湖南建工集团重要客户接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计年9月湖南建工集团重要客户接待方案设计背景介绍湖南省建筑工程集团总公司简称湖南建工集团，为湖南省首家房屋建筑工程总承包特级资质企业。经营规模连续多年突破300亿元，综合实力连续8年跻身"中国企业500强"和"中国承包商及工程设计企业双60强"。业务范围涵盖房地产开发、装饰装修、勘察设计、对外工程承包、劳务合作、进出口贸易等领域，并具有直接对外经营权、进出口贸易权。湖南日报报业集团成立于2001年10月31日，旗下现辖10家传媒机构和9家产业公司，目前拥有固定资产25亿元。集团传媒机构有:《湖南日报》编辑部等5家媒体及其衍生的系列数字媒体等10家传媒机构。湖南日报集团取得位于黄金乡的工业用地出让面积117592平米，176.38亩，当前地块已划证成一，二期用地。其中一期用地为湖南日报集团自留用地。二期用地71229平方米，已约建工集团合作联合开发，项目暂定为国家级园区。为了更好地商谈开发国家型项目的细节，为了商谈双方合作项目模式，为了达成一致，为了下次更好地合作而展开一系列接待工作。接待目的（1）根据建工集团方案中提到的优劣势、现金流等方面分析，促使双方选择合适开发国家级项目的模式，商谈项目合作细节以及后续事项。（2）湖南建工集团传达下次合作意愿于湖南日报集团，目标达成一致，对下个项目合作内容进行商榷，建立长期合作关系。（3）做好接待工作，以示建工集团对湖南日报重视，表明想要达成合作的意愿。（4）通过与湖南日报的合作，来提高建工集团的影响力和地位，利用湖南日报广大的人脉关系，为湖南建工带来潜在客户。接待时间2021年09月29日星期三接待地点湖南建工集团19楼1910会议室接待对象湖南日报报业集团有限公司接待流程6.1客户到来时间：08:45-09:00地点：湖南建工集团公司门口陪同人员：蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理、左超党委业务员接待注意事项：（1）接待人员衣服穿戴整齐干净，举止有礼，公司员工的穿着打扮可以o体现对客户的尊重程度，间接代表着建工集团的形象。（2）客户下车时，面带笑容，上前欢迎，有礼貌的握手和寒暄，建立一种愉悦的氛围，并带领客户前往休息区，切不可抢了领导风头，也不能对客户太热情，以致忽略领导的感受。6.2参观集团内部6.2.1参观一楼新兴产业展示厅时间：09:00-09:15地点：湖南建工集团公司一楼新型产业展示厅陪同人员：李湘波总经理、左超党委业务员注意事项：（1）突出介绍新添加的产业，不要过多解说。但客户有疑问时，要耐心解答相关问题，若不懂，谦虚告知，不要不懂装懂。（2）参观公司内部时，涉及机要事务、要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。6.2.2参观三楼集团展示厅时间：09:15-09:30地点：湖南建工集团三楼展示厅陪同人员：李湘波总经理、左超党委业务员注意事项：（1）介绍建工集团的企业文化、事项、成就等方面。（2）将手机调成静音或震动，以免突然来电，打断进程。6.3会议室商谈项目6.3.1介绍合作项目时间：09:30-10:30地点：会议室陪同人员：蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理、左超党委业务员、何力杰新闻中心主编、黄祺恒投资管理部主管、王文投资管理部副部长主要内容：建工集团负责人详细介绍国家级项目方案，提到两种合作模式和三种业态，对现金流和收益进行预测，根据所了解到的内容做出了全面的SWOT分析，与周边项目进行对比，对该国家级项目得出了短期谨慎，长期看好的结论。重点介绍：合作模式和业态。合作模式主要为两种，分别是：（1）采用收购项目公司股权的模式进行合作，股权比例及溢价需要双方协商。后续双方进行同股同权的开发投入和收益分配。（2）采用联合开发的模式进行合作。业态有三种，分别是：（1）花园独栋办公。独栋产品通过有机组合，增强由公共空间、半公共空间到私密空间的体验感；通过依托各独栋建筑的依托，营造出真正的花园式园区。（2）合院式独栋办公。引入合院别墅理念。合院式办公实质上是有若干个独栋办公拼合而成，每栋独立入户，可赠送露台、地下室、私家花园、露天停车位。形成企业会所、企业总部、中小型创新企业办公基地。（3）集中式办公。在用地最北侧，设置一栋高层办公楼。