持部2017总预算781263010146年度完成率100%100%88%86%100%100%2018总预算95.514.57.5361217.58年度完成率100%100%85%84%100%100%2019总预算1212010.14315.42210.5年度完成率100%100%86%82%100%100%金额：万元湖南君恩科技有限公司预算管理采用增量预算法，参照上一年度实际发生的费用为基础,结合当年经营的目标增加或减少一定比例，确定当年预算管理费用的总额。这种方法只有总量控制目标，没有相对的控制目标,不能有效发挥预算管理的预防性作用。没有将费用金额与收入规模进行对比，难以评估费用控制目标的合理性，脱离了企业管理的实际需求。从表2可以看出这种预算方法会出现部分项目费用预算不足,而不能完成年度计划,严重影响企业当年经营目标的实现。同时,这种编制方法间接鼓励企业各部门尽可能地用足预算指标,以抬高下一年度的预算额度,能够让本部门的费用压力小,但是会浪费企业的财务资源。3.2管理费用报销审批流程不合理湖南君恩科技有限公司的费用报销采取纸质报销,只要是报销管理费用,无论金额的大小,经办人员都要填写很多的报销单,找各级领导审核签字，碰上节假日或者领导出差，报销时间还得往后拖几天，长此以往，市场人员心怀不满，报销费用时十分懒散，觉得财务人员要求多，存心为难，往往和财务人员争论一番才完成报销，双方都闹得很不愉快。正因为这样，公司费用的报销程序比较混乱，而且效率也不高。3.3管理费用支出过高管理费用支出过高的后果就是严重影响企业经济效益的实现，从表1可以看出，差旅费、办公费、业务招待费三项的支出占比最大，分析其支出过大发现以下问题：1.差旅费。从表1可以看到公司差旅费的支出由2017年的5万增长到了2019年的16万，其不断增长的原因是公司对于差旅费没有一个特别规范的制度，很多出差人员在出差时的费用通常没有具体的明细，报销费用时只写差旅费，而公司财务人员也不会特意核查是否属实，久而久之，出差在大家眼里已经是一项隐藏的福利了。所以公司差旅费的支出才会这么高。2.办公费。公司员工在工作时需要各种物品，大到办公桌、电脑，小到写字用的纸和笔，都属于办公费，很多员工在采购的时候不会货比三家，没有买性价比最高的商家，而公司领导也不会管这种小事，到了后来，员工会钻空子，在进行采购的时候会低价买入，而到财务人员处高价报销，以赚取差价。这就是表1中办公费从2017年的3万到2019年增长到10万的原因。3.业务招待费。业务招待费通常是公司用来招待外来人员所发生的管理费用，由于业务招待费的特殊性，员工常常会把自己的开销也计入公司的业务招待费，但其实这些费用和公司没有任何关系，这种行为让公司业务招待费从2017年的9万暴涨到2019年的20万。3.4市场人员缺乏基础的财务知识公司市场人员由于缺乏基础的财务知识，所以在进行费用报销的时候，通常会有以下情况发生：费用报销的凭证信息不全，申请人没写明具体的费用项目。例如报销住宿费用时，只有一个总的金额，而没有具体的时间以及天数，甚至还有人连住宿人的姓名都不写；报销的金额数目也会出现只有小写数字、没有大写文字，或者大写和小写的金额对不上；报销凭证上盖章处也没有收款方的盖章等。因为市场人员不懂财务方面的知识，才会有这些问题的发生。4湖南君恩科技有限公司管理费用控制制度优化设计有效的管理费用制度能够让企业快速发展。从湖南君恩科技有限公司现有管理费用制度来看，还存在一些不足，要修正其管理费用制度的不足之处并加以改进,才能降低成本，提高效益。进而提升企业的市场竞争力。4.1加强预算控制湖南君恩科技有限公司管理费用预算应采用零基预算编制方法。在开展成本费用预算工作的时候，不参考以前期间发生的费用金额，而是从本期的实际需要出发进行编制，可以合理有效的进行资源分配。企业各部门各项目应通过制定季度目标的计划来完成年度经营目标,根据行动计划确定所需要投入的财务资源，进而拟定该期所需要的费用支出预算。企业管理层应对每个费用项目进行“成本和效益”的预算分析,分析这项支出的必要性和合理性,并按重要性原则对各个行动计划进行分层排序，当企业的可用资源不足以支撑全部的费用支出计划或企业的利润目标限制了可安排的费用预算金额,应按重要性调整费用项目的优先级。零基预算编制方法可以让企业的财务资源合理分配；同时零期预算以拟定的行动计划为编制基础,为预算执行的差异分析和效果评价提供了依据。费用预算如表3所示：表32021年度第1季度管理费用预算2021年度第1季度管理费用预算项目合计财务部人事部技术部设计部销售部支持部工资7.61.20.6212.20.6职工福利费2.80.60.20.60.210.2研发费5005000差旅费4.51.20.510.61.20办公费2.70.30.30.60.60.60.3折旧费1.20.20.20.40.20.10.1修理费1.4001.2000.2业务招待费610.5112.50水电费2.20.30.30.50.50.30.3保险费2002000税金2200000合计37.46.82.614.34.17.91.7金额：万元4.2优化管理费用报销审批流程湖南君恩科技有限公司应该简化管理费用报销程序,并加强对每笔管理费用的监督,这样才能让财务人员的审批效率更高。