人事档案业务培训

人人识得档案袋内容业务知多少—人事档案业务培训金山办公软件有限公司汇报人：WPS提到档案总会想到一个厚厚的发黄的牛皮纸袋子，里面内容神秘、纸张泛黄……，其实，它与你的现实生活息息相关，今天我们全方位剖析一下所谓的“档案”。概述目录01人事档案相关知识02人事档案收集归档与分类03人事档案装订规范04人事档案调入调出流程05人事档案调转常见问题06档案材料缺失补充指南人事档案相关知识0101人事档案含义员工人事档案是按照有关政策，在工作中形成的记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映员工个人成长历史的依据。员工人事档案管理工作是公司人力资源管理工作的重要组成部分，是为选贤举能、知人善任、历史全面地考察和选拔使用干部服务的。人事档案相关知识人事档案类型档案一般分为四种类型，企业现存档案常见的主要分为干部、工人两种类型。干部职工学生军人干部身份档案指统招大学毕业学生档案分配至具体人才或单位；或用工单位办理聘干或录干手续；或部队军官转业、军转干退伍分配至单位形成档案。工人身份档案指技校、市属中专毕业分配至具体人才或单位；或用工单位办理招工手续；或部队军人退伍自谋职业参加工作形成的档案。人事档案相关知识人事档案用途考学政审公务员入党社保职称提薪晋升退休遗产继承公证人事档案相关知识人事档案管理方法收集鉴别审核整理保管利用转递人事档案相关知识人事档案管理规定人事档案保管保护规定一、严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，确保档案的安全。员工人事档案管理部门应设置专门的档案库房、档案查阅室和档案管理人员办公室，且三室分开。无关人员不得进入库房。二、档案库房要坚固，应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等条件，要配置铁质的档案柜。三、严禁任何人私自保管员工人事档案。档案管理人员不得保管本人和其亲属的档案，应由员工人事档案管理部门指定专人保管。四、不得私自泄露、涂改、伪造、撤换、销毁档案材料。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。人事档案相关知识人事档案管理规定人事档案借阅管理规定（一）确因以下情况经审批后，可查阅和借用员工人事档案。一、在办理人事任免、考察、调动、工资、社会保险、福利待遇、退（离）休、政治历史审查、参加工作时间审查、年龄审查、学历学位、职称评定、出国、治丧等事项时，可查阅、借用员工人事档案。二、国家安全、公、检、法机关和保卫部门因工作需要了解情况，可提供档案，只能查阅有关部分。三、编写党史、撰写人物传记、地方志等，需要了解员工的有关情况时，一般不得查阅员工人事档案；因本人身故或其他原因无法直接提供情况，需从其档案中取得证明材料的，经批准后，只能提供履历和自传材料。四、员工子女和直系亲属因入团、入党、考学、参军、参加工作等原因需要审查了解情况时，档案管理部门只提供有关材料。人事档案相关知识人事档案管理规定人事档案借阅管理规定（二）查阅和借用员工人事档案，须遵守下列规定：一、查阅、借用员工人事档案人员必须是中共党员且双人查阅。查阅、借用员工人事档案必须经员工人事档案管理部门批准，任何人不得查阅、借用本人及其亲属档案。二、公司内部查阅员工人事档案，须填写《查阅/借用员工人事档案审批表》。由查阅部门负责人签署同意，经员工人事档案管理部门负责人签字后方可办理查阅事宜。三、公司外部查阅，须凭查阅单位组织（人事）部门出具的查阅档案介绍信，经员工人事档案管理部门负责人同意并办理审批手续后，由档案管理人员根据有关规定确定提供材料内容。四、查阅员工人事档案应在档案管理人员指定的地点进行，档案一般不外借。如有特殊情况，必须借出时，须填写《查阅/借用员工人事档案审批表》，经员工人事档案管理部门负责人批准后，严格履行借出登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。人事档案相关知识人事档案管理规定人事档案借阅管理规定（二）五、档案查阅人须遵守查阅档案规定，爱护档案，严禁涂改、添注、勾划、抽取、撤换、拆散、损坏档案材料。查阅两份以上档案时，不得同时打开，以防装错或丢失。如果发现档案中有问题，应及时向档案管理人员报告，由档案管理人员按有关规定处理，查阅档案人员不得擅自进行处理。六、查阅、借用档案的单位和个人，必须严格遵守保密制度，不得擅自拍摄、复制档案内容。确因工作需要从档案中取证的，必须经员工人事档案管理部门负责人批准后才能复制、拍摄。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。阅档时摘录、复制的档案内容不再使用时，须予以销毁。七、归还的档案由档案工作人员检查无误后，查阅、借用档案人员方可离开。具体规定参照《新华人寿保险股份有限公司人事档案管理暂行办法》

