EPC总承包工程采购内部控制措施

EPC总承包工程采购内部控制措施为了加强总承包工程的管理，我公司制定了《华北电力设计院工程有限公司企业标准》，本项目将结合招标文件中合同条款的要求制定如下内控措施，确保本工程按照采购原则完成工程项目的物资供应。采购部将按照设计部提供的技术规范书进行设备材料的采买，保证购买的设备满足招标文件要求。采购程序将符合国家及公司的相关规定。1.1质量保证措施为了保证所采购的货物符合国家有关质量标准的要求和该工程设计的要求，必须加强项目物资采购各环节的质量控制和质量管理。1.1.1制定相应的质量控制措施为了做好厂商选定、监造、检验、仓储管理等工作，项目采购部将在业主提供的各项管理程序和公司原《采购控制程序》和《设备采购管理程序》、《材料采购管理程序》、《物资仓储管理制度》、《物资发放管理制度》、《物资验收管理制度》五项作业文件的基础上，修改和完善以上程序和作业文件，使之适合于本总承包工程。这些程序和作业文件的制定，加强了货物采购的系统管理，保证了采购工作按质量管理程序进行。另外，我公司已经制定了总承包项目设备材料采购内部质量、进度保证等体系文件：序号文件名称文件编号1项目采购计划的编制规定Q/HB2-P001-20092设备、材料请购单的编制规定3采买工作程序及管理规定4合格供货商管理规定5项目供货商选择管理规定6招标(询价)文件编制管理规定7供货商报价跟踪管理规定8报价文件评审管理规定9设备材料招标管理规定10设备材料招标工作手册11设备材料款支付管理规定12设备、材料采购催交工作管理规定13设备采购出厂检验管理规定14现场开箱检验管理规定15设备监造管理规定16设备材料文件整理与移交管理规定17检验、测量和试验设备的控制规定18检验和试验状态控制规定19设备材料不合格品管理规定20顾客提供产品的控制规定21采购产品售后服务管理规定22进出口设备、材料检验管理规定23进出口设备、材料清关管理规定24采购货物运输计划编制规定25采购货物国内运输管理规定26采购货物国际运输管理规定27采购货物包装要求28设备(材料)采买报告编制规定29设备(材料)监造报告编制规定30设备(材料)催交报告编制规定31设备(材料)检验报告编制规定32设备(材料)运输报告编制规定33项目采购报告编制规定34项目采购文件资料管理规定35物资仓储管理规定36项目采购总结报告编制管理规定1.1.2设立专门的催交监造主管岗位，将本项目的监造工作委托给有资质的监造分包商(监造措施详见1.5)。监造分包商受采购经理直接领导，采购部由催交监造主管对监造工作的日常工作进行管理。1.2进度保证措施根据工程进度一级网络计划安排：2011年4月1日浇筑第一方砼；2012年7月30日第一台机组通过168h满负荷试运；2012年8月30日第二台机组通过168h满负荷试运。我公司制定了“项目物资采购计划”为了保证计划的实施，还要做到以下几点：1.2.1物资运输本工程具备公路直接运抵厂内的条件(需要大件铁路运输的货物除外)，物资采用公路运输运到工地现场。一般在签订合同时明确货物质量、尺寸、包装方法、运输方式、运输时间、交货地点、需要卸货的工具等，保证工程安装的进度要求。大件运输方案见4.2。物资运输属难以控制的方面，与气候、车况、道路、人员等有着密切的关系，并且随时可能发生意想不到的情况，因此不能以理论时间来计划设备材料应到时间。对于安装时间允许的物资可以由供应商自行安排运输，对于加工制造周期长或特殊情况延误交货时间的物资，催交工程师要及时协调供应商改变原运输计划，采用快捷的运输方式，以满足安装工期的需要。对于大件设备的运输应事先了解设备的实际尺寸和重量，了解供应商拟采用的运输方式，如果采用汽运，运输工程师将根据沿途的道路情况和各省市对道路运输的要求，指导供应商做出运输的安排和准备，如果不适宜汽运要及时通知供应商采用火车运输方式。1.2.2为保证工程总体进度及满足设计提资的要求，采购部将对与设计进度较密切的的设备优先进行采购，并派专人对设备厂家需向设计提交的资料进行跟踪和催要，保证工程设计进度。