湖南鼎胜网络科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 湖南鼎胜网络科技有限公司销售与收款内部控制制度优化设计公司简介湖南鼎胜网络科技有限公司于2012年08月05日成立，其法定代表人是罗敏，公司经营范围包括：网络技术、通讯产品、通讯技术、电子技术的研发、电子商务平台的建设、信息系统集成服务、移动互联网研发和维护等。该公司是中国领先的新媒体产品与服务供应商，是一家拥有多项自主知识产权并开通湖南省经信委认定的软件公司。该公司的最高职位为总经理，还包括人力资源部门、市场部门、财务部门、研发部门和后勤部门，其组织结构图如图所示。总经理总经理总经理助理人力资源部市场部财务部研发部后勤部总监助理市场总监销售员财务总监出纳技术员主管研发总监采购员库管员图1公司组织结构图公司销售与收款内部控制现状与存在的主要问题现状湖南鼎胜网络科技有限公司是一个科技类公司，其创立者是依靠独有的科学技术完成了资本的原始累计，该公司的管理高层对市场的判断是非常敏锐的，对他们而言，市场和客户是最重要的，并且他们对销售与收款环节的内部控制是不看好的，对其具体内容也了解甚少，因此，销售与收款环节内部控制逐渐被偏废了，公司内部的管理弊端也日益涌现。存在的主要问题销售环节缺乏对客户的信用评估因为湖南鼎胜网络科技有限公司的销售与收款内部控制制度不完善，导致公司内部的销售团队缺乏规范的制度管理，销售员工为了抢占客户和提升业绩，在其最重要的销售环节缺乏对客户的信用评估，从而出现了赊账或者赖账等行为，虽然销售数量提高了，但每月或每年的销售收入并不会有显著的提升，反而形成了许多坏账，给公司造成了经济损失。收款制度不完善湖南鼎胜网络科技有限公司的收款制度不够完善，条例制度不够详细，对于销售退补和折让，以及坏账处理等缺少明确的制度规范，导致账务处理工作落不到实处。另外，岗位分离制度执行不到位，发货与记账工作出现了一人多岗的行为，这也是收款制度不完善的表现。销售与收款流程不合理对于湖南鼎胜网络科技有限公司而言，销售与收款是其最重要的两个部分，该公司虽然有一定的销售与收款流程，但具体的步骤不够合理，比如，在进行一项销售业务之前，没有做好相应的销售计划，主管人员没有将工作合理安排给下属人员，从而导致上传下达出现差错，这些都会影响整个销售业务的进程，并且非常容易给公司带来损失，同时，也浪费公司员工的时间与精力。公司销售与收款环节各岗位职责不清楚湖南鼎胜网络科技有限公司存在销售与收款环节岗位职责不清的现象，导致这个现象的主要原因是销售与收款内部控制制度不健全，例如，该公司的销售部员工在完成销售任务收款时，为了方便，直接自己代收货款，这种行为是违背了不相容岗位分离的原则。不仅如此，该公司在销售与收款业务中经常出现的错误还有很多，比如，销售凭证保管不严、造成资本流失等，这些都与该公司内部员工岗位分工不清楚有所联系，这样的行为对本公司造成了不可挽回的损失。销售与收款风险意识薄弱，缺少风险防控措施该公司销售与收款风险意识薄弱主要包括两个方面，第一个方面是管理人员风险意识薄弱，比如公司开发出新的产品，在开发市场的过程中，有些盲目，没有制定有效且合理的竞争战略，过低评价销售与收款的风险，并且没有制定风险防控措施，这对于本公司的长期可持续发展非常不利。另一方面，是销售与收款业务的工作人员的风险意识薄弱，在工作过程中，经验不足的工作人员对于公司内部控制制度不够了解，在销售的过程中缺乏对风险的辨别能力，与财务部门的配合不够紧密，部门之间的上下衔接不紧密，这样非常容易在应收账款和坏账准备环节出现问题，从而降低销售质量。