市委办会议费管理制度

市委办会议费管理制度市委办会议费管理制度

第一章总则

第一条目的

为确保市委办公室（以下简称“市委办”）会议的有序开展，提高会议效率，规范会议费的管理和使用，根据国家相关法律法规及财政政策，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于市委办组织的各类会议，包括但不限于市委全体会议、市委常委会、办公室主任会议等。

第三条会议类别

（一）常规会议：定期召开，讨论日常工作事项。

（二）专题会议：针对特定议题或项目召开的会议。

（三）临时会议：因特殊情况需要临时召集的会议。

第四条会议费构成

会议费包括以下内容：

（一）场地租赁费：租赁会议室的费用。

（二）设备租赁费：会议所需的音响、投影仪等设备的租赁费用。

（三）资料印刷费：会议资料、文件等的印刷费用。

（四）交通、住宿费：参会人员的交通、住宿费用。

（五）餐饮费：会议期间参会人员的餐饮费用。

（六）其他费用：与会议相关的其他合理支出。

第五条会议费管理原则

（一）合理、节约：会议费支出应遵循合理、节约的原则。

（二）公开、透明：会议费支出应公开、透明，接受监督。

（三）分类管理：根据会议类别和性质，实行分类管理。

（四）预算控制：会议费支出应纳入预算管理，严格控制。

第六条责任分工

（一）市委办主任：负责会议费管理工作的总体协调和监督。

（二）办公室副主任：协助主任开展会议费管理工作。

（三）会议组织部门：负责会议的具体组织、实施，并按照本制度规定使用会议费。

（四）财务部门：负责会议费的预算编制、报销审核和支付工作。

第七条违规处理

违反本制度规定，擅自提高会议费标准、扩大会议费支出范围、虚报冒领会议费等行为，将按照国家相关法律法规和市委办内部管理规定，追究相关责任人的责任。

第八条制度解释

本制度的最终解释权归市委办所有。

第九条制度修订

本制度根据实际情况适时进行修订。修订后的制度报市委办主任审批后，予以公布实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织部门根据工作需要，明确会议的主题和预期目标，报市委办主任审批。

2.制定会议方案：会议组织部门根据审批通过的会议主题和目标，制定会议方案，包括会议时间、地点、参会人员、议程等。

3.报告市委办主任：会议方案报市委办主任审批，审批通过后，进行下一步筹备工作。

4.发送会议通知：会议组织部门向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容，并要求参会人员做好相关准备工作。

二、会议召开

1.会前签到：会议开始前，参会人员需进行签到，会议组织部门负责统计参会人员名单。

2.会议主持人：会议主持人由市委办主任或指定副主任担任，负责引导会议议程，确保会议有序进行。

3.会议议程：会议按照事先制定的议程进行，每个议题的讨论时间应控制在合理范围内。

4.会议记录：会议组织部门指定专人负责会议记录，记录会议讨论内容、结论和待办事项。

三、会议决策

1.发言顺序：会议主持人根据议程安排，组织参会人员依次发言。

2.决策程序：对于需要决策的事项，会议主持人应引导参会人员进行充分讨论，形成共识后，进行投票或表决。

3.决策结果：会议决策结果应记录在案，并由会议组织部门整理成会议纪要。

四、会议总结

1.会议总结发言：会议接近尾声时，市委办主任或指定副主任对会议进行总结发言，强调会议成果和下一步工作要求。

2.会议纪要：会议组织部门根据会议记录和决策结果，整理会议纪要，并在会议结束后的一定时间内发送给参会人员。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议组织部门负责对会议决策事项进行跟踪落实，确保各项工作按时完成。

2.反馈进展：会议组织部门定期向市委办主任汇报会议决策事项的进展情况，并及时解决工作中遇到的问题。

3.评估会议效果：会议组织部门在会议结束后，对会议效果进行评估，总结经验教训，为下一次会议提供借鉴。

六、会议资料的归档与管理

1.会议资料归档：会议组织部门将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档，以备查阅。

2.会议资料管理：会议组织部门负责会议资料的保密和管理工作，确保资料安全。

第二章会议流程结束。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与分发

1.会议纪要的整理：会议结束后，会议组织部门应根据会议记录和决策结果，及时整理会议纪要。会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等内容。