1.2.3对于工程主要材料的交付保证措施：如建筑钢筋、钢结构、钢管、放水材料等，这些材料的按期到货直接制约着施工工期，因此我们将作为重点工作并采取以下措施：(1)根据现场施工计划，提前做好采购计划，做好供应商的选择工作，掌握材料的实际交货工期，随时准备启动采购程序。(2)随时跟踪施工图设计进度，提前了解材料品种、规格及预估数量，先期进行招标，按单价签订合同，降低物价不稳定导致的消极影响，一旦收到材料量后立即发出订单，并按订单结算。(3)掌握市场价格趋势，研究合同内容，保证合同条款的合理性和买卖双方的共同利益，不论在市场行情上涨和下浮时均能保证供应商按期供货。(4)发挥设计在总承包工程中的龙头地位，将采购工作纳入设计管理，设计与采购深度交叉融合，采买岗位设专人与设计保持密切联系，保持信息畅通，随时掌握设计进度和设计工程量，以保证最短的采购周期。1.3采购流程保证措施1.1.1项目采购部项目采购部在项目经理的领导下，由项目采购经理、采购部副经理、采买工程师、综合管理工程师共同完成设备的采买工作。1.1.2采买流程结合我公司管理制度及本项目特点，初步确定如下采买流程，总承包合同签订后采买流程可根据业主要求进行调整：图4采买工作流程1.1.3编制采购计划采买工程师按工程总进度和费用预算的要求，并与设计进度计划、施工进度计划充分沟通、协调，结合工程的特点，编制出相应的采购进度计划。计划应满足项目的总体计划要求，由项目采购副经理、经理审核后报项目经理审批。1.1.4编制依据(1)施工网络进度计划；(2)总承包方供货范围；(3)物资清单。辅机设备采购进度以工程网络计划为原则，由各设计专业提出分批采购设备名录，项目采购部按网络计划编制“采购计划”，并按采购计划安排招标时间。1.1.5采购进度计划的调整工程初期编制的采购进度计划是一个初步的计划，随着各项工作的开展，需要进一步修改和细化，特别是对最难预测的运输周期，将会随着制造厂商地点的确定而得到进一步落实，制造周期也将更为确切。同时，设计工作的进展也会为定单周期提供更为确切的依据。从而整个采购周期将会发生变化。采购进度计划将做出相应的调整和变动，以适应工程的总进度计划。调整后的采购计划，经项目经理批准后实行。1.1.6招标文件的编写及招标供应商名单的确认(1)采买工程师根据不同的采购方式编写招标文件。采用招标/询价方式进行货物采购/分包时，将按规定编写招标/询价文件，定标后订立合同；进行直接采购时，应编写设备清单、设备规范书、材料汇总表，双方商定后订立合同和技术协议。(2)招标文件的商务部分由项目采购经理组织编写。招标文件的技术部分以及用于直接采购的设备清册、设备规范书和材料汇总表，由设总负责、相关专业设计人员编写。招标文件的商务部分和技术部分，由项目采购经理负责汇总、协调，组成完整、统一的投标文件，根据公司《采购控制程序》等相关文件进行评审，并由项目经理审批。(3)投标人名单及相关资质与业绩资料在招标文件发出前7天提交设计监理审查，业主将根据主要辅助设备、主要材料性价比、运行经济性、可靠性等进行审批。设备招标技术规范书在发标前两周前交付业主审定(业主的审查确认并不免除总包方的任何责任)，招标技术规范书以业主、承包方审定后的版本为准(但双方对最终版本协商的时间不能超过一周)。(4)1.1.7投标文件的评审成立专家评标委员会，对报投标件进行评审。评审分为初步评审、详细评审和综合评审。我公司承诺在设备、材料招标过程中对发出重大技术、商务澄清文件征求设计监理与业主代表的意见，我公司在设备、材料招标时邀请业主代表及监理参与评标，技术评标委员会必须有设计监理或业主人员两名，商务评标委员会必须有设计监理或业主人员一名。1.1.8初步评审(1)评标委员会的商务专家在阅读投标文件的基础上，对投标文件进行审查，检查投标文件是否对招标文件做出了实质性的响应，投标文件与招标文件有无实质性偏差，以确定其是否为有效的投标文件。