人事档案相关知识人事档案管理要求

真实可靠完整系统安全有效利用人事档案相关知识人事档案收集归纳与分类02参考中组部发【2009】12号文件《干部人事档案材料收集归档规定》，在工作中应遵循以下几点：宗旨目的1企业干部人事档案定义2归档新要求3制度依据4归档范围、归档要求、纪律和监督5规范企业干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派的选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据。反应干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善企业干部人事档案的内容。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》、《新华人寿保险股份有限公司人事档案管理暂行办法》。《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《新华人寿保险股份有限公司人事档案管理暂行办法》人事档案收集归纳与分类01履历材料干部登记表干部履历表简历表存档登记表等02自传材料个人自传入党自传03鉴定、考核、考察材料学生学年鉴定表实习鉴定表年终鉴定表援藏援疆考核材料年度考核表工作调动鉴定换届、离职考察材料责任审计报告04学历学位、职称、培训1.学历学位材料：高中毕业生登记表、大学报考登记表、大学学生登记表、毕业生登记表、成绩单2.专业技术职称评审材料3.科研学术材料：著作、译著4.培训材料：培训进修、公务员培训等人事档案收集归纳与分类05政审材料审查报告政审证明更改姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参工时间等材料连续工龄审批材料06党团材料1.入团志愿书、入团申请书、离退团材料2.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、入党积极分子考察表、思想汇报3.加入或退出民主党派的有关材料07奖励材料表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批表、奖状复印件、荣誉证书复印件和其他荣誉称号等材料撤销奖励的有关材料人事档案收集归纳与分类08处分材料违法违纪处分材料个人检查刑事判决、民事判决申诉与撤销处分材料09工资、任免、录聘用、出国材料1.工资材料：转正定级表、工资审批表、津贴审批表2.任免材料：招工审批表、入伍退伍登记表、军转干审批表、授予军官军衔审批表、录（聘）用审批表、干部任免审批表、公务员登记表、辞退申请、罢免材料3.出国（境）材料：因私出国（境）审批表4.其他材料：党代会、人代会、政协会议等会议材料10其它材料体检表报到证通知书生育情况登记表、独生子女申请表行政工资介绍信、转递单、进京审批表等其它材料人事档案收集归纳与分类人事档案收集归纳与分类人事档案收集归纳与分类03PARTTHREE人事档案装订规范尺寸1.A4纸规格。2.小于B5规格的单张材料，可黏贴于A4纸上，统一居中靠右。3.纸张过大可折叠。4.破损材料黏贴于A4纸上，统一居中靠右。方向统一左下对齐整理装订档案盒中有档案和散材料袋两部分组成。1.档案袋中为人事档案。2.散材料袋存放重份材料、试卷、证件复印件等不入档案材料。人事档案装订规范人事档案装订规范档案材料排序法时序法：是按形成时间为序排列材料的方法，形成时间早的材料排在前，形成时间晚的材料排在后，由远至近反映档案的情况。是按材料的重要程度为序进行排列的方法。系统法：材料形成时间：材料形成时间以出现最晚的日期为准。档案排序规则：档案材料分类中第四类、第六类、第九类结合时序法和系统法，再按系统法分出类别，再按时间先后顺序排列，其余类别材料均按时间先后排列。人事档案装订规范人事档案调入调出流程0403接收单位出具调档函持调档函回原单位办理提档手续，开具行政工资介绍信、档案转递单原单位档案密封盖章、登记调出后，交至接收单位调入接收单位收档、登记调入、审核，若有缺失按规定退回补充按规定存入档案室后录入、保管员工入职后需在15天内办理档案调入手续原单位接收单位人事档案调入调出流程接收单位出具调档函持调档函回原单位办理提档手续、开具行政工资介绍信、档案转递单档案在规定时间存入接收单位调出接收单位审核收档，若有缺失材料按规定退回补充原存档机构核实员工离职情况，整理档案，填加新华工作记载、资料员工解除/终止劳动关系，或调动工作需在15天内办理档案调出手续原单位接收单位档案登记调出，密封盖章人事档案调入调出流程人事档案调转常见问题0504第一部分毕业生档案调入---------------------------------------------------------------档案调转常见问题3.非京籍毕业生携带档案、报到证、就业协议书回原籍人才机构办理改派存档手续。携带由具备存档资质的单位或单位委托人才开具的调函回原籍人才提档。档案密封盖章在规定时间内交至本单位或单位委托人才存档。接收单位为北京，且有落户指标，可在毕业时办理毕业生进京审批手续，档案无需回原籍。1.留学人员留学前档案已在存档机构，国外学籍材料、国家教育部学历学位认证并入档案中，携带接收单位调函在原存档机构提取档案、转递单，密封盖章后在规定时间内交至本单位或单位委托人才存档。留学前档案存于留服中心，携带单位接收函提取档案、国家教育部学历学位认证、国家教育部留学人员回国工作就业报到证到接收单位存档。2.应届毕业生（非京沪津）