2.会议纪要的审批：整理完成的会议纪要需报市委办主任审批，确保纪要内容的准确性和权威性。

3.会议纪要的分发：审批通过的会议纪要应以书面形式分发至各参会人员和相关执行部门，确保相关人员了解会议内容和决策事项。

二、会议决策事项的分解与责任落实

1.事项分解：会议组织部门应将会议决策事项进行分解，明确责任部门、责任人和完成时限。

2.责任落实：各责任部门应根据分解的决策事项，制定具体实施方案，明确责任人，确保各项工作落实到位。

3.跨部门协作：涉及跨部门协作的决策事项，会议组织部门应协调相关部门共同推进，确保工作顺利进行。

三、跟踪督促与进展反馈

1.跟踪督促：会议组织部门应对会议决策事项的执行情况进行定期跟踪督促，了解工作进展，协调解决问题。

2.进展反馈：各责任部门应按照规定时间向会议组织部门反馈决策事项的执行进展，确保各项工作按时完成。

3.定期汇报：会议组织部门定期向市委办主任汇报会议决策事项的跟踪落实情况，以便领导及时了解工作动态。

四、会议纪要的存档与查阅

1.存档管理：会议纪要应作为重要文件进行存档，会议组织部门负责做好纪要的归档和管理工作。

2.查阅权限：会议纪要的查阅权限应严格限制，仅限于相关人员，确保信息安全和保密工作。

3.提供查阅：如有需要，会议组织部门应提供会议纪要的查阅服务，便于相关人员了解会议内容和决策事项。

五、会议纪要的修订与更新

1.修订申请：如会议决策事项在实际执行过程中发生变化，相关责任部门应及时向会议组织部门提出修订申请。

2.修订审批：会议组织部门对修订申请进行审核，报市委办主任审批，确保修订内容的合规性。

3.更新分发：审批通过的修订内容应及时更新至会议纪要，并对相关人员进行重新分发，确保信息的一致性。

第三章会议纪要的跟踪落实结束。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.预订流程：各部门需提前向会议室管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数等信息，以便管理部门合理安排会议室资源。

2.使用原则：会议室使用应遵循高效、节约的原则，提倡共享、错峰使用，避免资源浪费。

3.优先级安排：在会议室资源紧张时，会议室管理部门可根据会议的重要性和紧急程度，进行优先级安排。

二、会议室设备管理

1.设备检查：会议组织部门在会议开始前，应对会议室内的设备进行检查，确保设备正常运行。

2.设备维护：会议室管理部门负责定期对会议设备进行维护保养，保证设备性能。

3.设备借用：如需借用会议室设备，相关部门需向会议室管理部门申请，并在会议结束后及时归还。

三、会议室环境与秩序

1.环境卫生：会议室管理部门应确保会议室的清洁卫生，为参会人员提供良好的会议环境。

2.会议秩序：会议组织部门负责维持会议秩序，确保会议期间安静、有序，禁止无关人员进入会议室。

3.安全检查：会议开始前，会议室管理部门应对会议室进行安全检查，消除安全隐患。

四、会议室使用规范

1.合理使用：会议室使用应严格按照预定用途，不得用于非法活动。

2.严禁私占：禁止将会议室长期占用作为办公场所，影响会议室的正常使用。

3.节约资源：会议期间，参会人员应节约使用会议室内的公共资源，如文具、饮用水等。

五、会议室费用管理

1.费用报销：会议组织部门按照市委办会议费管理制度，对会议室使用费用进行报销。

2.预算控制：会议室管理部门应合理控制会议室预算，提高资金使用效益。

3.费用公开：会议室使用费用应公开透明，接受监督。

六、会议室管理考核

1.考核制度：建立会议室管理考核制度，对会议室管理部门进行定期考核。

2.考核指标：考核指标包括会议室使用效率、设备完好率、环境卫生等方面。

3.奖惩措施：根据考核结果，对会议室管理部门实施奖惩，激励管理人员提高会议室管理水平。