(2)初评的目的是筛出那些交货期过长，价格显然过高，报价内容不符合要求或其他方面不能接受的报价。经初评淘汰的报价不进入详细的技术评审和商务评审。(3)经过初评淘汰其中不能接受(包括废标)的报价，然后按报价金额递增排列，列出可以进入详细技术评审和商务评审的厂商名单，即所谓“短名单”。(4)“短名单”经项目采购经理审查和项目经理批准后，即进入技术评审和商务评审，并将结果报业主审查。1.1.9详细评价：分别进行技术评价、商务评价和报价计算。(1)技术评审i技术评审由设计部(即物资请购文件编制和提交的部门)负责进行，监理和业主参加，通常由设计经理负责组织进行。技术评审的主要内容如下：·技术文件是否齐全和满足要求。·规格性能是否满足技术规范书的要求。·技术经济指标的先进性和合理性。·安全性指标。ii技术评审需填写《技术评审表》。设计部在进行技术评审时，除评审表规定的项目外，还应注意下列内容的优劣和特点：·效率。·公用工程消耗指标。·优质材料。·超载。·操作费用。·售后服务。·机械保证期。·最终确认图纸交付日期。·设计特点等。评标委员会的技术专家、业主进行技术评审后，应写出书面评审意见。评审意见应提出“优先推荐”、“推荐”、或“不推荐”的结论。(2)商务评审i商务评审由项目采购部负责，由项目采购经理负责组织进行。ii商务评审的主要内容如下：·商务报价文件是否齐全和满足要求。·商务报价中供货范围是否与价款组成相一致。·货物与技术文件的交付日期。·各种费用科目是否齐全、合理。·价款的支付条件。·交货地点。(3)报价计算i报价计算由项目采购部负责，招标代理或评标委员会工作组执行，由项目采购经理负责组织进行。ii报价计算的主要内容如下：·核对报价总表和报价分项表。·根据打分规则对报价进行计算评分。1.1.10综合评审根据价格、技术、资质、业绩、财务、生产周期等情况，通过综合评审，提出预中标厂商顺序(合格供货厂商/分包商名单表)。(1)综合评审由项目采购经理负责组织，评标工作组汇总技术、商务分数和报价计算的结果。(2)对于技术评审被否定的报价，一般不再进行商务评审和综合评审。(3)进行综合评审时，除考虑和权衡技术评审和商务评审的推荐意见外，尚需综合考虑各种可能影响选择中标厂商的潜在和间接因素，例如供货厂商所在的国家和地区，距项目建设地点的距离，交货日期风险等。(4)当技术评审意见和商务评审意见出现重大分歧时，应提交项目经理或公司主管经理裁决，并将结果报业主。(5)综合评审的结果，应提出推荐的中标厂商，以及替补中标厂商的次序。1.1.11编写评审报告评标委员会负责编写评审报告，内容包括：评标委员会人员组成情况；评审过程；资格审查(预审和复审)情况；主要技术性能数据、主要技术特点和技术评分表；投标价格表、分项报价及商务评分表；中标供货厂商/分包商名单排列顺序或推荐意见。按公司的相关管理规定，评审报告报项目经理审核。1.1.12定标根据公司《采购控制程序》、《设备招标管理规定》及相关规定进行定标控制。招标结果应报设计监理审查，业主审批。业主有权对存在损害业主利益、项目目标的招标或采购文件条款和招标结果进行否决。1.1.13中标厂商谈判在对报价文件严格评审的基础上所推荐的中标厂商经主管领导批准后，由项目采购经理负责组织与中标厂商谈判。谈判主要内容为：全面核对询价、报价文件及技术说明；核对并落实评审过程中提出的各种问题；中标厂商确认完全了解并同意买方的意图和要求；进一步明确供货范围及货款的支付规定。在对上述问题双方无异议时，即可向中标厂商发出中标通知书，确认其中标。当双方发生重大分歧，又不能取得一致时，则应考虑取消中标推荐，而推荐其他中标厂商。对中标厂商协调会要写出会议纪要，可作为采购合同的附件，或者纳入合同条款。1.1.14签订采购合同(1)在采购物资时，我公司须遵守业主认可的规格要求、采购计划和工程关键日期的安排。在未获业主批准之前，我公司不得替换任何材料。在业主选择总包方建议的技术层面上可接受的制造厂(制造商)人选以外的其它制造厂(制造商)时，总包方