--户籍无限制毕业两年内本人携带档案、报到证、就业协议书在有存档资质的单位或人才市场办理改派存档手续。学校毕业前会提前签就业协议书，报到证派发时就已派至盖章单位；须有存档资质的单位或单位委托的人才才能盖章。档案调转常见问题第二部分在职人员档案调入-----------------------------------------------------------------------档案调转常见问题本人或代办人携接收单位（有存档资质）或委托人才机构开具的调档函回原存档机构提档。原存档机构开具行政工资介绍信、转递单，密封盖章，本人携带交至现单位或委托的人才存档。01其他存档机构调入0302Chart204个人自持档案调入本人联系档案最后出具手续的存档机构办理激活完善手续。（京籍户口联系户籍劳动局）本人或代办人携接收单位（有存档资质）或委托人才机构开具的调函回该存档机构提档。该存档机构开具行政工资介绍信、转递单，密封盖章，本人携带交至现单位或委托的人才存档，接收单位列出档案清单本人知晓签字。京籍失业档案调入京籍失业人员档案归属户籍地街道，接收单位需在街道办理招工手续后，再调入本单位或委托的人才机构存放，无需调函。

失业档案调入失业人员档案归属户籍地职业介绍所。本人或代办人携接收单位（有存档资质）或委托人才机构开具的调档函回职介提档。职业介绍所开具档案转递单，密封盖章，本人携带交至现单位或委托的人才存档。档案调转常见问题

档案调转常见问题第三部分离职人员档案调出------------------------------------------------------------------------01考学进修（全日制/在职非定向）

02工作调动03失业

04个人灵活就业存档01.本人携带学校开具的调档函来原单位提取档案、开具行政工资介绍信、档案转递单，密封盖章在规定时间内交至学校保管，也可采用档案机要邮寄至学校。02.本人携带接收单位开具的调档函来原单位提取档案、开具行政工资介绍信、档案转递单，密封盖章后在规定时间内交至现单位保管，也可采用档案机要邮寄至现单位。03.失业对应本地户籍，单位携带档案和相关材料在户籍所在劳动局办理失业手续，档案存放至职业介绍所（京籍失业人员档案在户籍街道）04.本人携带户籍地职业介绍所或人才调档函来原单位提取档案、开具行政工资介绍信、档案转递单，密封盖章后在规定时间内交至户籍地职介或人才保管。档案调转常见问题第四部分答疑解惑------------------------------------------------------------------------档案调转常见问题2.毕业生档案过期还能用吗？毕业生档案在毕业后具有两年有效期，可在此期间办理报到证改派和存档手续，两年过后属过期报到证和档案。如逾期未办理，可询问接收单位所属当地人社局是否可以办理过期改派手续；若存档单位或人社局不受理过期档案，档案作废，重新建档。Q&A1.就业协议书该不该盖章？若接收单位无存档资质，不允许盖章，盖章后会影响报到证改派存档手续，可在接收单位处填写单位信息；若接收单位有存档资质，询问毕业生户籍归属，非京籍毕业生不接受户口前提下，也不允许盖章，档案需回原籍；若接收单位有存档资质，除京津沪区域外其他地区，遵循谁存档谁盖章原则。档案调转常见问题Q&A3.档案在自己手里可以拿多长时间？在档案调动中，除毕业生档案学校会邮寄至接收单位或人社局、教育局，其他调动不跨省的情况下会要求自带，接收单位调函会规定有效期，在有效期内交至接收单位即可；新华公司要求入职、离职、调动工作均在15天内完成档案调动手续。4.个人自持档案较长怎么办？个人自持档案未拆封，本人写申请，单位视情况接收；个人自持档案已拆封，除北京之外需找之前档案调出机构协商重新密封盖章，并附档案现有材料清单，本人签字；京籍人员在户籍所属劳动局办理激活并办理招工建档手续。档案调转常见问题档案材料缺失补充指南05序号缺失材料名称补充方法和路径补充材料标准11988版、1999版履历表1、1999年之前参工时间的，档案记载需具备1988版、1999版履历表；1999年之后参加工作的，需具备1999版履历表。2、联系历经工作单位补充。如所属单位为国企、事业单位需补充，私企可不补充。填写完整、需有本人签名、日期、单位印章2各类学校报考登记表联系历经所属学校补充。填写完整、学校印章3学生登记表、毕业生登记表、成绩单1、本人核实相关材料是否自持，如无自持则需联系历经所属学校补充。2、高中学历需补充高中毕业生登记表。3、全日制统招学历需补充学生登记表、毕业生登记表、成绩单。同一所学校且同一学历缺失学生登记表，如有毕业生登记表和成绩单两项关键材料也可予以确认。4、研修班、自考、函授、成人等在职学历需补充毕业生登记表、成绩单（如登记表中含成绩也可），学生登记表视学校可提供情况补充。5、如补充材料为复印件则需加盖学校公章。填写完整、学校印章4授予学位的材料全日制统招院校、在职学历本科及以上需联系学校补充授予学位的材料，授予学位证明应为原件。原件、复印件均需加盖学校印章5毕业证书、学位证书复印件（加盖公章）1、本人核实此材料是否自持；如无自持则需联系所在学校补充。2、证书原件不入档案，复印件即可。3、补充证书复印件需加盖公章的，公司将统一盖章。复印件需加盖公司印章人事档案补充方法指南档案材料缺失补充指南序号缺失材料名称补充方法和路径补充材料标准6派遣证/招工表/招工证明；