公司销售与收款内部控制制度优化设计健全销售管理制度，加强客户信用评估湖南鼎胜网络科技有限公司为了健全销售管理制度，对公司产品的销售流出、客户管理、资金流入、应收账款的管理等进行了严苛的规定，特别是加强了客户的信用评估，制定出相应的评估分析流程或者评估项目（见表1），规定由客户填写相关的具体信息，由市场部门对客户进行分类并进行相应经验业绩和不良行为的调查与填写，由财务部门完成客户相关财务状态的调查与填写，最后由销售部门完成对客户的信用等级评定。。表1客户信用评估表客户信用评估表A客户填写企业全称：经营范围：经营地址：注册地址：电话号码：传真号码：企业性质：财务负责人：法定代表人：经验负责人：职工人数：开户银行及账号：业务联络人签章：客户签章：B市场部门填写客户分类：规模及行业影响力：客户的经验管理水平：合作紧密度，是否经验同业竞争产品：经验业绩：其他不良行为（是否有拒付和减少付款行为)：销售代表签字：销售主管签字：C财务部门填写净资产：资产负债率：流动比率：速动比率：销售利润率：负债净值比率：应收账款周转次数：客户资产管理及盈利能力：财务代表签字：财务主管签字：D信用等级评定客户信用等级：评定人签字：完善公司收款制度湖南鼎胜网络科技有限公司要完善收款制度，必须严令禁止销售部门或者其他部门的工作人员直接收取货款，这样才能特定程度上确保货款的安全。另外，公司还制定了合理的催收制度，如果对方客户未在规定时期内交付货款，由财务人员按期进行统计并及时反馈，由销售人员与客户及时进行沟通和催促，如果对方不配合，形成长期的大量的应收账款，必要时采取法律手段进行催促。制定合理的收款制度不仅能改善公司的经济状态，更会促进公司的全面发展。制定合理的销售与收款内部控制流程销售与收款是一个长期且复杂的过程，拥有完整和具体的流程对于公司的业务进程有很大的帮助，能大大提高工作效率，从而达成优质合作。因此，湖南鼎胜网络科技有限公司量身定制了销售与收款内部控制具体流程（见图2），该流程始于受理订单与编制销售计划，终于清理、终止合同，共有9个环节，每个环节都有具体的工作，能够保证销售与收款环节的业务处理流程通畅，达到理想的效果。该流程在实施过程中，需要注意对客户的信用度进行审核，每个部门的工作人员之间要相互配合，环环相扣，发挥最大的效益。99.清理、终止合同8.盘点对账7.销售折让或退货6.财务开票与记账5.组织销售与收款4.签订销售合同3.生产订单2.审定销售方案和信用政策1.受理订单与编制销售计划销售与收款业务流程图2销售与收款内部控制具体流程图公司内部建立岗位责任制度，一人一岗湖南鼎胜网络科技有限公司为了提升工作效益，降低错误率，根据业务内容，设立了相应的销售、发货以及收款等职位，明确其职责和权限，建立岗位责任制，实现一人一岗，各司其职，各司其责，相互制约。具体岗位职责表如下：表2湖南鼎胜网络科技有限公司岗位职责表部门岗位具体职责管理层总经理是该公司的最高领导，是整个公司的负责人；是市场部门和财务部门的直接领导人，对该公司内部控制制度的制定拥有重大的话语权。助理帮助领导完成工作部署，传达总经理的工作安排。市场部市场总监是该公司产品销售的责任人，对下属人员安排每月的销售任务，督促销售人员尽快完成销售业绩；落实和计划公司年度市场预算；负责统筹公司产品的市场规划、调研及推广。销售员工负责销售和推广本公司产品，和客户洽谈，尽量促成合作；完成领导下传的各项任务。财务部财务总监是整个公司财务的负责人，销售货物之后，由财务总监收取货款，并仔细对账；制定公司财务目标、政策及操作程序；和公司负责人确定财务计划，对公司每月和每年的财务报表做出详细分析。