费用报销前,经办人员填写好《管理费用报销单》给部门主管审批签名,部门主管收到邮件后3个小时内要给予回复,同时抄报至总经理审批,总经理审批通过后，发送至公司会计,进行报销费用合理性与真实性的审核,审核过关，《管理费用费报销单》则移交出纳，由出纳进行审核付款并存档。管理费用的报销流程如图2所示:出纳报销业务人员填写费用报销单并附带业务材料部门主管审核真实性和合理性会计人员出纳报销业务人员填写费用报销单并附带业务材料部门主管审核真实性和合理性会计人员审核制单总经理审批 图2管理费用审批流程优化图虽然费用报销流程提倡简化,但是费用审批程序中的监督与实施也要到位。公司财务人员要严格审核以下几项，费用支出的合理性和有效性才能得到保证:1.管理费用发票的审核。报销费用必须提供相应的发票,如果收款方不能开具发票，则开具收据并在备注说明实际情况,确保费用的真实性。2.签名与审批手续的审核。必须要按照公司所规定的流程，经过相应领导的签字审批才可以报销，这样可以规范费用报销的凭证签署手续。3.本公司以外的人员前来进行费用报销不予受理。4.当月发生的费用,应该在当月报销。如果不能按时报销要提前申请并说明原因。4.3 控制管理费用的支出由于湖南君恩科技有限公司的管理费用预算没有明细的项目，只有一个估算的总数，所有的费用开销在里面扣除，所以差旅费、办公费、业务招待费的支出才会这么高。要对其进行具体的预算控制：1.差旅费。要严格控制差旅费的发生，分析其发生的必要性，能不能为企业带来经济效益。员工出差需提前三天填写《出差申请单》提交到部门主管审核，《出差申请单》上写明出差目的和工作内容，并且注明出差天数、费用项目、预计差旅费等，部门主管要在收到申请单的一天内回复是否批准，部门主管批准方可出差。同时分级制定预算，出差实际发生费用不得超过限额预算。表4差旅费限额预算表差旅费限额预算表项目差旅费级别1-3天4-7天7天以上员工10001800视具体情况而定部门主管12002200视具体情况而定经理15002600视具体情况而定金额：元2.办公费。公司员工在进行采购物品时，必须货比三家，购买性价比最高的商家，同时，建议公司采购员工与商场签订采购合同，或者是充值会员卡，以争取到最大优惠。原始凭证、发票等资料也要齐全，财务人员才予以报销。3.业务招待费。要严格控制业务招待费用的发生，应该尽可能地在预算基础上减少。可以采取“以收定支”的措施，即给公司带来多少效益，就给多少的管理费用额度。员工在报销业务招待费时要明确注明接待时间、地点、对象、原因等，并且要准备齐全报销材料。如果实际发生费用超过标准，需在餐饮发票上备注原因，经过部门主管和财务主管审批签字过后才可报销，否则超过部分不予报销。表5业务招待费预算表业务招待费预算表业务金额招待费上限10万以下1000元10万-20万1600元20万-50万2500元50万-100万4000元100万以上8000元以上费用实施连带责任，如果报销费用后出现问题，不光经办人员承担责任，审核签字过的主管、会计也应承担相应责任，这样相关人员才会尽心尽力审核，最小程度出现错误。4.4定期组织市场人员培训加强对市场人员的培训，公司可以定期组织培训，由公司财务人员给市场人员讲解具体的报销审核流程，各种单据应该怎么填写，针对具体的费用制定相应的指导模板。可以每月针对市场人员所上交的费用报销材料进行评比，对其进行真实性、合理性的综合考评，评出最规范与最不规范人员，对其进行工资上的奖惩，形成考核奖惩机制，这样可以增强市场人员对于费用支出的管控意识。并且还可以对接财务人员，加强交流，这样可以促进市场人员和财务人员的关系，双方都可以顺利完成工作。5总结综上所述，本设计根据湖南君恩科技有限公司实际情况分析，发现该公司管理费用控制存在预算管理不科学、管理费用报销流程不合理、管理费用支出过高、市场人员缺乏基础的财务知识等问题。针对这些问题，制定了以下优化设计：在预算管理方面，可以加强预算控制，做出有效的预算管理；在报销流程方面，可以优化管理费用报销流程来提高工作效率；在管理费用支出方面，可以规范报销标准，降低公司的管理费用；在市场人员缺乏财务知识方面，可以定期组织培训，让市场人员懂得费用报销的标准流程。公司应该制定有效的管理费用制度，并将制度落实，才能有利于公司的长远发展，在激烈的市场竞争中有一席之地。

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