若为退伍军人，还需入退伍审批表、军转办安置信；

若为知青，还需上山下乡的审批材料

1、短缺派遣证或分配手续，本人核实此材料是否自持，如无自持则需联系首次参工单位查询材料存根；找到后需复印加盖派遣工作单位人事章、公章或组织部门章（加盖其中一个即可）；也可以联系毕业学校复印毕业分配花名册后由教委出具派遣证遗失证明。

2、短缺招工手续，应联系户籍所在地职业介绍所，办理劳动部门灵活就业表；1992年以前参加工作的应联系户籍所在地的档案馆，查询当时劳动部门的招工手续材料存根。3、短缺安置办分配介绍信，应联系户籍所在地民政局补开安置证明。4.下乡审批材料，应联系所在派出所查询当时户籍迁出、迁入手续材料存根。加盖印章7干部任免材料1、短缺职务任免材料，联系所在单位补充，复印件需加盖公章。2、在公司工作期间的任免材料由公司统一补充、盖章。任免职级对应，单位印章8评聘专业技术职务的任职资格评审表1、本人核实此材料是否自持，如无自持则需联系当时申报单位查询材料存根，评审材料应为原件，如复印件加盖申报单位公章。（证明材料无效）。2、职称证书复印件无加盖公章的，公司将统一加盖公章。填写完整、填写日期、审批部门公章9专业技术资格考试登记表1、本人核实此材料是否自持，如无自持则需联系当时申报单位查询材料存根，考评材料应为原件，如复印件加盖申报单位公章。（证明材料无效）。填写完整、填写日期、审批部门公章人事档案补充方法指南档案材料缺失补充指南人事档案补充方法指南序号缺失材料名称补充方法和路径补充材料标准9专业技术资格考试登记表1、本人核实此材料是否自持，如无自持则需联系当时申报单位查询材料存根，考评材料应为原件，如复印件加盖申报单位公章。（证明材料无效）。填写完整、填写日期、审批部门公章10入党志愿书、入党申请书、预备党员转正申请书、党员登记表、入党政审材料、入党培训材料1、本人核实此材料是否自持；如无自持则需联系入党所在学校或单位查询是否存有材料存根，或联系党组织关系变动的历经单位查询材料存根。2、如果员工履历表填写为中共党员，人事档案中无党员相关材料。《入党志愿书》是需补充的关键材料，其余材料视情况补充。填写完整、填写日期，审批材料党委用章11加入民主党派的申请书、登记表、批准加入组织的相关材料根据员工履历表填写政治面貌审查，要求档案中有对应材料呈现，本人核实此材料是否自持；如无自持则需联系当时申报单位查询材料存根。填写完整、填写日期，审批材料党委用章12入团申请书、入团志愿书、团员登记表根据学籍材料填写政治面貌审查，要求档案中有对应材料，本人核实