出纳负责现金的收支和保管；记好现金明细账；完成领导交办的任务。后勤部库管员根据发货单向客户公司发货，并做好登记，与相关工作人员对接好工作，要时刻注意货物的动向，避免出错。采取措施降低销售与收款的风险概率设定销售与收款的内部控制目标与要点湖南鼎胜网络科技有限公司为了削弱销售与收款的风险力度，重新设定了销售与收款的内部控制的目标和要点，具体详细的目标与要点可以帮助员工尽快地完成初期工作，避免一些常见的小错误发生，能够尽可能的提高工作效率，更方便管理层人员对下属的管理。具体内部控制目标与要点如下：表3内部控制目标与要点内部控制目标内部控制要点货物是否已将如实到达每一位客户的手中销售货物的发票和记账单是否已经编号做到账实相符，已经登记入账业务的数量与已发货的数量一致，并且已经开好正确的收款单该批货物的销售价格和运费以及付款条件是否由一个人确定，以免遭到泄露所有销售业务进行正确分类，不能出错采用会计科目表是否正确；内部复核和核实正在进行的或者已经完成的业务都已经及时记录在合适且正确的时间开收款单，登帐一定要正确无误财务人员将已经完成的业务正确记入明细账和汇总公司财务主管每个月进行仔细对账，以免出现错误设立严格的销售与收款内部核查程序湖南鼎胜网络科技有限公司设立严格的销售与收款内部核查程序，该程序包括检查销售发票的连续性、查阅顾客的信用情况、核对主营业务收入明细账、核对销售发票与凭证上的数量、核对原始凭证与会计科目表、核对总账等。由市场部门、财务部门抽精干力量组成核查小组每季度定期进行核查，这样可以加强公司治理，对内部员工有更强的制约作用，实现公司的高效运营，保证资金的充分利用，切实维护本公司的管理层、客户和销售与收款员工的权益，还完善了本公司的内部结构。具体核查程序如下：检查销售发票的连续性检查销售发票的连续性查阅顾客的信用情况查阅顾客的信用情况核对主营业务收入明细账内部核查程序核对主营业务收入明细账内部核查程序核对销售发票与凭证上的数量核对销售发票与凭证上的数量核对原始凭证与会计科目表核对原始凭证与会计科目表核对总账核对总账图3内部核查程序流程图创设新老客户信用审查制度湖南鼎胜网络科技有限公司作为一个销售自主研发产品的公司，客户对于该公司而言是不可缺少的，我们需要获得客户的支持，在成交任何一项业务时，对客户的信用度调查都很重要。建立客户档案是为了降低坏账风险，企业必须对老客户和新客户进行审查，审查内容如下：表4新老客户审查内容表老客户新客户审查内容查询其过去的成交记录或者消费记录，确认其是否一直具有良好的商业信誉和口碑要求提供能够证明其信用度的资料和最近两年的财务报表，通过分析资料和财务报表来决定是否接受其订单审查本次订购的数量是否异常，是否和往常订购的数量相差不多，如果突然订购非常多，审查负责人要去对方公司进行实地考察当客户不能提供资料时，公司可以对本次订单规模最大供货数量进行控制，或者对供货次数进行限制，以及要求对方付押金老客户订单必须得到销售部负责人的同意和签字新客户的购货订单要询问上级领导的意见以及销售部负责人的签字评价通过对湖南鼎胜网络科技有限公司现状和存在问题进行分析后，完成了该公司销售与收款内部控制制度的优化设计，对销售与收款的内部控制制度进行了完善和补充，并且设定了适宜的具体业务流程，在该公司内部建立岗位责任制度，以此来提升工作效益。为了弱化公司销售与收款的风险程度，设定了销售与收款内部控制制度的目标与要点，创设了审查制度，促使该公司更加长远的发展。

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