形成项目视觉焦点，创造丰富的天际线效果。注意事项：（1）对国家级合作项目内容要详细说明，重点介绍合作模式，与周边项目进行对比，给出建工集团的建议。（2）负责讲义人员要对讲义内容十分熟悉，尽量脱稿。6.3.2与会人员座谈会时间：10:30-11:30地点：会议室陪同人员：蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理、左超党委业务员、何力杰新闻中心主编、黄祺恒投资管理部主管、王文投资管理部副部长注意事项：（1）当谈论到资金方面的问题时，可以将PPT调至到预测资金那一页。（2）资料准备：涉及合作项目的资料（参会人员人手一份）。（3）座位安排:与会人员座位安排必须按照以左为上，右为下的礼仪来相应的安排;其中最高领导座位在最中间。（4）摆放物品：参会人员桌子上放好矿泉水，提前检查会议室座椅是否舒适有损坏，若有损坏及时更换。记得将席位牌放置到对应的位置上，以免出错。（5）设备调试：提前试用投影设备，确保能正常开展会议。若发生停电现象，有备用发电机供应，或者使用小黑板。（6）PPT调整：提前在会议室放映几遍，看图片文字是否清晰，字体大小是否合适，色彩搭配是否合理，防止出现不必要的问题。（7）会议过程中不宜打断别人说话，强行插嘴。（8）做好会议记录和会议总结。6.3.3签约合同时间：11:30-11:45地点：会议室陪同人员：蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理、左超党委业务员、何力杰新闻中心主编、黄祺恒投资管理部主管、王文投资管理部副部长注意事项：（1）对商谈好的项目进行再一次确认，仔细检查合同，无误后交换签字。（2）纪念留影，新闻主编以此为主题编写好新闻稿，双方的新闻主编互相配合，发表相应文章。。（3）邀请对方一起吃饭，提前了解客户喜好和饮食习惯，点好饭菜，从而进行进一步交流，联络感情。（4）保持会议室整齐，将所需的账单去财务部门进行报销。（5）事后，联络客户，做好信息反馈，不要怠慢客户。6.4就餐时间：11:50地点：西林饭店陪同人员：蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理、左超党委业务员、何力杰新闻中心主编、黄祺恒投资管理部主管、王文投资管理部副部长注意事项：（1）建工集团相关负责人应提前了解湖南日报与会人员的喜好、性格、忌讳、习惯等。（2）注意座位顺序，领导先坐下你再坐下，领导给你说话时，要起身，以示尊重和礼貌。接待准备7.1活动前期（1）成立接待小组接待小组成员一共四人，分别是左超、王文、黄祺恒、何力杰。以讲义人员左超为中心，各方面能力较强，尤其是口才方面，经常主持集团各大晚会，有较强的主持功底，对联络客户方面很熟悉，对商务礼仪方面较为了解，给人一种文质彬彬的感觉，为人踏实，做事认真，是此次接待人员的人选。其他接待人员相互配合，各司其职。（2）确认参会人员和人数接待负责人负责确认此次接待人数，了解到企业接待客户人数为六人，重要接待对象主要为姜协军社长、张云梦副社长和金中基报社编委，而我方参会人员一共七人，主要人员为蔡典维董事长、李湘波总经理、邓建英副总经理，以便准备席位牌等其他接待工作。（3）了解双方行程安排根据双方工作内容来安排工作行程，接待地点为湖南建工集团会议室。由于双方都在长沙本地，交通方便，湖南日报集团可以使用快捷的交通工具到达建工集团公司，据了解对方是自行开车前来。（4）填写接待申请接待负责人详细填写《客户来访接待申请单》，及时与客户联系了解具体的到访人数、是否需用车、订房或其它要求，并及时落实。经部门负责人、总经理/副董事长审批后及时交人事行政部门备案，需公司领导出面、总经理协调的重要接待，应提前2天告知上级领导。（5）制作国家级项目方案国家级项目内容主要包括项目背景、项目区位、项目分析（经济技术指标）、地块小结（SWOT）、项目定位、开发计划（合作模式）、方案测算（项目产品组合及销售定价、成本、项目现金流、收益）、总结这八个模块，集中重点突出开发计划和方案测算这两个方面。根据领导的建议，来不断调整，最后定稿。（6）会议室准备来访客户的席位牌、迎接横幅;或者会议室预订、电脑、投影仪、翻页笔、公司资料、饮用水等相关接待准备。（7）再次联系客户再次打电话给客户，询问明天是否能正常出席，人员是否有调动等，提醒客户不要忘记参加明天的会议。（8）设置大厅与技术人员联系，将大厅欢迎词设置为热烈欢迎湖南日报社领导莅临集团考察指导。（9）预定饭桌收集关于客户的一切信息，包括喜好、忌讳、性格等等，做到投其所好，不犯对方特别忌讳的事情。7.2活动中（1）对企业内部保持企业内部环境干净整洁，员工服装统一，不要浓妆艳抹，注意仪表。（2）会议室确保在9：30—12：00这个的时间段其他部门不会使用到会议室。（3）接待人员接待人员要观察仔细，及时添茶倒水。有问必答，耐心解释，谦虚有礼。（4）会议记录做好相关会议记录，条理清晰，排面工整，突出重点，活动结束后向上级汇报会议记录。7.3活动结束后（1）就餐双方参会人员一同前往西林饭店就餐，菜肴丰富美味，令人心情愉悦，清扫疲惫，带来能量。（2）后续工作将会议室打扫干净，收拾整齐，将未用完的物品及时放入仓库。将账单递交给财务进行报销，向其他人员安排具体工作事项，而展开合作项目。（3）联络客户在项目进行一段时间后，向湖南日报集团汇报项目进程，了解湖南日报最近的动态，联络感情。人员分工安排表1人员分工安排表序号具体事项主要负责人员1制作合作项目方案与PPT王文（投资管理部副部长）2预计和上报投资资金3将制作好的方案上报4联系和确定湖南日报社参会人员左超（党委办公室高级业务专员）5告知湖南日报社参会地点和时间6参观时做讲解人和介绍合作项目方案7预定饭桌8填写客户来访接待申请单9制作会议议程、作会议纪要、写会议总计10跟客户做好接待、反馈对方信息11制作会议议程、作会议纪要、写会议总结12整理会议室，确认投影设备黄祺恒（投资管理部高级业务主管）13对集团展示厅做相应调整14撰写新闻文案何力杰（集团党委办公室新闻中心主编）15设置大厅欢迎词16摄影、录音、记录重要时刻17会议室、集团内部整理每个部门负责自己的区域经费预算表2活动费用明细表序号支出明细支出金额1预定饭桌1000元2饮用水50元3横幅50元4席位牌50元5绿植200元共计1350元风险防范（1）客户未准时前来提前一天打电话询问或者提醒明天的会议；询问原因，并重新约定时间，面对面交流更有利于合作；采用线上腾讯会议，这是逼不得已才采取第三种措施。（2）客户带有情绪聆听，客户可能会主动诉说，那么我们就耐心聆听，点头或者眼神肯定，带着同理心，让客户在诉说过程中心情得到舒缓；制造笑点。恰当的笑点能让气氛活跃，要有时机，否则会造成尴尬；转移其注意力，让客户的集中点到另一方面。（3）点的菜品犯了客户忌讳提前了解客户的饮食习惯，避免忌口的食物；不轻易推荐自己喜欢的菜品，询问领导建议，点招牌菜，最好提前了解客户的喜好或者忌讳，表明足够重视。（4）观点不同产生意见添茶舒缓气氛；解说人开口，制造话题，缓解气氛；打友情牌；暂停会议，带领双方出会议室，前往休息区休息。（5）说词不当解说人要注意说话分寸；不要越界。不要轻易评论；不懂不要装懂，要谦虚。（6）设备问题提前打开设备，检查是否可以正常使用。提前在会议室演示几遍PPT内容，可以调整一些细节问题，以免字体大小、背景在投影设备上出现问题；由于电路短路导致无法继续使用投影设备的话，提前将黑板搬入会议室，准备好可擦笔。在讲解过程中，可以说到重要点时写下关键词，用线段链接来表示之间的关系，以便后面回忆，能够更流畅的讲解。讲解人员需要将此次讲说内容熟记，主动走流程，带动节奏，有自己的气场。（7）资料内容不准确审核人员仔细检查内容，是否存在错误，是否有错别字。打印人员在打印前检查一遍是否有误；制作PPT和项目计划书人员对内容进行改动，要及时向相关人员说明，并调整打印内容；在分发资料前检查资料内容，抓紧时间将资料重新打印。（8）领导有事未到主动向客户说明具体情况，并当天确定好饭局，在领导和客户在有时间的情况下约好时间。（9）主要接待人员身体不适做好两手准备，除了主要接待人员要熟悉项目内容，制作PPT的人员也要熟悉。当主要接待人员因身体原因无法到场，另外一个人主动来做好接待。效果预估此次接待工作在大家的共同努力之下，能按照预期的想法，双方更深入的进行了项目合作细节的商谈以及后续事项的谈判，并为后续建立起长期合作关系打下了良好的基础。

参考资料[1]唐晓波，邹美霞.浅析办公室接待和电话接听礼仪[J].办公室业务，2017（16）：108～109.[2]单连军,孟凡顺.办公室人员接待媒体应扮演好四种角色[J].秘书之友,2015(11):21-22.[3]GuChunTao1.接待客户流程./view/b32aac8704a1b0717ed5dd45.html?rec_flag=default&word=%E5%85%AC%E5%8F%B8%E6%8E%A5%E5